Microsoft Word 97 - materiały szkoleniowe
„Microsoft Word” to potężny program do przetwarzania tekstów umożliwiający szybkie tworzenie i modyfikowanie różnego rodzaju dokumentów. Wchodzi on w skład pakietu oprogramowania „Microsoft Office”, którego innym składnikiem jest arkusz kalkulacyjny „Microsoft Excel”. W niniejszym opracowaniu omówiona jest wersja „Microsoft Word 97”, która dalej będzie nazywana „MS Word” lub „Word”.
Uruchamianie programu „MS Word”
Program „MS Word” można uruchomić jedną z poniższych metod:
Metoda 1:
otworzyć menu Start,
rozwinąć podmenu polecenia Programy,
wybrać polecenie Microsoft Word.
Metoda 2:
jeśli ikona programu „MS Word” znajduje się na pulpicie, wystarczy kliknąć ją dwukrotnie myszą.
Metoda 3:
(dotyczy przypadku, gdy chcemy otworzyć dokument przygotowany wcześniej za pomocą programu „MS Word”)
otworzyć program „Eksplorator Windows” lub „Mój komputer”,
znaleźć dokument,
kliknąć go dwukrotnie myszą (lub podświetlić, a następnie nacisnąć klawisz Enter) - nastąpi uruchomienie programu „MS Word” i otwarcie dokumentu.
Okno programu „MS Word”
Po uruchomieniu programu „MS Word” otwiera się jego okno, które typowo składa się z następujących elementów:
poziomy Pasek tytułu na samej górze okna (zawiera nazwę programu oraz nazwę otwartego dokumentu, np. Microsoft Word - Mój dokument),
poziomy Pasek menu poniżej paska tytułu,
poniżej Paska menu mogą znajdować się paski narzędzi, najczęściej są to paski Standardowy i Formatowanie,
poniżej może znajdować się linijka,
na dole okna może znajdować się poziomy Pasek stanu,
zasadniczą część okna zajmuje obszar przeznaczony na okno dokumentu.
Ćwiczenie:
Załączyć pasek narzędzi Standardowy.
Metoda 1:
kliknąć myszą menu Widok na Pasku menu - menu się rozwija,
ustawić wskaźnik myszy na poleceniu Paski narzędzi - po chwili rozwinie się podmenu,
jeśli w podmenu nie jest zaznaczone polecenie Standardowy (brak znaczka * na lewo od nazwy polecenia), należy go kliknąć - pasek przycisków standardowych pojawi się na ekranie. Przy ponownym rozwinięciu podmenu, polecenie Standardowy będzie zaznaczone.
Metoda 2:
naciskając lewy Alt uaktywnić pasek menu - menu Plik będzie wyróżnione,
klawiszem Strzałka w prawo wybrać menu Widok,
klawiszem Strzałka w dół rozwinąć menu Widok, a następnie podświetlić polecenie Paski narzędzi, posiadające podmenu,
rozwinąć podmenu klawiszem Enter lub Strzałka w prawo - na pierwszej pozycji znajduje się polecenie Standardowy,
jeśli polecenie Standardowy nie jest zaznaczone (brak znaczka * na lewo od nazwy polecenia), należy nacisnąć Enter - pasek przycisków standardowych pojawi się na ekranie Przy ponownym rozwinięciu podmenu, polecenie Standardowy będzie zaznaczone.
Powyższe operacje można zapisać symbolem Widok Paski narzędzi Standardowy.
Wyłączenia paska narzędzi dokonuje się w sposób analogiczny - jeśli kliknie się polecenie Standardowy przy załączonym pasku narzędzi, zostanie on wyłączony. Polecenie Standardowy działa więc na zasadzie przełącznika.
W podobny sposób można załączać i wyłączać pasek Formatowanie: Widok Paski narzędzi Formatowanie.
Linijkę można załączać i wyłączać następująco: Widok Linijka.
Osobom korzystającym z myszy można polecić pracę przy załączonych paskach Standardowy, Formatowanie i Linijka, gdyż umożliwiają one szybki dostęp do najczęściej używanych poleceń.
Pasek stanu, wyświetlany w dolnej części okna zawiera m. in. informacje o numerze bieżącej strony oraz pozycji na stronie, w której znajduje się aktywny kursor (numer wiersza i kolumny). Załączanie i wyłączanie paska stanu:
Narzędzia Opcje... karta „Widok pole wyboru „Pasek stanu” w grupie „Okno”.
Okno dokumentu
Obszar na okno dokumentu zajmuje zasadniczą część okna aplikacji „MS Word”. Okno dokumentu może być zmaksymalizowane, zminimalizowane lub przyjąć wielkość pośrednią. Można go także zamknąć. Po uruchomieniu programu “Word” metodą 1 lub metodą 2, jak opisano wyżej, zwykle otwierane jest także okno z pustym dokumentem, które jest zmaksymalizowane, ma białe tło i nazwę Dokument1, widoczną na Pasku tytułu. Dokument ten możemy traktować jak czystą kartkę papieru włożoną do maszyny do pisania.
Okno dokumentu, podobnie jak okno aplikacji, zawiera przyciski Minimalizuj okno, Maksymalizuj okno (Przywróć okno) i Zamknij okno.
zmaksymalizowane okno dokumentu ma wspomnianie wyżej przyciski na prawo od paska menu, poniżej analogicznych przycisków okna aplikacji,
okno dokumentu w postaci pośredniej zajmuje część obszaru przeznaczonego na dokument; można go przesuwać i zmieniać jego rozmiar w sposób typowy dla systemu Windows,
zminimalizowane okno dokumentu przyjmuje postać niewielkiego prostokąta w lewym dolnym rogu obszaru przeznaczonego na dokument,
po zamknięciu okna dokumentu tło obszaru przeznaczonego na dokument zmienia kolor na szary (standardowo).
Tworzenie nowego dokumentu
po uruchomieniu „Worda” Metodą 1 lub Metodą 2 (punkt Uruchamianie programu „MS Word”) można zacząć pisać w otwartym oknie, a następnie zapisać dokument pod wybraną nazwą,
podczas pracy nad dowolnym dokumentem można utworzyć nowy dokument poleceniem Plik Nowy... na karcie „Ogólne” kliknąć dwukrotnie ikonę „Pusty dokument” - otworzy się nowe puste okno. Poprzedni dokument pozostaje otwarty i będzie widoczny po zamknięciu utworzonego nowego dokumentu,
nowy dokument można utworzyć także naciskając przycisk Nowy na pasku Standardowy.
inny sposób otwarcia nowego dokumentu polega na wybraniu polecenia Nowy Dokument Office w menu Start (jeśli to polecenie się tam znajduje), a następnie dwukrotnym kliknięciu ikony „Pusty dokument” na karcie „Ogólne” w oknie „Nowy dokument Office”.
Otwieranie istniejącego dokumentu
Po wcześniejszym uruchomieniu „Worda” można otworzyć istniejący dokument (celem podglądu, wydrukowania, modyfikacji, itp.) jedną z metod:
Metoda 1:
Plik Otwórz... (Ctrl+O lub przycisk Otwórz na pasku Standardowy) - otwiera się okno „Otwórz”,
z listy „Szukaj w:” wybrać dysk lub folder, w którym znajduje się dokument, który zamierzamy otworzyć,
z listy „Pliki typu:” wybrać Word - dokument (dotyczy formatu zapisu dokumentu),
zaznaczyć nazwę dokumentu korzystając z okna poniżej listy „Szukaj w:” (okno to ma taką samą strukturę, jak prawy panel „Eksploratora”) - nazwa pliku pojawi się w polu „Nazwa pliku:” (nazwę pliku można też wpisać do tego pola, zamiast ją wybierać jak opisano powyżej),
nacisnąć przycisk Otwórz - otwiera się okno z wybranym dokumentem.
Metoda 2:
Jeśli jest to jeden z ostatnio otwieranych plików, może on by pamiętany w menu Plik:
otworzyć menu Plik,
kliknąć myszą na nazwie pliku w dolnej części rozwiniętego menu.
