604226143

archiwum historycznego jako archiwum o zasobie stałym i zamkniętym (archiwum zamknięte), nie przyjmującym dokumentacji z archiwów bieżących. U nas takim archiwum jest Archiwum Główne Akt Dawnych; za wschodnią granicą Polski podobne archiwa nazywają się wprost archiwami historycznymi (np. Litewskie Historyczne Archiwum Państwowe w Wilnie). Granicą jest w tych przypadkach koniec I wojny światowej. Dokumentacja młodsza trafia do archiwów otwartych, dla których funkcjonuje nazwa archiwum administracyjne ze względu na silne powiązania z administracją państwową. Takie archiwa administracyjne mają również zasób stały. W Polsce należą do tej grupy wszystkie archiwa państwowe poza Archiwum Głównym Akt Dawnych. Bohdan Ryszewski wprowadził wreszcie trzecie pojęcie terminu archiwum historyczne mianowicie jako zasób archiwum dawniej wyodrębnionego instytucjonalnie bądź funkcjonalnie, które uległo następnie likwidacji, a którego zasób wszedł następnie w skład zasobu innego archiwum. W takim rozumieniu Archiwum Warszawskie Radziwiłłów czy Archiwum Koronne Warszawskie będą właśnie archiwami historycznymi. Jest to jednak odosobniona propozycja.

Obok archiwów historycznych piszę w tej książce najczęściej o archiwach bieżących, które już właściwie parokrotnie definiowałem. Dla przypomnienia i uporządkowania podam tylko, że archiwum bieżące to takie archiwum, które przechowuje swój zasób przez pewien czas, po czym albo dokumentację niszczy, albo przekazuje do archiwum historycznego.

Zespół archiwalny

Zespół archiwalny należy do terminów, których również nie sposób było uniknąć już wcześniej w tej książce. Należy on do terminów naprawdę podstawowych dla archiwistyki. Naczelną zasadą porządku zasobu archiwalnego jest bowiem jego podział na zespoły archiwalne. Inaczej niż w bibliotekach, aby coś znaleźć w archiwum nie pytamy o autora czy tytuł poszczególnego obiektu, ale najpierw o to, w jakim zespole archiwalnym on się znajduje. Kiedy przyjdziemy do archiwum, najpierw otrzymamy spis zespołów archiwalnych przechowywanych w tymże archiwum. Co to więc jest zespół archiwalny? Jest to zarchiwizowana całość materiałów archiwalnych pochodzących od jednego ustrojowo odrębnego twórcy. Kluczowy jest ów twórca: urząd, instytucja, organizacja w rozumieniu nauk o zarządzaniu, jednostka organizacyjna w rozumieniu prawa administracyjnego, osoba prawna lub osoba fizyczna.

Od jednego twórcy pochodzi jeden zespół archiwalny. Stąd mowa o całości. Mogą bowiem zdarzyć się przypadku, gdy materiały jednego twórcy przechowują dwa lub więcej archiwów. Czy mamy wówczas do czynienia z kilkoma zespołami archiwalnymi? Z naukowego i informacyjnego punktu widzenia mamy do czynienia z jednym zespołem archiwalnym, tyle że rozbitym pomiędzy różne archiwa. Zespół taki można scalić, co jednak nie zawsze jest proste z przyczyn pozaarchiwalnych albo też ze względu na powoływanie się na historyczność zasobu danego archiwum. Ktoś bowiem musi na scaleniu stracić. W każdym bądź razie należy scalić zespół idealnie (w jednej pomocy archiwalnej), jeśli realnie jest to niemożliwe lub niewskazane. W praktyce archiwa nadają tym cząstkom rozbitego zespołu w ramach swego zasobu odrębne numery i w trakcie zarządzania zasobem swego archiwum (np. planowania powierzchni magazynowej czy dla celów statystycznych) traktują każdą z cząstek jak oddzielny zespół. Nie ma w tym nic złego, póki nie zniknie świadomość, że w rzeczywistości nie są to jednak odrębne zespoły.

19