1. Czym są i czemu służą negocjacje

Negocjacje są współcześnie najbardziej powszechnym narzędziem rozwiązywania konfliktów, sporów i najróżniejszych problemów w handlu, dyplomacji, w przedsiębiorstwie a także w rodzinie.

Negocjacje - to proces komunikowania się stron, gdy oczekują one, że porozumienie przyniesie im większe korzyści niż działania bez porozumienia.

We współczesnych definicjach negocjacji podkreśla się, że są:

• przemyślaną interakcją dwóch lub więcej skomplikowanych jednostek społecznych, za pomocą, której próbują zdefiniować lub redefiniować warunki wzajemnej zależności;

• podstawowym sposobem uzyskania od innych tego, czego chcemy;

• procesem składania ofert i kontrofert, ustępstw i kompromisów, dzięki którym strony osiągną punkt, uważany przez nie za najlepszy, jaki można osiągnąć;

• procesem, w którym przeciwstawne stanowiska łączone są we wspólną decyzję.

Do negocjacji przystępują strony, których interesy są sprzeczne, ale w jakimś zakresie są również wspólne.

Celem negocjacji powinno być porozumienie, nie zaś odniesienie absolutnego zwycięstwa.

W konkretnej sytuacji negocjacje zwykle polegają na:

• prezentacji przez jednego partnera swoich żądań lub propozycji

• ocenianiu ich przez drugiego partnera, po czym następuje

• wyrażenie zgody lub wysunięcie innej propozycji.

Negocjowanie jest procesem skomplikowanym, niekiedy bardzo czasochłonnym, a prawie zawsze wzbudzającym głębokie emocje.

TYPY NEGOCJACJI (ze względu na styl prowadzenia rozmów):

• miękkie (kooperacyjne) - polubowne, kompromisowe rozwiązanie problemów, uczestnicy unikają osobistym napięć pomiędzy stronami

• twarde (rywalizacyjne) - przypominają walkę o zwycięstwo dwóch przeciwników, agresywny atak stron, stosowanie gróźb, ustępstw i twarda obrona własnego stanowiska

• rzeczowe (Harwardzki Projekt Negocjacyjny) - zgodnie z następującymi zasadami: oddziel ludzi od problemu, skoncentruj się na rzeczywistych interesach, a nie na stanowiskach, opracuj wiele różnych propozycji, nalegaj na ustalenie obiektywnych kryteriów oceny osiągniętego porozumienia.

W związku z postępującą globalizacją oraz rozwojem technik informatycznych zmianie ulega również zakres oraz funkcje negocjacji. Zwiększa się przestrzeń negocjacji (nowe warunki współpracy pomiędzy podmiotami), stosowane są nowe narzędzia negocjacji (internet, videokonferencje), w dużych organizacjach ma miejsce instytucjonalizacja procesów negocjacyjnych.

2. Kiedy podejmować negocjacje

Negocjacje niezależnie od tego czego dotyczą przebiegają według podobnych zasad i technik. W szczególności należy zwrócić uwagę na negocjacje handlowe, z bankiem oraz pomiędzy pracownikami a kierownictwem przedsiębiorstwa.

NEGOCJACJE HANDLOWE - przedmiotem tych negocjacji mogą być: cena produktu lub usługi, jakość, terminy dostaw, gwarancje, opakowanie, transport, warunki płatności, usługi serwisowe i inne.

NEGOCJACJE Z BANKIEM - przedmiotem tych negocjacji są warunki udzielenia kredytu bankowego lub zakupu innych produktów bankowych. Banki są skłonne negocjować warunki z dużymi, znanymi firmami, ze stałymi klientami banku.

NEGOCJACJE POMIĘDZY PRACOWNIKAMI A KIEROWNICTWEM PRZEDSIĘBIORSTWA - przedmiotem tych negocjacji są problemy płacowe, warunki pracy, zaistniałe w firmie konflikty. Jest to szczególny rodzaj negocjacji wewnątrzorganizacyjnych, na przebieg, których wpływ ma wiele czynników wewnętrznych.

Innym typem negocjacji są negocjacje międzykulturowe z cudzoziemcami. Skuteczne ich prowadzenie wymaga wiedzy o danym kraju, jego kulturze, zwyczajach. Znaczenie tutaj mają również różnice językowe.

