OSP poradnik22 02 10

Warszawa, 2007 r.

JAK SPORZĄDZAĆ OPISY

STANOWISK PRACY

W SŁUŻBIE CYWILNEJ

- poradnik

WSTĘP....................................................................................................................................... 3

ROZDZIAŁ 1 INFORMACJE OGÓLNE NA TEMAT OPISÓW STANOWISK PRACY .. 5

ROZDZIAŁ 2 ORGANIZACJA PROCESU SPORZĄDZANIA OPISÓW STANOWISK

PRACY....................................................................................................................................... 9

ROZDZIAŁ 3 WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA OPISÓW STANOWISK

PRACY..................................................................................................................................... 15

ROZDZIAŁ 4 AKTUALIZACJA OPISÓW STANOWISK PRACY ................................... 50

LITERATURA:........................................................................................................................ 52

PRZYKŁADOWE OPISY STANOWISK .............................................................................. 53

WSTĘP

Podstawa prawna i uzasadnienie tworzenia opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej.
Zarządzenie nr 81 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów
i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej stanowi realizację upoważnienia
zawartego w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170,
poz. 1218, z późn. zm.), zgodnie z którym Prezes Rady Ministrów określa w drodze
zarządzenia, zasady dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy.
Należy podkreślić, że wprowadzenie obowiązku sporządzania opisów stanowisk pracy w
służbie cywilnej jest jednym z elementów wdrażania nowoczesnych narzędzi zarządzania w
służbie cywilnej. Opisy stanowisk pracy są nie tylko elementem niezbędnym do
przeprowadzenia wartościowania stanowisk pracy, ale mogą także służyć innym celom
w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, takim jak:

 rekrutacja i selekcja,
 trening i rozwój,
 ocena osiągnięć,
 projektowanie stanowisk pracy i rozwój organizacji

Sporządzenie opisów stanowisk pracy, wg metodologii opracowanej w KPRM, jest

niezbędne do ujednolicenia.formy i zawartości merytorycznej opisów stanowisk pracy we
wszystkich urzędach, w których funkcjonuje służba cywilna Ponadto ustawa o służbie
cywilnej przewiduje zastosowanie opisów stanowisk pracy w takich elementach zarządzania
zasobami ludzkimi jak:

 nabór – art. 11 ust. 2 pkt 3 (w ogłoszeniu o naborze zamieszcza się wymagania

związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska);

 ocena urzędników służby cywilnej – art. 52 ust. 4 (ocena dotyczy wykonywania

przez urzędnika służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego
przez niego stanowiska pracy);

 wartościowanie stanowisk pracy – art. 54;
 planowanie rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej. – art. 52 ust. 1

(konstrukcja art. 52 ust. 1, sugeruje, że opis stanowiska pracy pełni ważną rolę w
procesie planowania indywidualnego programu rozwoju zawodowego).

Czajka Z., Jacukowicz Z., Juchnowicz M., 1998.

Cel poradnika

Celem poradnika jest dostarczenie wskazówek usprawniających proces sporządzania

opisów stanowisk pracy oraz zapewniających ich wysoką jakość. Poradnik zawiera wiele
praktycznych wskazówek, wyjaśnień i przykładów pomocnych w procesie sporządzania
opisów stanowisk pracy. Poradnik, wraz z innymi informacjami dostępnymi na stronie
internetowej Departamentu Służby Cywilnej KPRM (

http://www.dsc.kprm.gov.pl

), może

służyć jako uzupełnienie szkoleń z zakresu sporządzania opisów stanowisk pracy. Może być
także traktowany jako substytut szkoleń dla tych członków służby publicznej , którzy nie
mają możliwości skorzystania z nich. Poradnik został podzielony na 5 głównych części:

 informacje dotyczące ogólnych zasad dotyczących opisów stanowisk pracy;
 informacje jak efektywnie zorganizować proces sporządzania opisów stanowisk

pracy w urzędzie;

 wskazówki jak sporządzać opis stanowiska pracy – krok po kroku;
 sytuacje gdy należy dokonywać aktualizacji opisów stanowisk pracy;
 przykładowe opisy stanowisk pracy.
Poradnik zawiera sugestie i „najlepsze praktyki” wspomagające proces sporządzania

opisów stanowisk pracy. Należy podkreślić, że nie są to wiążące wytyczne, które
obligatoryjnie muszą być stosowane przez urzędy.
Podczas zapoznawania się z materiałem należy pamiętać o tym, że analizie i opisowi
podlegają stanowiska, a nie osoby na nich zatrudnione.

ROZDZIAŁ 1 INFORMACJE OGÓLNE NA TEMAT OPISÓW
STANOWISK PRACY

Podstawowe definicje
Definicje zamieszczone poniżej odnoszą się do pojęć zawartych w treści Zarządzenia Nr
81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów
i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej oraz we wzorze opisu stanowiska pracy
stanowiącym zał. nr 1 do zarządzenia,
 Kompetencje – wiedza, umiejętności, uzdolnienia, style działania, osobowość,

wyznawane zasady, zainteresowania i inne cechy, które używane i rozwijane w procesie
pracy prowadzą do osiągania rezultatów zgodnych ze strategicznymi zamierzeniami
organizacji

 Opis stanowiska pracy – dokument organizacyjny zawierający informacje dotyczące

stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadań na danym stanowisku,
odpowiedzialności i wymaganych kompetencji.

 Osoba bezpośrednio nadzorująca stanowisko pracy – bezpośredni przełożony, pełniący

nadzór nad wykonywaniem pracy na podległych stanowiskach.

 Pracodawca – zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U.

z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby
nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one
pracowników.

 Pracownik – członek korpusu służby cywilnej, bądź inna osoba zatrudniona na

stanowisku urzędniczym, zgodnie z ustawą z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej.

 Reprezentujący pracodawcę – w przypadku, gdy pracodawcą jest jednostka

organizacyjna, czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w urzędzie
wykonuje osoba lub organ upoważniony do zarządzania tą jednostką, np. dyrektor
generalny urzędu.

 Stanowisko pracy – podstawowy, najmniejszy element struktury organizacyjnej urzędu,

ze ściśle przyporządkowanym zakresem zadań.

 Rozwój zawodowy/planowanie kariery – rozwój pracownika w obrębie organizacji

zgodnie z potrzebami organizacji i wynikami, możliwościami oraz preferencjami
pracowników

 Wiedza – ogół wiadomości, umiejętności w jakiejś dziedzinie zdobytych dzięki uczeniu

się, czy doświadczeniu życiowemu i wykorzystywanych do rozwiązywania problemów.
Obejmuje ona zarówno elementy teoretyczne jak i praktyczne, ogólne zasady
i szczegółowe wskazówki postępowania

 Zakres stanowiska – ogół zadań i funkcji spełnianych na danym stanowisku ze

szczególnym uwzględnieniem:

a) celu istnienia stanowiska,
b) kompetencji wymaganych do wykonywania zadań na stanowisku,
c) roli danego stanowiska w wypełnianych zadaniach,
d) charakteru wykonywanych zadań,
e) zakresu odpowiedzialności na stanowisku pracy.

Rostkowski, 2004.

Armstrong, 2001.

Słownik zarządzania kadrami, 2005.

Czemu służą opisy stanowisk ?
Opisy stanowisk pracy jako narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji mogą być
wykorzystywane w wielu obszarach zarządzani kadrami. Kilka z nich zostało wskazanych we
wspomnianej wcześniej ustawie o służbie cywilnej.
1. Zgodnie z art. 11 ust 2 pkt ustawy - Ogłoszenie o naborze powinno zawierać m.in.

wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze
wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; dla celów rekrutacji opis
stanowiska wymienia zadania na stanowisku oraz kompetencje i formalne kwalifikacje
wymagane od osób poszukiwanych na to stanowisko.

2. Przepisy ustawy o służbie cywilnej odnoszą się do oceny okresowej urzędnika służby

cywilnej, która dokonywana jest z wykorzystaniem informacji zawartych w opisie
stanowiska pracy. Art. 52 ust. 4 ustawy wskazuje, że ocena (...) dotyczy wykonywania
przez urzędnika służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego
stanowiska pracy. Ten sam artykuł w ust. 2 stanowi, że do oceny urzędnika służby
cywilnej dołącza się wnioski dotyczące jego indywidualnego programu rozwoju
zawodowego. Można zatem wywnioskować, że opis stanowisk pracy stanowi podstawę
do określenia ścieżki kariery urzędnika służy cywilnej.

3. Art. 54 ustawy stanowi, że stanowiska urzędnicze podlegają opisowi

i wartościowaniu. Wartościowanie stanowisk pracy jest przeprowadzane na podstawie
opisów stanowisk co powoduje, że opis stanowiska jest podstawowym dokumentem,
z którego czerpie wiedzę zespół wartościujący.

Ponadto opis stanowiska pracy może być wykorzystany także do innych celów w zarządzaniu
zasobami ludzkimi
4. Opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska w organizacji oraz określa wpływ

stanowiska na efekt końcowy zadania.

5. W przypadku zmian organizacyjnych opisy stanowisk pracy mogą zostać wykorzystane

w procesie projektowania nowych lub zmodyfikowania obecnie istniejących stanowisk.

6. Na podstawie opisu stanowiska powinien zostać sporządzony zakres obowiązków

pracownika.

7. Dokument ten może być wykorzystywany przy planowaniu rozwoju zawodowego

pracownika. Określony poziom umiejętności i kompetencji niezbędnych do
wykonywania zadań na stanowisku pozwala pracodawcy wybrać szkolenia odpowiednie
dla pracownika zajmującego dane stanowisko. Ponadto określony zakres zadań,
odpowiedzialności i wymagań na stanowisku jest jasną wskazówką przy opracowywaniu
indywidualnego planu kariery.

8. Jako dokument, na podstawie którego dokonuje się wartościowania stanowiska i ustala

poziom wynagrodzenia opis stanowiska pracy może wspomagać proces zarządzania
wynagrodzeniami w organizacji.

9. Określenie celu istnienia stanowiska umożliwia pogrupowanie stanowisk

w organizacji ze względu na obszar jakiego dotyczą zadania wykonywane na stanowisku
oraz stanowi pomoc w uporządkowaniu struktury urzędu.

10. Dokument jest bardzo przydatny przy tworzeniu mapy procesów w urzędzie.

Wskazówka:
Zakres obowiązków
powinien być tworzony
na podstawie opisu
stanowiska pracy.

Struktura opisu stanowiska
Wzór opisu stanowiska, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia zawiera następujące
elementy:

1. nazwę stanowiska;
2. miejsce stanowiska w organizacji oraz symbol opisu stanowiska;
3. cel uzasadniający istnienie stanowiska;
4. listę zadań realizowanych na stanowisku;
5. dodatkowe upoważnienia;
ANALIZA CZYNNIKOWA
6. złożoność/kreatywność;
7. rodzaj i częstotliwość kontaktów służbowych;
8. stopień samodzielności i inicjatywy;
9. warunki pracy;
10. wymagane na stanowisku kompetencje;
11. doświadczenie zawodowe.

