ROLA PEA
NOMOCNIKA
W SYSTEMIE
ZARZ
DZANIA
SGS Polska Sp. z o.o.
ISO 9001:2008
5. Odpowiedzialność kierownictwa
5.5. Odpowiedzialność, uprawnienia
i komunikacja
5.5.1 Odpowiedzialność i uprawnienia
Odpowiedzialności i uprawnienia powinny być:
Określone (udokumentowane)
Zakomunikowane w organizacji
(przyjęte i wzajemnie uznawane)
2
1
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
- członek kierownictwa
- & powinien mieć odpowiedzialność i uprawnienia, które
obejmują:
Zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania
jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane
Przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań
dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością
i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem
Zapewnienie upowszechniania w całej organizacji
świadomości dotyczącej wymagań klienta
3
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
ustanowienie systemu&
" .. pełni zwykle rolę kierującego projektem wdrożenia systemu
 Koordynuje szkolenia wdrożeniowe
 identyfikuje procesy potrzebne w systemie zarządzania
jakością i ich zastosowanie w organizacji
 określa sekwencji procesów i ich wzajemnego
oddziaływania
 projektuje metody monitorowania, mierzenia i analizowania
efektywności i skuteczności procesów
4
2
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
ustanowienie systemu&
" .. pełni zwykle rolę kierującego projektem wdrożenia systemu
 określa specyficzne potrzeby i oczekiwań klientów i innych
stron zainteresowanych
 identyfikuje zagrożenia i ocenia stopień ryzyka
biznesowego
 określa strukturę organizacyjną systemu, zadania
odpowiedzialności i uprawnień osób włączonych w tą
strukturę (np. pełnomocnik, auditorzy wewnętrzni, osoby
współpracujące)
 dostosowuje politykę oraz cele ogólne i szczegółowe do
stopnia ryzyka
5
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
wdrożenie systemu&
Wdrożenie systemu, to pełne zastosowanie w codziennej
działalności ustanowionych procedur i instrukcji.
Wdrożenie systemu to także :
 przeprowadzenie pierwszych auditów wewnętrznych
 przeprowadzenie pierwszego przeglądu zarządzania
 wdrożenie działań korygujących i zapobiegawczych,
wynikających z auditów i przeglądu zarządzania
 zweryfikowanie spójności dokumentacji systemu z pozostała
dokumentacja zarządczą organizacji
6
3
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
wdrożenie systemu&
" Jeżeli pełnomocnik bierze czynny udział
w ustanawianiu podstaw systemu, to jest wysoce
prawdopodobne, że póz
niej będzie skutecznie
włączony w jego wdrażanie, monitorowanie,
utrzymanie i doskonalenie.
" Znajomość norm systemów zarządzania jest
konieczna dla wypełniania funkcji pełnomocnika
7
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
utrzymanie systemu&
koordynuje prace zespołu auditorów wewnętrznych
i monitoruje efektywność auditów wewnętrznych
" nadzoruje dystrybucję raportów z auditów wewnętrznych
" pełni kluczową rolę w realizacji przeglądu zarządzania,
poprzez:
 Opracowanie planu przeglądu
 Opracowanie i uzgodnienie planu spotkania przeglądowego
 Koordynacja tworzenia danych wejściowych
 Ustalanie celów doskonalenia
 Przewodzenie dyskusji w trakcie spotkania przeglądowego
 Redakcja wniosków z przeglądu
 Opublikowanie raportu i przeglądu
8
4
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
utrzymanie systemu&
Utrzymanie systemu to zapewnienie jego bieżącego,
codziennego funkcjonowania, tak aby realizowane były
ustalone cele systemu oraz aby była zapewniona
integralność systemu podczas wdrażania wszelkich
zmian. Utrzymanie systemu to także jego ciągłe
doskonalenie a w tym, poprawa efektywności
i skuteczności procesów.
9
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
Zapewnienie świadomości
Zapewnia, że komunikacja mam miejsce
" Ocenia skuteczność komunikowania wymagań
klienta
 Które wymagania są dokładnie wyrażone przez
klientów? Jak?
 Jak mają się wymagania klienta do naszych obietnic
w ogłoszeniach reklamowych
10
5
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa
Inne obowiązki&
" Współpraca z zewnętrznymi organizacjami
" Troska o inne strony zainteresowane
11
4. System zarządzania jakością
4.1 Wymagania ogólne
" Jeżeli organizacja zleca na zewnątrz realizację jakiegokolwiek
procesu, który ma wpływ na zgodność wyrobu z wymaganiami,
wówczas musi ona zapewnić nadzór nad takimi procesami.
