Zasady planowania .

Prognozowanie i Programowanie w

Administracji .

Praca został wykonana i opracowana :

Rafał Gerlach-Basta

Marcin Derbis

Wstęp .

Zarządzanie wg Gryfina- zestaw działań (planowanie, podejmowanie decyzji, organizowanie,

przewodzenie, kontrolowanie) skierowanych na zasoby (rzeczowe, finansowe, ludzkie,

informacyjne) i wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób

sprawny i skuteczny .

Pojęcia .

Planowanie(określanie celów organizacji i decydowanie o najlepszym sposobie ich

osiągnięcia)

Organizowanie(określanie najlepszego sposobu grupowania typów działań i zasobów)

Motywowanie(przewodzenie, zachęcanie do skutecznej realizacji celów)

Kontrolowanie(obserwowanie i wprowadzanie korekty do bieżących działań dla ułatwienia

realizacji celów)Kierowanie wg Koźmińskiego jest to panowanie nad różnorodnością i
przekształcenie potencjalnego konfliktu we współpracę .

Kierowanie .

Kierowanie wg Stonera jest to: planowanie, organizowanie, przewodzenie=motywowanie,

kontrolowanie działalności członków organizacji oraz wykorzystanie wszystkich jej
zasobów dla osiągnięcia celów organizacji .

Kierowanie wg Kierzuna jest to powodowanie aby ktoś lub cos zachowywało się zgodnie z
celem organizacji .

Kierowanie wg Zieleniewskiego-

działanie zmierzające do spowodowania funkcjonowania

innych rzeczy zgodnie z celem tego kto nimi kieruje

C.D.

Zarządzanie jest to szczególny rodzaj kierowania opartego na władzy organizacyjnej

wynikającej z prawa własności do rzeczowych środków działania

władza organizacyjna- możliwość takiego oddziaływania na ludzi aby ci ludzie zachowywali
się, a zasoby funkcjonowały zgodnie z wolą wykonującego władzę źródła władzy:

autorytet,

własność (w szczególności środków produkcji),

charyzma,

tradycja,

siła (przymus, np. ekonomiczny, społeczny, brak alternatywnego źródła utrzymania),

umowa(kontrakt),

uczucie (zwłaszcza strach, miłość)

Cele .

Cel wg prof. Krzyżanowskiego-jest to określony przedmiotowo i podmiotowo przyszły

pożądany stan rzeczy, możliwy i przewidziany do osiągnięcia w określonym przedziale

czasu i terminie .

Funkcje celów .

1. cele stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi
(pozwalają zrozumieć gdzie dana organizacja zmierza)

2. ustalenie celów determinuje planowanie

3. cele powinny być źródłem motywacji pracowników

(nie stawiać celi zbyt wysokich, które mogą zniechęcić pracowników, cel powinien działać

motywacyjnie, mobilizująco, szef powinien pomagać pracownikom w ich osiągnięciu)

4. cele warunkują przeprowadzenie kontroli i ocenę

(jeśli mamy prawidłowo określony i sformułowany cel, możliwa jest efektywna

kontrola

i

ocena)

5. cele powinny być sformułowane w sposób konkretny i mierzalny czyli liczbowy

(nie zawsze jednak tylko liczby, często tylko słowa)

Typologie celów .

1. wydolność działania(pozwala na zróżnicowanie celów głównych-prowadzenie badań; i
ubocznych-

nauczanie studentów)

2. hierarchia działania (cele końcowe-zdobycie jak najlepszej umiejętności potwierdzonej

dyplomie, doświadczenie praktyczne; cele pośrednie-najbliższa sesja)

3. możliwość realizacji działań(cele realne-studiowanie na 2 kierunkach; nierealne-

studiowanie na 3kierunkach+100innych kursów)

4. stopień zgodności w działaniu(współrzędne cele-zgodne i konkurencyjne cele-sprzeczne)

5. rodzaje podmiotu określającego cel(cele własne i zadane, np.ktoś studiuje turystykę bo

chce, a komuś rodzice kazali)

6. zakres i sposób realizacji(jednopodmiotowe i wielopodmiotowe-ilosciowe i jakościowe)

7. szczebel organizacji(misja organizacji-cele strategiczne,taktyczne,operacyjne)

Plan / Planowanie .