Opis stanowiska a zakres obowiązków:
Opis stanowiska i zakres obowiązków to dwa odrębne dokumenty, które są wykorzystywane
do różnych celów. Opis stanowiska pracy, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy stanowiska
pracy natomiast zakres obowiązków dotyczy konkretnego pracownika.
Opis stanowiska pracy jest pojęciem szerszym od zakresu obowiązków pracownika.
Zawiera nie tylko informacje o zadaniach najczęściej wykonywanych na opisywanym
stanowisku, ale także opisuje stopień samodzielności i rodzaj odpowiedzialności jaki wiąże
się z wykonywanymi zadaniami. Ponadto opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska
pracy w organizacji, a przede wszystkim określa cel istnienia stanowiska.
Należy pamiętać, że dokument ten przedstawia jedynie charakterystykę stanowiska pracy.
W związku z czym informacje w nim zawarte powinny odzwierciedlać cechy stanowiska,
a nie cechy pracownika zatrudnionego na tym stanowisku.
Zakres obowiązków wymienia wszystkie zadania
wykonywane przez pracownika, w oparciu o opis
stanowiska, które zajmuje dany pracownik. Jednocześnie
opis tych zadań jest bardziej szczegółowy. Ponadto
w zakresie obowiązków mogą pojawić się zapisy
zobowiązujące pracownika do przestrzegania przepisów
ustaw oraz postanowień regulaminów, które nie powinny znaleźć się w opisie stanowiska.
Zakres obowiązków podpisany przez pracownika świadczy o zapoznaniu się osoby
zajmującej stanowisko z powierzonymi jej obowiązkami. Przepisy prawa pracy zobowiązują
pracodawcę do zaznajomienia pracowników z zakresem ich obowiązków (art. 94 pkt
1 Kodeksu pracy). Dodatkowo dokumenty przechowywane w aktach osobowych pracownika
powinny zawierać zakres czynności (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika

(

Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.

)

W urzędach, w których polityka kadrowa prowadzona jest w sposób prawidłowy, przypadki,
gdy zadania zapisane w zakresie obowiązków pracownika znacząco różnią się od zadań
wyliczonych w opisie zajmowanego przez niego stanowiska pracy, należą do rzadkości.

Dla których stanowisk sporządza się opisy stanowisk pracy:
Opisy stanowisk powinny być sporządzane dla wszystkich stanowisk urzędniczych
znajdujących się w strukturze organizacyjnej urzędu, zajmowanych przez członków korpusu
służby cywilnej, w tym dla stanowisk pracy zajmowanych przez członków korpusu służby
cywilnej zatrudnionych na podstawie mianowania na zasadach określonych w ustawie z dnia
16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953,
z późn. zm.).
Opisy stanowisk urzędniczych należy sporządzić również wówczas, gdy stanowiska te
zajmują osoby, o których mowa w art. 2 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, oddelegowane lub
przeniesione na podstawie odrębnych przepisów do pracy w urzędzie, mimo że osoby te nie
są członkami korpusu służby cywilnej.
Nowo utworzone stanowiska pracy, powstałe w wyniku zmian organizacyjnych oraz
stanowiska nieobsadzone podlegają opisowi w taki sam sposób jak pozostałe stanowiska
w urzędzie.
Jeżeli zadania przyporządkowane do stanowisk pracy, zajmowanych przez osoby
przebywające na długich, np.: kilkuletnich urlopach bezpłatnych lub wychowawczych,
zostały powierzone innym pracownikom na okres tymczasowy, wówczas takie stanowiska
powinny zostać opisane i zwartościowane. Jeżeli powierzenie zadań innym pracownikom ma
charakter stały i znalazło odzwierciedlenie w innych opisach stanowisk pracy, wówczas
należy przyjąć zasadę, że takie stanowisko pracy zostało zlikwidowane.

Wiele stanowisk – 1 opis
W strukturach urzędów są tworzone komórki organizacyjne, noszące nazwy „stanowisko ds.
…” lub „wieloosobowe stanowisko ds. …”, składające się z kilku stanowisk.
Jeżeli stanowiska mają przyporządkowane różne zadania, opisowi podlegają wszystkie
stanowiska wchodzące w skład wieloosobowego stanowiska. Jeżeli jednak zakres wszystkich
stanowisk (rozumiany jako jednakowe zadania, poziom odpowiedzialności i wymaganych
kompetencji) jest identyczny, wówczas sporządza się jeden uniwersalny opis stanowiska
pracy.
W przypadku gdy w urzędzie, w różnych komórkach organizacyjnych, istnieją stanowiska
o podobnym zakresie zadań, np. stanowiska sekretarskie, wówczas może powstać jeden opis
stanowiska pracy wspólny dla wszystkich stanowisk sekretarskich.

Uwaga:
Aby uzyskać kompletny obraz urzędu jako organizacji jest zalecane
sporządzenie opisów stanowisk pracy dla wszystkich stanowisk istniejących
w urzędzie, nawet jeżeli nie jest to wymagane przez ustawę o służbie
cywilnej (np. wysokie stanowiska państwowe lub stanowiska zajmowane
przez osoby niebędące członkami korpusu służby cywilnej, zatrudnione na
podstawie przepisów ustawy o pracownikach urzędów państwowych).

ROZDZIAŁ 2 ORGANIZACJA PROCESU SPORZĄDZANIA OPISÓW
STANOWISK PRACY

Sporządzenie poprawnego opisu stanowiska pracy powinno odbywać się według wzoru opisu
stanowiska pracy, stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk
pracy oraz zgodnie z procedurą wypracowaną w urzędzie.
Proces sporządzenia opisu stanowiska prezentuje poniższy schemat.

Przed przystąpieniem do sporządzenia projektu opisu stanowiska pracy należy zebrać
informacje dotyczące tego stanowiska. Istnieje kilka możliwości pozyskania informacji
o stanowisku. Najbardziej popularne zostaną przedstawione w dalszej części poradnika.
Osoba sporządzająca opis powinna ustalić treść projektu opisu stanowiska pracy
z pracownikiem zajmującym opisywane stanowisko, zanim projekt opisu zostanie
przedłożony do zatwierdzenia. Takie postępowanie nie wynika bezpośrednio z przepisów
zarządzenia, jednak jest wskazane z tego względu, że pracownik posiada największą wiedzę
o zadaniach wykonywanych na stanowisku.
Również przed przedłożeniem do zatwierdzenia, projekty opisów stanowisk pracy powinny
zostać zweryfikowane pod względem zgodności z zakresem zadań wskazanym w regulaminie
organizacyjnym urzędu i danej komórki organizacyjnej.
Zgodnie z § 2 ust. 2 zarządzenia, osoba bezpośrednio nadzorująca opisywane stanowisko
przedkłada opis stanowiska pracy do zatwierdzenia przez reprezentującego pracodawcę.
Przekazywanie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z systemem obiegu dokumentów
przyjętym w urzędzie, np. naczelnik wydziału przekazuje opisy nadzorowanych stanowisk

Zebranie informacji

na temat stanowiska

Sporządzenie

projektu opisu

Przedłożenie

projektu opisu

zatwierdzenia

Uzupełnienie/

poprawienie

projektu opisu

stanowiska

Zapoznanie

pracownika z opisem

stanowiska pracy

Zatwierdzenie

projektu opisu

Niezatwierdzenie

projektu opisu

Weryfikacja

projektu opisu

dyrektorowi generalnemu urzędu (lub osobie upoważnionej) za pośrednictwem dyrektora
komórki organizacyjnej.
Jeżeli projekt opisu stanowiska pracy zostanie zaakceptowany przez reprezentującego
pracodawcę bądź osobę upoważnioną do zatwierdzenia opisów stanowisk pracy, należy
przedstawić go pracownikowi zajmującemu to stanowisko. Zapoznanie się z opisem swojego
stanowiska pracy pracownik potwierdza podpisem na pierwszej stronie dokumentu.
W razie wystąpienia rozbieżności pomiędzy przedkładającym projekt opisu
a zatwierdzającym odnośnie treści projektu opisu, zatwierdzający może zobowiązać osobę
przedkładającą projekt do wprowadzenia w dokumencie zmian zgodnych z jego wytycznymi.
Dopiero zatwierdzony projekt opisu stanowiska pracy jest opisem stanowiska pracy i może
służyć jako podstawa do prowadzenia polityki kadrowej w urzędzie.

Pozyskanie informacji na temat opisywanego stanowiska
Istnieje kilka metod uzyskania informacji niezbędnych do sporządzenia dobrego opisu
stanowiska pracy. W celu zebrania informacji można wykorzystać jedną lub kilka
z nich łącznie. Niestety poprzez stosowanie kilku metod zbierania informacji znacznie
wydłuża się czas poświęcony na sporządzenie opisu stanowiska.

Bez względu na to, którą z metod wybierze osoba sporządzająca opis stanowiska pracy należy
pamiętać, żeby informacje w opisie były jak najbardziej obiektywne i dotyczyły stanowiska
pracy, bez wskazywania cech osoby zajmującej to stanowisko.
Pracownik może udzielić bardzo dokładnych informacji na temat stanowiska, ale
o ostatecznej treści projektu opisu decyduje jego bezpośredni przełożony.

Kto sporządza opis stanowiska pracy?
W zarządzeniu pozostawiono pewną elastyczność w odniesieniu do organizacji procesu
opisywania stanowisk pracy w urzędzie: określono kto przedkłada projekt opisu stanowiska
pracy do zatwierdzenia, jednak nie zdefiniowano, kto faktycznie sporządza ten projekt.
Przyjęcie powyższego rozwiązania zostało podyktowane różnorodnością urzędów, zarówno
pod względem ich wielkości, jak i struktury organizacyjnej. Dlatego kwestię faktycznego
sporządzania projektów opisów stanowisk pracy pozostawiono do wewnętrznych uregulowań
kierującego urzędem, który może tak kształtować ten proces, aby dostosować go do realiów

Obserwacje

Auto

charaktery-

styka

Listy

kontrolne

Ankieta

Wywiad

Poprzednie

opisy

stanowisk

pracy

Źródła

informacji

urzędu oraz zapewnić sprawność i rzetelność podczas sporządzania projektów opisów
stanowisk pracy.
W zależności od wielkości i struktury urzędu oraz decyzji kierującego jednostką, opisy
stanowisk pracy mogą być tworzone przez:
 wyspecjalizowanych analityków,
 osoby przeszkolone z metodologii sporządzania opisów stanowisk pracy,
 inne osoby, których wiedza odnośnie zadań wykonywanych na stanowisku jest

wystarczająca do sporządzenia poprawnego opisu.

