5409391507

Zarządzanie czasem w projektach organizacji pozarządowej - podsumowanie badań 79

rozpoczęcia działania oraz czas jego trwania. Zapis taki umożliwia zastosowanie zarówno kalkulacji w przód, jak i wstecz, co ostatecznie pozwoli na wyznaczenie zapasów czasu na działaniach niekrytycznych oraz wskazanie działań należących do ścieżki krytycznej. Poszczególne parametry liczone są zgodnie z algorytmem kalkulacji w przód i wstecz.

Jednocześnie zaleca się, w przypadku więcej niż jednego działania rozpoczynającego i kończącego projekt, stosowanie zadań fikcyjnych „START” oraz „KONIEC”. Zaleca się również wprowadzenie kamieni milowych, jako punktów kontrolnych po zakończeniu realizacji każdej z proponowanych kategorii działań projektowych, tj. działań przygotowawczych, realizacyjnych i podsumowujących. W przypadku projektów złożonych, w działaniach realizacyjnych możliwe jest wprowadzenie więcej niż jednego kamienia milowego, dzieląc tym samym projekt na większą liczbę faz. Pozwoli to na kontrolę przebiegu projektu, wczesne wykrywanie nieprawidłowości i wprowadzanie zmian.

Na bazie analizy dokumentacji projektowej proponuje się, aby podstawą tworzenia harmonogramu projektu była wyznaczona ścieżka krytyczna, wraz z przydzieleniem zasobów do poszczególnych działań. Jego graficzna interpretacja, np. w postaci wykresu paskowego, pozwoli na wizualizację całego projektu oraz poszczególnych jego działań, co ułatwi monitorowanie oraz umożliwi wcześniejszą reakcję na ewentualne odchylenia od planu.

Zaangażowanie zespołu w zarządzanie czasem wymaga przygotowania go w zakresie zagadnień dotyczących wdrażanych technik i metod. Zaleca się przeprowadzenie szkolenia kluczowych osób z wybranych technik i metod zarządzania projektami, co zmniejszy ryzyko powstania oporu przed zmianą oraz uświadomi istotę wdrażanej metody zarządzania czasem. Zaleca się również na etapie tworzenia listy działań zastosowanie metod wspomagających kreatywne myślenie, które umożliwią przydzielenie działań do poszczególnych kategorii.

Wdrożenie zaproponowanej metody zarządzania czasem w przyszłości może zostać zastąpione metodą łańcucha krytycznego. Choć jest ona stosunkowo trudna i czasochłonna, to po zdobyciu doświadczenia w opracowywaniu i analizie ścieżki krytycznej organizacja może wdrożyć ją, co pozwoli na redukcję czasu trwania projektu, a ostatecznie na wzrost liczby realizowanych przedsięwzięć.

Opracowane zalecenia stanowią propozycję działań, pozwalających na poprawę efektywności prowadzonych projektów w przyszłości, poprzez dostosowanie naukowego podejścia zarządzania czasem do specyfiki prowadzonych projektów.

6.5. Podsumowanie

Wdrożenie post factum technik i metod zarządzania czasem projektu w analizowanym projekcie ukazało możliwość jego wcześniejszego zakończenia w stosunku do rzeczywistego czasu jego trwania. Analiza ścieżki krytycznej wyznaczyła możliwą długość całego projektu równą 249 dni, natomiast w rzeczywistości projekt został zaplanowany na 271 dni. Taki wynik badań umożliwia przyjęcie dwóch hipotez dotyczących realizowanego projektu. Pierwsza odnosi się do zbyt optymistycznych oszacowań czasu, które mogą zniekształcać obraz ścieżki krytycznej. Istotą szacowania czasów działań w projektach jest bazowanie na zdobyty m doświadczeniu i dążenie do jak najbardziej realistycznych oszacowań.