DSC01183

150 Organizacja rachunkowości

a)    zbiory danych zawierające chronologiczne i kompletne treści

dowodów; zbiory są zwane dziennikami;

b)    zbiory danych, tworzone systematycznie według:

-    kont (wykazów itp.),

-    zestawienia danych kont (zestawienie obrotów i sald);

c)    tabulogramy (wydruki), będące zewnętrzną postacią urządzeń księgowych.

Księgi rachunkowe są prowadzone w urządzeniach pamięci komputera, a na wydruk przenosi się;

-    dziennik, który zawiera treść wszystkich zapisów, a także sumę operacji objętych wydrukiem;

-    zestawienia obrotów i sald wszystkich kont, zgodnie z zakładowym planem kont;

-    zestawienia zapisów według kont lub według innych cech przewidzianych w programie i opisanych w dokumentacji systemu.

Te ostatnie zestawienia sporządza się stosownie do potrzeb oraz na każdą żądaną datę.

Proces przetwarzania danych powinien być tak zaprogramowaitijH i zorganizowany, aby była możliwa kontrola danych od ich wprowadzenia, przez przetwarzanie aż do zbiorów informacji wynikowych! (tabulogramów)⁸.

W konkluzji powyższych wywodów trzeba podkreślić, iż tylko skrótowo omówiono stosowane formy rachunkowości w ich „czystej" 1 postaci. Natomiast w praktyce - przy technice ręcznej — daje się zaobserwować tendencję do stosowania form mieszanych (np. formy przebitkowej z rejestrową).

4. Sposób uzgadniania zapisów

Uzgadnianie zapisów księgowych jest elementem systemu rachunkowości. Prawidłowość dokonanych zapisów uzgadnia się za pomocą urządzenia zwanego zestawieniem obrotów i sald. Zestawienie obrotów i sald, zwane również bilansem brutto lub bilansem próbnymi zawiera wykaz wszystkich kont syntetycznych, a więc bilansowych:

¹ W niniejszym podręczniku tylko zasygnalizowano istotę rachunkowości informatycznej. Ta technika rachunkowości jest omawiana w wielu podręcz* ni Ir ach _a mianowicie: Politechniki Szczecińskiej (prof. T. Wierzbickiego, prof. L Dziedziczek* i innych), Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu (prof. J. Ochmana i innych) itp.

j niebilansowych. Konta te są wykazane w zestawieniu obrotów i sald z uwzględnieniem następującego stopnia szczegółowości:

-    nazwa konta,

-    saldo początkowe,

-    obroty debetowe i kredytowe,

-    saldo końcowe.

Przedstawia to poniższy wzór

Formularz ar 7.1

Lp. —i	Symbol 1 i nazwa konta "	Bilans otwarcia		Obroty w miesiącu		Obroty narastająco		Salda
		Wn	Ma	Wn	Ma	Wn	Ma	Wn	Ma

Zestawienie obrotów i sald spełnia dwie funkcje, a mianowicie:

-    funkcję kontrolną,

-    funkcję informacyjną.

Realizując funkcję kontrolną, zestawienie umożliwia stwierdzenie, czy:

-    łączna suma obrotów kredytowych i debetowych jest sobie równa,

Funkcja kontrolna zastawiania obrotów i sald

Funkcja

informacyjna

zostawiania

-    łączna suma sald kredytowych i debetowych jest sobie równa. Ze stwierdzeń tych wynikają następujące wnioski, że:

a)    w powiązaniu z dziennikiem można dojść do przeświadczenia, że wszystkie dokonane zapisy mają kompletny charakter,

b)    dokonane zapisy zostały przeprowadzone zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

c)    nie ma błędów arytmetycznych w wartości ustalonych sald. Zestawienie obrotów i sald sporządza się również dla określonej

i przypisanej do danego konta syntetycznego grupy kont analitycznych. Tego rodzaju zestawienia umożliwiają kontrolę prawidłowości powiązania kont analitycznych z macierzystym kontem syntetycznym.

Natomiast funkcję informacyjną zestawienia obrotów i sald realizuje się poprzez zawarte w nim dane dotyczące kont bilansowych i niebilansowych. Dane te umożliwiają bieżącą, tzn. w przekroju miesiąca, ocenę sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.

Trzeba jednak zaznaczyć, że zestawienie obrotów i sald nie może ujawnić wszystkich błędów. Przykładowo, nie ujawni przypadku, gdy zapis został dokonany po prawidłowych stronach kont, lecz w nie-