DSC01309

12 RACHUNKOWOŚĆ: OBOWIĄZEK CZY POTRZEBA

TABLICA l.l • Potrzeby informacyjne według szczebli zarządzania przedsiębiorstwem

Szczebel zarządzania	Przykłady potrzeb informacyjnych	Charakter | potrzeb informacyjnych |
Szczebel strategiczny	Ustalanie kierunków rozwoju	I NieregulamośĆ
(najwyższy)	Wyznaczanie tempa rozwoju Zakres przedsięwzięć rozwojowych Kierunki inwestowania Problemy istotne dla bytu jednostki i osiągania określonych efektów gospodarczych Ocena ryzyka przedsięwzięć	1 Zindywidualizowany charakter . I Niepowtarzalność li Nieprzewidywalność
Szczebel taktyczny	Sposób osiągania celów i realizacji zadań	Typowość
(średni)	Ocena przebiegu operacji gospodarczych Zapewnienie efektywności działania	Przewidywalność*®? Względnie stały zakres . Jj
Szczebel operacyjny	Zadania do realizacji	Określona częstotliwoś^H
(najniższy)	Stopień wykonania zadań	Przewidywalność (typowość) \f| Stały zakres

Rozpatrując potrzeby informacyjne według kryterium użytkowników, zwrócoĄ no uwagę głównie na zakres informacji. Nie mniej istotna jest też częstotliwość informacji, od której zależą ich aktualność, a zarazem przydatność decyzyjna W literaturze podkreśla się często, że aktualne informacje, nawet przybliżony są bardziej użyteczne niż informacje bardzo dokładne, ale spóźnione. Z uwagi na częstotliwość można wyodrębnić potrzeby informacyjne występujące regularniej i sporadycznie.

Regularny charakter mają potrzeby wynikające z powtarzających Się sytuacji decyzyjnych związanych z procesami gospodarczymi realizowanymi przez jednostki. Regularnie występują też potrzeby zdeterminowane obowiązkami informacyjnymi, które są nałożone na jednostki przez przepisy, jak na przykład: ! sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań w ściśle wyznaczonych terminach, składanie deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Regularne potrzeby informacyjne występują z częstotliwością, którą można przewidzieć. Często wyznaczają | ją terminy określane przez przepisy prawa lub wewnętrzne regulacje danej jednostki gospodarczej.

Sporadyczne potrzeby informacyjne są konsekwencją nietypowych sytuacji decyzyjnych, gdy na przykład jednostka podejmuje działania rozwojowe albo gdy występują zdarzenia losowe (pożar, zalanie itp.). Moment pojawienia się takich potrzeb informacyjnych trudno z góry przewidzieć, a także trudno jest określić ; zakres niezbędnych informacji.

Zaspokojenie potrzeb informacyjnych odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych wymaga stworzenia w jednostce systemu dostarczającego informacja ekonomiczne.

1.2. Rachunkowość jako źródło informacji ekonomicznych

„Producentem” informacji zaspokajających omówione wcześniej potrzeby informacyjne jest rachunkowość. Najogólniej można powiedzieć, że jest ona systemem informacji, którego celem jest dostarczanie informacji ekonomicznych. Są one rezultatem realizowanego w ramach rachunkowości procesu informacyjnego, który można porównać z procesem produkcyjnym. Rozpoczyna się on od zgromadzenia surowca, a następnie jego przetworzenia w celu uzyskania produktu gotowego. W procesie informacyjnym (por. rysunek 1.1) surowcem są dane, czyli wielkości są poddawane przetwarzaniu (transformacji). Polega ono na wykonywaniu działań:

—    logicznych, związanych z porządkowaniem (systematyką) danych według określonych kryteriów, których dobór zależy od charakteru potrzeb informacyjnych,

—    matematycznych, zarówno czterech podstawowych działań arytmetycznych, jak i bardziej zaawansowanych, na przykład metod optymalizacji, rachunku prawdopodobieństwa.

„Produktem” przeprowadzonych działań są informacje, które mogą być prezentowane w różnej postaci, a mianowicie: zestawień tabelarycznych, wykresów, opisów, raportów ustnych. Mają one głównie charakter wartościowy. Cechuje je różny stopień szczegółowości. W zależności od potrzeb informacyjnych, które mają one zaspokoić, mogą być bardzo ogólne albo bardzo szczegółowe.

Uwzględniając przytoczone uwagi, rachunkowość można zdefiniować jako system gromadzenia danych i ich przetwarzania oraz prezentacji uzyskanych informacji w celu zaspokojenia określonych potrzeb informacyjnych.

Nadrzędną funkcją rachunkowości jest zatem funkcja informacyjna. Dlatego rachunkowość jest określana jako język biznesu, który powinni znać nie tylko księgowi, ale także korzystający z dostarczanych przez nią informacji. Jak wcześniej podkreślano, ich krąg jest bardzo szeroki, a rosnąca złożoność życia gospodarczego sprawia, że informacje z rachunkowości mają coraz większe znaczenie w procesach decyzyjnych.

Z informacyjną funkcją rachunkowości są związane inne funkcje, które ona pełni. Są to następujące funkcje:

a)    ewidencyjna, która zapewnia ujęcie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych,

b)    sprawozdawcza, polegająca na przygotowaniu sprawozdania finansowego,

c)    dowodowa, stwarzająca wiarygodne podstawy na potrzeby postępowania sądowego czy rozliczeń podatkowych,

d)    kontrolna, zarówno w aspekcie rzetelności i wiarygodności dostarczanych informacji, jak i kontroli stanu majątku jednostki gospodarczej oraz przebiegu operacji gospodarczych i ich skutków.