IMGw58 (2)

Dostarczanie informacji koniecznej do podejmowania decyzji i koordynowania działań.

• Przekazywanie poleceń i objaśnianiu jakie działania, kto i kiedy musi podjąć, aby osiągnąć określone cele.

• Łączenie wszystkich jednostek w jedną całość organizacyjną. Istotne znaczenie mają tu procesy socjalizacji społecznej oraz asymilacji zawodowej.

• Klarylfikowanie zadań, władzy, odpowiedzialności, które umożliwiają dokonanie kontroli.

• Przeprowadzanie oceny wykonanej pracy i przekazaniu informacji zwrotną dotyczącej wyników tej oceny oraz podejmowaniu stosownej korekty.

• Wzbudzanie zaangażowania w realizowaniu celów organizacyjnych za pomocą odpowiednich działań motywacyjnych podejmowanych przez kierownictwo firmy.

• Wyrażanie własnych opinii i uczuć, takich jak obawy, niezadowolenie czy frustrację, dzięki czemu staje się „wentylem bezpieczeństwa” w interakcjach międzyludzkich.

Zatem nie ulega wątpliwości, że wpływa na atmosferę oraz relacje między pracownikami. Atmosfera w pracy jest niezwykle istotnym aspektem motywacyjnym. Przyjazna i życzliwa rozładowuje napięcia, sprzyja efektywniejszej pracy. Zachowania budujące i utrzymujące pozytywy klimat pracy to oprócz wymienionych powyżej również: wyrażanie chęci współpracy, identyfikowanie się z problemami i uczuciami kolegów, wyrażanie szacunku do systemu ich wartości, unikanie podkreślania statusów i temu podobne. Właściwe relacje zaspakajają potrzeby społeczne; afiliacji i akceptacji ze strony współpracowników - kolegów. Poza tym łączą ludzi z miejscem pracy, wyzwalają w nich poczucie tożsamości firmowej. Toteż dbanie o dobrą atmosferę staje się bezwzględną powinnością wszystkich członków organizacji, w tym szczególnie przełożonych wszystkich szczebli. Skuteczne kierowanie to przede wszystkim sztuka umiejętnego porozumiewania się z pracownikami. Kierownik, który nie może, nie chce lub nie potrafi posługiwać się słowem, jasno wyrażać swoich myśli, objaśniać celu i sensu podejmowanego wysiłku, czy nie umie w sposób zrozumiały formułować codziennych zadań, nigdy nie odniesie sukcesu¹⁰⁸. Poza tym w toku nieustającej komunikacji zdobywa się informacje, które przekładają się na dobre rezultaty w pracy. Bez komunikacji nie ma współpracy . Zespół mogą tworzyć ludzie bardzo różniący się od siebie. Pochodzący z różnych środowisk, z różnych kultur, różniący się doświadczeniem, poziomem aspiracji, systemem prefe-

C. H. Beck, Warszawa 2004, s. 286.

^,D7 Ibidem, s. 289.

¹⁰¹ Ibidem, a. 77.

¹⁰⁹ E. Czarnecka, Pozapieniężne środki motywacyjne, w: T. Mendel (red.) Motywacja..., op. cit., s.l 44.

rowanych wartości. Komunikacja natomiast umożliwia rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji i koordynowanie pracy w kierunku wyznaczonego celu . Poniżej zaprezentowano narzędzia służące prawidłowej komunikacji kierowników z pracownikami^{1 2 3}.

Precyzja. W rozmowie z pracownikiem, pracodawca powinien dokładnie sprecyzować, co go niepokoi i zasugerować pomoc. Poza tym każda krytyka powinna być konstruktywna, a udzielanie reprymendy musi odbywać się na podstawie konkretnych faktów, nie zaś uogólnień, gdyż są one czynnikiem demoty-wującycm;

Obiektywizm. Kierownik powinien skupiać się na treści przekazywanych mu przez pracownika informacji, a nie na ich formie. Transmisja informacji, aby miała motywacyjny wpływ na pracowników musi być wolna od wszelkich wrażeń subiektywnych. Interpretacja informacji nie może też opierać się na ocenie wyglądu. Menedżer musi wyraźnie określić, że ocenia wartość działań i uzyskanych przez pracownika efektów;

Indywidualizacja. Przełożony musi zdawać sobie sprawę z tego, że każdy z pojawiających się problemów wymaga indywidualnego traktowania. Proponowane rozwiązania muszą być adekwatne do konkretnych sytuacji. Zasada indywidualizacji odnosi się do wszystkich pracowników, szczególnie jeśli dotyczy zaspokajania potrzeby osiągnięć, którą każdy z ludzi odczuwa w inny sposób;

Stałe sprzężenie zwrotne. Opinii podwładnych należy uważnie wysłuchać, gdyż w ten sposób okazuje się im zainteresowanie. Formą sprzężenia zwrotnego jest także zadawanie pytań. Stałe sprzężenie zwrotne powinno się też odnosić do regularnej oceny pracy. Postępując w ten sposób, menedżer wychodzi na przeciw potrzebie uznania i jednocześnie motywuje pracowników do prezentowania własnych pomysłów;

Użyteczności treści. W każdej uzyskanej informacji kierownik powinien próbować znaleźć coś użytecznego. Szczególnie ważna dla pracowników jest informacja, która znajduje swoje zastosowanie w działaniach związanych z wykonaniem pracy. Pracownicy mają wówczas uczucie, że uczestniczą w procesie decyzyjnym przedsiębiorstwa, co motywuje ich do dalszego działania;

Budowanie zaufania. Aby komunikacja była skutecznym narzędziem motywowania, organizacja musi kreować atmosferę uczciwości i zaufania. Przełożony nie powinien dawać powodu do podejrzeń o subiektywizm ocen. Powinien on oceniać pracowników na równych zasadach i na podstawie jasno określonych

,"° D. Lewicka, Doskonalenie umiejętności komunikowania się menedżerów, [w:] L. Zbiegień-Maciąg (red.) Doskonalenie zarządzania .... op. cit., s. 56.

M. Stor, Świadomy pracuje lepiej. Komunikacja jako narzędzie motywowania. ..Personel”

1999,nr U.