Metoda 3:
Dokument można także otworzyć bez wcześniejszego uruchamiania „Worda” sposobem podanym jako Metoda 3 w punkcie Uruchamianie programu „MS Word”.
Metoda 4:
Jeśli dokument był ostatnio otwierany, jego nazwa może znajdować się na liście Dokumenty. Wtedy można go wtedy otworzyć następująco:
otworzyć menu Start,
rozwinąć podmenu polecenia Dokumenty,
kliknąć nazwę dokumentu - nastąpi uruchomienie programu „MS Word” i otwarcie dokumentu.
Metoda 5:
Jeszcze inny sposób otwarcia istniejącego dokumentu to wybranie polecenia Otwórz Dokument Office w menu Start (jeśli to polecenie się tam znajduje).
Podgląd zawartości dokumentu przed otwarciem
Przed otwarciem dokumentu przy otwartym oknie „Otwórz” można go podglądnąć:
Plik Otwórz... wybrać folder zaznaczyć plik nacisnąć przycisk Podgląd (znajduje się na pasku narzędzi okna na prawo od przycisków Lista, Szczegóły, Właściwości) - otwiera się okienko pokazujące fragment dokumentu.
Okienko to można wyłączyć naciskając któryś przycisków Lista, Szczegóły, Właściwości na lewo od przycisku Podgląd.
Poszukiwanie dokumentu
Można otworzyć plik, gdy znamy tylko część jego nazwy lub jakiś fragment tekstu znajdujący się w tym pliku:
Plik Otwórz - otwiera się okno „Otwórz”,
w polu Nazwa pliku wpisać znaną część nazwy (można stosować gwiazdki, zastępujące dowolny tekst),
w polu Tekst lub właściwość można wpisać wyraz lub zwrot występujący w dokumencie,
można bliżej określić czas ostatniej modyfikacji - pole Ostatnia modyfikacja,
Znajdź teraz - następuje wyszukiwanie w folderze wybranym w polu „Szukaj w:” i pliki spełniające dane warunki są wyświetlane w polu „Lista plików” (poniżej pola „Szukaj w:”)
Nazwa pliku
może mieć do 255 znaków,
może zwierać spacje,
można w niej używać dużych i małych liter.
Zapis dokumentu na dysk
zapis dokumentu bez zmiany nazwy i w to samo miejsce skąd był pobrany:
Plik Zapisz (Ctrl+S lub przycisk Zapisz na pasku Standardowy),
aby zapisać plik po raz pierwszy lub zmienić mu nazwę albo lokalizację, należy wykonać następujące czynności:
Plik Zapisz jako... - otwiera się okno „Zapisz jako”,
korzystając z listy „Zapisz w:” i okna znajdującego się poniżej wybrać folder, w którym zamierzamy zapisać dokument; można też wyświetlić wybrane foldery przez naciśnięcie przycisku Sprawdź w folderze Ulubione,
w polu „Nazwa pliku:” wpisać nazwę, pod jaką plik ma być przechowywany,
z listy „Zapisz jako typ:” wybrać Word - dokument (dotyczy sposobu zapisu dokumentu),
nacisnąć przycisk Zapisz.
Automatyczne zapisywanie dokumentu
Można ustalić odstęp czasu, co jaki następuje automatyczne zapisywanie dokumentu:
Narzędzia Opcje... - otwiera się okno „Opcje”,
na karcie „Zapisywanie” zaznaczyć pole wyboru Zapisywanie informacji potrzebnych do zapisywania pliku co ... min. i wybrać odpowiednią wartość.
Praca z kilkoma dokumentami
Równocześnie może być otwartych kilka dokumentów „Microsoft Word”, przy czym tylko jeden z nich jest dokumentem aktywnym - znaki z klawiatury będą wpisywane właśnie do tego dokumentu.
Przełączanie między otwartymi dokumentami odbywa się przez naciśnięcie kombinacji klawiszy:
Ctrl+F6 - w jednym kierunku,
Ctrl+Shift+F6 - w przeciwnym kierunku,
Zamykanie dokumentu
Dokument można zamknąć jedną z metod:
kliknąć przycisk Zamknij okno w oknie dokumentu,
poleceniem Plik Zamknij.
zamykając program „MS Word” - nastąpi wtedy także zamknięcie wszystkich otwartych dokumentów.
Jeśli po ostatnim zapisie dokumentu na dysk wprowadzono do niego jakieś zmiany, to przed zamknięciem dokumentu pojawi się okno z zapytaniem o potwierdzenie jego zamknięcia. Zabezpiecza to użytkownika przed utratą danych w razie zapomnienia o zapisie zmodyfikowanego dokumentu przed jego zamknięciem.
Wpisywanie i edycja tekstu
W obszarze dokumentu znajduje się tzw. punkt wstawiania w postaci migającej pionowej kreski. Punkt wstawiania wskazuje miejsce, w którym będzie się pojawiać wpisywany tekst. Wiersz, w którym znajduje się punkt wstawiania nazywany jest bieżącym wierszem, zaś strona - bieżącą stroną.
Wpisywanie znaków z klawiatury odbywa się wg następujących podstawowych zasad:
wpisanie małej litery - klawisz z literą,
wpisanie dużej litery - Shift+klawisz z literą,
Uwaga:
Po naciśnięciu klawisza CapsLock zapala się lampka CapsLock. Przy zapalonej lampce naciśnięcie klawisza z literą (bez Shift) powoduje wpisanie dużej litery.
Wyłączenie lampki CapsLock następuje po kolejnym naciśnięciu klawisza CapsLock.
wpisanie dolnego znaku podanego na klawiszu - klawisz ze znakiem,
wpisanie górnego znaku podanego na klawiszu - Shift+klawisz ze znakiem,
odstęp między wyrazami - klawisz Spacja,
usunięcie znaku na prawo od punktu wstawiania - klawisz Del (Delete),
usunięcie znaku na lewo od punktu wstawiania - klawisz Backspace; jeśli przed naciśnięciem Backspace punkt wstawiania znajdował się na początku wiersza - skok do wiersza wyżej,
wpisanie cyfry lub znaku operacji arytmetycznej ( + - * /) - klawisz z części alfanumerycznej lub klawisz z części numerycznej przy zapalonej lampce NumLock (zapalenie i gaszenie lampki klawiszem NumLock),
wstawienie nowego wiersza - Enter,
przeskok do następnej pozycji tabulatora - Tab.
polskie znaki - przy użyciu klawisza prawy Alt. Na przykład:
prawy Alt+S - ś
prawy Alt+A - ą
prawy Alt+L - ł
prawy Alt+Z - ż
prawy Alt+X - ź
Jeśli wprowadzany tekst nie mieści się w aktualnym wierszu, następuje jego automatyczna kontynuacja w wierszu następnym.
Poruszanie się w obszarze dokumentu
Jeśli korzystamy z myszy, to w obszarze dokumentu, oprócz punktu wstawiania, może znajdować się wskaźnik myszy, który zależnie od pozycji może przyjmować różną postać, np. dużej litery I lub strzałki. Punkt wstawiania możemy przenieść w inne miejsce dokumentu za pomocą myszy lub klawiatury.
aby przenieść punkt wstawiania za pomocą myszy, należy ustawić wskaźnik myszy w pozycji, w której ma się znaleźć punkt wstawiania i kliknąć,
przeniesienie punktu wstawiania za pomocą klawiatury można zrealizować za pomocą następujących klawiszy:
Strzałka w prawo - o jeden znak w prawo,
Strzałka w lewo - o jeden znak w lewo,
Ctrl+Strzałka w prawo - o jeden wyraz w prawo,
Ctrl+Strzałka w lewo - o jeden wyraz w lewo,
Strzałka w górę - o jeden wiersz wyżej,
Strzałka w dół - o jeden wiersz niżej,
Home - na początek bieżącego wiersza,
End - na koniec bieżącego wiersza,
PageUp (PgUp) - o jeden ekran wyżej,
PageDown (PgDn) - o jeden ekran niżej,
Ctrl+Home - na początek dokumentu,
Ctrl+End - na koniec dokumentu,
można także przejść na stronę o wybranym numerze w sposób następujący:
Edycja Przejdź do... (Ctrl+G) - otwiera się okno „Znajdź i zamień” z otwartą kartą „Przejdź do”:
z listy „Przejdź do:” wybrać pozycję Strona,
w polu „Podaj numer strony:” wpisać wybrany numer strony,
nacisnąć klawisz Przejdź do - strona o podanym numerze staje się aktywna,
Zamknąć okno „Znajdź i zamień”.
Okno „Znajdź i zamień” z otwartą kartą „Przejdź do” można także otworzyć klikając dwukrotnie numer strony przy lewej krawędzi Paska stanu.
Jeśli dokument nie mieści się w całości na ekranie, wzdłuż krawędzi okna mogą się znajdować paski przewijania umożliwiające przewijanie dokumentu. Sposób korzystania z pasków przewijania opisano w opracowaniu „Win98”. Zmiana fragmentu tekstu oglądanego na ekranie przy użyciu paska przewijania nie powoduje zmiany pozycji punktu wstawiania.
Paski przewijania można załączać i wyłączać:
Narzędzia Opcje... karta „Widok pola wyboru „Poziomy pasek przewijania” i „Pionowy pasek przewijania” w grupie „Okno”.
Ustawienia strony
Opcje dotyczące ustawień strony zawarte są w oknie „Ustawienia strony”, które można otworzyć poleceniem Plik Ustawienia strony...:
marginesy można ustawić na karcie „Marginesy”,
karta „Marginesy” umożliwia także zwiększenie odstępu od lewej krawędzi strony na oprawę - pole „Na oprawę”,
Przy ustawianiu marginesów i rezerwowaniu miejsca na oprawę można podglądać wygląd strony w okienku „Podgląd” na karcie „Marginesy”.
rozmiar papieru można ustawić na karcie „Rozmiar papieru” jedną z metod:
wybrać rozmiar z listy „Rozmiar papieru”,
podać wymiary papieru w polach „Szerokość” i „Wysokość”.
Typowym wymiarem jest format A4 (210 mm x 297 mm).
orientacja strony - na karcie „Rozmiar papieru” wybrać orientację poziomą lub pionową.
Najczęściej stosuje się orientację pionową. Orientacja pozioma może być przydatna np. przy zamieszczaniu tabel.
Sposób widzenia dokumentu
a) widok dokumentu można wybrać następująco:
Widok Normalny,
Widok Układ strony - widok zbliżony do rozmieszczenia tekstu na stronie,
b) powiększenie
Widok Powiększenie... - otwiera się okno “Powiększenie”,
wybrać powiększenie z grupy “Zmień rozmiar” - automatyczne dopasowanie można uzyskać wybierając opcję “Szerokość strony”.
Powiększenie można także wybrać wykorzystując listę Powiększenie na pasku narzędzi Standardowy.
Zaznaczanie fragmentu tekstu
Często wykonuje się taką samą operację na pewnym fragmencie tekstu, np. wybór rodzaju i rozmiaru czcionki. W takim przypadku należy przed wykonaniem operacji zaznaczyć dany fragment tekstu. Zaznaczony fragment tekstu wyświetlany jest w inwersji, tzn. białe znaki na czarnym tle.
Zaznaczenia fragmentu tekstu można dokonać w sposób podobny, jak przeniesienie punktu wstawiania za pomocą klawiatury (punkt Poruszanie się w obszarze dokumentu), trzymając dodatkowo wciśnięty klawisz Shift. Przykładowo:
Shift+Strzałka w prawo - zaznaczenie znaku po prawej stronie punktu wstawiania,
Shift+Ctrl+Strzałka w prawo - zaznaczenie wyrazu po prawej stronie punktu wstawiania,
Shift+Strzałka w dół - zaznaczenie tekstu na prawo od punktu wstawiania w bieżącym wierszu i na lewo od kolumny o tym samym numerze w następnym wierszu (jeśli początkowo punkt wstawiania znajduje się na początku wiersza, tą metodą można zaznaczyć cały wiersz),
Dodatkowe możliwości zaznaczania fragmentu tekstu za pomocą myszy są następujące:
przeciągnięcie wskaźnika myszy nad tekstem, który ma być zaznaczony (ustawić wskaźnik myszy na początku tekstu, następnie trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy przeciągnąć go do końca tekstu i dopiero wtedy zwolnić lewy przycisk myszy),
kliknąć myszą na początku fragmentu tekstu, następnie, trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknąć myszą na końcu tekstu („Word” zaznaczy wszystko to, co znajduje się między oboma klikniętymi miejscami),
zaznaczenie całego wyrazu i spacji za nim - dwukrotne kliknięcie w obrębie wyrazu,
zaznaczenie całego wiersza - ustawienie wskaźnika myszy na niewidocznym pasku wyboru znajdującym się z lewej strony wiersza (wskaźnik myszy przyjmuje postać strzałki skierowanej w prawo do góry), a następnie kliknięcie,
zaznaczenie całego zdania - kliknięcie w obszarze zdania przy wciśniętym klawiszu Ctrl.
Usunięcie zaznaczenia można zrealizować jedną z metod:
kliknięcie gdziekolwiek w obrębie dokumentu,
naciśnięcie któregoś klawisza ze strzałką.
Zamiana tekstu zaznaczonego na wpisywany lub dopisywanie
Po zaznaczeniu fragmentu tekstu i wprowadzeniu dowolnego znaku z klawiatury, zaznaczony tekst zostaje standardowo usunięty i zastąpiony wprowadzonym znakiem. Można jednak wybrać dopisywanie nowego tekstu do tekstu zaznaczonego:
Narzędzia Opcje karta „Edycja” pole wyboru Zamiana tekstu zaznaczonego na wpisywany
a) jeśli pole wyboru jest zaznaczone, po zaznaczeniu fragmentu tekstu i wpisaniu nowego tekstu, nowy tekst zastąpi zaznaczony (opcja standardowo ustawiona),
b) jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone, po zaznaczeniu fragmentu tekstu i wpisaniu nowego tekstu, nowy tekst zostanie dopisany przed zaznaczonym.
Przenoszenie i kopiowanie fragmentu tekstu metodą przeciągania
Często występuje potrzeba skopiowania lub przeniesienia fragmentu tekstu w inne miejsce dokumentu lub nawet do innego dokumentu. Metoda przeciągania jest szybkim i wygodnym sposobem zrealizowania powyższych operacji. Wymaga ona wcześniejszego zaznaczenia odpowiedniego fragmentu tekstu. Aby jednak była naprawdę efektywna wymaga dodatkowo, aby na ekranie obok zaznaczonego tekstu widoczne było również jego miejsce docelowe. Aby przenieść lub skopiować fragment tekstu tą metodą trzeba wykonać następujące czynności:
zaznaczyć fragment tekstu,
ustawić wskaźnik myszy na tle zaznaczonego tekstu, tak aby zmienił swój kształt na strzałkę skierowaną w lewo do góry,
wcisnąć lewy przycisk myszy i nie puszczać go. Na końcu strzałki pojawia się mały kropkowany prostokąt, a obok niej - kropkowany punkt wstawiania. Przeciągnąć wskaźnik myszy, aby kropkowany punkt wstawiania znalazł się w miejscu, w którym chcemy tekst wstawić,
jeśli chcemy tekst skopiować, należy dodatkowo wcisnąć klawisz Ctrl - na końcu strzałki pojawi się dodatkowo prostokącik ze znakiem +,
zwolnić przycisk myszy (a następnie klawisz Ctrl, jeśli było to kopiowanie),
kliknąć gdzieś, aby zlikwidować zaznaczenie.
