2969

W rachunkowości zasadę dokumentacji zapisów w księgach rachunkowych, wyrażającą się w tym, że zapisów w tych księgach można dokonywać włącznie na podstawie dokumentów (dowodów) księgowych sporządzanych według zasad określonych przepisami. Dokumentacja rozrachunków z kontrahentami (osobami prawnymi i fizycznymi) - analogicznie jak inne dowody księgowe - powinna spełniać równocześnie dwie funkcje:_

informacyjna wyraża się w tym, że ma ona zapewnić wiarygodne dane do ustalenia należności od nabywców towarów i usług i zarazem do rozliczenia dokonanych zakupów, a w zakresie operacji obejmujących VAT - także prawidłowe rozliczenie tego podatku z urzędem skarbowym_

kontrolna polega na tym, że faktury (rachunki) stosowane w rozrachunkach z kontrahentami stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji zakupu i sprzedaży w obrocie bezgotówkowym, w których powstają należności i zobowiązania_

Aby poszczególne dokumenty mogły spełniać skutecznie funkcję informacyjną i kontrolną, konieczne jest zapewnienie:

zgodności poszczególnych dokumentów z wymogami formalno-prawnymi, ustalającymi podstawowe zasady ich sporządzania, od których przestrzegania zależy wiarygodność informacji w księgach rachunkowych w zakresie rozrachunków z kontrahentami i z urzędem skarbowym z tytułu VAT,

zgodności danych zawartych w dokumentach (fakturach, rachunkach i dowodach płatności) ze stanem faktycznym dokonanych operacji zakupu, sprzedaży, zapłaty oraz innych mających wpływ na ustalenie powstających w rozrachunkach należności i zobowiązań,

kontroli formalno-rachunkowej i pod względem merytorycznym w celu wyeliminowania błędów w dowodach stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych,

ochrony dowodów dokumentujących rozrachunki przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zaginięciem i kradzieżą.

OGÓLNE ZASADY EWIDENCJI BILANSOWEJ ROZRACHUNKÓW

Ewidencję bilansową rozrachunków prowadzi się do każdego konta syntetycznego objętego wykazem tych kont w danej jednostce - według poszczególnych osób prawnych i fizycznych, tza imiennie według poszczególnych kontrahentów, także instytucji publicznych, pracowników i osób doraźnie zatrudnionych w sposób umożliwiający ustalenie stanu należności lub zobowiązania i sprawowanie kontroli rozrachunków oddzielnie w odniesieniu do każdej osoby fizycznej i prawnej lub innej jednostki będącej kontrahentem krajowym lub

2