Z uwagi na fakt, że bezpośredni przełożony dysponuje wystarczającą ilością informacji na
temat zadań i odpowiedzialności na stanowiskach podległych, proponuje się, aby to właśnie ta
osoba sporządzała opisy stanowisk pracy, np.: naczelnicy sporządzają opisy dla stanowisk
w kierowanych przez siebie wydziałach. Takie rozwiązanie stwarza dodatkowo możliwość
przeglądu podziału zadań pomiędzy nadzorowane stanowiska oraz dokonania ewentualnych
korekt.

Kto zatwierdza opis stanowiska pracy?
Jako osobę zatwierdzającą opisy stanowisk pracy w urzędzie § 2 ust. 1 zarządzenia wskazuje
osobę wykonującą w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy, czyli np. dyrektora
generalnego urzędu lub osobę przez niego upoważnioną.
Należy zwrócić uwagę, że reprezentujący pracodawcę nie jest zobligowany do zatwierdzenia
każdego przedłożonego mu projektu opisu stanowiska pracy. Może w drodze upoważnienia
wyznaczyć inną osobę lub osoby, które będą odpowiedzialne za zatwierdzenie opisów
stanowisk pracy. Przykładowo, osobą upoważnioną do zatwierdzenia wszystkich projektów
opisów stanowisk może być dyrektor komórki odpowiedzialnej za prowadzenie polityki
kadrowej w urzędzie. Innym rozwiązaniem może być upoważnienie wszystkich dyrektorów
komórek organizacyjnych do zatwierdzenia opisów stanowisk pracy w jednostkach, którymi
kierują.

Role osób w procesie

Osoba

Rola

Pracownik

Stanowi podstawowe źródło informacji na temat zajmowanego przez
siebie stanowiska.

Pełni rolę konsultanta przy ustalaniu treści projektu opisu stanowiska
pracy.

Jest ostatnim ogniwem w procesie - osobą, która składa swój podpis na
zatwierdzonym opisie stanowiska pracy.

Bezpośredni przełożony:

Sporządza lub weryfikuje projekty opisów stanowisk pracy.
Przedkłada projekt opisu stanowiska pracy osobie zatwierdzającej.
Może podjąć decyzję o aktualizacji opisów podległych stanowisk pracy.

Przełożony

Pośredni przełożony:

Może zostać upoważniony do zatwierdzania opisów stanowisk pracy w
komórce organizacyjnej, którą kieruje.

Kierownik urzędu/

reprezentujący

pracodawcę

np.:

dyrektor generalny

urzędu

Kreuje politykę kadrową oraz dokonuje zmian strukturalnych
w urzędzie.

Wykorzystuje opisy stanowisk pracy jako narzędzie skutecznego i
efektywnego

zarządzania

zasobami

ludzkimi

w organizacji.

W zakresie dokonywania opisów stanowisk pracy, odpowiada za nadanie
właściwego trybu prac nad tym procesem, tak aby został on
przeprowadzony rzetelnie i sprawnie.

W jego kompetencji, w zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu, leży:
 określenie szczegółowych zasad procesu sporządzania opisów

stanowisk pracy w urzędzie, w tym m.in. określenie kto powinien
sporządzać opisy stanowisk pracy w urzędzie,

 podjęcie

decyzji

aktualizacji

stanowisk

pracy

w urzędzie oraz określenie terminów realizacji procesu opisywania
stanowisk,

 decyzja o delegowaniu uprawnień oraz ewentualne wskazanie, kto

będzie odpowiedzialny za zatwierdzanie opisów stanowisk pracy.

Minister,

kierownik urzędu

centralnego,

wojewoda

sprawuje nadzór nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy
w urzędach podległych i nadzorowanych.

Komórka kadrowa

Pracownicy komórki kadrowej ze względu na swoją wiedzę
i doświadczenie mogą koordynować cały proces sporządzania opisów
stanowisk pracy w urzędzie lub wspomagać pracowników/analityków
sporządzających opisy.

Ponadto komórka odpowiedzialna za realizację polityki kadrowej urzędu
może być odpowiedzialna za weryfikację projektów opisów stanowisk
pracy z regulaminami wewnętrznymi urzędu.

Jako ewentualny koordynator całego procesu sporządzania/aktualizacji
opisów stanowisk pracy zapewnia sprawne przeprowadzenie procesu oraz
wysoką jakość opisów.

Analityk

Jako osoba przeszkolona z metodologii sporządzania opisów stanowisk
pracy może być osobą, na której spocznie obowiązek sporządzenia opisów
stanowisk pracy.

Może prowadzić szkolenia wewnętrzne z zakresu sporządzania opisów
stanowisk pracy dla pracowników urzędu.

Może weryfikować sporządzone opisy stanowisk pracy pod względem
poprawności.

Dobre praktyki – na co należy zwrócić uwagę
Przykłady:

wyznaczenie osoby, która będzie czuwać nad sprawnym przeprowadzeniem procesu
sporządzania opisów stanowisk pracy, np.: dyrektora komórki odpowiedzialnej za
realizacje polityki kadrowej w urzędzie,

wypracowanie odpowiednich procedur przekazywania informacji o zmianach
w zakresie stanowisk pracy,

stworzenie szablonów, słowników i innych narzędzi ułatwiających sporządzanie
opisów stanowisk pracy,

każdorazowe wyznaczenie terminu zakończenia procesu sporządzania opisów
stanowisk pracy, w przypadku ich aktualizacji,

akcje informacyjne dla pracowników, w tym udostępnienie materiałów
przygotowanych przez KPRM,

przeszkolenie pracowników urzędu, którym powierzono obowiązek dokonania
opisów,

zaangażowanie w proces całego kierownictwa urzędu,

powierzenie koordynacji całego procesu komórce odpowiedzialnej za realizację
polityki kadrowej w urzędzie – weryfikacja odbywa się w komórce wiodącej,
ale opisy stanowisk pracy są sporządzane w komórkach organizacyjnych przez
bezpośrednich przełożonych.

Zasady dotyczące sporządzania opisów stanowisk pracy
Oto kilka podstawowych zasad, którymi należy się kierować przy sporządzaniu projektów
opisów stanowisk pracy:

opisowi podlegają wszystkie stanowiska urzędnicze w danym urzędzie,
opisy nowo utworzonych stanowisk pracy sporządza się niezwłocznie po ich
utworzeniu,
opis dotyczy pojedynczego stanowiska, funkcjonującego w strukturze organizacyjnej
urzędu,

jeżeli w strukturze organizacyjnej istnieje stanowisko wieloosobowe, na
którym osoby wykonują te same zadania, należy sporządzić jeden uniwersalny
opis dla stanowiska zajmowanego przez te osoby,

opisowi podlega stanowisko rozumiane jako zakres zadań, wymagany poziom
samodzielności, odpowiedzialności oraz innych czynników jak również kompetencje
i kwalifikacje, gwarantujące poprawne wykonywanie zadań,
zakres opisów stanowisk pracy powinien być dostosowany przede wszystkim do
struktury urzędu i ról poszczególnych stanowisk w wypełnianiu zadań urzędu –
opisów stanowisk pracy nie należy sporządzać ze względu na osoby je zajmujące,
zakres wszystkich zadań ujętych w opisach stanowisk pracy pracowników danej
komórki organizacyjnej nie może wykraczać poza zakres działania komórki wskazany
w regulaminie organizacyjnym urzędu i musi uwzględniać wszystkie zadania danej
komórki wskazane w regulaminie,

REGULAMINY WEWNĘTRZNE KOMÓREK

STANOWISKA W KOMÓRKACH ORGANIZACYJNYCH

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU

Reprezentujący pracodawcę
odpowiada za całość procesu
sporządzania

opisów

stanowisk pracy w urzędzie.

opis powinien być jak najbardziej zwięzły i faktograficzny,
opis powinien być sporządzany wg jednolitej metodologii i ustalonego wzoru
w sposób zapewniający porównywalność; wzór opisu stanowiska pracy stanowi
załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r.
w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie
cywilnej,
każdy

pracowników

jest

zapoznawany

z zatwierdzonym opisem własnego stanowiska pracy,
opisy stanowisk pracy znajdujących się w urzędzie
powinny być jawne,
opis powinien być uaktualniany w przypadku zmiany
któregokolwiek z jego składników,

ROZDZIAŁ 3 WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA OPISÓW
STANOWISK PRACY

Informacje przedstawione poniżej dotyczą poszczególnych punktów wzoru opisu stanowiska
pracy, zawartego w załączniku nr 1 do Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów
w sprawie zasad sporządzania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej.
Uwaga: Podane niżej przykłady skonstruowano korzystając ze struktur organizacyjnych
losowo wybranych urzędów. Może się okazać, że w rzeczywistości opisywane stanowiska
pracy mają inną nazwę lub inny zakres stanowiska.

1.1. NAZWA INSTYTUCJI
Proszę podać pełną nazwę urzędu/jednostki, w ramach której funkcjonuje dane stanowisko
pracy.
Przykład 1:
Dla stanowisk pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-
Spożywczych w miejscowości X należy wpisać:

Przykład 2:
Dla stanowisk pracy w Urzędzie Skarbowym w miejscowości X należy wpisać: „Urząd
Skarbowy w miejscowości X”.
Przykład 3:
Dla stanowisk pracy w Okręgowym Urzędzie Górniczym w miejscowości X należy wpisać:
„Okręgowy Urząd Górniczy w miejscowości X”.
Przykład 4:
Dla stanowisk pracy w Urzędzie Celnym w miejscowości X należy wpisać: „Urząd Celny
w miejscowości X”.