Kopiowanie i przenoszenie fragmentu tekstu z użyciem operacji „Kopiuj (Wytnij) - Wklej”
Inna metoda przenoszenia fragmentu tekstu wykorzystuje polecenia Wytnij i Wklej (analogicznie jak przy przenoszeniu plików i folderów w systemie Windows). Proces kopiowania jest bardzo zbliżony do procesu przenoszenia. Różnica polega na tym, że zamiast polecenia Wytnij stosuje się polecenie Kopiuj. Kopiowanie lub wycinanie tą metodą powoduje zapisanie kopii tekstu w Schowku (specjalnym fragmencie pamięci). Tekst umieszczony w Schowku może być następnie wstawiany do dokumentu nawet wiele razy. Zawartość Schowka pozostaje bowiem nie zmieniona aż do momentu wycięcia lub skopiowania kolejnego fragmentu tekstu albo wyłączenia komputera.
Aby skopiować lub przenieść fragment tekstu należy wykonać następujące czynności:
zaznaczyć tekst do skopiowania (przeniesienia),
z menu Edycja wybrać polecenie Kopiuj (Wytnij),
za pomocą myszy lub klawiatury ustawić punkt wstawiania w miejscu, w którym tekst ma być wstawiony,
z menu Edycja wybrać polecenie Wklej - tekst pojawia się w nowym miejscu.
Operacje Kopiuj, Wytnij i Wklej można zrealizować także innymi sposobami:
przez kliknięcie odpowiedniego przycisku (o takiej samej nazwie jak operacja) na pasku narzędzi Standardowy,
za pomocą klawiszy skrótu, takich samych, jak w Windowsach, czyli
Ctrl+C = Kopiuj, Ctrl+X = Wytnij, Ctrl+V = Wklej,
przez ich wybranie z menu kontekstowego, które otwiera się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy:
w obrębie zaznaczonego fragmentu tekstu (Kopiuj lub Wytnij),
w miejscu, w którym tekst ma być wstawiony (Wklej).
Formatowanie tekstu
Formatowanie tekstu to zmiana wyglądu tekstu, np. pogrubienie, pochylenie, itp. Dobrym sposobem tworzenia dokumentu jest zwykle pisanie tekstu „jak leci” i dopiero na końcu jego sformatowanie. Dostępne są dwa sposoby formatowania: formatowanie znaków i formatowanie akapitów.
Polecenia formatowania dostępne są w menu Format. Dodatkowo, najczęściej używane polecenia formatowania są łatwo dostępne na pasku narzędzi Formatowanie, który zwykle jest usytuowany poniżej paska Standardowy.
Formatowanie znaków
Formatowanie znaków (pogrubianie, podkreślanie, itp.) dotyczy zaznaczonego fragmentu tekstu; przed wykonaniem polecenia formatowania należy więc zaznaczyć ten fragment tekstu, który ma być sformatowany. Polecenia dotyczące formatowania znaków są zgrupowane w oknie „Czcionka”, otwieranym poleceniem Format Czcionka, zawierającym 3 karty: „Czcionka”, „Odstępy między znakami” i „Animacja”.
Uwaga:
Jeśli nie jest zaznaczony żaden fragment tekstu, formatowany będzie wyraz bieżący (wyraz, w którym znajduje się punkt wstawiania).
Poniżej przedstawiono zestawienie najważniejszych sposobów formatowania znaków:
krój czcionki - karta „Czcionka”, wybrać typ z listy „Czcionka”; opcja dostępna także w polu Czcionka na pasku narzędzi Formatowanie,
wielkość czcionki - karta „Czcionka”, wybrać wielkość z listy „Rozmiar” (wielkość czcionki podawana jest w punktach, jeden punkt = 1/72 cala); opcja dostępna także w polu Rozmiar czcionki na pasku narzędzi Formatowanie,
styl (tekst normalny, pogrubienie, pochylenie (kursywa)) - karta „Czcionka”, wybrać styl z listy „Styl Czcionki”, opcja dostępna także poprzez przyciski Pogrubienie i Kursywa na pasku narzędzi Formatowanie,
podkreślenia różnego rodzaju - karta „Czcionka”, wybrać rodzaj podkreślenia z listy „Podkreślenie”; zwykłe podkreślenie możliwe także poprzez przycisk Podkreślenie na pasku narzędzi Formatowanie,
kolor czcionki - karta „Czcionka”, wybrać kolor z listy „Kolor”; opcja dostępna także w polu Kolor czcionki na pasku narzędzi Formatowanie,
różne efekty (np. indeks dolny, indeks górny, itp.) - karta „Czcionka”, wybrać odpowiednie pole wyboru z grupy „Efekty”,
ukrycie fragmentu tekstu - karta „Czcionka”, wybrać z grupy „Efekty” pole wyboru „Ukrycie”; aby zlikwidować ukrycie fragmentu tekstu, należy zaznaczyć fragment tekstu zawierający tekst ukryty i usunąć zaznaczenie pola wyboru „Ukrycie”,
Przykład:
Tekst w nawiasie jest ukryty (ten tekst jest ukryty).
Odstępy między znakami - karta „Odstępy między znakami”:
zmiana szerokości znaków - pole „Skala” - można wybrać z listy lub wpisać wartość (w procentach); tu jest 90%, tu jest 80%, tu jest 66%,. a tutaj - 150%,
odstępy między znakami - pola „Odstęp” oraz „Wielkość”:
Standardowe - z listy „Odstęp” wybrać Standardowe, w polu „Wielkość” nic nie można wpisać,
Rozstrzelone - z listy „Odstęp” wybrać Rozstrzelone, w polu „Wielkość” można wpisać dokładnie o ile punktów mają się zmienić odstępy, zwiększamy klikając strzałkę w górę w prawej części pola:
standardowe, rozstrzelone - 1 punkt, rozstrzelone - 3 punkty,
Zagęszczone - z listy „Odstęp” wybrać Zagęszczone, w polu „Wielkość” można wpisać dokładnie o ile punktów mają się zmienić odstępy, zwiększamy klikając strzałkę w dół w prawej części pola: standardowe,- zagęszczone - 1 punkt, zagęszczone - 2 punkty,
podnoszenie lub obniżanie znaków względem podstawy linii - pola „Położenie” oraz „Wielkość”:
Standardowe - z listy „Położenie” wybrać Standardowe, w polu „Wielkość” nic nie można wpisać,
Podniesione - z listy „Położenie” wybrać Podniesione, w polu „Wielkość” można wpisać dokładnie o ile punktów mają się przesunąć znaki, podnosimy tekst klikając strzałkę w górę w prawej części pola:
standardowe, podniesione - 2 punkty, standardowe, podniesione - 6 punktów,
Obniżone - z listy „Położenie” wybrać Obniżone, w polu „Wielkość” można wpisać dokładnie o ile punktów mają się przesunąć znaki, zwiększamy klikając strzałkę w dół w prawej części pola:
standardowe, obniżone - 2 punkty, standardowe, obniżone - 6 punktów.
Animacja tekstu - Format \ Czcionka... \ karta „Animacja”
Poniżej przedstawiono dostępne sposoby animacji tekstu:
Formatowanie akapitu
Akapit to fragment tekstu pomiędzy dwoma kolejnymi naciśnięciami klawisza Enter. Formatowanie akapitu (wyrównywanie do marginesu, wcinanie, itp.) odnosi się zawsze do całego akapitu (tego, w którym znajduje się punkt wstawiania). W przypadku formatowania akapitu nie ma więc potrzeby zaznaczania całego akapitu. Polecenia dotyczące formatowania akapitu są zgrupowane w oknie „Akapit”, otwieranym poleceniem Format Akapit, zawierającym 2 karty: „Wcięcia i odstępy” oraz „Podziały wiersza i strony”.
wyrównywanie akapitu - zmiana położenia jego wierszy względem lewego lub prawego marginesu strony:
wyrównanie do lewej (wszystkie wiersze akapitu zaczynają się w takiej samej odległości od lewego marginesu i mają różną długość, zależnie od ilości tekstu - tekst jest więc „postrzępiony” z prawej strony) - karta „Wcięcia i odstępy”, z listy „Wyrównanie” wybrać Do lewej; opcja dostępna także poprzez przycisk Wyrównaj do lewej na pasku narzędzi Formatowanie.
Wyrównanie do lewej jest najczęściej stosowane w głównym tekście listów.
wyrównanie do prawej (wszystkie wiersze akapitu zaczynają się w takiej samej odległości od prawego marginesu i mają różną długość, zależnie od ilości tekstu - tekst jest więc „postrzępiony” z lewej strony) - karta „Wcięcia i odstępy”, z listy „Wyrównanie” wybrać Do prawej; opcja dostępna także poprzez przycisk Wyrównaj do prawej na pasku narzędzi Formatowanie.
W ten sposób najczęściej wyrównuje się datę w nagłówkach listów.
wyśrodkowanie (wszystkie wiersze akapitu rozmieszczone są centralnie, czyli znajdują się w takiej samej odległości od lewego i prawego marginesu - tekst jest więc „postrzępiony” z obu stron) - karta „Wcięcia i odstępy”, z listy „Wyrównanie” wybrać Do środka; opcja dostępna także poprzez przycisk Wyśrodkuj na pasku narzędzi Formatowanie.
Taki sposób formatowania występuje najczęściej w różnych ogłoszeniach i zaproszeniach.
wyjustowanie (wszystkie wiersze akapitu zaczynają się i kończą w takiej samej odległości od obu marginesów; wyjątek stanowi ostatni wiersz akapitu, który nie jest wyrównywany do prawej) - karta „Wcięcia i odstępy”, z listy „Wyrównanie” wybrać Do lewej i prawej; opcja dostępna także poprzez przycisk Wyjustuj na pasku narzędzi Formatowanie.
Taki sposób formatowania stosowany jest najczęściej w książkach.
b) wcięcia - mogą dotyczyć pojedynczego wiersza lub całego akapitu
prostym sposobem wcięcia pojedynczego wiersza jest użycie klawisza Tab. Wystarczy go nacisnąć przed wpisaniem pierwszego znaku w linii. Klawisz Tab powoduje wcięcie tylko tego wiersza, w którym akurat znajduje się punkt wstawiania.
do robienia wcięć w całym akapicie lub kilku akapitach równocześnie (należy wówczas zaznaczyć te akapity wcześniej) można wykorzystać przyciski Zwiększ wcięcie i Zmniejsz wcięcie na pasku narzędzi Formatowanie. Każde naciśnięcie przycisku powoduje zwiększenie lub zmniejszenie wcięcia standardowo o pół cala.
wcięcia można robić także innym sposobem: Format Akapit ... karta „Wcięcia i odstępy” grupa „Wcięcia” - w polu „Z lewej” wybrać wielkość wcięcia:
powyższym sposobem można także zrobić wcięcie z prawej - należy wtedy wybrać wielkość wcięcia w polu „Z prawej” w grupie „Wcięcia”,
aby zrobić wcięcie tylko w pierwszym wierszu akapitu, należy w grupie „Wcięcia” wybrać z listy „Specjalne” pozycję Pierwszy wiersz oraz wybrać wielkość wcięcia w polu „Wielkość”.
wcięcia można także robić bardzo łatwo przesuwając myszą odpowiedni znacznik na linijce. Na linijce są następujące znaczniki :
znacznik wcięcia pierwszego wiersza - z lewej strony (górny),
znacznik wysunięcia - z lewej strony (środkowy) - odpowiada za wcięcie pozostałych wierszy akapitu,
znacznik wcięcia z lewej (dolny) - do przesuwania obu powyższych,
znacznik wcięcia z prawej - wcięcie wszystkich wierszy akapitu z prawej.
odstępy między wierszami - karta „Wcięcia i odstępy”, grupa „Odstępy”, wybrać odstęp z listy „Odstępy między wierszami”, np. Pojedyncze, 1,5 wiersza, Podwójne, itp.,
odstępy między akapitami - karta „Wcięcia i odstępy”, grupa „Odstępy”:
odstęp przed akapitem - wybrać odstęp w polu „Przed”,
odstęp za akapitem - wybrać odstęp w polu „Po”.
zapobieżenie rozdzieleniu akapitu (cały akapit będzie umieszczony na jednej stronie):
ustawić punkt wstawiania w obszarze akapitu,
Format Akapit... karta „Podziały wiersza i strony”,
na karcie „Podziały wiersza i strony” zaznaczyć opcję „Wiersze akapitu razem”.
Wtedy przy podglądzie znaków specjalnych z lewej strony każdego wiersza akapitu widać mały kwadracik (ikona kontroli przenoszenia).
wyświetlenie kolejnych akapitów na jednej stronie (zapobiega przykładowo oddzieleniu nagłówka od treści):
zaznaczyć akapity (oprócz ostatniego), które mają być wyświetlone na jednej stronie (np. nagłówek),
Format Akapit... karta „Podziały wiersza i strony”,
na karcie „Podziały wiersza i strony” zaznaczyć opcję „Razem z następnym”.
Wtedy przy podglądzie znaków specjalnych z lewej strony każdego wiersza akapitu widać mały kwadracik (ikona kontroli przenoszenia) - taki sam, jak przy unikaniu dzielenia akapitów.
nieoddzielanie skrajnych wierszy akapitu:
Wdowa - pierwszy wiersz akapitu występujący na samym końcu strony,
Bękart - ostatni wiersz akapitu wypadający na samym początku nowej strony.
„MS Word” domyślnie zapobiega powstawaniu wdów i bękartów. Gdyby jednak ta opcja była wyłączona, można ją włączyć:
ustawić punkt wstawiania w obszarze akapitu,
Format Akapit... karta „Podziały wiersza i strony”,
na karcie „Podziały wiersza i strony” zaznaczyć opcję „Bez oddzielania skrajnych wierszy”.
Obramowanie akapitu
ustawić punkt wstawiania w obrębie akapitu,
kliknąć ikonę Zewnętrzne obramowanie na pasku Formatowanie.
dodatkowe możliwości:
Pasek narzędzi Tabele i krawędzie - można go załączyć przyciskiem Tabele i krawędzie na pasku Standardowy lub poleceniem Widok Paski narzędzi Tabele i krawędzie.
Format Obramowanie i cieniowanie ... - tu jest też przycisk Pokaż pasek narzędzi umożliwiający załączenie wymienionego wyżej paska narzędzi Tabele i krawędzie.
Wyrównywanie tekstu za pomocą tabulatorów
Każdorazowe naciśnięcie klawisza Tab powoduje przeniesienie punktu wstawiania do następnej pozycji tabulatora. Standardowo tabulatory są ustawione co pół cala i wyrównują tekst do lewej. Można też wstawić własne tabulatory. Ponadto istnieją różne rodzaje tabulatorów, za pomocą których można zmieniać sposób wyrównywania tekstu na pozycji tabulatora:
lewy - wyrównanie lewego brzegu tekstu do pozycji tabulatora,
prawy - wyrównanie prawego brzegu tekstu do pozycji tabulatora,
środkowy - środkowanie tekstu względem pozycji tabulatora,
dziesiętny (wyrównanie kolumny liczb, przydatne zwłaszcza przy czcionce proporcjonalnej, czyli takiej, której znaki mają różną szerokość. W przypadku tekstu tabulator ten działa jak tabulator prawy).
wstawienie tabulatora do linijki:
wybrać rodzaj tabulatora klikając kwadracik z lewej strony linijki (każde kliknięcie powoduje pojawienie się innego rodzaju tabulatora),
wstawienie tabulatora - kliknięcie w odpowiednim miejscu linijki po wcześniejszym wyborze rodzaju tabulatora,
usunięcie tabulatora - przeciągnięcie jego symbolu poza linijkę,
inny sposób założenia własnych tabulatorów:
Format \ Tabulatory ...
Po naciśnięciu klawisza Enter tabulatory są automatycznie przenoszone do nowego akapitu.
Znaki wiodące - wstawianie kropek itp. między kolumnami
Jeśli zdefiniowano kolumny za pomocą tabulatorów, można wprowadzić dodatkowe znaki (np. kropki) między kolumnami:
wprowadzić tabulatory,
zaznaczyć akapity,
Format \ Tabulatory ... - otwiera się okno „Tabulatory”,
W oknie „Tabulatory” na liście „Położenie tabulatorów” kliknąć pozycję kolejnego tabulatora (wprowadzone znaki dotyczą odstępu między kolumną tabulatora zaznaczonego i wcześniejszego),
W grupie „Znaki wiodące” wybrać odpowiednią linię,
Zatwierdzić linię naciskając przycisk Ustaw,
Powtórzyć powyższe czynności dla pozostałych kolumn.
Oto przykład zestawienia przygotowanego powyższą metodą:
Informacja o hotelach.
Hotel Opis Cena za nocleg
Saski 4-gwiazdkowa restauracja 190,50
Pod Różą małe przytulne pokoje, kręgielnia, basen 220,20
Cracovia domowa atmosfera, śniadanie 185,30
Podgląd wydruku
Przed wydrukowaniem dokumentu wskazane jest podglądnięcie, jak dokument będzie wyglądał po wydrukowaniu. Można to zrobić otwierając okno podglądu jedną z metod:
Plik Podgląd wydruku,
nacisnąć przycisk Podgląd wydruku na pasku Standardowy.
Okno podglądu:
posiada Pasek menu - taki sam, jak zwykłe okno Worda, pasek narzędzi - inny,
w oknie podglądu nie pokazują się znaki niedrukowalne,
można załączać i wyłączać linijkę: Widok Linijka,
podgląd jednej strony - kliknąć przycisk Jedna strona na pasku narzędzi,
podgląd kilku stron równocześnie:
kliknąć przycisk Kilka stron na pasku narzędzi - rozwija się okienko,
w tym okienku wybrać myszą ilość i układ stron na ekranie, np. 1x2, 2x1, 2x2, itp., a następnie kliknąć,
przycisk Lupa na pasku narzędzi:
realizuje przełączanie między wskaźnikiem-lupą (gdy „podświetlony”), a zwykłym wskaźnikiem tekstowym,
działa na zasadzie przełącznika dwupołożeniowego - kliknięcie powoduje zmianę jego stanu,
można dokonywać zmian w dokumencie przy podglądzie:
w razie potrzeby kliknąć przycisk Lupa na pasku narzędzi okna podglądu,, aby go przełączyć w tryb wskaźnik-lupa,
przesunąć wskaźnik nad stronę bieżącą - wskaźnik przyjmie postać lupy,
kliknąć ten fragment strony, który chcemy modyfikować - zostanie on powiększony,
kliknąć przycisk Lupa, aby zmienić wskaźnik na zwykły wskaźnik tekstowy,
kliknąć w miejscu dokumentu, gdzie chcemy wprowadzać zmiany - pojawi się tam punkt wstawiania i można edytować tekst.
Redukcja ilości stron dokumentu
Jeśli ostatnia strona dokumentu ma niewielką porcję tekstu, można tę stronę zlikwidować - „Word” zmniejszy wtedy proporcjonalnie czcionki w całym dokumencie.
kliknąć na pasku narzędzi przycisk Podgląd wydruku,
kliknąć na pasku narzędzi okna podglądu przycisk Kilka stron, aby wyświetlić cały dokument,
kliknąć na pasku narzędzi okna podglądu przycisk Zredukuj liczbę stron - czcionka stosowana w dokumencie zostaje zmniejszona i ilość stron dokumentu zmniejsza się.
Drukowanie dokumentu
drukowanie całego dokumentu ze standardowo ustawionymi opcjami:
kliknąć przycisk Drukuj (przycisk z ikoną drukarki) na pasku narzędzi Standardowy,
drukowanie z możliwością samodzielnego ustawienia opcji:
Plik Drukuj... Można samodzielnie wybrać m. in.:
zakres drukowanych stron (bieżąca strona, strony o podanych numerach lub cały dokument),
ilość drukowanych egzemplarzy,
drukowanie od ostatniej strony - w oknie „Drukuj” kliknąć przycisk Opcje... i zaznaczyć pole wyboru „Drukowanie od ostatniej strony”,
drukować można także z okna „Podgląd wydruku” - zasady takie same, jak opisano w powyższych punktach.
Po załączeniu drukowania na Pasku stanu pojawi się ikona sygnalizująca przesyłanie stron do drukarki i po chwili rozpoczyna się drukowanie.
Windows 98 jest wielozadaniowym systemem operacyjnym - po wydaniu polecenia drukowania można więc dalej pracować na komputerze, nie zważając na działanie drukarki.
Opisy przycisków na paskach narzędzi
Po ustawieniu wskaźnika myszy na tle przycisku na pasku narzędzi i pozostawieniu go na chwilę nieruchomo, może pojawić się obok wskaźnika myszy etykietka z nazwą przycisku.
a) załączanie i wyłączanie etykietek:
Narzędzia Dostosuj... karta „Opcje” zaznaczyć lub usunąć zaznaczenie pola wyboru Pokazuj etykietki na paskach narzędzi,
b) pokazywanie dodatkowo klawiszy skrótu:
Narzędzia Dostosuj... karta „Opcje” zaznaczyć dodatkowo pole wyboru Pokazuj klawisze skrótu w etykietkach.
Autokorekta
Program posiada narzędzie o nazwie Autokorekta - domyślnie niektóre błędy są poprawiane automatycznie podczas pisania:
np. po wpisaniu jeszce następuje automatyczna zmiana na jeszcze,
po wpisaniu na początku 2 wielkich liter te następuje poprawa, np. z AUto na Auto,
Sprawdzanie pisowni
Jeśli popełniono błąd, którego Autokorekta nie umie naprawić lub wpisano wyraz nie występujący w słownika „Worda”, to takie wyrazy są podkreślone czerwoną linią falistą.
Wyraz podkreślony można wskazać myszą i kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie:
wybrać właściwą formę z zaproponowanych, wyświetlonych u góry menu listy propozycji - przez kliknięcie myszą,
usunąć podkreślenie przez kliknięcie Zignoruj wszystkie - taki wyraz nie będzie już uważany za błędny,
jeżeli jakiś wyraz się powtarza, zaznaczane są powtórzenia wyrazu (np. tak tak) - można usunąć jeden z wyrazów klikając w Usuń powtarzające się wyrazy,
dodać wskazany wyraz do słownika - kliknąć Dodaj, dalsze wystąpienia takiego wyrazu nie będą już uważane przez program „MS Word” za błąd,
jeśli w menu podręcznym nie ma odpowiadającej nam propozycji wyrazu, można poprawić go ręcznie.
Opcja odpowiedzialna za sprawdzanie pisowni w trakcie pisania jest standardowo zawsze włączona:
można wyłączyć sprawdzanie pisowni przez:
Narzędzia Opcje ... karta „Pisownia i gramatyka ...” usunąć zaznaczenie pola Sprawdzanie pisowni w trakcie pisania,
można też wyłączyć jedynie usunięcie podkreślania na czerwono:
Narzędzia Opcje ... karta „Pisownia i gramatyka ...” zaznaczyć pole Ukrywanie błędów ortograficznych w tym dokumencie.
Sprawdzanie gramatyki
Polska wersja programu „Microsoft Word 97” nie oferuje sprawdzania gramatyki w dokumentach pisanych po polsku. Pozwala jednak przeprowadzać kontrolę błędów gramatycznych w dokumentach pisanych po angielsku. Każdy potencjalny błąd gramatyczny jest podkreślany zieloną linią falistą.