Plan-

projekt przyszłego, przewidywanego funkcjonowania organizacji ujęty w postaci zbioru

przyszłych działań rozłożonych w czasie:
-

plan,opis słowny i liczbowy:

zasobów;

metod i procedur;

zadań;

porządków i kroków;

osób i komórek wykonujących zadania i odpowiadających za rezultaty;

miejsca organizacji planu;

terminów, rozkładów i harmonogramów;

miar i wskaźników

Planowanie
- jest to proces tworzenia planu;
-

jest to jasne określenie przyszłego stanu pożądanego i czasu jego osiągnięcia oraz

ustalenie działań niezbędnych do osiągnięcia tego planu, który nie mógłby się pojawić
naturalną koleją rzeczy .

Planowanie to prognozowanie i

programowanie .

Prognozowanie(to naukowe przewidywanie przyszłych zdarzeń i procesów lub stanów
rzeczy, oparte na racjonalnych przesłankach specjalnych metodach.
Rodzaje prognoz: normatywne i rozpoznawcze.
Metody prognozowania:

ekonomiczne,

porównawcze(komperatywne),

intuicyjne(np.„burza mózgów‟, delficka-oparta na wymuszonych skojarzeniach),

morfologiczna(szczegółowa analiza struktury i elementów, z których dany model się

składa)

scenariusze(s.kształtowania się jakiejś sytuacji, np. s.otoczenia,

s.organizacji=przedsiębiorstwa) Programowanie (uporządkowany i planowo rozłożony w
czasie zbiór zadań i działań niezbędnych do realizacji konkretnego celu w określonym
terminie) cechy planu:

1. celowośc,realność(każdy plan ma mieć jasno sformułowany cel, który da się
zrealizować)
2. zgodnośc wewnętrzna=spójność (cele nie są ani sprzeczne ani nie przeszkadzają sobie
wzajemnie)
3. operatywność(czytelność, zrozumiałość ścisłość, nie ma ograniczeń ludzkich,
finansowych, rzeczowych)
4. elastyczność(uwzględnianie różnych wariantów rozwiązań; odpowiednie formułowanie

celów,np. od...do..)
5. opracowanie kilku wariantów(3 warianty: optymistyczny, realistyczny, pesymistyczny)
6. terminowość(określenie terminów wykonania celów pośrednich i celu głównego; cele i
zadania powinny być zrealizowane w odpowiednich terminach)
7. kompletność (uwzględnienie wszystkich działań niezbędnych do realizacji określonego
celu)

8. perspektywiczność (wybieganie w przyszłość w granicach możliwości przewidywania)
9. konkretność (określenie w sposób ścisły i możliwie wymierny celów zawartych w planie)

Rodzaje Planów .

kryteria podmiotowe-

dla kogo, kogo dotyczy,np. całej organizacji lub jej komórki

organizacyjnej (p.jednostek produkcji, p.zakładów, p.przedsiębiorstw)

pole planu (wycieczkowy, problemowy, kompleksowy)

charakter planu (operacyjny, taktyczny, strategiczny)

horyzont czasu (krótkookresowy-do 1 r;średniookresowy-do3lub5lat;długookresowy)

ze względu na ciągłość (ciągłewytyczne polityki, procedury działania, przepisy, regulaminy ;

jednorazowe-programy, projekty)

plany procesó realnych (zaopatrzenia, produkcyjne, zbytu, kadrowy)

plany procesów finansowych (kalkulacje, krótkookresowe plany finansowe, p.przychodów i

nakładów, planowanie bilansu)

Zasady Planowania .

1. realność planu(plan ma być możliwy do zrealizowania, oparty na realnych podstawach)

2. wariantowe rozwiązania

3. zasada koncentracji(koncentrować się na najważniejszych zadaniach)

4. zasada racjonalnego gospodarowania(kierujemy się zasadą ekonomiczną, realizacja

pomiędzy nakładami a efektami powinna być najlepsza)

5. zasada elastyczności planowania (plan powinien być realizowany mimo zmiennych

warunków)

6. zasada podstawowego ogniwa(wskazanie najważniejszego ogniwa, na którym skupiamy

uwagę, na ogniwie służącym do realizacji celów)

Przyczyny niepowodzeń w

planowaniu.