3. Trudne sytuacje negocjacyjne

Techniki przełamywania impasu:

• zmiana składu negocjacyjnego,

• wprowadzenie mediatora

• ponowne przedstawienie rozwiązań

• wspólne badanie alternatyw i ich skutków dla obu stron, jeśli impas nie zostanie przerwany

• czynienie małych ustępstw

• przełożenie negocjacji

Co robić, gdy do głosu dochodzą emocje

• nie reaguj

• nie spieraj się - przejdź na ich stronę

• nie odrzucaj - przekształć

• nie naciskaj

• nie eskaluj - użyj siły, aby uczyć

ZASTOSUJ SIŁĘ ARGUMENTÓW, ABY ZMUSIĆ ICH DO MYŚLENIA, A NIE KLĘKANIA

Manipulacje psychologiczne:

• wojna psychologiczna

• wojna pozycyjna

• działania ingracjacyjne

• zachowania makiawelistyczne (wyrachowanie, lekceważenie interesów innych ludzi)

Co zrobić gdy spada dynamika negocjacji - podsumować dotychczasowe ustalenia, wyjaśnić po raz kolejny punkt widzenia, przejście do tematów neutralnych, cisza aby zmusić drugą stronę do mówienia, przerwa

WSKAZÓWKI:

• Nigdy nie należy akceptować pierwszej oferty

• Należy okazywać zaskoczenie

• Zasada Pareto - 80 % ustępstw następuje w 20 % czasu poświęconego na negocjacje

• Nie zdradzajmy naszych nieprzekraczalnych terminów

• Eskalacja żądań następuje pod koniec negocjacji

• Negocjacje przegrywa ten, który pierwszy poszedł na ustępstwo

• Ustępuj powoli (kilka ustępstw daje drugiej stronie satysfakcję)

4. Erystyka - sztuka prowadzenia sporów

Umiejętności wymagane od negocjatora:

• umiejętność komunikowania się (pierwsze wrażenie, aktywne słuchanie, zadawanie pytań, mowa ciała, siła przekonywania)

• umiejętność zachowań asertywnych

• kreatywność

• koncentracja na rzeczowych interesach

• elastyczność

• trzymanie się faktów i unikanie przesady.

ETAPY NEGOCJACJI:

1. Przygotowanie negocjacji: ustalenie celu, poznanie drugiej strony, poznanie osób z zespołu negocjacyjnego drugiej strony, ustalenie alternatyw istniejących dla konkretnej sytuacji, ustalenie przestrzeni negocjacyjnej, opracowanie scenariuszy: optymistycznego i pesymistycznego, kalkulacja wartości, sformułowanie listy argumentów przy pomocy, których będziemy starali się przekonać partnera

2. Dobór zespołu negocjacyjnego: role merytoryczno - formalne (kierownik, asystent, spiker, analityk danych, obserwator, role taktyczno - manipulacyjne (fajtłapa, miły gość, wredny gość, wesołek, dyżurny do picia; role eksperckie (prawnik, finansista, inżynier, tłumacz)

3. Początek negocjacji

4. Prezentacja ofert pierwotnych

5. Negocjacje właściwe

6. Zakończenie negocjacji i podpisanie kontraktu

ETYKA W NEGOCJACJACH:

• porozumień należy dotrzymywać

• rozmowy należy prowadzić w dobrej wierze, dążąc do osiągnięcia satysfakcjonującego obie strony rozwiązania

• na początku rozmów nie należy odmawiać włączenia do negocjacji zagadnień proponowanych przez drugą stronę

• nie powinno się mówić nieprawdy

• bez ważnych przyczyn nie powinno się powracać do kwestii już uzgodnionych

• nie powinno się ingerować w wewnętrzne sprawy drugiej strony, aby osłabiać jej pozycję w negocjacjach.

5. Konflikt: uwarunkowania, przebieg, działania ugodowe

Konflikt to występowanie w relacjach między ludźmi sprzecznych lub konkurencyjnych poglądów, interesów, potrzeb, motywów działania.

Konfliktem oceniamy taką sytuację, w której jedna lub obie strony ocieniają zachowanie drugiej strony jako niekorzystne, zagrażające realizacji interesów i potrzeb jednostki.

Ze względu na efekty jakie niesie ze sobą konflikty dzielimy na destruktywne (jedna ze stron zaangażowanych wygrywa, a druga przegrywa) oraz konstruktywne (zaangażowane strony w wyniku konfliktu mogą coś wynieść)

Style rozwiązywania konfliktów:

• unikanie

• rywalizacja

• dostosowanie

• współpraca

• kompromis

Co sprzyja rozwiązywaniu konfliktów:

• jasne i otwarte prezentowanie własnego stanowiska, koncentrowanie się na sprawach najważniejszych

• uznawanie prawa strony przeciwnej do własnego zdania

• dobre poznanie stanowiska drugiej strony

• szukanie i sugerowanie rozwiązań kompromisowych

• dążenie do szybkiego rozwiązania konfliktu

• unikanie tematów zastępczych

• lepiej rozwiazywać konflikt do końca, niż go łagodzić

• uświadomienie sobie własnych emocji oraz kontrolowanie ich.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

1

---