1.2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA
Informacje zawarte w tym polu powinny umożliwić zlokalizowanie opisywanego stanowiska
w strukturze organizacyjnej urzędu. Jeżeli w urzędzie istnieje rozbudowana, wielostopniowa
struktura organizacyjna, należy w tym polu wpisać nazwy wszystkich komórek
organizacyjnych wyższego szczebla (zaczynając od tych znajdujących się najwyżej w
hierarchii) oraz komórki, w której znajduje się stanowisko pracy.
W przypadku, gdy stanowisko pracy nie wchodzi w skład żadnej komórki organizacyjnej
należy podać nazwę tego stanowiska pracy wynikającą z regulaminu lub statutu urzędu.
Przykład 1:
W Ministerstwie Zdrowia funkcjonuje dwustopniowa struktura organizacyjna: występuje
podział urzędu na departamenty, które dzielą się na wydziały. Dlatego wypełniając opis
stanowiska pracy dla stanowiska w Wydziale ds. Onkologii w Departamencie Polityki
Zdrowotnej należy wymienić następujące komórki organizacyjne:

1.1. NAZWA INSTYTUCJI

Wojewódzki

Inspektorat

Jakości

Handlowej

Artykułów Rolno-Spożywczych w miejscowości X

Przykład 2:
Pomorski Urząd Wojewódzki dzieli się na wydziały i oddziały. Dla stanowiska specjalisty w
Oddziale Realizacji i Kontroli Projektów (który wchodzi w skład Wydziału Zarządzania
Funduszami Europejskimi) poprawnie wypełnione pole powinno zawierać następujące nazwy
komórek organizacyjnych:

Przykład 3:
Stanowisko podreferendarza (stanowisko ds. obsługi sekretarskiej) w Departamencie
Prawnym Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nie wchodzi w skład żadnego wydziału czy
zespołu. Zgodnie z regulaminem KPRM nazwa tego stanowiska pracy w strukturze
organizacyjnej urzędu to: stanowisko ds. obsługi sekretarskiej. Biorąc pod uwagę powyższe
informacje, poprawnie wypełnione pole powinno wyglądać następująco:

Przykład 4:
Dla stanowiska ds. bhp w Izbie Skarbowej w miejscowości X, które nie wchodzi
w skład żadnej komórki organizacyjnej Izby, poprawnie wypełnione pole powinno wyglądać
następująco:

1.3. AKTUALNE STANOWISKO PRACY
Należy podać pełną nazwę zajmowanego stanowiska pracy zgodną z załącznikiem nr 1 do
Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2007 r. w sprawie określenia
stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych
urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych
zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby
cywilnej (Dz. U. Nr 12, poz. 79), np.:

główny specjalista,

specjalista,

referendarz,

sekretarz,

audytor wewnętrzny,

radca prawny,

1.2. KOMÓRKA
ORGANIZACYJNA
URZĘDU

Departament Polityki Zdrowotnej

Wydział ds. Onkologii

1.2. KOMÓRKA
ORGANIZACYJNA
URZĘDU

Wydział Zarządzania Funduszami Europejskimi

Oddział Realizacji i Kontroli Projektów

1.2. KOMÓRKA
ORGANIZACYJNA
URZĘDU

Departament Prawny

stanowisko ds. obsługi sekretarskiej

1.2. KOMÓRKA
ORGANIZACYJNA
URZĘDU

stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy

Określenie
powinno
być
skrótowe

inspektor.

Jeżeli w razie zmiany lub nowelizacji ww. rozporządzenia ulegną zmianie nazwy stanowisk
pracy w korpusie służby cywilnej, należy zaktualizować ten punkt opisu stanowiska pracy
uwzględniając nowe lub zmodyfikowane nazwy stanowisk pracy.

1.4. STANOWISKO DS. …
W tym polu należy wpisać funkcjonalną nazwę stanowiska pracy - skrótowo podać czym
zajmuje się lub jaki jest jego cel istnienia (np. stanowisko ds.
naliczania płac). Skrótowa nazwa stanowiska pracy powinno
wskazywać obszar lub zakres tematyczny zadań realizowanych na
danym stanowisku pracy (np. stanowisko ds. zamówień publicznych).
Przy wypełnianiu tego pola warto korzystać z nazewnictwa potocznie
przyjętego w organizacji, np. stanowisko ds. skarg i wniosków, ds. kontroli wewnętrznej, itd.
Określając nazwę oprócz zwrotu „stanowisko ds. …” można użyć sformułowań, które lepiej
oddają charakter opisywanego stanowiska pracy:

pełnomocnik ds. …,

kierownik/naczelnik …, (nazwa komórki organizacyjnej),

koordynator ds. …,

itd.

Sugerowane skrótowe nazwy dla tzw. „stanowisk obsługowych” w urzędzie :

W przypadku stanowisk pracy, których nazwa wpisana w pkt 1.3 opisu stanowiska

pracy opisuje skrótowo cel istnienia danego stanowiska pracy (np. główny księgowy, audytor
wewnętrzny), wystarczy powtórzyć nazwę z pkt 1.3.

Przykład 1:
Opracowane na potrzeby pilotażu metody wartościowania skrótowe nazwy niektórych
stanowisk pracy w Wydziale Geodezji w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim:

 stanowisko ds. klasyfikacji gleboznawczej gruntów,
 stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami,
 stanowisko ds. wywłaszczeń, zwrotu wywłaszczonych nieruchomości i odszkodowań,
 kierownik Oddziału Gospodarki Nieruchomościami,
 stanowisko ds. komunalizacji i rewindykacji mienia Skarbu Państwa,
 stanowisko ds. nadzoru geodezyjno-kartograficznego nad działalnością administracji

geodezyjnej i kartograficznej,

 stanowisko ds. geodezji,
 stanowisko ds. organizacyjnych.

Przykład 2:
Opracowane na potrzeby pilotażu metody wartościowania skrótowe nazwy niektórych
stanowisk pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-
Spożywczych w Białymstoku:

 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
 stanowisko ds. kontroli i oceny jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych,
 stanowisko ds. informacji i ewidencji,
 stanowisko ds. kontroli prawidłowości dokonanych transakcji finansowych,
 stanowisko ds. kadr, sekretariatu, archiwum zakładowego.

Przykład 3:
Opracowane na potrzeby pilotażu metody wartościowania skrótowe nazwy niektórych
stanowisk pracy w Ministerstwie Transportu:

 stanowisko ds. analiz ekonomicznych,
 stanowisko ds. przygotowania inwestycji,
 stanowisko ds. koordynacji inwestycji resortu,
 stanowisko ds. współpracy z Krajową i wojewódzkimi radami BRD,
 stanowisko ds. polityki pocztowej,
 stanowisko ds. rozwoju i jakości usług pocztowych,
 stanowisko ds. czasu pracy kierowców i tachografu cyfrowego,
 stanowisko ds. warunków technicznych dróg publicznych.

1.5. SYMBOL OPISU STANOWISKA PRACY
Symbol opisu stanowiska pracy powinien zawierać, w następującej kolejności, informacje na
temat:

1. miejsca danego stanowiska pracy w strukturze urzędu: skrót nazw komórek

organizacyjnych wymienionych w pkt 1.2 opisu stanowiska pracy,

2. liczby porządkowej: kolejny numer stanowiska pracy w komórce organizacyjnej,

w której znajduje się dane stanowisko pracy.

Skróty literowe nazw komórek organizacyjnych powinny być zgodne ze skrótami przyjętymi
w regulaminie lub statucie danego urzędu. W razie braku obowiązujących skrótów komórek
organizacyjnych, reprezentujący pracodawcę powinien zapewnić stosowanie jednolitych
skrótów dla tych samych komórek w obrębie jednej organizacji.
W przypadku stanowisk pracy, które nie wchodzą w skład żadnej komórki organizacyjnej
należy utworzyć skrót nazwy tego stanowiska pracy, biorąc pod uwagę jego nazwę zawartą w
regulaminie lub statucie urzędu.

Istnieje dowolność co do graficznej formy symbolu opisu stanowiska pracy, np. odnośnie
sposobu oddzielania skrótów nazw poszczególnych komórek organizacyjnych (myślnik,
kropka, ukośnik lub inne). Przykłady przedstawione poniżej zawierają kilka proponowanych
rozwiązań.
Przykład 1:
W Ministerstwie Zdrowia w Departamencie Polityki Zdrowotnej jest przykładowo
30 stanowisk pracy. Natomiast w Wydziale ds. Onkologii (wchodzącym w skład tego
Departamentu) są trzy stanowiska pracy. Symbole opisów stanowisk pracy dla tych trzech
stanowisk w Wydziale ds. Onkologii:

DPZ/WO/1
DPZ/WO/2
DPZ/WO/3

Przykład 2:
Przykładowy symbol opisu stanowiska ds. bezpieczeństwa i higieny pracy w Izbie Skarbowej
w miejscowości X, które nie wchodzi w skład żadnej komórki organizacyjnej Izby:

BHP-1

Przykład 3:
Departament Prawny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w którym znajduje się 20
stanowisk pracy, składa się z wydziałów (np. Wydział ds. Służby Cywilnej i Państwowego
Zasobu Kadrowego), zespołów (np. ds. obsługi Rady Legislacyjnej) oraz z wyodrębnionych
stanowisk pracy. Do tych wyodrębnionych stanowisk pracy należą m.in.:

jedno stanowisko sekretarza, które zgodnie z regulaminem KPRM nosi nazwę:
stanowisko ds. obsługi sekretarskiej,

dwa stanowiska radcy prawnego, które zgodnie z regulaminem KPRM noszą nazwę:
samodzielne stanowiska radców prawnych.

Przykładowe symbole opisów stanowisk pracy dla stanowisk w Departamencie Prawnym
KPRM:

dla stanowiska sekretarza: DP-SEK/1

przykładowy skrót nazwy

Departamentu Polityki

Zdrowotnej

przykładowy skrót nazwy

Wydziału ds. Onkologii

numer kolejnego stanowiska

w Wydziale ds. Onkologii

skrót nazwy najniższej

komórki organizacyjnej

skrót nazwy

stanowiska pracy

pierwsze opisywane w departamencie
stanowisko sekretarskie, które nie
wchodzi w skład żadnej niższej komórki
organizacyjnej (np. wydziału)

dla samodzielnych stanowisk radców prawnych: DP-RP/1, DP-RP/2

dla stanowiska głównego specjalisty w Wydziale ds. Służby Cywilnej i Państwowego
Zasobu Kadrowego:

DP-WSCPZK/1

2. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ
URZĘDU
W celu bardziej precyzyjnego oddania powiązań hierarchicznych jak i funkcjonalnych zaleca
się załączanie do każdego opisu stanowiska pracy schematu organizacyjnego. Na schemacie
powinno być wskazane, które stanowisko pracy jest stanowiskiem opisywanym (sposób
zaznaczenia dowolny).

Dyrektor Departamentu

DYREKTOR GENERALNY

URZĘDU

Naczelnik wydziału

Specjalista ds.

Dyrektor

Departamentu

Dyrektor Biura

Z – ca dyrektora departamentu

Specjalista ds.

Referendarz ds.

Z – ca dyrektora departamentu

skrót nazwy najniższej

komórki organizacyjnej

(tj. departamentu)

skrót nazwy

stanowiska pracy

pierwsze opisywane w departamencie
stanowisko radcy prawnego, które nie
wchodzi w skład żadnej niższej komórki
organizacyjnej (np. wydziału)

skrót nazwy wyższej

komórki organizacyjnej

(tj. departamentu)

skrót nazwy najniższej

komórki organizacyjnej

(tj. wydziału)

pierwsze opisywane w

wydziale stanowisko

pracy

Przykłady schematów organizacyjnych zostały zamieszczone w przykładach do pkt 2.2.
wzoru opisu stanowiska pracy.

Załączenie

schematu

organizacyjnego

nie

jest

obowiązkowe.

