Temat: Przebieg negocjacji.
Negocjacje winny przebiegać według ustalonego lub przyjętego przez negocjatorów toku. Większość negocjacji przebiega według typowych etapów i faz, a mianowicie:
- przygotowanie się do negocjacji,
- rozpoczęcie negocjacji i przedstawienie wyjściowych poglądów,
- właściwe negocjacje, czyli przedstawienie kolejnych propozycji,
- zakończenie negocjacji.
Umiejętne przygotowanie się do negocjacji jest warunkiem osiągnięcia w nich sukcesu. Przygotowanie to obejmuje przygotowanie formalne i przygotowanie merytoryczne.
W ramach przygotowania formalnego należy ustalić uczestników negocjacji, wyznaczyć miejsce i czas negocjacji oraz określić inne niezbędne sprawy (pieniądze, posiłki, dojazd).
W ramach przygotowania merytorycznego należy przeanalizować cele negocjacji, czyli jaki jest interes własny i drugiej strony. Następnie należy przeanalizować jakie są alternatywy rozwiązań w przypadku porozumienia się i zerwania rozmów.
Negocjacje rozpoczyna się od przedstawienia uczestników i ustalenia sposobu ich prowadzenia. Następnie przedstawia się przedmiot i zakres negocjacji oraz sprawdza się kompetencje uczestników do prowadzenia tak ustalonych negocjacji. Po podaniu wyjściowych poglądów etap ten należy uważać za zakończony.
Etap właściwych negocjacji polega na przedstawieniu kolejnych propozycji oraz argumentów uzasadniających je. Przewagę z reguły ma ta strona, która przedstawia nowe propozycje i je modyfikuje. Odrzucając jakąś propozycję należy przedstawić inną. Bardzo dobre są propozycje warunkowe, tzn. takie, które przy ustępstwach jednej strony w określonej kwestii stawiają równocześnie wymóg ustępstw drugiej strony w innych kwestiach. Każda propozycja powinna być traktowana wieloaspektowo. Dla przykładu negocjując transakcje kupna - sprzedaży należy uwzględnić, poza ceną, wielkość, częstotliwość i terminy dostaw, sposób płatności, transport, wielkość opakowań, ubezpieczenie, pokrywanie szkód, reklamacje, kary gwarancyjne.
W przypadku braku ustępstw można zaproponować posłużenie się takimi metodami, jak dyskusja i burza mózgów.
Dyskusja jest wymianą zdań na określony temat poprzez wspólne omawianie
i rozpatrywanie danego tematu. Tym różni się od dotychczasowych rozmów, że nie jest związana z podawaniem kolejnych propozycji i perspektywą ich przyjęcia, a jest rozważaniem bardziej ogólnym, które może nasunąć nowe propozycje do przyjęcia przez obie strony. Dyskusja może doprowadzić do rozstrzygnięcia problemu. Aby była owocna, powinna być prowadzona według określonych reguł, a mianowicie:
- nieprzerywanie wypowiedzi,
- okazywanie zainteresowania dyskusją,
- umożliwienie zabrania głosu każdemu uczestnikowi,
- jasne przedstawienie poglądu i argumentacji,
- dopuszczenie do krótkiej wymiany zdań między częścią uczestników,
- zagwarantowanie praw do repliki,
- przedstawienie różnorodnych poglądów i szerokiej argumentacji,
- trzymanie się tematu dyskusji.
Burza mózgów to metoda grupowego myślenia twórczego, związana z szukaniem optymalnego rozwiązania jakiegoś problemu (zagadnienia). Podstawowym założeniem burzy mózgów jest oddzielenie poszukiwania pomysłów od oceny w etapie ich zgłaszania. Metoda ta składa się z trzech etapów: szukanie pomysłów, ich ocena i selekcja. W grupie mogą uczestniczyć znawcy problemu i laicy. Ich spotkanie winno mieć swobodny styl. Prowadzący spotkanie stawia problem do rozważenia, a członkowie grupy starają się podawać różnorodne, często bardzo kontrowersyjne, a nawet nierealne pomysły jego rozwiązania. Do pomysłów tych nie wolno się ustosunkowywać i ich krytykować. Potem następuje selekcja pomysłów poprzez stawiane ocen negatywnych i pozytywnych, tylko przez znawców problemu. Najciekawsze pomysły wybiera się do dalszego rozważania.
Zakończenie negocjacji może nastąpić w przypadku:
- uzgodnienia poglądów,
- zerwania negocjacji.
Negocjacje zbliżają się do końca, gdy strony uzgodniły poglądy. Należy teraz starannie, na piśmie, ustalić, co zostało osiągnięte, a więc ustalenia i warunki ich realizacji. W przypadku transakcji gospodarczej najczęściej następuje zawarcie umowy, w której powinny się znaleźć wszystkie wynegocjowane elementy. W innych przypadkach sporządza się protokół końcowy. Zerwanie negocjacji następuje w przypadku niemożności uzgodnienia poglądów. Nie dochodzi wtedy ani do zawarcia umowy, ani do rozwiązania konfliktu.
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl