274844919

automatycznie przez system, niektóre dokumenty mogą mieć dodatkowy opis, część będzie pozostawała w relacji z innymi dokumentami itd.)

Jeśli więc dany podmiot już wytworzył i przypisał metadane do dokumentów elektronicznych to i tak można je będzie automatycznie wyodrębnić.

Dość często pojawiają się pytania dlaczego po prostu nie ograniczono rozporządzenia do 7 elementów bezwzględnie obowiązujących, tylko jest ono poszerzone o elementy niezbędne „warunkowo”? Wydaje się, że z punktu widzenia archiwisty odpowiedź jest jednoznaczna: jeśli napracowano się aby wytworzyć jakąś informację, która może pomóc w późniejszym odnajdywaniu dokumentów to szkoda byłoby aby była ona stracona. Dlaczego więc np. elementy <relacja>, <jezyk> czy <opis> nie są po prostu bezwzględnie obowiązkowe? To z kolei wynika z bardzo prostego powodu: teoretycznie mogą wszak istnieć dokumenty elektroniczne nie pozostające w żadnej relacji do innych dokumentów, nie posiadające opisu itd.

Oddzielnej wzmianki wymaga element „grupowanie” który nie jest elementem bezwzględnie obowiązkowym” (może się zdarzyć że dokument elektroniczny został zaewidencjonowany ale nie został przyporządkowany do żadnej grupy dokumentów) ale już przy przekazywaniu do archiwum państwowego podanie przynależności do jakiejkolwiek grupy dokumentów jest obowiązkowe. Takie rozwiązanie jest jak najbardziej logiczne ponieważ:

•    nie wszystkie dokumenty elektroniczne podlegają przekazaniu do archiwów państwowych,

•    jeśli jakieś dokumenty nie byłyby pogrupowane w ostateczności zawsze można stworzyć grupę „varia”.

Wypracowana praktyka przekazywania do archiwów państwowych

Na przełomie roku 2006 i 2007 trzy urzędy (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych³⁸) posiadające i stosujące do załatwiania spraw systemy obiegu dokumentów przygotowały eksport danych z tych systemów w układzie zgodnym z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519. Testy zostały przeprowadzone w oparciu o gotowy prototyp systemu informatycznego przygotowany do przyjęcia tych danych³⁹. Co ciekawe każdy z urzędów biorących udział w eksperymencie wykorzystuje do zarządzania obiegiem dokumentów oprogramowanie innego producenta. Udało się jednak wyprodukować tzw. „paczki archiwalne” o strukturze określonej w rozporządzeniu MSWiA.

Zgodnie z rozporządzeniem paczka archiwalna to nieskompresowany plik zawierający trzy foldery. Do testów przygotowano pliki *.tar. Na ekranie komputera struktura paczki archiwalnej wygląda tak:

³⁷    zgodnie z rozporządzeniem o niezbędnych elementach struktury

³⁸    Tu należy wyjaśnić że ND AP jest małym urzędem i znakomicie radzi sobie na papierze - jednak obecność urzędu w testach jest bardzo ważna ze względu na to iż pełni on kluczową rolę w spraw ach zw iązanych z archiwizacją dokumentów.

³⁹    Realizuje Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa na podstaw ie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki)

20