2.1. STANOWISKO POŚREDNIO NADZORUJĄCE
Ten punkt opisu stanowiska pracy odnosi się jedynie do podległości występującej
w ramach danej jednostki organizacyjnej (urzędu).
Wypełniając to pole należy podać nazwę stanowiska pracy, które bezpośrednio nadzoruje
pracę bezpośredniego przełożonego opisywanego stanowiska pracy. W przypadku, gdy brak
jest takiego stanowiska pracy (np. bezpośrednim przełożonym jest dyrektor generalny danego
urzędu), należy wpisać „brak”.
Przykłady są podane razem z przykładami do punktu 2.2 wzoru opisu stanowiska pracy.

2.2. STANOWISKO BEZPOŚREDNIO NADZORUJĄCE
Należy wpisać nazwę stanowiska pracy bezpośrednio nadzorującego.
W przypadku, gdy stanowisko pracy merytorycznie podlega jednemu stanowisku pracy,
a organizacyjnie innemu stanowisku pracy, w opisie stanowiska pracy powinna się znaleźć
informacja

temat

obydwu

stanowisk

pracy

bezpośrednio

nadzorujących

z zastrzeżeniem jaki jest to rodzaj podległości (patrz Przykład 3).
Dla stanowisk pracy kierujących danym urzędem (np. stanowisko naczelnika urzędu
skarbowego) stanowiskiem bezpośrednio nadzorującym będzie najczęściej stanowisko pracy
spoza danego urzędu (patrz Przykład 1).
Przykład 1:
Wycinek struktury organizacyjnej Urzędu Skarbowego w miejscowości X:

W powyższej strukturze dla stanowiska starszego specjalisty:

 stanowiskiem pracy bezpośrednio nadzorującym jest stanowisko kierownika Działu

Orzecznictwa Podatków Pośrednich,

Naczelnik Urzędu Skarbowego

Jednoosobowe

Stanowisko Analiz i

Sprawozdawczości

Zastępca Naczelnika

kierownik

Działu Orzecznictwa

Podatków Pośrednich

np. starszy specjalista

 stanowiskiem pracy pośrednio nadzorującym jest stanowisko Zastępcy Naczelnika.

Dla stanowiska kierownika Działu Orzecznictwa Podatków Pośrednich

 stanowisko Zastępcy Naczelnika jest stanowiskiem pracy bezpośrednio nadzorującym,

 stanowisko Naczelnika Urzędu jest stanowiskiem pracy pośrednio nadzorującym.

Dla Jednoosobowego Stanowiska Analiz i Sprawozdawczości:

 stanowiskiem pracy bezpośrednio nadzorującym jest stanowisko Naczelnika Urzędu,

 brak stanowiska pracy pośrednio nadzorującego.

Dla stanowiska Naczelnika Urzędu Skarbowego:

 stanowisko Ministra właściwego ds. finansów publicznych jest stanowiskiem pracy

bezpośrednio nadzorującym,

 brak podległości pośredniej.

Dla stanowiska Zastępcy Naczelnika Urzędu Skarbowego:

 stanowisko Naczelnika Urzędu Skarbowego jest stanowiskiem pracy bezpośrednio

nadzorującym,

 ponieważ stanowisko pośrednio nadzorujące pracę Zastępcy Naczelnika nie znajduje

się w obrębie struktury organizacyjnej danego urzędu, nie podaje się informacji na
temat podległości pośredniej.

Przykład 2:

Fragment struktury organizacyjnej w jednym z urzędów centralnych:

Dla stanowiska kierującego wieloosobowym stanowiskiem ds. audytu wewnętrznego:

 stanowiskiem pracy bezpośrednio nadzorującym jest stanowisko Dyrektora

Generalnego Urzędu,

 brak jest stanowiska pracy pośrednio nadzorującego.

Dla stanowiska audytora wewnętrznego:

Dyrektor Generalny Urzędu

Kierujący wieloosobowym stanowiskiem

ds. audytu wewnętrznego

audytor

wewnętrzny

audytor

wewnętrzny

audytor

wewnętrzny

 stanowisko kierującego wieloosobowym stanowiskiem ds. audytu wewnętrznego jest

stanowiskiem pracy bezpośrednio nadzorującym,

 stanowisko Dyrektora Generalnego Urzędu jest stanowiskiem pracy pośrednio

nadzorującym.

Przykład 3:
W opisie stanowiska pracy znajdują się następujące informacje:

Opis został uzupełniony w ten sposób na podstawie fragmentu struktury organizacyjnej
Ministerstwa X:

2.3. LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW
Proszę podać liczbę formalnie bezpośrednio podległych pracowników, bez względu na fakt
czy pracują oni na pełen, czy na część etatu.
W przypadku stanowisk pracy, którym podlegają stanowiska, które kierują pracą innych
pracowników, należy wpisać informację na temat liczby bezpośrednio podległych
pracowników, jak również liczbę pośrednio podległych pracowników.

2. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ

URZĘDU

2.1. Stanowisko pracy pośrednio

nadzorujące

Stanowisko Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego
(pod względem organizacyjnym)

2.2. Stanowisko pracy
bezpośrednio nadzorujące

Stanowisko Dyrektora Generalnego – pod względem
merytorycznym.
Stanowisko Naczelnika Wydziału Organizacyjnego –
pod względem organizacyjnym.

Dyrektor Generalny Ministerstwa X

Dyrektor Biura Dyrektora

Generalnego Ministerstwa X

Naczelnik Wydziału

Organizacyjnego

główny specjalista

ds. zakładowego funduszu

świadczeń socjalnych

podległość merytoryczna

podległość organizacyjna

Jeżeli stanowisku pracy nie podlegają pracownicy, w polu 2.3 należy wpisać „brak”.
W przypadku występowania stanowisk pracy podległych jedynie merytorycznie lub jedynie
organizacyjnie pod opisywane stanowisko pracy, w opisie stanowiska pracy powinna się
znaleźć informacja:

ilu pracowników podlega merytorycznie,

ilu pracowników podlega organizacyjnie,

ilu pracowników podlega merytorycznie i organizacyjnie.

Przykład 1:
Naczelnikowi Wydziału Obsługi Finansowej w Biurze Budżetowo-Finansowym Ministerstwa
X bezpośrednio podlega 9 stanowisk pracy zajmowanych przez 10 pracowników (jedno
stanowisko pracy jest obsadzone przez 2 pracowników zatrudnionych na pół etatu).
Prawidłowo wypełnione pole pkt. 2.3 powinno zawierać informację, że ww. stanowisku
naczelnika podlega 10 pracowników.
Przykład 2:
Zastępcy Naczelnika Urzędu Skarbowego w miejscowości X podlegają:

Referat Podatków Pośrednich (stanowisko kierownika referatu oraz 6 pracowników),

Dział Kontroli Podatkowej (stanowisko kierownika działu oraz 8 pracowników),

Dział Podatków Majątkowych i Opłat (stanowisko kierownika działu oraz
7 pracowników),

Referat Ewidencji i Identyfikacji Podatników i Płatników (stanowisko kierownika
referatu oraz 5 pracowników).

Zatem Zastępcy Naczelnika bezpośrednio podlega 4 pracowników (2 kierowników działów i
2 kierowników referatów), a pośrednio 26 pracowników (suma pracowników referatów oraz
działów minus kierownicy tych komórek organizacyjnych).
W opisie stanowiska Zastępcy Naczelnika w pkt. 2.3 powinny się znaleźć następujące
informacje:

3.1. DATA SPORZĄDZENIA OPISU
Pole to wypełnia osoba zatwierdzająca opis stanowiska pracy. Należy wpisać dzień, miesiąc
i rok zatwierdzenia opisu stanowiska pracy. W razie aktualizacji opisu stanowiska pracy
należy podać datę zatwierdzenia zaktualizowanego opisu stanowiska pracy.

3.2. OSOBA BEZPOŚREDNIO NADZORUJĄCA
Pole to wypełnia osoba bezpośrednio nadzorująca opisywane stanowisko pracy, która zajmuje
stanowisko pracy wymienione w pkt 2.2 danego opisu stanowiska pracy. Imię
i nazwisko powinno być wpisane czytelnie, tak aby umożliwić identyfikację tej osoby.

W przypadku urzędów, gdzie w strukturze organizacyjnej występują stanowiska pracy

mające więcej niż jednego bezpośredniego przełożonego (np. innego merytorycznego, innego
organizacyjnego), reprezentujący pracodawcę określi w drodze wewnętrznych uregulowań,
kto przedstawia projekt opisu stanowiska pracy do zatwierdzenia.

2.3. Liczba podległych

pracowników

liczba pracowników bezpośrednio podległych: 4
liczba pracowników pośrednio podległych: 26

3.3. POLE: ZATWIERDZIŁ

Pole to wypełnia reprezentujący pracodawcę lub upoważniona przez niego osoba.

Imię i nazwisko powinno być wpisane czytelnie, tak aby umożliwić identyfikację osoby
zatwierdzającej opis stanowiska pracy.

3.4. POLE: ZAPOZNAŁ SIĘ
Pole to wypełnia pracownik zajmujący opisywane stanowisko pracy. Imię i nazwisko
powinno być wpisane czytelnie, tak aby umożliwić identyfikację tej osoby. Należy
podkreślić, że podpis pracownika oznacza potwierdzenie faktu, że zapoznał się on z opisem
stanowiska pracy. Dlatego w momencie zapoznania się z opisem pracownik powinien
podpisać dany opis stanowiska pracy, nawet w przypadku, gdy nie zgadza się on z jego
treścią.
W przypadku, gdy stanowisko jest zajmowane przez więcej niż jednego pracownika (np.
kilku pracowników pracuje na jednym stanowisku pracy w niepełnym wymiarze
godzinowym) wszyscy pracownicy składają czytelny podpis. Podobne rozwiązanie ma
miejsce, gdy istnieje wiele takich samych stanowisk pracy. Wtedy wskazane jest opracowanie
jednego opisu stanowiska pracy. Wówczas wszyscy pracownicy zajmujący to stanowisko
pracy mogą złożyć swój podpis na jednym wspólnym dla nich wszystkich opisie stanowiska
pracy lub na odrębnych dokumentach o takiej samej treści.

4. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY
Należy w sposób zwięzły (najlepiej w 1 zdaniu, w przypadku stanowisk pracy bardzo
różnorodnych w maksymalnie 3 zdaniach) określić istotę opisywanego stanowiska pracy. Cel
istnienia stanowiska pracy można określić jako cel zadań wykonywanych na opisywanym
stanowisku pracy. Cel istnienia stanowiska pracy powinien wskazywać co stanowi o głównej
wartości opisywanego stanowiska pracy dla urzędu oraz jak pracownik przyczynia się do
realizacji misji i strategii urzędu.
W tym polu nie opisuje się wszystkich wykonywanych na stanowisku pracy zadań, ale
informacje tu zawarte powinny stanowić podsumowanie zadań wymienionych w pkt 5 opisu
stanowiska pracy oraz wskazanie co jest efektem pracy wykonanej na danym stanowisku
pracy. Dlatego sugeruje się w pierwszej kolejności wypełnić pkt 5 opisu, a następnie
uzupełnić pkt 4 opisu.