" W systemie zarządzania jakością należy zidentyfikować nadzór
nad takimi, realizowanymi na zewnątrz, procesami.
Uwaga: Procesy wymagane w systemie zarządzania jakością obejmują
procesy zarządzania działaniami, zaopatrywania w zasoby, realizacji
wyrobu i procesy pomiarowe.
" Uwaga pełnomocnika: czy uwzględniono, czy były zmiany, czy
zachowano integralności systemu, czy nadzór jest skuteczny,
ryzyko? możliwość doskonalenia?
12
6
4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji
13
4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji
" Uwaga pełnomocnika:
" jednoznacznie określona odpowiedzialność za całość
dokumentacji lub odpowiedzialność podzielona ze
względu na charakter dokumentacji
" nadzór nad wymaganiami prawnymi
" zarządzanie auditami - pytania dla auditorów
w odniesieniu do dokumentacji:
" czy dokumenty są przydatne i pomocne
" czy dokumenty są znane
" czy zbędne są usuwane
" czy użytkownicy mają uwagi
" co można poprawić, co okazało się nieprzydatne
" czy przepisy prawa w stosunku do zapisów są spełnione
" inna dokumentacja funkcjonująca w organizacji
14
7
5.4.2 Planowanie systemu jakości
Kierownictwo powinno zapewnić, że:
" Przeprowadza się planowanie systemu zarządzania
jakością w celu spełnienia wymagań podanych w p. 4.1,
a także osiągnięcia celów dotyczących jakości
" Integralność systemu jest utrzymywana podczas
planowania i wdrażania zmian w systemie.
15
5.5.3 Komunikacja wewnętrzna
Najwyższe kierownictwo zapewnia, że:
ustanowione są odpowiednie procesy komunikacji
w organizacji
ma miejsce komunikacja w odniesieniu do
skuteczności systemu zarządzania jakością
rola kierownictwa średniego szczebla
16
8
6. Zarządzanie zasobami
Uwaga przedstawiciela kierownictwa
" Wymagania kompetencyjne - jak określone
i aktualizowane
" Wymagania prawne  np. uprawnienia zawodowe
" Ocena skuteczności szkoleń
" Szkolenia wewnętrzne a poziom świadomości
" Infrastruktura, środowisko pracy i jakość  współzależność
" Świadomość środowiskowa i bhp
17
7. Realizacja produktu
Uwaga pełnomocnika
" Wymagania prawne (7.2.1c; 7.3.2)
" Komunikacja z klientem
" Nadzorowanie zmian
" BHP, środowisko
18
9
18001 - 4.4 Wdrażanie i funkcjonowanie (1)
4.4.1 Struktura, odpowiedzialności i uprawnienia
" Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć swojego
przedstawiciela, który powinien mieć określone zadania,
zakres odpowiedzialności i uprawnień, aby:
Zapewnić, że system zarządzania bezpieczeństwem
i higieną pracy jest ustanowiony, wdrożony
i utrzymywany
Przedstawiać najwyższemu kierownictwu sprawozdania
dotyczące funkcjonowania systemu
19
18001- 4.4 Wdrażanie i funkcjonowanie (2)
Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć osobę do promowania udziału
wszystkich w działaniach na rzecz BHP
" Zadania, uprawnienia i odpowiedzialności powinny być określone,
udokumentowane i zakomunikowane . Odpowiedzialności i uprawnienia
oraz wzajemne zależności i powiązania:
Personelu zarządzającego
Pracowników
Personelu wyznaczonego do postępowania w sytuacjach awaryjnych
" Ostateczna odpowiedzialność  najwyższe kierownictwo
" Znaczenie jasnego zdefiniowania i wzajemnego
zakomunikowania i uzgodnienia odpowiedzialności.
" Audit a ugruntowanie odpowiedzialności.
