kontrola 7 bmp

126 Tadeusz Listwan, Józef Koziński, Podstawy zarządzania organizacją

Tab. 7.3 c.d.

Możliwości i ograniczenia zastosowania różnych rodzajów kontroli

Rodzaj kontroli	Możliwości zastosowania	Ograniczenia zastosowania
Kontrola wewnętrzna	•    szczególnie w odniesieniu do procesów i produktów, dla których istnieją normy wewnętrzne •    zapewnia jedność kontroli i innych funkcji zarządzania oraz jedność kontroli i wykonawstwa •    kontrolujący znają specyfikę kontrolowanej organizacji	•    szczególnie ważne normy zewnętrzne mogą być specyficznie interpretowane przez organizację (ze szkodą dla ważnych interesów zewnętrznych •    ograniczony obiektywizm (kontrolujący pod społeczną presją kontrolowanych, będących członkami tej samej organizacji)
Kontrola zewnętrzna	•    szczególnie w odniesieniu do ważnych norm zewnętrznych •    zapewnia respektowanie ważnych interesów zewnętrznych •    sprzyja obiektywizmowi (kontrolujący mogą ignorować presję kontrolowanych)	•    kontrolujący mogą nie znać lub ignorować specyfikę kontrolowanej organizacji •    autonomizacja — nadmiar i rygoryzm w stosowaniu kontroli zewnętrznej może utrudniać niezakłócone funkcjonowanie organizacji •    bardzo częste konflikty między kontrolującymi a kontrolowanymi •    ta forma kontroli może zmuszać organizacje do stosowania biurokratycznego sposobu działania (papierki ważniejsze niż realne zadania do wykonania)
Controlling	•    w dużych, złożonych organizacjach, w których dla występujących procesów i jednostek organizacyjnych da się ustalić pożądane wskaźniki o charakterze finansowym lub technicznym •    umożliwia parametryczne sterowanie działalnością organizacji •    zmusza do koncentracji na wynikach, a nie na realizowanych działaniach •    pozwaia odciążyć zarządzających od procedur sprawdzania i analizowania wyników, a skoncentrować się na działaniach podstawowych	•    nie wszystkie odcinki działalności organizacji dadzą się spa-rametryzować •    dość kosztowana forma kontroli, wymagająca wyodrębnienia zasobów ludzkich i rzeczowych •    zmusza wykonawców do rozbudowy systemów gromadzenia informacji, może powodować zachowania biurokratyczne (wypełnianie odpowiednich dokumentów staje się ważniejsze niż rozwiązywanie realnych problemów) •    wymaga wysokich kwalifikacji wykonawców, posiadających nie tylko umiejętności specjalistyczne, ale także organizacyjne.

4. Związki kontroli z innymi funkcjami zarządzania

W systemie zarządzania organizacją kontrola jest nieodzowną, ale nie samoistną funkcją. Jest ona wykonywana po to, by zapewnić zgodność sposobu funkcjonowania organizacji z wieloma normami, zewnętrznymi i wewnętrznymi. Dlatego też między kontrolą a pozostałymi funkcjami zarządzania zachodzi szereg wielostronnych związków.

Najważniejsze z tych związków są następujące:

1. Inne funkcj e zarządzania mogą być źródłem norm, które są bazą porównawczą w kontroli:

a)    Planowanie dostarcza norm w postaci celów, zadań, parametrów ekonomiczno-finansowych oraz technicznych; związek kontroli z funkcją planowania jest najściślejszy, zwłaszcza w organizacjach stosujących controlling-, w takim przypadku proces ustanawiania sparametryzowanych norm, kontroli ich przestrzegania, a następnie korekty odchyleń jest ciągły, a granica między planowaniem a kontrolą płynna.

b)    Funkcja kierowania ludźmi jest źródłem norm w formie wzorców postępowania indywidualnych członków oraz grup w organizacji (wartości i zasady kultury organizacji, kodeks pracownika).

c)    Organizowanie jest źródłem norm w postaci wewnątrzorganizacyjnych zasad działania.

