PROCEDURA:

SERWIS ŚRODKÓW TRANSPORTU I INFRASTRUKTURY

SPIS TREŚCI	Strona
1. Cel	2
2. Zakres obowiązywania	2
3. Odpowiedzialność	2
4. Definicje	3
5. Opis działań	3
5.1 Zakup środków transportu	3
5.2 Inwestycje	3
5.3 Odbiór techniczny i założenie dokumentacji	4
5.4 Przystosowanie do wymagań firmy oraz przepisów prawnych	4
5.5 Nadzór nad prawidłową eksploatacją (przeglądy, konserwacje)	5
5.6 Okresowa kontrola stanu technicznego	6
5.7 Awarie i szkody	6
5.8 Naprawy i remonty	6
5.9 Weryfikacja planowanych czynności serwisowych	7
6. Dokumenty związane	7
7. Załączniki i zapisy	7

1. CEL

Celem procedury jest utrzymanie w gotowości pojazdów i infrastruktury firmy Mexem Sp. z o. o. Procedura określa zasady i odpowiedzialności związane z nadzorem nad pojazdami, instalacjami, urządzeniami i środkami kontrolno-pomiarowymi.

2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA

Procedura obowiązuje pracowników Działu Technicznego, Kierowców.

3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Zarząd:

• podejmuje decyzje o zakupie środków transportu i inwestycjach,

• zapewnia środki do realizacji zakupów i inwestycji.

Dział Techniczny:

• dokonuje odbioru środków transportu, instalacji i urządzeń,

• zakłada i prowadzi dokumentację eksploatacyjną,

• zapewnia dodatkowe wyposażenie pojazdów,

• nadzoruje prawidłową eksploatację i czynności serwisowe z zachowaniem obowiązujących przepisów prawnych, w tym ochrony środowiska,

• pełni nadzór nad usuwaniem szkód i awarii.

Kierownik Spedycji:

• decyduje o dodatkowym wyposażeniu pojazdów w akcesoria zabezpieczające ładunek (pasy, kątowniki, deski, maty antypoślizgowe i in.).

Pracownicy spedycji,kierowcy,pracownicy działu administracji,wszyscy kierownicy

• zgłasza awarie i usterki do Działu Technicznego,

• określa zapotrzebowanie na części zamienne i materiały eksploatacyjne.

Pracownicy firmy:

-zgłaszają awarie i usterki do Działu Technicznego,

Zewnętrzny dostawca usług:

• eksploatuje, serwisuje powierzone mu urządzenia i instalacje,

• dokonuje okresowej kontroli stanu technicznego,

Kierowcy:

• prowadzą obsługę codzienną środków transportu,

• zgłaszają awarie i usterki do Działu Technicznego,

• odpowiadają utrzymanie czystości pojazdów oraz prawidłową eksploatację.

4. DEFINICJE

Środowisko pracy

warunki, w jakich praca jest wykonywana

5. OPIS DZIAŁAŃ

5.1 Zakup środków transportu

Decyzję o zakupie środków transportu (pojazdu, zabudowy) podejmuje Zarząd. Proces zakupu pojazdów podzielony jest na następujące etapy:

• rozesłanie zapytań ofertowych do dostawców przez Kierownika Działu Technicznego,

• analiza otrzymanych ofert i wybór najkorzystniejszej, odpowiadającej specyfice firmy (Zarząd, Kierownik Działu Technicznego),

• przygotowanie i podpisanie przez Zarząd umowy na zakup oraz dostawę środków transportu z wybranymi dostawcąami

• przyjęcie faktur i przekazanie jej przez Kierownika Działu Technicznego do księgowości w celu realizacji płatności.

Za skompletowanie dokumentacji zakupowej odpowiada Kierownik Działu Technicznego.

5.2 Inwestycje

Decyzję o uruchomieniu procesu inwestycyjnego podejmuje Zarząd, który zatwierdza wykonawcę po przeprowadzeniu akcji ofertowej przez Kierownika Działu Technicznego. Po podpisaniu umowy Kierownik Działu Technicznego pełni nadzór nad jej realizacją.

Kwalifikacja dostawcy usług odbywa się w oparciu o kryteria określone w procedurze „Zakupy”.

