DSC01178

140 Organizacja rachunkowości

140 Organizacja rachunkowości

Ogólna zasada

organizacji

rachunkowości

jest podstawowym zadaniem wewnętrznym rachunkowości Rachunkowość powinna być tak zorganizowana, aby jej systemowe funkcje: informacyjna i kontrolna, mogły być jak najlepiej wykorzystane dla wewnętrznych potrzeb zarządzania daną jednostką. W związku z tym można sformułować następująco ogólną zasadę organizacji rachunkowości.

Ogólną, a zarazem podstawową zasadą organizacji rachunkowości jest sprawne i terminowe osiągnięcie celów stawianych rachunkowości w danej jednostce organizacyjnej, przy możliwie najmniejszym nakładzie środków i pracy.

V___/

Trzeba przy tym podkreślić, iż ten ostatni wymóg, dotyczący minimalizacji środków i pracy nie jest najważniejszy. Nie można jednak doprowadzić do takiej sytuacji w której koszt pozyskania informacji będzie wyższy od jej wartości, wyznaczonej użytecznością. Ważniejszym wymogiem jest sprawne i terminowe realizowanie zadań wytyczonych rachunkowości w danej jednostce organizacyjnej.

Podstawowa

elementy

organizacji

rachunkowości

Nie jest celem tego podręcznika przedstawienie i wyjaśnienie wszystkich elementów organizacji rachunkowości¹. Chodzi tylko o wskazanie tych elementów, które są zawarte w samym systemie rachunkowości, a także o przedstawienie tych możliwości które wynikają z działań kierownictwa jednostek gospodarczych.

Do podstawowych elementów organizacji rachunkowości wynikających z jej systemu, można zaliczyć:

a)    organizację kontroli dowodów księgowych,

b)    sposób powiązania zapisu chronologicznego z zapisem systematycznym,

c)    zakres rejestracji zdarzeń księgowych określony planem kont²,

d)    sposób uzgadniania zapisów.

Natomiast do elementów organizacji zależnych od kierownictwa jednostki należy zaliczyć wyposażenie techniczne komórek księgowo** ści oraz określenie sposobu prezentacji danych, uzyskanych z rachunkowości dla potrzeb systemu zarządzania.

2. Organizacja kontroli dowodów księgowych^{3 4}

Potrzebę kontroli dowodów księgowych, przed ich zarejestrowaniem, zasygnalizowano już uprzednio³. Dlatego też w tym miejscu wskaże się tylko na najbardziej istotne wymogi tej kontroli

Każdy dowód księgowy powinien być poddany kontroli

-    formalnej, |

-    merytorycznej, J

-    rachunkowej. ^

Kontrola

formalna

Kontrola

merytoryczna

Kontrola

rachunkowa

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dowód zawiera wszelkie typowe dla niego elementy.

Kontrola merytoryczna ma na celu ustalenie zgodności z rzeczywistością wszelkich elementów zawartych w dowodzie*.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dowodzie.

Fakt przeprowadzenia kontroli powinien być uwidoczniony na dowodne i potwierdzony podpisami osób uprawnionych do czynności kontrolnych. Kontrola ta stanowi pewną formę samoobrony jednostki przed akceptacją wypłat nienależnych kwot lub uszczupleniem swoich należności. Kontrola powinna więc poprzedzać akceptację dowodu do księgowania i wskazanie, na jakich kontach i w jakim okresie ma mieć miejsce proces rejestracji skontrolowanego dowodu.

Zadania

organizacji

obiegu

dokumentów

Jeżeli chce się zrealizować wymienione wyżej cele i zadania w sposób pełny, to należy:

a)    określić osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej dowodów księgowych w jednostce,

b)    ustalić drogę przebiegu każdego dowodu w jednostce,

c)    określić czas tego przebiegu,

d)    ustalić sposób informowania kierownictwa o ewentualnych nieprawidłowościach stwierdzonych w trakcie dokonywanej kontroli. Wszystkie, wyżej wymienione elementy organizacji obiegu dowodów księgowych powinny być ściśle zsynchronizowane z systemem kontroli wewnętrznej w jednostce.

1

   Powinno to być przedmiotem odrębnego podręcznika.

2

   Konstrukcja zakładowego planu kont została omówiona w rozdziale 4. niniejszego podręcznika Przedstawiono również wymogi stawiane zakładowym pianom kont.

3

   Przy opracowaniu tego punktu wykorzystano następujące opracowania: - L Olcbowics Podstawy rachunkowości Cz. L, DiFiN, Warszawa 1993; St Skrzyw aa: Teoretyczne podstawy..., op. git; T. Pecbe Teoretyczne podstawy..., op. dt; Z. Kołaczyk: Zasady..., op. dt

4

   W rozdziale 3.

* Przykładowo, czy ilość przyjętych do magazynu towarów jest zgodna z ilością wykazaną w dowodzie, czy jest odpowiednia ich jakość oraz czy cena jest zgodna z uprzednimi ustaleniami