2.    Kontrola jako czynność obecna w każdym racjonalnie realizowanym działaniu jest także elementem (etapem) pozostałych funkcji zarządzania. Funkcje te są realizowane z wykorzystaniem specyficznych norm wyżej określonych jako zasady sztuki (dobrej roboty), których przestrzeganie jest stwierdzane w drodze kontroli wykonywanej w ramach innych funkcji zarządzania:

a)    W ramach planowania sprawdzeniu i ocenie podlega racjonalność samej procedury oraz tzw. cechy dobrego planu,

b)    W ramach organizowania sprawdzaniu i ocenie podlega poprawność samego procesu organizowania, a także jego wytworów (struktury, dokumenty organizacyjne).

c)    W ramach funkcji kierowania ludźmi kontroli i ocenie podlegają zasady poprawnej konstrukcji systemów motywacyjnych, oceny, awansów, doskonalenia (zasady dobrej roboty), jak i niektóre wartości społeczno-kulturowe, takie jak: uczciwy dobór, sprawiedliwa ocena, równość szans, itp.

3.    Kontrola jest źródłem informacji wykorzystywanych w realizacji pozostałych funkcji. Porównanie stanu rzeczywistego z normą w trakcie kontroli daje obraz sytuacji na różnych odcinkach działalności organizacji, które potem są wykorzystywane w konstrukcji adekwatnych, skutecznych i racjonalnych systemów kadrowych, motywacyjnych, planistycznych i organizacyjnych.

5. Podsumowanie

1.    W zasadzie, każde racjonalne działanie powinno podlegać kontroli, przez którą należy rozumieć porównanie tego, co jest wykonywane lub tego, co zostało już wykonane, z pewnym pożądanym wzorcem (systemem norm) oraz korektę takich odchyleń od wzorca, które przekraczają wyznaczony próg tolerancji.

2.    W ramach zarządzania kontrola jest regularnie wykonywaną funkcją, której celem bezpośrednim jest zapewnienie zgodności sposobu funkcjonowania organizacji oraz jej produktów z obowiązującymi normami, a celem końcowym zagwarantowanie akceptacji działań i produktów organizacji ze strony otoczenia.

3.    Normy wytwarzane w organizacji lub w jej otoczeniu, stosowane jako baza porównawcza w kontroli, mogą mieć formę:

a)    Norm prawnych,

b)    Norm przemysłowych (technicznych),

c)    Zasad określonej sztuki {dobrej roboty),

d)    Wartości społeczno-kulturowych,

e)    Wewnątrzorganizacyjnych zasad postępowania,

f)    Celów i zadań.

4.    Podmioty uczestniczące w kontroli to:

a)    Regulator ustalający na podstawie norm ilość i strukturę zasobów rzeczowych, ludzkich, informacyjnych i finansowych oraz technologię i organizację procesów transformacji, a także przeprowadzający działania korygujące na podstawie informacji zwrotnych dostarczanych przez receptor (w roli regulatora występują głównie kierownicy),

b)    Wykonawcy realizujący procesy transformacji ww. zasobów w produkty organizacji (wyroby lub usługi),

c)    Receptor sprawdzający zgodność z obowiązującymi normami zarówno procesów transformacji, jak i produktów organizacji, a także inicjujący procesy korygujące w przypadku niedopuszczalnie wielkich odchyleń stanów rzeczywistych od normy.

5.    Kontrola może występować w różnej formie. Różnice między poszczególnymi rodzajami .kontroli wynikają z różnych sposobów wypełniania ról regulatora, receptora i wykonawcy , oraz z różnego typu stosowanych norm. Wybór rodzaju kontroli powinien zależeć od takich czynników, jak: potencjalne koszty i straty, wpływ na funkcjonowanie kontrolowanych odcinków, wymagania kwalifikacyjne i co do niezbędnych zasobów rzeczowych, możliwe konflikty społeczne z powodu określonej formy kontroli.