5409391512

Wybrane narzędzia wspomagające zarządzanie projektami w organizacjach pozarządowych 87

funkcjami zarządzania i zadaniami menedżera. Kontrolowanie jest niezbędne, aby projekt zakończył się sukcesem. Kierownik powinien nie tylko nadzorować swoich podwładnych, ale także motywować ich.

W organizacjach pozarządowych, w których często pracują wolontariusze ciężko jest o stale miejsce i godziny spotkań zespołu projektowego. Tutaj pojawia się problem komunikacji w zespole projektowym. Użytecznym narzędziem dostępnym online na zasadzie opensource jest Trello (http://trello.com). Jest to aplikacja stworzona do zarządzania zadaniami. Opiera się ona na paradygmacie Kanban stworzonym w Japonii, w firmie Toyota, należącym do technik Agile. Narzędzie to posiada w iele przydatnych funkcji i może służyć nie tylko do komunikacji w zespole, ale także do nadzorow ania prac projektowych. Po stworzeniu „Tablicy” projektu można przypinać do niej poszczególne „Karteczki” z zadaniami. Przy każdym zadaniu można ustalić termin jego realizacji oraz jego priorytet. Jako aplikacja online Trello współpracuje z większością przeglądarek. Ponadto istnieje także wersja dostępna dla smartfonów co niezwykle ułatwia prace zespołu projektowego. Nie jest to jednak oprogramowanie idealne, może stanowić jedynie pomoc w zarządzaniu zespołem dla menedżera projektu.

Innym użytecznym narzędziem na etapie realizacji prac projektowych może być wspomniany wcześniej GanttProject. Sam wykres Gantta jest niezwykle użyteczny do monitorow ania prac projektowych. Pokazuje on w jasny sposób, kiedy powinny zostać wykonane określone zadania, co pozwala menedżerowi projektu podjąć odpowiednie kroki w odpow iednim czasie. Ponadto wykres Gantta umożliwia analizę ścieżki krytycznej. Jest to niezwykle istotne w przypadku planowania złożonych projektów i zarządzania nimi. Główną korzyścią wynikającą z jego zastosowania jest możliwość zidentyfikowania zadań, które muszą być wykonane w terminie oraz określonej kolejności, tak żeby cały projekt został zrealizowany.

Największym wyzwaniem stojącym przed kierownikiem zespołu projektowego w organizacji pozarządowej jest motywacja i utrzymanie członków zespołu. Jest to szczególnie trudne ze względu na ograniczone zasoby - głównie finansowe, a co za tym idzie także kadrowe. Dlatego też głównym zadaniem kierow nika zespołu projektowego, nie tylko w organizacjach pozarządowych, jest kształtowanie relacji w zespole. Kierownik projektu powinien opierać relacje w zespole na wspólnych wartościach, takich jak: odpowiedzialność, kreatyw ność, samoorganizacja zespołu oraz zorientowanie na cel projektu. W utrzymywaniu wysokiej wydajności i motywowaniu zespołu do wspólnej pracy pomaga odnoszenie się do wizji projektu oraz jego najw ażniejszego celu. W motywow aniu istotne jest także pokazywanie indywidualnych korzyści wynikających z osiągnięcia celów projektu. Zgrany i dobrze zorganizowany zespól często decyduje o sukcesie lub porażce zespołu [D. Ciechan 2016, s. 12 i nast.].

Zamknięcie projektu

Ostatnim etapem jest zamknięcie projektu. Podobnie jak w przypadku definiowania projektu w fazie jego zamknięcia należy sporządzić dokument zamykający projekt. Powinien on zawierać między innymi takie informacje jak: tytuł projektu, faktyczną datę zakończenia, powód zamknięcia projektu (zazwyczaj jest to zrealizowanie wszystkich prac projektowych), skutki realizacji projektu