274844912

oddzielnych „modułach”). O zgodności z przepisami prawa decydować będzie funkcjonalność systemów teleinformatycznych, a nie ich architektura. Ta ostatnia może się zmieniać w czasie w zależności od stosowanej technologii, tak aby zapewnić skuteczną realizację wymagań funkcjonalnych. Przewiduje to także omawiane rozporządzenie w §4.2, w którym nie ustala szczegółowych procedur przechowywania dokumentów elektronicznych ale tylko nakazuje opracowanie takich procedur „z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii”. W ten sposób procedury mogą być właściwe dla aktualnie stosowanej technologii, a rozporządzenie nie będzie musiało być często zmieniane, aby za zmianami technologicznymi nadążyć.

Osobnego omówienia wymaga §20 rozporządzenia. To druga „furtka” pozostawiona przez MSWiA dla podmiotów stosujących dokumenty elektroniczne. Jest ona pozostawiona dla podmiotów które „wyprodukują” dokumenty elektroniczne będące materiałami archiwalnymi, ale będą to materiały, których przekazywanie do archiwum państwowego jako zbioru dokumentów zgrupowanego w akta spraw nie miałoby sensu (np. wyspecjalizowane zbiory danych, zbiory nagrań, zbiory filmów). Stąd umożliwienie przekazania takich materiałów w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego.

Bardzo ważne wymaganie opisano w §21.2. Otóż do czasu uzyskania potwierdzenia od archiwum państwowego jest obowiązek przechowywania przekazanych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi. Wymaganie to pozostaje w związku z §6 pkt 13d rozporządzenia, który mówi, że system informatyczny za pomocą którego prowadzi się postępowanie z dokumentami elektronicznymi oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych. To jak się wydaje „dziwne” wymaganie jest bardzo ważne dla postępowania z dokumentami elektronicznymi. Otóż może się okazać, że przekazane do archiwum państwowego materiały archiwalne nie mogę być przyjęte. Przyczyn może być wiele (np. niepoprawna struktura metadanych, wykryte złośliwe oprogramowanie, ilość dokumentów zgłaszanych w spisie zdawczo-odbiorczym niezgodna z ilością przekazaną w paczce archiwalnej, niezgodna suma kontrolna paczki archiwalnej znajdującej się na przekazanym nośniku z sumą kontrolną przekazaną w drodze teletransmisji²⁸). W takim przypadku trudno zgodzić się na niszczenie źródła danych. Aby dany podmiot który przekazał dokumentu elektroniczne do archiwum państwowego²⁹ mógł je potem usunąć z własnego systemu (albo zabezpieczyć się przed powtórnym ich przekazaniem) musi mocje odróżniać od innych dokumentów.

Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych podmioty i przedmiot rozporządzenia

Zakres podmiotowy rozporządzenia jest nieco inny i niż pozostałych dwóch omawianych tu rozporządzeń. Z listy podmiotów publicznych objętych rozporządzeniem wyłączone są instytucje wymienione w §5 ust.3 ustawy archiwalnej (Prezydent, Sejm, Senat, Rada Ministrów, organy i jednostki podległe MON, ABW, AW, CBA, IPN).

Zakres przedmiotowy rozporządzenia ogranicza się do jedynie do nośników danych na których przekazuje się dane do archiwów państwowych.

²⁸ To jedna z funkcjonalności prototypu systemu informaty cznego do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych - więcej o tym przedsięwzięciu tutaj: http://archiwa.gov.pl/7CIDA=776 ²‘' Niestety, nie dla wszystkich jest jasne, że przekazanie dokumentu elektronicznego z podmiotu X do Y nie oznacza, że odtąd nie ma tego dokumentu w podmiocie X. A przypadku dokumentu elektronicznego ma to właśnie miejsce. Dlatego wprowadzono wymaganie ..oznaczania".

14