Aby ułatwić identyfikację celu istnienia opisywanego stanowiska pracy można się posłużyć
następującymi pytaniami pomocniczymi:

Dlaczego to stanowisko pracy istnieje w danej organizacji/urzędzie?

W jaki sposób praca na opisywanym stanowisku pracy przyczynia się do realizacji
celów całej organizacji/urzędu?

Jaki jest efekt pracy wykonywanej na opisywanym stanowisku pracy?

Uwaga: Jako celu istnienia stanowiska pracy nie należy wskazywać

podstawy prawnej zadań na nim wykonywanych (np. przepisów aktów
prawnych lub regulaminu/statutu urzędu). Jest to mało przejrzyste i czytelne.
Ponadto, każda analiza opisu stanowiska pracy pociągałaby wtedy za sobą
sięgnięcie do wymienionego aktu prawnego. Zamiast powoływania się na
podstawę prawną, należy opisać cel istnienia danego stanowiska pracy.

Opis zadania powinien być zwięzły i zawierać:
czasownik lub czasowniki, które wskazują co musi być zrobione +
określenie co jest przedmiotem wykonywanego zadania + krótki opis celu
czynności.
Np. księguje + operacje finansowe + w celu dostarczenia aktualnej
i dokładnej informacji finansowej.

Należy
podać nie
więcej niż
8 zadań

Przykład 1:

Prawidłowo opisany cel istnienia stanowiska pracy w Wojewódzkiej Inspekcji

Handlowej w mieście Y:

„Kontrola produktów znajdujących się lub przeznaczonych do wprowadzenia do

obrotu handlowego oraz kontrola usług …

…w celu zapewnienia odpowiedniej jakości i bezpieczeństwa produktów i usług.”

Nieprawidłowo podany cel istnienia stanowiska pracy w Wojewódzkiej Inspekcji

Handlowej w mieście Y:

„Realizacja zadań należących do wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej

zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (Dz. U. z 2001 r. Nr 4, poz.
25, z póź. zm.).”

Bez przeanalizowania zapisów wskazanej ustawy tak ujęty cel istnienia stanowiska

pracy nie daje obrazu zadań wykonywanych na tym stanowisku pracy. Ponadto, nie wskazuje
czym się dane stanowisko pracy różni od pozostałych stanowisk pracy w Wojewódzkiej
Inspekcji Handlowej w mieście Y – wszystkie stanowiska pracy w Wojewódzkiej Inspekcji
Handlowej powinny realizować zadania należące do wojewódzkiego inspektora Inspekcji
Handlowej.

Pozostałe przykłady poprawnego formułowania celu istnienia stanowiska pracy znajdują się
w pkt. 5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY.

5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy powinny mieć charakter stały, wynikający
z celu istnienia danego stanowiska pracy. Nie należy wpisywać zadań czasowo realizowanych
na danym stanowisku pracy (np. czasowe przejęcie zadań innego stanowiska pracy).
Zadania należy uszeregować ze względu na częstotliwość ich wykonywania – od najczęściej
do najrzadziej wykonywanych. Pierwsze trzy najczęściej wykonywane
zadania należy uznać za zadania dominujące. Pozostałe zadania
stanowią zadania poboczne. W przypadku zadań powtarzalnych, które
występujących czasowo, należy podać informację, że jest to zadanie
czasowe oraz podać częstotliwość jego występowania i, jeśli to
możliwe, przybliżony okres jego realizacji.

po co ?

podsumowanie

zadań

Ważnym elementem opisywania zadań jest podanie celu jakiemu służy ich realizacja.
Proponuje się dwa sposoby określania celu zadania:
1. Cel realizacji danego zadania może stanowić cel cząstkowy w ramach ogólnego celu

istnienia stanowiska pracy. Zawarcie informacji o celach cząstkowych danego stanowiska
pracy pozwala uzyskać pełniejszy obraz miejsca i zadań tego stanowiska pracy
w strukturze organizacyjnej urzędu. Pozwala to również lepiej zrozumieć cel główny
istnienia danego stanowiska pracy.

2. Cel można określić poprzez podanie czemu, ewentualnie komu, ma służyć wykonanie

opisywanego zadania. Jest to szczególnie użyteczne w przypadku zadań stanowiących
jedynie element pewnego procesu. W tym przypadku podawanie celu danego procesu jako
celu zadania może rodzić niejasności na czym dokładnie polega zadanie i jaka jest rola
tego stanowiska pracy w jego realizacji. Natomiast podanie do czego jest
wykorzystywany efekt końcowy zadania obrazuje wieloetapowość niektórych zadań,
powiązania pomiędzy różnymi stanowiskami pracy w urzędzie, a także w pewnym
stopniu odzwierciedla rolę danego stanowiska pracy w całym procesie.

Przykład B – patrz przykładowy opis stanowiska pracy (s. 55)

Stanowisko głównego specjalisty ds. kadrowych ma następujący cel istnienia:

„Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników oraz
spraw wynikających ze stosunku pracy osób zatrudnionych w Ministerstwie”.

Jednym z zadań wykonywanych na tym stanowisku jest: „ustala uprawnienia

pracowników do nagród jubileuszowych i innych świadczeń oraz przygotowuje
decyzje w tych sprawach”. Zadanie ma na celu zapewnienie wypłaty pracownikowi
należnych mu świadczeń, jednak za wypłatę świadczenie odpowiada w tym urzędzie
komórka finansowa. Widać, że opisywane zadanie jest częścią dwuetapowego procesu,
który jest realizowany przez dwie różne komórki organizacyjne (kadrową, która ustala
wymiar świadczenia, oraz finansową, która, na podstawie informacji z komórki
kadrowej, wypłaca to świadczenie). Aby poprawnie odzwierciedlić rolę danego
stanowiska pracy w procesie i oddać zależności między różnymi stanowiskami
w ramach jednej organizacji proponuje się określić cel opisywanego zadania
w następujący sposób: „w celu przekazania komórkom wypłacającym świadczenia
finansowe informacji na temat wysokości należnych świadczeń”.

Przykład A – patrz rozdział 7: 1 przykładowy opis stanowiska pracy.

Stanowisko sekretarza ma następujący cel istnienia: „Stanowisko ma na celu

zapewnienie obsługi kancelaryjno – administracyjnej całego departamentu”.

Ustalając cele poszczególnych zadań okazuje się, że każdemu zadaniu można

przypisać jeden z dwóch niżej wymienionych celów:

1. zapewnienie właściwego obiegu dokumentów w departamencie
2. wsparcie bieżącej pracy Dyrektora i pracowników departamentu.

Po takiej analizie widać, że realizacja dwóch celów cząstkowych przyczynia

się do osiągnięcia celu głównego.

Przykładowe czasowniki stosowane przy formułowaniu zadań to:
akceptuje
analizuje
archiwizuje
bada
doradza
dostarcza
ewidencjonuje
formułuje
gromadzi
informuje
inicjuje
interpretuje
kieruje
kompletuje
kontroluje
koordynuje

księguje
monitoruje
nadzoruje
obsługuje
obsługuje
ocenia
określa
opracowuje
organizuje
planuje
poprawia
potwierdza
prognozuje
projektuje
protokółuje
prowadzi

przedstawia
przegląda
przekazuje
przeprowadza
zleca
przetwarza
przydziela
przygotowuje
przyjmuje
raportuje
realizuje
rozliczanie
rozpatruje
rozprowadza
sprawdza
szkoli

testuje
tworzy
uczestniczy
udziela
ustala
utrzymuje
wdraża
weryfikuje
wnioskuje
współpracuje
wydaje
wykonuje
zabezpiecza
zapewnia
zarządza
zatwierdza

W miarę możliwości wskazane jest podać wskaźnik częstotliwości zadań realizowanych na
opisywanym stanowisku pracy, np.

procentowy udział poszczególnych zadań w czasie pracy na danym stanowisku
pracy, np. analiza i udzielanie odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli w celu
załatwienia zgłoszonych przez obywateli spraw (ok. 60% czasu),

określenie jak często zdarzają się poszczególne zadania, np. sporządza roczny
budżet jednostki w celu zapewnienia środków finansowych na realizację zadań
jednostki w kolejnym roku budżetowym (raz w roku).

Do każdego zadania wymienionego w pkt 5. należy wskazać rolę stanowiska pracy spośród
możliwości wymienionych poniżej. W zależności od zadania stanowisko może pełnić inną
rolę. Ponadto może się zdarzyć, że zadanie wymaga pełnienia więcej niż jednej roli, wówczas
należy zakreślić kilka pozycji.

Uwaga: Przy opisywaniu zadania należy używać czasowników sugerujących

rolę danego stanowiska w realizacji zadania np.:

dla stanowiska liniowego powinno się korzystać z takich
czasowników jak: uczestniczy, współpracuje, współuczestniczy,
wspiera, wspomaga, itd.

dla stanowiska koordynującego pracę innych wskazane jest użycie
sformułowań podkreślających aspekt koordynacji, np. koordynuje,
monitoruje.

Opisy poszczególnych ról wraz z przykładami

A - samodzielna realizacja całego zadania
Stanowisko pracy odpowiada za realizację całości opisywanego zadania. Należy podkreślić,
że to opisywane stanowisko pracy odpowiada za efekt końcowy realizacji danego zadania,
tzn. ponosi odpowiedzialność (często dzieloną ze stanowiskiem pracy bezpośrednio
nadzorującym) za całość zadania, nie jedynie za jego fragment.
Przykład 1:
Stanowisko specjalisty w Referacie Rachunkowości Podatku VAT w Urzędzie Skarbowym w
miejscowości X jest stanowiskiem pracy samodzielnie realizującym następujące zadanie:
„prowadzi konta podatkowe w celu dostarczenia aktualnej i dokładnej informacji na temat
należności podatkowych podatku VAT (75 % czasu pracy)”.
W Referacie Rachunkowości Podatku VAT jest jeszcze 5 stanowisk pracy wykonujących taką
samą

pracę

(tzn.

samodzielnie

prowadzą

konta

podatkowe),

jednak

w odniesieniu do innych podmiotów gospodarczych. Stanowisko to wykonuje wszystkie
czynności związane z prowadzeniem kont oraz ponosi odpowiedzialność (wraz
z kierownikiem Referatu) za poprawność stanu kont dla przypadających mu podmiotów.