Przy sprawdzaniu gramatyki są możliwości podobne jak przy sprawdzaniu błędów ortograficznych, np. można wyłączyć usunięcie podkreślania na zielono:
Narzędzia Opcje ... karta „Pisownia i gramatyka ...” zaznaczyć Ukrywanie błędów gramatycznych w tym dokumencie.
Wyświetlanie znaków niedrukowalnych
Znaki niedrukowalne to m. in. znaki końca akapitu, spacje, itp. Można je wyświetlić lub usunąć z ekranu jedną z metod:
przycisk Pokaż/Ukryj na pasku Standardowy,
Narzędzia Opcje ... karta „Widok” w grupie „Znaki niedrukowalne” zaznaczyć pole Wszystko,
Ctrl + * (to samo co Ctrl +Shift+8).
Spacja nie rozdzielająca
Jeśli chcemy, aby dwa sąsiednie wyrazy były umieszczone w tekście zawsze obok siebie, należy wstawić między nimi spację nie rozdzielającą. Uzyskamy ją przez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Spacja (zamiast Spacja).
Cofanie i ponawianie zmian
a) Cofnięcie ostatniej zmiany - jedną z poniższych metod:
kliknięcie przycisku Cofnij na pasku Standardowy,
Edycja / Cofnij ...,
Ctrl+Z.
b) Cofnięcie sekwencji zmian:
kliknąć strzałkę obok przycisku Cofnij na pasku Standardowy,
zaznaczyć pozycję od której chcemy cofnąć (zaznaczane są automatycznie także wszystkie późniejsze zmiany),
kliknąć w zaznaczonym polu.
Ponowienie cofniętego działania
Możliwe jest ponowienie działania cofniętego poleceniem Cofnij - umożliwia to polecenie Ponów (dostępne jako polecenie w menu Edycja, poprzez przycisk Ponów na pasku Standardowy lub kombinacja klawiszy Ctrl+Y).
Wstawianie daty i godziny
Wstaw \ Data i godzina... - otwiera się okno „Data i godzina”,
z listy „Dostępne formaty” wybrać format daty i godziny, np.
1999-11-19 (tylko data),
99-11-19 18:44:45 (razem data z godziną) lub
piątek, 19 listopada 1999 18:45:44 (oddzielnie).
Kreator listów
„MS Word” posiada wbudowane kreatory umożliwiające tworzenie pewnych standardowych dokumentów: listów, faksów, itp. Poniżej opisano sposób tworzenia listu za pomocą Kreatora listów.
Plik Nowy ... karta „Listy i faksy”,
kliknąć dwukrotnie Kreator listów - na ekranie pojawia się szkic nowego listu, a Asystent pakietu Office wyświetla chmurkę z pytaniem,
w chmurce nacisnąć Wyślij jeden list - pojawia się okno dialogowe Kreator listów - krok 1 z 4,
Na karcie „Format listu” okna Kreator listów - krok 1 z 4, należy wpisać:
datę,
z listy „Wybierz układ strony” wybrać np. List współczesny,
z listy „Wybierz styl listu” wybrać np. Blok zmodyfikowany,
ewentualnie podać informacje o napisie na druku firmowym.
Dalsze operacje należy wykonać na karcie „Adresat”. Przejście do tej karty jedną z metod:
kliknąć na wystającej części karty „Adresat”,
nacisnąć przycisk Dalej.
Na karcie „Adresat” okna Kreator listów - krok 2 z 4, należy wpisać:
nazwisko adresata,
adres adresata (nazwisko i adres adresata mogą być przy użyciu przycisku Wstaw adres wybrane z książki adresowej - programy Microsoft Exchange, Schedule+ lub Microsoft Outlook),
rodzaj zwrotu grzecznościowego,
Na karcie „Pozostałe elementy” Kreatora listów - krok 3 z 4, należy wpisać m. in.:
temat listu,
Na karcie „Nadawca” Kreatora listów - krok 4 z 4, należy wpisać informacje o nadawcy:
nazwisko nadawcy,
ewentualnie adres zwrotny,
zwrot kończący list,
tytuł zawodowy,
nazwa firmy,
inicjały autora.
Nacisnąć Zakończ,
W chmurce wyświetlonej przez Asystenta pakietu Office „Co jeszcze w związku z tym listem” kliknąć Anuluj,
Wpisać treść listu,
zapisać dokument na dysku i wydrukować w typowy sposób.
Pisanie życiorysu
Plik Nowy ... karta „Inne dokumenty” dwukrotnie kliknąć ikonę „Kreator życiorysów”.
Dalsze postępowanie, podobnie jak przy korzystaniu z „Kreatora listów”.
Listy wypunktowane i numerowane
„MS Word” umożliwia tworzenie list wypunktowanych i numerowanych przy użyciu poleceń Wypunktowanie i Numerowanie... z menu Format lub przycisków Wypunktowanie i Numerowanie z paska Standardowy.
Przykład listy numerowanej:
element pierwszy,
element drugi,
element trzeci
Inny przykład listy numerowanej:
element pierwszy,
element drugi,
element trzeci
Przykład listy wypunktowanej:
element pierwszy,
element drugi,
element trzeci.
Wypunktowanie i Numerowanie może być realizowane podczas tworzenia dokumentu, można też go zrobić po napisaniu tekstu.
Numerowanie lub wypunktowanie po napisaniu tekstu
zaznaczyć akapity do ponumerowania lub wypunktowania,
nacisnąć przycisk Numerowanie lub Wypunktowanie na pasku Standardowy,
Jeśli akapit ma więcej niż jeden wiersz, drugi i wszystkie następne są automatycznie wyrównywane z początkiem pierwszego wiersza. Takie formatowanie nazywa się wcięciem wiszącym.
Ponowne naciśnięcie przycisku powoduje usunięcie numerowania lub wypunktowania.
Zmiana znaku wypunktowania
Można wybrać jeden z proponowanych znaków wypunktowania lub wybrać inny.
Jeśli chcemy zmienić znak wypunktowania, należy wykonać następujące czynności:
zaznaczyć akapity, w których chcemy zmienić znak wypunktowania,
Format Wypunktowanie i numerowanie... karta „Wypunktowane”,
z karty „Wypunktowane” wybrać jeden z proponowanych znaków,
jeśli chcemy wybrać inny znak, należy kliknąć przycisk Dostosuj..., a następnie przycisk Znak... i z okna „Symbol” wybrać żądany znak.
W podobny sposób można zmienić znak numerowania. Możliwa jest także m. in. zmiana odległości od znaku wypunktowania do tekstu (np. przez wstawienie tabulatora na linijce).
Znaki końca strony
miękki znak końca strony
wstawiany automatycznie przez program,
w widoku Normalny zaznaczony kropkowaną poziomą linią,
nie da się go zaznaczyć ani usunąć.
twardy znak końca strony (wymuszenie końca strony),
wstawiany przez użytkownika, można go wstawić w taki sam sposób w zwykłym oknie dokumentu lub w oknie podglądu jedną z metod:
Wstaw Znak podziału... zaznaczyć opcję „Podział strony”,
Ctrl+Enter.
po jego wstawieniu miękkie znaki końca strony są dopasowywane od nowa,
daje się zaznaczyć i usunąć,
ze względu na oszczędność pracy zaleca się wstawianie tych znaków pod koniec pracy nad dokumentem.
Zakres poszukiwania fragmentu tekstu
Przy wyszukiwaniu, względnie zamianie fragmentu tekstu, można określić zakres poszukiwania:
Edycja Znajdź... (Edycja Zamień...) - otworzy się okno „Znajdź i zamień”,
jeśli na otwartej karcie widoczny jest przycisk Więcej, należy go kliknąć, aby pokazać więcej elementów, m. in. listę rozwijaną „Szukaj:”,
z listy „Szukaj:” wybrać jedną z możliwości:
W dół - wyszukiwanie tekstu od punktu wstawiania do końca dokumentu,
W górę - wyszukiwanie tekstu od początku dokumentu do punktu wstawiania,
Wszędzie - wyszukiwanie tekstu w całym dokumencie.