1. izolacja, alienacja planistów

2. jednowariantowość(powinno być kilka wariantów planu)

3. brak synchronizacji planowania z wykonaniem(planiści wykonują i oddają plan i nic ich nie

interesuje, powinny być mechanizmy włączające planistów do nadzoru)

4. próba nadążenia za zmiennością (nie można ciągle zmieniać planu bo w końcu żaden nie

dojdzie do skutku)

5. brak kontaktu planistów z wykonawcami (na etapie powstawania planu planista powinien

zasięgnąć rady wykonawców)

6. fetyszowanie zmiennych ilościowych(nie do końca można określić tylko liczbami, czasem i

słowa są ważne)

Decyzja .

-

wybór rozwiązania jakiegoś problemu;

-

celowy, nielosowy wybór jednego z conajmniej dwóch alternatywnych rozwiązań danego

problemu

-

synonimy; postanowienie, rozstrzygnięcie, wybór rozwiązania jakiegoś problemu .

Podział decyzji .

1.rezultatowe

-

decyzją jest akt wyboru celu lub sposobu działania pożądanego rozwiązania problemu z

punktu widzenia systemu, rezultat,

uwagę kierujemy na efekt, rezultat, czyli na to co otrzymaliśmy w wyniku działań-stąd
rezultatowi znaczenie

2.czynnościowe

-

decydowanie, podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów;

-

poszukiwanie takich rozwiązań pojawiających się problemów, które pozwalają na

zrealizowanie postawionych celów:
-

koncentrujemy naszą uwagę na czynnościach, na działaniach, a nie na tym co

osiągnęliśmy .

Rodzaje decyzji .

1.charakter decyzji (kierownicze, niekierownicze)

2.stopień scentralizowania (scentralizowane, zdecentralizowane)

3.czas,okres(d.bieżące, średnie, długookresowe)

4.zasięg(d.operacyjne, taktyczne, strategiczne)

5.rodzaje(d.wykonawcze, lokacyjne, badawcze, oceniające)

6.ryzyko (mniej ryzykowne, bardziej ryzykowne)

7.sposób podejmowania decyzji wg Stonera

*programowe decyzje-decydowanie na podstawie konkretnych wytycznych, wg
precyzyjnego algorytmu, podejmowane na niskich szczeblach;
*nieprogramowe decyzje-

podejmowane w oparciu o ogólną wiedzę, doświadczenie,

intuicję, podejmowane na wysokich szczeblach)

8.liczba decydentów

*d.indywidualne,
*d grupowe-kolegialne;

kolegialność konstytucyjna
kolegialność sformalizowana- występuję w przypadku organów kolegialnych(senat,rada
wydziału),określony sposób podejmowania decyzji, aby decyzja sformalizowana była
ważna musi głosować przynajmniej 50% uprawnionych, wynik:50%+1 „za”

Indywidualne podejmowanie decyzji

.

Zalety :

1.większe poczucie odpowiedzialności,

2.jedność uprawnień i odpowiedzialności

3.większa szybkość podejmowania decyzji

4.mniejsze koszty

5.większa możliwość podjęcia decyzji w sprawach trudnych i niepopularnych

6.nie ma kompromisów lub jest ich mniej

Wady:

1.gorsze merytoryczne przygotowanie

2.dezintegracja decydenta i realizatora

3.mniejsze zaangażowanie wykonawców

4.większe możliwości samowoli i nadużyć decydenta

Kolegialne podejmowanie decyzji .

Zalety :

1.więcej interesujących pomysłów

2.lepsze doinformowanie (wiedza, doświadczenie, intuicja)

3.większe zaangażowanie w późniejszą realizację

4.lepsze stosunki partnerskie między współpracującymi ze sobą ludźmi (także między szefem

a podwładnymi)

Wady:

1.niebezpieczeństwo stadnego myślenia (lider myśli za wszystkich)

2.skłonność do nadmiernego ryzyka (ryzyko ponosi 50 osób a nie jedna)

3.wydłużenie czasu procesu decyzyjnego

4.niebezpieczeństwo nadmiernej ekspozycji interesów grupowych(klikowość)(grupa

pasożytuje na organizacji, podporządkowanie org.dla interesów osobistych)

Reguły decyzyjne .

1.dominacji-

wybieramy to rozwiązanie, które jest dobre pod względem większości cech, ale

przynajmniej pod względem jednej cechy ma istotną przewagę nad pozostałymi .