20
10
ISO 14001  4.4 Wdrażanie i funkcjonowanie
4.4.1 Zasoby, zadania, odpowiedzialność
i uprawnienia
zadania, odpowiedzialność i uprawnienia
" określone
" udokumentowane
" zakomunikowane
środki (ludzie, know-how, fundusze)
przedstawiciel kierownictwa
" ustalenie, wdrożenie, utrzymywanie wymagań SZŚ
" raportowanie najwyższemu kierownictwu efektów działalności
środowiskowej oraz rekomendowanie możliwości dalszego
doskonalenia
21
ZINTEGROWANE ZARZ
DZANIE
wg. PAS 99:2006
Podstawowe wymagania i ich integracja w wspólny system
Specyficzne Specyficzne Specyficzne
Specyficzne
wymagania wymagania wymagania
wymagania
JAKOŚĆ ŚRODOWISKO INNE SZ
BHP
WSPÓLNE WSPÓLNE WSPÓLNE WSPÓLNE
WYMAGANIA WYMAGANIA WYMAGANIA WYMAGANIA
POLITYKA
PLANOWANIE
STEROWANIE OPERACYJNE
SPRAWDZANIE
DOSKONALENIE
PRZEGLAD ZARZADZANIA
INNE
J Ś B
SZ
PAS 99 wspólne wymagania
22
11
Zintegrowany System Zarządzania wg PAS 99:2006
PLANUJ
DZIAA
AJ
PRZEGLAD ZARZ
DZANIA 4.7
4.7.1 Wymagania ogólne
POLITYKA SYSTEMU ZARZ
DZANIA 4.2
4.7.2 Wejście
4.7.3 Wyjście
PLANOWANIE 4.3
4.3.1 Identyfikacja i ocena
aspektów, wpływów i ryzyk
4.3.2 Identyfikacja wymagań
DOSKONALENIE 4.6
prawnych i innych wymagań
4.6.1 Wymagania ogólne
4.3.3 Planowanie gotowości
4.6.2 Działania korygujące,
WYMAGANIA
4.3.4 Cele
zapobiegawcze i doskonalące
OGÓLNE 4.1
4.4.5 Struktura organizacyjna,
role, odpowiedzialności i
uprawnienia
SPRAWDy

WYKONAJ
OCENA WYKONANIA 4.5
4.5.1 Monitorowanie i pomiary
STEROWANIE OPERACYJNE 4.4
4.5.2 Ocena zgodności
4.4.1 Sterowanie operacyjne
4.5.3 Audit wewnętrzny
4.4.2 Zarządzanie zasobami
4.5.4 Postępowanie z
4.4.3 Wymagania dotyczące
niezgodnościami
dokumentacji
4.4.4 Komunikacja
23
Zintegrowany System Zarządzania
wg PAS 99:2006
Organizacja powinna zidentyfikować, udokumentować
i zakomunikować odpowiedzialności i uprawnienia osób
włączonych w system zarządzania oraz określić ich wzajemne
powiązania w organizacji
Specyfika stanowiska pełnomocnika w zintegrowanym
systemie zarządzania
Znaczenie pełnomocnika w zarządzaniu
ryzykiem organizacji
24
12
Pełnomocnik w ZSZ
Pełnomocnik  trzy w jednym?
Problemy i różne interesy
Znaczenie wymagań dotyczących struktury
organizacyjnej
Przykład  służby bhp
Zakres zadań odpowiedzialności i uprawnień
pełnomocnika  znaczenie
Zakres& znany, przyjęty, wzajemnie znany
i uznawany
25
Przykład Karty Opisu Stanowiska
- Zadania& .
- Uprawnienia& .
- Odpowiedzialność& ..
26
13
Możliwości doskonalenia
Nadzór na realizacją polityki poprzez nadzór nad realizacją
celów
Nadzór postępowania z niezgodnościami powstającymi
w trakcie przepływu procesów
Nadzór nad działaniami korygującymi i zapobiegawczymi
" Dociekanie przyczyn
" Planowanie usuwania przyczyn- akceptacja w świetle całości
systemu
" Wszechstronna ocena skuteczności podjętych działań
" Dążenie do zapobiegania
27
Możliwości doskonalenia
Najczęściej spotykane w tym obszarze wady (a jednocześnie i możliwości
doskonalenia) to:
" brak lub nie dostatecznie dokładnie określony zakres zadań,
odpowiedzialności i uprawnień
" brak zaznajomienia kierowników i pracowników z w/w opisem
stanowiska pełnomocnika
" brak określenia relacji z innymi stanowiskami kierowniczymi lub
grupami pracowników
" nie wypełnianie przez pełnomocnika wszystkich przypisanych
mu w normach wymagań
" nie korzystanie z nadanych uprawnień
" Spolegliwość auditorów zewnętrznych w ocenie procesu
zarządzania jakością
28
14
Możliwości doskonalenia  cd.
"  tytularne pełnienie funkcji bez rzeczywistego bezpośredniego
zaangażowania i oddziaływania
" przygotowanie do  reprezentowania kierownictwa bez
jakichkolwiek elementów zarządzania
" powołanie osoby, która nie może czasowo pogodzić
wypełniania zadań pełnomocnika z innymi ważnymi zadaniami
" brak wiedzy pełnomocnika lub niedostateczna wiedza co do
wymagań norm
" różnice wiedzy na temat wymagań norm pomiędzy
pełnomocnikiem a podległymi mu auditorami wewnętrznymi
" Wyłączenie pełnomocnika z oceny auditorskiej
29
15