Szukanie i zastępowanie formatu
Można wyszukiwać słowa, które są sformatowane w podany sposób, np. pogrubione, niezależnie od tekstu, można także zmieniać formatowanie na inne bez zmiany tekstu. Można też wyszukiwać podane słowa, ale tylko te, które są sformatowane w podany sposób.
Aby wybrać sposób sformatowania tekstu poszukiwanego albo tego, który chcemy wprowadzić, to przy otwartym oknie „Znajdź i zamień” możemy wykorzystać przyciski na pasku narzędzi Formatowanie w oknie „Worda” (wybrany formaty będą wyświetlane pod polem tekstowym z tekstem). Można też wykorzystać przycisk Format w oknie „Znajdź i zamień”, aby rozwinąć podmenu umożliwiające wybór formatu.
Po otwarciu okna „Znajdź i zamień” można też wcisnąć kombinację klawiszy odpowiadającą szukanemu formatowi, np.
Ctrl+Shift+H - szukanie znaków ukrytych.
Przykładowo zastępujemy podkreślenie tekstu „Napis” przez pogrubioną kursywę (Napis zamieniamy na Napis):
Edycja | Zamień ... (lub Ctrl+H) - otwiera się okno „Znajdź i zamień” z otwartą kartą „Zamień”,
w polu „Znajdź” wpisać Napis,
kliknąć przycisk Format i z listy wybrać pozycję Czcionka... (jeśli przycisk Format nie jest widoczny, kliknąć przycisk Więcej) otwiera się okno „Znajdź czcionkę”,
na karcie „Czcionka” rozwinąć listę „Podkreślenie” i zaznaczyć pozycję Pojedyncze,
nacisnąć OK - powrót do okna dialogowego „Znajdź i zamień” - poniżej okna „Znajdź” pojawił się napis „Format: Podkreślenie”,
w polu „Zamień na:” wpisać Napis,
kliknąć przycisk Format i z listy wybrać pozycję Czcionka... - otwiera się okno „Znajdź czcionkę”,
na karcie „Czcionka” rozwinąć listę „Podkreślenie” i zaznaczyć pozycję (brak),
na liście „Styl czcionki” zaznaczyć pozycję Pogrubienie kursywa,
nacisnąć OK - powrót do okna dialogowego „Znajdź i zamień” - - poniżej okna „Zamień na” pojawił się napis „Format: Pogrubienie”,
Zamień wszystko - następuje zmiana formatu tekstu.
Autotekst
Narzędzie Autotekst można wykorzystać do wstawiania często używanego tekstu. Można do Autotekstu dodawać własne pozycje - nie tylko elementy tekstowe, ale też rysunki, liczby, symbole i to łącznie ze sposobem formatowania.
wstawienie tekstu
Wstaw Autotekst wybrać pozycję z menu kaskadowego wybrać wyrażenie,
dodanie elementu do Autotekstu można dokonać następująco:
zaznaczyć tekst do wstawienia,
Wstaw Autotekst Nowy... (Alt+F3) - otwiera się okno „Utwórz pozycję Autotekstu”,
w oknie tekstowym „Podaj nazwę elementu Autotekstu:” wpisać skrót, jaki chcemy przypisać tej tekstowi; ten skrót będzie później wykorzystany do wpisania zaznaczonego na początku tekstu,
nacisnąć OK.
Zabezpieczenie dokumentu
Przez wprowadzenie hasła dokument można zabezpieczyć przed odczytem (przez nie powołane osoby) lub tylko przed zmianami.
zabezpieczenie dokumentu przed odczytem
Narzędzia Opcje... - otwiera się okno „Opcje”,
otworzyć kartę „Zapisywanie”,
wpisać hasło w polu „Hasło ochrony przed otwarciem”, potem wpisać go ponownie,
zapisać dokument na dysku.
zabezpieczenie dokumentu przed zmianami
Narzędzia Opcje... - otwiera się okno „Opcje”,
otworzyć kartę „Zapisywanie”,
wpisać hasło w polu „Hasło ochrony przed zmianami”, potem wpisać go ponownie.
zapisać dokument na dysku.
Po wprowadzeniu hasła łatwo go można zmienić przez wpisanie nowego hasła (nowe hasło zawsze podaje się dwukrotnie) i zapisanie pliku na dysk. Jeśli chcemy usunąć hasło, należy pole na hasło zostawić puste.
Uzyskiwanie pomocy
Pomoc dotyczącą obsługi programu „MS Word” można uzyskać w sposób analogiczny, jak pomoc systemu Windows:
Pomoc Spis treści i indeks,
lub korzystając z Asystenta Pakietu Office:
kliknąć Asystenta, a następnie polecenie Wyświetl pełną listę tematów Pomocy wyświetlane w chmurce Asystenta.
W obu przypadkach otwiera się okno „Tematy pomocy: Microsoft Word” z kartami „Zawartość”, „Indeks” i „Znajdź”
Ćwiczenie:
Wyświetlić informacje o klawiszach skrótu, co będzie przydatne przy edycji dokumentu:
W polu edycyjnym na karcie „Indeks” okna „Tematy pomocy: Microsoft Word” wpisać „klawisze” a następnie z wyświetlonej listy wybrać „klawisze skrótu”, następnie nacisnąć przycisk Wyświetl,
Pojawia się okno „Znalezione tematy” ze szczegółową listą tematów. Z tej listy wybrać np. „Klawisze używane do edycji i przenoszenia tekstu i grafiki”, następnie nacisnąć przycisk Wyświetl.. Pojawia się okno z opisem funkcji poszczególnych klawiszy i kombinacji klawiszy dotyczących wybranego tematu.
Asystent pakietu Office
Uruchomienie - jedna z poniższych metod:
kliknięcie przycisku Asystent pakietu Office (przycisku z pytajnikiem) na pasku Standardowy,
F1,
Pomoc Microsoft Word - Pomoc.
Załączenie chmurki wyświetlanej przez Asystenta (chmurka wyświetla w określonych sytuacjach pomocne wskazówki):
kliknięcie Asystenta.
Po wyświetleniu chmurki przez Asystenta można wybrać z niej interesującą nas pozycję klikając w tę pozycję.
Usunięcie z ekranu chmurki (komunikatu) Asystenta - jedna z poniższych metod:
klawisz Esc,
kliknięcie Asystenta.
Czasami w oknie Asystenta pakietu Office pojawia się żarówka. Kliknięcie jej powoduje wyświetlenie wskazówki dotyczącej aktualnie wykonywanego działania.
Zmiana opcji Asystenta:
Aby zmienić opcje Asystenta należy wykonać następujące czynności:
kliknąć prawym przyciskiem myszy okno Asystenta - pojawia się menu podręczne,
w menu podręcznym kliknąć pozycję Opcje... - otwiera się okno „Asystent pakietu Office” z wybraną kartą „Opcje”,
na karcie „Opcje” zaznaczyć te opcje, które się nam przydadzą w dalszej pracy,
zamknąć okno „Asystent pakietu Office”, naciskając przycisk OK.
Zmiana symbolu Asystenta:
Aby zmienić symbol Asystenta należy wykonać następujące czynności:
kliknąć prawym przyciskiem myszy okno Asystenta - pojawia się menu podręczne,
w menu podręcznym kliknąć pozycję Wybierz Asystenta... - otwiera się okno „Asystent pakietu Office” z wybraną kartą „Galeria”,
na karcie „Galeria” przez klikanie przycisku Dalej i Wstecz wybrać żądany symbol Asystenta,
zamknąć okno „Asystent pakietu Office”, naciskając przycisk OK.
Asystent jest aplikacją dzieloną. Oznacza to, że wszystkie zmiany dokonane w jego opcjach są automatycznie uwzględniane w jego działaniu w pozostałych programach pakietu Office.
Okno Asystenta może mieć 2 różne rozmiary. Zmiany rozmiaru można dokonać w typowy sposób przez przeciąganie krawędzi okna.
- 17 -