113008

są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli adresat może ich nie znać.

Używanie skrótów - w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie używanych skrótów. Niedozwolone jest używanie skrótów myślowych, gdyż mogą powstać nieporozumienia. Nie należy też skracać zwrotów grzecznościowych ani nazwy firmy.

Jedna sprawa - pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każda następna sprawa powinna być sformułowana w odrębnym piśmie.

Wyróżnienie fragmentów - szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione.

Zwracanie się do adresata - w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw, irzędów, instytucji firm), zwracając się do adresata, używa się sformułowań: Wy, Wasz, Wam. np. Odpowiadając na Wasze pismo...

W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań: Pani, Pan, Państwo, np. Odpowiadając na Pani pismo z dnia...

III. Plan treści pisma

Podstawowe znaczenie dla skuteczności pisma ma prawidłowe zredagowanie jego treści pod względem merytorycznym i stylistycznym. W związku z tym przed przystąpieniem do redagowania pisma należy sporządzić plan treści. Planując treść pisma, należy wziąć pod uwagę wszystkie elementy, z których powinna się ona składać:

Wprowadzenie jest to część wstępna i zarazem nieobowiązkowa. Celem jest ogólne zorientowanie adresata w sprawie, która będzie poruszona. Najczęściej nawiązuje

do poprzedniej korespondencji w danej sprawie, podając zawsze znak i datę oraz określenie sprawy pisma, na które się odpowiada.

Można też nawiązać do innego faktu, jaki miał miejsce w tej sprawie przed napisaniem pisma. np. Stosowanie do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej dnia 17 marca 2006 roku z Waszym pracownikiem. Panem Janem Nowakiem...

Można wprowadzić adresata w zagadnienie, które chce się w piśmie omówić, np.

W związku ze zmianą rozporządzenia, jaka miała miejsce w marcu br. ...

Jeśli nie było wcześniejszej korespondencji ani też innego faktu poprzedzającego redagowane pismo, nie ma potrzeby wprowadzenia adresata w zagadnienie, wprowadzenie można pominąć.

Przedstawienie problemu jest zasadniczą i obowiązkową częścią każdego pisma. Nadawca powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą zwraca się do adresata. Problem powinien być zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie. Błędy w tej części powodują dodatkową korespondencję i wydłużają czas załatwiania sprawy.

Uzasadnienie ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma. Nadawca podaje motywy swojego postępowania i zajętego stanowiska. Jest to obowiązkowa część treści pisma. Uzasadnienie jest z reguły dłuższe. Powinno być płynne, jasne, zwięzłe, jednoznaczne i powinno zawierać właściwe argumenty.

Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnień:

uzasadnienie faktyczne - podaje się w nim stan faktyczny sprawy i dowody świadczące o tym fakcie.

uzasadnienie prawne - podaje się w nim podstawę prawną zajętego stanowiska lub prawną ocenę stanu faktycznego.