8476758631

344 DONIESIENIA. KOMUNIKATY

—    polega na imporcie rekordów w formacie MARC z systemu bibliotecznego DataTrek, użytkowanego przez Bibliotekę Amerykańską, która — jak powiedziano wyżej — przekazała Bibliotece OSA większą część swoich zbiorów.

Przy wykorzystaniu pierwszego źródła rozpoczynamy od alfabetycznego i chronologicznego posegregowania opracowanej grupy książek. Czytnik CD-ROM przy stanowisku katalogowania umożliwia korzystanie tylko z jednego dysku, tak więc wstępny podział opracowywanych książek znacznie usprawnia procedurę wyszukiwania rekordów. Obie użytkowane przez Bibliotekę bazy OCLC składają się z dwóch dysków optycznych. Rekordy znajdujące się na nich uszeregowane są alfabetycznie według tytułów. Dysk pierwszy zawiera rekordy bibliograficzne książek, których tytuły zaczynają się na litery A-Kt, drugi — Ku-Z. Przy wyszukiwaniu rekordów w systemie CAT CD450 wykorzystujemy najczęściej numer kontrolny Biblioteki Kongresu (LCCN), który znajduje się w większości amerykańskich książek. Po wyświetleniu na ekranie komputera poszukiwanego opisu bibliograficznego w formacie OCLCMARC sprawdzamy pola: 245 (tytuł i podtytuł), pole 100 (nazwa autora), 260 (wydawca, miejsce i rok wydania) oraz 020 (ISBN). Następnie wprowadzamy do opisu pole 092, w którym umieszczamy sygnaturę książki — w Bibliotece OSA jest to symbol Klasyfikacji Dziesiętnej Dewey*a uzupełniony trzema pierwszymi literami nazwiska autora bądź tytułu książki. Zdecydowana większość rekordów bibliograficznych w bazach OCLC zawiera symbole Klasyfikacji Dziesiętnej Dewey’a i Biblioteki Kongresu, co bardzo ułatwia pracę przy katalogowaniu nowych książek oraz umożliwia ewentualne poprawki sygnatur nadanych wcześniej. Nie zawsze możliwe jest znalezienie rekordu bibliograficznego dokładnie odpowiadającego opracowywanej książce. Często zdarza się, że w bazie znajduje się rekord opisu wydania książki innego niż znajdujące się w bibliotece. Wówczas należy rekord zmodyfikować, usunąć niewłaściwe elementy opisu i wpisać prawidłowe dane.

Jeżeli wszystkie wymienione pola formatu zawierają informacje odpowiadające danym zawartym w książce, zatwierdza się poprawność rekordu i zapisuje go w pliku lokalnym. Zatwierdzając rekord, system sprawdza poprawność sporządzonego opisu. Jeżeli zostaną dostrzeżone błędy w rekordzie w formacie OCLCMARC (np. nieprawidłowo wpisany wskaźnik lub jego brak czy niewłaściwie wprowadzone podpole), system sygnalizuje błędy w zapisie i rekord nie jest zatwierdzony, dopóki nie zostanie naniesiona poprawka. Oczywiście, system nie jest w stanie dostrzec błędów w zawartości opisu, np. niepoprawnie wpisanego tytułu, nazwiska autora czy daty wydania oraz nieprawidłowo zapisanych w formacie OCLCMARC danych przejętych z opisywanej książki.

Wszystkie zatwierdzone rekordy zapisywane są w pliku lokalnym, gdzie oznacza się je jako gotowe do eksportu i przenosi do dowolnie nazwanego pliku umieszczonego w sieci. W następnej kolejności przeładowuje się rekordy do systemu Micro-VTLS, gdzie do każdego opisu dodawany jest numer kodu kreskowego książki oraz ewentualnie uwagi: numer tomu w przypadku książek wielotomowych, numer egzemplarza (jeżeli biblioteka posiada więcej niż jeden egzemplarz) lub informację o lokalizaqi książki w bibliotece (np. w księgozbiorze podręcznym). W Bibliotece OSA retrokonwersja opisów 50 książek trwa przeciętnie 5—6 godzin, na co składa się:

—    2—10 min. — sprawdzenie, modyfikacja i weryfikacja jednego rekordu opisu bibliograficznego w systemie CAT CD450;

—    20 min. — eksport grupy rekordów z systemu CAT CD450 i przeładowanie ich do Micro-VTLS;

—    5 min. — wyszukanie jednego pojedynczego opisu w systemie Micro-VTLS, dodanie numeru kodu kreskowego książki i ewentualnie dodatkowych informacji oraz powtórne sprawdzenie poprawności opisu.

W bazach OCLC zapisanych na dyskach optycznych udało się znaleźć prawie wszystkie potrzebne bibliotece rekordy bibliograficzne (tylko dla ok. 1% pozycji katalogowych nie było odpowiedników na dyskach, nie wliczając opisów polskich książek).

Retrokonwersja polegająca na imporcie rekordów bibliograficznych ze zintegrowanego systemu bibliotecznego DataTrek wymaga nieco odmiennych działań. Rekordy biblioteczne całego zbioru The American Center Library zapisano w formacie MARC na dyskietkach i następnie przeładowano do systemu Micro-VTLS. W rezultacie do systemu Micro-VTLS trafiło więcej