W przypadku tego zadania należy zaznaczyć również rolę F - realizacja zadań jest

wspomagana specjalistycznym programem komputerowym: patrz również Przykład
1 w roli F.
Przykład 2:
Stanowisko głównego specjalisty ds. świadczeń socjalnych organizacyjnie wchodzące
w skład Wydziału Organizacyjnego w Biurze Dyrektora Generalnego w Ministerstwie
X samodzielnie realizuje następujące zadanie: „opracowuje projekty planów oraz zasady
działalności socjalnej na podstawie analizy wydatków w celu zapewnienia optymalnego
wykorzystania środków z funduszu świadczeń socjalnych w kolejnych latach (raz w roku)”.

Stanowisko pracy samodzielnie wykonuje powierzone zadanie - merytorycznie

bezpośrednio podlega Dyrektorowi Generalnemu. Ponosi pełną odpowiedzialność za
opracowane projekty oraz zasady. Pracownik samodzielnie ustala plan pracy na danym
stanowisku pracy.
Przykład 3:

Stanowisko głównego specjalisty w Departamencie Kontroli i Nadzoru w Kancelarii

Prezesa Rady Ministrów samodzielnie realizuje m.in. następujące zadania:
Zadanie 1: sporządza projekt programu kontroli w celu przygotowania kontroli.
Zadanie 2: przeprowadza kontrolę w celu ustalenia stanu faktycznego.

Uwaga:
Nie należy stosować do opisu zadania uniwersalnej formuły typu: „Inne
polecenia przełożonego.”, gdyż podobne sformułowanie nie wnosi żadnej
informacji na temat realizowanych na stanowisku zadań. W sytuacji, gdy
stanowisko pracy realizuje liczne zadania, które nie są uwzględnione
w opisie stanowiska, wskazane jest przeprowadzenie aktualizacji opisu
stanowiska pracy (aby uwzględniał faktycznie realizowane na stanowisku
pracy zadania).

Zadanie 3: przygotowuje dokumentację kontrolną w celu przedstawienia ustalonego stanu

faktycznego, oceny kontrolowanej działalności oraz skutków kontroli.

Osoba zajmująca to stanowisko pracy ponosi zawsze pełną odpowiedzialność (wraz

z naczelnikiem Wydziału) za efekty powyższych zadań. Stopień odpowiedzialności nie zależy
od organizacji pracy w Wydziale: nawet jak kontrolę przeprowadza dwóch pracowników,
każdy z nich ponosi pełną odpowiedzialność za całość ww. zadań. Dlatego dla każdego ww.
zadania należy zaznaczyć rolę A – samodzielna realizacja całego zadania.

B - rola wiodąca
Zadanie na ogół o charakterze wieloetapowym, wymagające koordynacji pracy wykonywanej
na innych stanowiskach pracy i planowania poszczególnych etapów realizacji zadania.
Prawidłowa realizacja zadania może wymagać zlecenia wykonania fragmentów zadania
innym stanowiskom pracy (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, analizy ekonomicznej
itd.). Często współpracuje z innymi stanowiskami pracy w celu wypracowania efektu
końcowego, ale to ono ponosi odpowiedzialność za końcowy efekt prac. Nie występuje
formalne zwierzchnictwo nad współpracującymi stanowiskami pracy, np. są to stanowiska
pracy w innych komórkach organizacyjnych urzędu lub w innym urzędzie.
Współpraca/koordynacja polega na monitorowaniu realizacji zadań. W zależności od rodzaju
zadania, koordynacja może dotyczyć za każdym razem różnych stanowisk pracy.
Przykład 1:
Stanowisko głównego specjalisty w Wydziale ds. Zamówień Publicznych w Biurze
Administracyjnym w Ministerstwie X to stanowisko wiodące w następującym zadaniu:

„

przygotowuje i prowadzi wybrane postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

w celu umożliwienia Ministerstwu zakupu potrzebnych towarów i usług zgodnie z ustawą
o zamówieniach publicznych (70% czasu pracy)”.
W Wydziale ds. Zamówień Publicznych są jeszcze 3 stanowiska pracy wykonujące taką samą
pracę (tzn. przygotowanie i prowadzenie postępowań z zakresu zamówień publicznych),
jednak są one odpowiedzialne za inne postępowania. Stanowisko to ponosi pełną
odpowiedzialność (wraz z naczelnikiem wydziału) za całość przydzielonych mu postępowań
o udzielenie zamówienia publicznego. Jego zadaniem jest przeprowadzenie postępowania od
początku do końca: inicjuje lub współuczestniczy w inicjowaniu procesu, czuwa nad
postępem prac oraz odpowiada za ich zakończenie. W trakcie realizacji zadania może
współdziałać z innymi stanowiskami pracy (np. stanowiskami pracy z komórek inicjujących
potrzebę udzielenia zamówienia publicznego, korzystać z opinii radców prawnych) lub
koordynować pracę wykonywaną na innych stanowisk pracy. Należy podkreślić, że
generalnie nie jest to koordynacja tych samych stanowisk pracy, ale w zależności od rodzaju
i trybu zamówienia publicznego, koordynacja dotyczy różnych stanowisk pracy. Koordynacja
dotyczy nie tyle pracy innych pracowników, ile realizacji zadania.
Przykład 2:
Stanowisko głównego specjalisty w Departamencie Unii Europejskiej w Ministerstwie Spraw
Zagranicznych realizuje m.in. następujące zadanie: „koordynuje opracowanie materiałów na
posiedzenia Komitetu Polityki i Bezpieczeństwa zgodnie z przesłaną agendą
w celu dostarczenia przedstawicielowi Polski oficjalnego stanowiska na każde posiedzenie
(kilka razy w miesiącu)”.

Osoba zajmująca opisywane stanowisko pracy odpowiada za zebranie i opracowanie,

zgodnie z przesłaną agendą, materiałów na posiedzenie Komitetu Polityki i Bezpieczeństwa.
Zadanie polega na uzyskaniu od innych pracowników (z właściwych merytorycznie komórek
organizacyjnych) wkładów, ich weryfikacji oraz zredagowaniu w jednolity materiał, który
stanowi instrukcję dla przedstawiciela Polski na posiedzeniu Komitetu. Realizacja tego

zadania wiąże się z koordynacją prac osób przygotowujących wkłady merytoryczne i polega
w głównej mierze na monitorowaniu terminowości ich przesłania, konsultowaniu
ewentualnych zmian oraz uzgadnianiu wersji ostatecznej dokumentu. W zależności od
tematyki danego posiedzenia koordynacja może dotyczyć za każdym razem pracy innych
pracowników. Istotne jest, że osoba zajmująca to stanowisko pracy nie odpowiada za
rozdzielenie zadań pracownikom innych komórek organizacyjnych urzędu (odpowiadają za to
przełożeni tych osób), a jedynie odpowiada za terminowość realizacji zadania.

C - stanowisko koordynujące pracę innych
Zadanie wiąże się z czasową lub permanentną koordynacją pracy innych stanowisk pracy.
Z reguły koordynuje pracę tych samych stanowisk pracy w obrębie danej komórki
organizacyjnej w celu realizacji powierzonego temu stanowisku pracy zadania. Stanowisko
pracy koordynujące pracę innych posiada pewne uprawnienia kierownicze (np. może
rozdzielać pracę pomiędzy pracowników), ale nie wszystkie (np. nie ma prawa dokonywać
formalnej oceny – art. 52 ustawy o służbie cywilnej). Przyznane uprawnienia kierownicze są
ograniczone do realizacji konkretnego zadania, za którego efekt odpowiada osoba zajmująca
to stanowisko pracy.

Tego typu zadania na ogół występują w rozbudowanych komórkach organizacyjnych

(gdzie występuje konieczność koordynacji pracy kilku pracowników) lub w przypadku zadań
wymagających dużej mobilizacji kadrowej w krótkim okresie czasu.
Przykład 1:
Stanowisko głównego specjalisty w Wydziale Mianowań i Informacji o Korpusie Służby
Cywilnej w Departamencie Służby Cywilnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów realizuje
m.in. następujące zadanie:
Zadanie 1: koordynuje proces przygotowania mianowań oraz organizacji uroczystości
mianowania w służbie cywilnej w celu zapewnienia sprawności oraz rzetelności organizacji
całego procesu (raz w roku, zadanie czasowe, okres realizacji zadania: 6 do 7 miesięcy).
Z uwagi na skalę tego przedsięwzięcia (do kilku tysięcy mianowań rocznie) oraz konieczność
znacznej mobilizacji kadrowej na ten okres, koordynację procesu powierzono jednemu
stanowisku pracy. Stanowisko to podlega bezpośrednio pod Naczelnika Wydziału, lecz
posiada pewne uprawnienia kierownicze odnośnie pozostałych stanowisk pracy
w Wydziale (np. rozdzielanie pracy pomiędzy pracowników, monitorowania wykonania tej
pracy). Uprawnienia te są jednak ograniczone jedynie do realizacji tego konkretnego zadania
(co odróżnia to stanowisko pracy od stanowiska Naczelnika Wydziału). Do zadań tego
stanowiska pracy należy zatem planowanie działań (m. in. opracowanie wytycznych
dotyczących realizacji mianowań, weryfikacja dokumentów ubiegających się o mianowanie,
współpraca z KSAP, organizacja uroczystości) niezbędnych do poprawnego i terminowego
wykonania zadania, a także koordynacja pracy pozostałych stanowisk pracy zaangażowanych
w realizację tego zadania. Należy podkreślić, że jest to zadanie czasowe (twa ok. 6-7
miesięcy), lecz powtarzalne (co roku przeprowadza się mianowanie w służbie cywilnej),
a więc nie ma charakteru jednorazowego. Dlatego powinno się znaleźć w opisie tego
stanowiska pracy wraz ze wskazaniem, że przy realizacji tego zadania stanowisko to pełni
rolę C (tzn. koordynuje pracę innych).

D - stanowisko liniowe
Osoby zajmujące stanowiska liniowe ponoszą odpowiedzialność za określone aspekty
merytoryczne: uczestniczą w realizacji zadania, jednak nie są w pełni odpowiedzialne za
wypracowane

efekty

–

są

zobowiązani

konsultować

efekty

swojej

pracy

z innymi pracownikami, którzy również odpowiadają za realizację tego zadania.