5.3 Odbiór techniczny i założenie dokumentacji

5.3.1. Środki transportu

W zakresie odbioru pojazdów Dział Techniczny wykonuje następujące czynności:

• rejestracja nowo zakupionych pojazdów w Wydziale Komunikacji właściwego urzędu,

• odbiór dowodów i tablic rejestracyjnych oraz oznakowań identyfikacyjnych,

• wykonanie czynności odbiorczych pojazdu / zabudowy zgodnie ze specyfikacją
  i podpisanie protokołu odbioru / rozbieżności

• założenie i skompletowanie dokumentacji oddzielnie dla każdego środka transportu :

• protokół przekazania pojazdu,

• karta pojazdu,

• kserokopia dowodu rejestracyjnego,

• kserokopia certyfikatów Euro,

• kserokopia faktury zakupu,

• wyciągi ze świadectw homologacji,

• wprowadzenie danych o nowych pojazdach do komputerowej bazy danych.

Dokumentacja wszystkich środków transportu prowadzona jest przez Dział Techniczny:

• w wersji papierowej - segregatory, teczki,

• w wersji elektronicznej - program komputerowy, bazy danych.

5.3.2. Instalacje i urządzenia

Odbiór prac przez Dział Techniczny następuje zgodnie z dokumentacją i umową. Oryginalna dokumentacja (projekty, protokoły, opisy technologiczne, decyzje i in.) przechowywana jest przez Kierownika Działu Technicznego.

5.4 Przystosowanie do wymagań firmy oraz przepisów prawnych

5.4.1. Środki transportu

Po odebraniu środka transportu Dział Techniczny zleca:

• oznakowanie plandek znakami graficznymi firmy,

• wyposażenie pojazdu w:

• urządzenia GPS (specyfikacja ustalona przez Dział Handlowy),

• środki łączności,

• dodatkowe zabezpieczenia zgodne z konwencją ADR (jeżeli ma zastosowanie),

• środki zabezpieczające ładunek (pasy, narożniki i in.),

• ubezpieczenie środka transportu.

Dział Techniczny przekazuje kierowcy na wyposażenie pojazdu niezbędne dokumenty:

• licencje, certyfikaty,

• dokumenty aktywacyjne telefonu komórkowego i GPS,

• karty paliwowe,

• kartę opłat za autostrady,

• opłaty drogowe krajowe.

5.4.2. Instalacje i urządzenia

Dział Techniczny zapewnia przestrzeganie wymagań prawnych związanych z posiadaniem wymaganych atestów i certyfikatów (zlecanie firmie zewnętrznej) oraz zgłoszeniem do Urzędu Dozoru Technicznego.

5.5 Nadzór nad prawidłową eksploatacją (przeglądy, konserwacje)

5.5.1. Środki transportu

Za bieżącą obsługę techniczną, utrzymanie czystości pojazdów oraz prawidłową eksploatację odpowiadają Kierowcy, zgodnie z zaleceniami Działu Technicznego.

W oparciu o karty drogowe, tarczki tachografów i system GPS Dział Techniczny analizuje technikę jazdy pod kątem zużycia paliwa, wyznacza terminy napraw planowych oraz przeglądów wykorzystując programy komputerowe:

• DELEG (baza danych pojazdów, eksploatacja, rentowność pojazdów),

• SPED (baza danych kierowców).

Za terminowe przeprowadzanie okresowych badań technicznych, przeglądów technicznych, legalizacji tachografów analogowych lub kalibracji tachografów cyfrowych, ważność ubezpieczeń, kart paliwowych odpowiadają Kierowcy, nadzoruje Dział Techniczny.

5.5.2. Instalacje i urządzenia

Terminy konserwacji i przeglądów planowane są na podstawie:

• dokumentacji techniczno-ruchowej / instrukcji obsługi,

• technicznego stanu maszyn, urządzeń i instalacji,

• posiadanych doświadczeń eksploatacyjnych,

• planów eksploatacyjnych.

Firmy zewnętrzne z uprawnieniami, pod nadzorem Kierownika Działu Technicznego eksploatują
i serwisują urządzenia zgodnie z instrukcją „Nadzór nad instalacjami, urządzeniami i środkami kontrolno-pomiarowymi”.

5.6 Okresowa kontrola stanu technicznego

5.6.1. Środki transportu

Dział Techniczny dokonuje kontroli pojazdów wyrywkowej w czasie pobytu na bazie - w zakresie stanu technicznego, ogumienia oraz estetyki i czystości.

5.6.2. Instalacje i urządzenia

Dział Techniczny / Konserwator sprawdza na bieżąco stan urządzeń i instalacji wizualnie oraz poprzez odczyt przyrządów pomiarowych.

5.7 Awarie i szkody

5.7.1. Środki transportu

W przypadku wystąpienia kolizji drogowej, po otrzymaniu informacji od Kierowcy lub Spedytora, Pracownik Działu Technicznego kontaktuje się z Policją oraz służbami ratunkowymi i ustala czynności związane z zabezpieczeniem / utylizacją / przeładunkiem towaru, usunięciem uszkodzonego pojazdu.

Pracownik Działu Technicznego jest odpowiedzialny za likwidację szkody zgodnie z procedurą ubezpieczeniową i opracowanie odpowiedniej dokumentacji.

6.7.2. Instalacje i urządzenia

Każde wystąpienie awarii pracownicy mają obowiązek jak najszybciej zgłosić Pracownikowi Działu Technicznego, który podejmuje działania zmierzające do jej usunięcia.

Dalsze działania zgodnie z:

• procedurą „Gotowość i reagowanie na awarie”,

• instrukcją „Nadzór nad instalacjami, urządzeniami i środkami kontrolno-pomiarowymi”.

5.8 Naprawy i remonty

1. Środki transportu

Planując naprawy samochodów ciężarowych dział techniczny wysyła maila do liderów zespołów listę warsztatów i terminy planowanych napraw.(Również mail do wiadomości kierownika spedycji krajowej lub międzynarodowej)

Lider wskazuje warsztat i orientacyjny termin naprawy dogodny z punktu widzenia wykonywanych transportów.(maksymalnie w ciągu 3 tygodni od daty otrzymania maila).

Na tej podstawie dział techniczny wyznacza termin i warsztat który dokona naprawy lub serwisu.

Gdy kierowca nie dotrzyma terminu techniczni wyznaczą dodatkowy obligatoryjny termin i warsztat.

Orientacyjny koszt oraz termin naprawy wpisany jest do programu delegacyjnego czyli jednocześnie do Spedu.

Każdy zainteresowany może sprawdzić kiedy dany samochód będzie naprawiany wchodząc w Sped zakładka dane /naprawy.

Dział Techniczny pozostaje w kontakcie z przedstawicielem stacji obsługi, a po wykonaniu zleconych prac dokonuje ich odbioru i zatwierdza kosztorys naprawy.

Jeżeli czynności serwisowe nie są wykonane w sposób zadowalający lub wystąpi konieczność powtórnej naprawy w okresie gwarancyjnym Dział Techniczny zgłasza reklamację. Po skutecznej naprawie przekazuje środek transportu do eksploatacji Kierowcy, powiadamiając Dział Spedycji.

Analiza wykonanych czynności serwisowych oraz reklamacji jest podstawą do okresowej oceny podwykonawcy przez Dział Techniczny.

5.8.2. Instalacje i urządzenia

Zakres i częstotliwość prac remontowych wynika z dokumentacji techniczno-ruchowej. Harmonogram planowanych remontów, będący załącznikiem do instrukcji „Nadzór nad instalacjami, urządzeniami i środkami kontrolno-pomiarowymi” zatwierdza Kierownik Działu Technicznego.

Remonty wykonywane są przez autoryzowane serwisy producentów maszyn i innych zewnętrznych dostawców usług serwisowych. Kontroli jakości po remoncie lub naprawie dokonuje Kierownik Działu Technicznego.

5.9 Weryfikacja planowanych czynności serwisowych

W oparciu o dokumentację serwisową Dział Techniczny prowadzi historie napraw poszczególnych środków transportu oraz instalacji i urządzeń (Zeszyt).Program komputerowy deleg .

6. DOKUMENTY ZWIĄZANE

1. Procedura „Dokumenty i zapisy”

2. Procedura „Gotowość i reagowanie na awarie”

3. Instrukcja „Nadzór nad instalacjami, urządzeniami i środkami kontrolno-pomiarowymi”

7. ZAŁĄCZNIKI I ZAPISY

1. Dokumenty pojazdu

2. Karta drogowa

3. Analizy, rejestry i zestawienia eksploatacyjne pojazdów

4. Dokumentacja serwisowa budynków, instalacji i urządzeń

5. Zgłoszenie szkody

6. Protokół szkody

	PROCEDURA OPERACYJNA	Rozdział: PO	Wersja 02
				Numer: PO-ST-02
		Serwis środków transportu i infrastruktur	Data: 18.08.2008	Strona 1 z 3

	Imię/Nazwisko	Data	Podpis
Opracował:
Sprawdził:
Zatwierdził:

	PROCEDURA OPERACYJNA	Rozdział: PO	Wersja 02
				Numer: PO-ST-02
		Serwis środków transportu i infrastruktury	Data: 18.08.2008	Strona 8 z 9

	Imię/Nazwisko	Data	Podpis
Opracował:
Sprawdził:
Zatwierdził:

ROZDZIELNIK
oryginał
kopia nr 1
kopia nr 2
kopia nr 3

---