2.komunikacyjna:wybieramy ten wariant ,w którym brane pod uwagę cechy, kryteria

przekraczają założony minimalny próg .

3.dysfunkcyjna:wybieramy ten wariant, w którym przynajmniej jedna z cech przekroczyła

założony próg .

4.leksykograficzna-

wybiaramy najlepszy wariant pod względem najlepszej cechy aż do jej

wyczerpania .

5.eliminacji-

odrzucamy wszystkie te warianty, które dla określonych cech czy kryteriów nie

osiągnęły progu krytycznego(odwrócona regułą leksykograficzna) .

6.maksymalizacji-

wybieramy ten wariant, który ma najwięcej pozytywnych cech .

7.sumowania użyteczności-wybieramy ten wariant, który osiąga największą sumę

użyteczności dla wszystkich cech .

Racjonalność decyzji .

Rzeczowa-

decyzje są zgodne z regułami, prawami obowiązującymi na danym obszarze

problemowym, prowadzące do osiągnięcia celu(skuteczne)

metodyczna-

oznacza, że decyzje powinny być podejmowane zgodnie z regułami i

procedurami podejmowania decyzji, z wykorzystaniem dostępnej informacji .

Czynniki determinujące

racjonalność decyzj .

1.subiektywne

a)wydolnościowe - doświadczenie, kwalifikacje, kwestie zdrowotne;

b)motywacyjne-

system wartości, dążenia,oczekiwania decydentów, ich wpływ na decyzję)

2.obiektywne

a)bariera informacyjna-

niedobór informacji lub nadmiar informacji, decydent nie może podjąć

decyzji gdy inf jest za mało lub za dużo;

b)b.zasobowa -

niedostatek zasobów finansowych, rzeczowych. ludzkich;

c)b.społeczna - standardy, normy społeczne, które uniemożliwiają wybór optymalnego

wariantu, istnienie kryteriów pozwalających na porównywanie alternatyw wyboru .

Etapy racjonalnego podejmowania

decyzji .

1.rozpoznanie i zdefiniowanie sytuacji/decyzji

2.identyfikacja alternatywnych możliwości

3.ocena wariantów rozwiązań

4.wybór najlepszego wariantu

5.wdrożenie wybranego wariantu

6.obserwacja i ocena skutków tej decyzji

Bariery organizacyjne

podejmowania decyzji .

1.hierarchiczna-

założenie, że osoby usytuowane wyżej w hierarchii podejmują lepsze

decyzje

2.tabu/nienaruszalności-np. choroba alkoholowa szefa

3.b.madrosci grupowej-

założenie, że decyzje kolegialne są lepsze

4.taktyczna-

decydent potrafi przekonać innych członków, że wybór/decyzja jest dobra dla

organizacji

5.b.pozornych kompetencji-

osoby na wysokich stanowiskach uznaje się za kompetentne

Typowe błędy popełniane w

procesie decyzyjnym .

1.zwlekanie-

odkładanie “na jutro” czasami jednak jest korzystne, jeśli wybór związany jest

z konfliktem,to lepiej poczekać

2.niezdecydowanie

3.zrzucanie decyzji na inne osoby

4.syndrom strusia-

chowanie głowy w piasek w kontaktach interpersonalnych

5.pośpiech-może pojawić się z 2 przyczyn: gdy decydent chce sam o wszystkim

decydować; lęk przed obnażeniem niewiedzy

6.nadmierne zaufanie do siebie/zadufanie

7.uprzedzenia decydenta/przesądy

8.obawa przed popełnieniem błędu

9.obawa przed zmianą

Przykład

Koniec .

Bibliografia :



Oxford Słownik Socjologii i Nauk Społecznych wydawnictwo PWN Warszawa 2005 pod
redakcją Gordona Marshalla redakcja naukowa polskiego wydania Marek Tabin



20 Tomowa Encyklopedia PWN tom 13 i 15



Internet :

www.samorzad.infor.pl



E.Knosala „Zarys nauki administracji” Warszawa 2010 wydanie 3



R.Przybyszewski „Administracja publiczna wobec przemian społeczno-ekonomicznych

epoki informacyjnej” Toruń 2009



P.Dittmann „Prognozowanie w przedsiębiorstwie” Kraków 2003