9487209144

lanych form świadczeń oraz ich wysokości), jego sytuacji rodzinnej, zawodowej oraz zmian w jego życiu.

Dokumenty urzędowe to materiały o formalnym charakterze np. sprawozdania, wypełniony formularz, opinie, pisma.

Dużo danych jest „produkowanych” przy realizacji projektów (np. finansowanych z funduszy Unii Europejskiej), które powinny być wykorzystane np. w badaniach ewaluacyjnych. Są to głównie dane o sytuacji społeczno-demograficznej uczestników, tj. wiek, status na rynku pracy, miejsce zamieszkania oraz dane na temat ich uczestnictwa w zajęciach i innych formach aktywizacji (liczba dni szkoleniowych, liczba nieobecności, udział w zajęciach dodatkowych, spotkaniach z psychologiem, wartości świadczeń otrzymywanych w czasie projektu, itp.). Często dysponujemy również diagnozą sytuacji uczestnika przed rozpoczęciem projektu (na podstawie rozmów z psychologiem, pracownikiem socjalnym lub doradcą zawodowym), która aby mogła być wykorzystana w procesie ewaluacji powinna być sporządzona w formie pisemnej, np. jako notatka lub wpis do wywiadu środowiskowego. Inne dokumenty, które są gromadzone w trakcie realizacji projektu to dane o wydatkach na realizację projektu, czyli użytych zasobach (koszty wynagrodzeń personelu, wynajmu pomieszczeń na szkolenia, doradztwa, innych usług, koszty świadczeń dla uczestników projektu). Zasoby mogą być również przedstawiane jako wkład pracy wolontariuszy, zasoby materialne (własne pomieszczenia).

W tej grupie dokumentów znajdują się również wszelkiego rodzaju sprawozdania, które mają mniej lub bardziej ustrukturyzowaną formę. Każda instytucja pomocy społecznej ma obowiązek sporządzania sprawozdań ze swojej działalności5. Możemy wyróżnić tu dwojakiego rodzaju sprawozdania: jedne to przekazywane za pomocą systemu informatycznego do wojewody, a drugie to przedstawiane na posiedzeniu rady gminy, powiatu, samorządu województwa. Te pierwsze mają bardziej ustrukturyzowaną formę, tj. określone dane, które należy przekazać w odpowiednich kategoriach, a sprawozdania drugiego rodzaju, choć zawierają podobne informacje mają różne formy: czasami są to prezentacje dotyczące problemów wraz z danymi na temat świadczeń i rozwiązań podjętych w celu niwelowania tych problemów lub są to dokumenty pisane, w których opisowo ujmuje się podstawowe dane na temat działalności danej instytucji. Należą do nich zarówno dane na temat klientów przedstawiane ujęciu zbiorczym, czyli np. liczba rodzin korzystająca z pomocy społecznej z powodu ubóstwa, bezrobocia itd., jak również dane o liczbie zatrudnionych pracowników (na poszczególnych stanowiskach), wydatkach instytucji na świadczenia dla klientów, na wynagrodzenia dla pracowników, związane z innymi opłatami (choć najczęściej wydatki i przychody są ujmowane w poszczególnych kategoriach budżetowych).

Do tego rodzaju źródeł informacji zaliczyć należy również wszelkiego rodzaju programy i projekty, a także dokumenty o charakterze strategicznym, czyli np. strategie rozwiązywania

5    Obowiązek sprawozdawczości z zadań realizowanych w pomocy społecznej nakłada na gminy (art. 17. ust.l,

pkt 17), powiaty (art. 19, pkt 19), samorząd województwa (art. 21, pkt 7) oraz wojewodę (art. 22, pkt 12) ustawa o pomocy społecznej z dn. 12 marca 2004 r. (Dz. U. z 2004 nr 64, poz. 593 z późn. zm.).