Na ogół stanowisko liniowe jest stanowiskiem asystenckim względem innego stanowiska
pracy (innych stanowisk pracy), jednak w odróżnieniu od roli wspierającej (rola E), zadania
realizowane na tym stanowisku pracy są bardziej złożone i wymagają wiedzy merytorycznej.
Stanowiska te często pomagają w realizacji zadań stanowiskom pracy, na których jest
potrzebna wysokospecjalistyczna wiedza lub szczególne uprawnienia.
Stanowiskami liniowymi mogą być również stanowiska pracy, na których wymagana jest
ograniczona samodzielność. Pracownik je zajmujący musi się konsultować z innymi
pracownikami, którzy podejmują ostateczną decyzję jak rozwiązać dane zagadnienie lub
problem.
Przykład 1:
Na stanowisku starszego specjalisty w Departamencie Prawnym w Ministerstwie
X wykonywane jest m.in. następujące zadanie: „udział w przygotowaniu umów zawieranych
przez Ministerstwo w celu należytego zabezpieczenia interesów urzędu oraz zapewnienia
zgodności z prawem zawieranych umów 30% czasu pracy”.
W tym zadaniu to stanowisko pracy pełni rolę pomocniczą względem stanowiska
zajmowanego przez radcę prawnego, który odpowiada za przygotowanie umów zawieranych
przez Ministerstwo. Pracownik zajmujący opisywane stanowisko pracy może np.
przygotowywać projekty umów, jednak zawsze musi przedłożyć je do konsultacji z radcą
prawnym. Za efekt końcowy odpowiedzialność ponosi radca prawny, który nanosi poprawki
lub akceptuje przedstawiony mu projekt umowy.
Aby poprawnie oddać rolę opisywanego stanowiska starszego specjalisty w realizacji tego
zadania należy zaznaczyć, że jest to stanowisko liniowe (rola D). Z kolei w opisie stanowiska
radcy

prawnego

wspomnianego

przykładzie

należy

zaznaczyć

rolę

A (samodzielna realizacja całego zadania), gdyż to stanowisko pracy ponosi pełną
odpowiedzialność za efekty pracy.
Przykład 2:
Stanowisko specjalisty w komórce audytu wewnętrznego nie posiada uprawnień audytora
wewnętrznego, lecz pełni funkcje asystenta audytu. Asystent audytu może wspomagać
audytorów wewnętrznych wykonując zadania wyznaczone przez kierownika komórki audytu
wewnętrznego lub samych audytorów wewnętrznych. Audytor wewnętrzny, składając podpis
na dokumentach przygotowanych przez asystenta audytu, przejmuje równocześnie
odpowiedzialność za ich poprawność. W takim przypadku, określając rolę stanowiska
specjalisty w zadaniu, należy zaznaczyć rolę D - stanowisko liniowe.

E - rola wspierająca

Wykonuje proste czynności pomocnicze w stosunku do innych stanowisk pracy,

często są to proste czynności administracyjne lub formalne. Wykonanie ww. zadań jest
konieczne, aby osoby zajmujące inne stanowiska pracy mogły poprawnie realizować
powierzone zadania.
Przykład 1: (patrz Przykład 1 w roli A)
Osoba na stanowisku sekretarza w Biurze Spraw Obronnych Żeglugi w Urzędzie Morskim
w miejscowości X ponosi pełną odpowiedzialność za następujące zadanie: „prowadzi
komputerową ewidencję pism wpływających i wychodzących z Biura w celu zapewnienia
właściwego obiegu dokumentów w Biurze (60% czasu pracy)”.

Jest to zadanie o charakterze wspomagającym, które nie polega na realizacji w sposób

bezpośredni zadań statutowych urzędu, a jedynie wspiera prace wykonywane na pozostałych
stanowiskach pracy. Dzięki pracy wykonywanej na tym stanowisku pracy inne stanowiska
pracy mogą poprawnie realizować swoje zadania.

Przykład 2:
Stanowisko referenta w Dziale Rejestracji Podatkowej i Wprowadzania Danych
w Urzędzie Skarbowym w mieście X wykonuje m.in. następujące zadanie: „wprowadza do
systemu POLTAX dane z deklaracji podatkowych w celu zapewnienia kompletności
i aktualności bazy danych 90% czasu pracy)”.

Zadanie to sprowadza się do wykonywania prostych czynności polegających na

wprowadzaniu informacji do bazy danych.

F - realizacja zadań jest wspomagana specjalistycznym programem komputerowym
Do specjalistycznych programów komputerowych nie zalicza się powszechnie stosowanych
biurowych programów komputerowych, takich jak pakiet Microsoft Office, czy Open Office.
Wskazanie, że dane zadanie jest wykonywane przy użyciu specjalistycznego programu
komputerowego bardziej wiernie oddaje istotę zadania i wiążącej się z nim pracy.
W przypadku, gdy kilka zadań wymienionych w opisie stanowiska pracy jest wspomaganych
specjalistycznym programem komputerowym, przy każdym z tych zadań należy podać tę
informację.
Przykład 1:
Stanowisko specjalisty w Wydziale Kadr i Szkolenia w Komendzie Wojewódzkiej Policji w
miejscowości X realizuje m.in. następujące zadanie: „ewidencjonuje czas pracy
i absencje pracowników w celu dostarczenia aktualnej informacji (10% czasu pracy)”,
wykorzystując program kadrowy (lub kadrowo – płacowy, w zależności od organizacji
danego urzędu). Jest to rodzaj oprogramowania, z którego korzystają tylko pracownicy
wykonujący zadania z zakresu obsługi kadrowej lub kadrowo – płacowej pracowników
danego urzędu. Pracownik komórki kadrowej korzystając ze specjalistycznego programu
kadrowego m.in. prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników urzędu, nanosi wszelkie
zmiany dotyczące danego pracownika, tworzy zestawienia i analizy kadrowe.
Przykład 2:
Stanowisko (patrz Przykład 1 w roli A) specjalisty w Referacie Rachunkowości Podatku VAT
w Urzędzie Skarbowym w miejscowości X jest stanowiskiem pracy samodzielnie realizowane
jest

następujące

zadanie:

„samodzielnie

prowadzi

konta

podatkowe

w celu dostarczenia aktualnej i dokładnej informacji na temat należności podatkowych
podatku VAT (75% czasu)”. Pracę tę wykonuje przy pomocy programu komputerowego
(aplikacji księgowej POLTAX 2B), w którym są prowadzone konta podatkowe.
Przykład 3:
Stanowisko sekretarza w Biurze Spraw Obronnych Żeglugi w Urzędzie Morskim
w miejscowości X realizowane jest następujące zadanie: „prowadzi komputerową ewidencję
pism wpływających i wychodzących z Biura w celu zapewnienia właściwego obiegu
dokumentów w Biurze (60% czasu pracy)”. Zadanie to wykonuje przy pomocy programu
komputerowego (program kancelaryjny), w którym są ewidencjonowane wpływające
i wychodzące pisma. Z tego programu korzystają jednie pracownicy odpowiedzialni za
obsługę kancelaryjno-biurową w urzędzie. Dlatego określając rolę tego stanowiska pracy
należy zaznaczyć rolę F.

G - rola kierownicza
Realizacja zadania wiąże się z kierowaniem pracą na innych stanowiskach pracy. Kierowanie,
w odróżnieniu od koordynacji, charakteryzuje się tym, że występuje pełna podległość
służbowa stanowisk pracy. Zatem opisywane stanowisko pracy posiada pełne uprawnienia

kierownicze względem podległych mu stanowisk pracy. Kierowanie ma charakter ciągły,
podczas gdy koordynacja może być jedynie okresowa lub czasowa.
Rola kierownicza może wynikać wprost z zadania, np. „kierowanie pracą wydziału
w celu zapewnienia terminowości i odpowiedniej jakości realizowanych zadań” lub z faktu,
że opisywane stanowisko pracy odpowiada za realizację zadań zleconych kierowanej przez
niego komórce organizacyjnej. W obydwu przypadkach należy zaznaczyć, że zadanie wiąże
się z wykonywaniem roli kierowniczej.

Uwaga:
Stanowisko kierujące pracą innych może również wykonywać zadania nie
związane z rolą kierowniczą (np. wykonuje część zadań merytorycznych
komórki organizacyjnej). Taka sytuacja ma najczęściej miejsce
w niewielkich komórkach organizacyjnych, w których kierowanie
zespołem nie pochłania 100% czasu kierującego pracą tej komórki
organizacyjnej. Wówczas stanowisko kierującego może w części
przejąć/uczestniczyć w realizacji zadań przez pracowników. W przypadku
tego typu zadań nie należy zaznaczać roli kierowniczej.

Przykład 1:
Fragment opisu stanowiska pracy Naczelnika Wydziału ds. Zamówień Publicznych
w Biurze Administracyjnym w Ministerstwie X, na którym realizowane są m.in. następujące
zadania:
Zadanie 1: przygotowuje i prowadzi wybrane postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w celu umożliwienia Ministerstwu zakupu potrzebnych towarów i usług zgodnie
z ustawą o zamówieniach publicznych (40% czasu pracy).

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 2: kieruje pracą wydziału w celu zapewnienia terminowości i odpowiedniej jakości
realizowanych zadań (20% czasu pracy).

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 3: nadzoruje opracowywanie kwartalnych sprawozdań dotyczących zamówień
publicznych realizowanych na rzecz ministerstwa oraz rocznych sprawozdań dla Prezesa
Urzędu Zamówień Publicznych (3% czasu pracy).

Rola:

B C

H I

………..…..……

Omówienie poszczególnych zadań oraz roli opisywanego stanowiska pracy w ich realizacji:
Na opisywanym stanowisku pracy są realizowane zarówno zadania związane
z kierowaniem zespołem (zadanie 2 i 3), jak również zadania, w których stanowisko to nie
pełni roli kierowniczej (zadanie 1).

Pierwsze zadanie realizowane na opisywanym stanowisku pracy nie wiąże się

z kierowaniem pracą zespołu (dlatego nie zaznaczono roli kierowniczej). Jest to zadanie
merytoryczne, które jest również realizowane przez osoby zajmujące inne stanowiska pracy
w Wydziale (patrz Przykład 1 w roli B). Wykonywanie tego zadania wymaga pełnienia przez
opisywane stanowisko pracy roli wiodącej (rola B), więc powinna być zaznaczona jedynie ta
rola.
Z kolei drugie zadanie bezpośrednio wskazuje na rolę kierowniczą danego stanowiska pracy,
dlatego zaznaczono rolę G (kierowniczą).

Sformułowanie „nadzoruje” w treści zadania trzeciego wskazuje na rolę kierowniczą

opisywanego stanowiska pracy w realizacji tego zadania. Zatem należy zaznaczyć rolę G.

H - rola doradcza
Nie występuje wyłączna odpowiedzialność za efekt pracy: pracownik wypracowuje
i przedstawia propozycje rozwiązania problemu, jednak nie podejmuje decyzji co do wyboru
właściwego rozwiązania. Nie ponosi odpowiedzialności za wybór dokonany na innym
stanowisku pracy. Zadaniem osoby na tym stanowisku pracy jest dostarczenie wymaganych
informacji lub wiedzy, które umożliwiają innym stanowiskom pracy podjęcie (na podstawie
przedstawionych ekspertyz, opinii, analiz) odpowiednich decyzji. Należy zwrócić uwagę, że
osoba, dla której jest przygotowywana opinia, na ogół może, ale nie musi zdecydować
zgodnie z przedstawionymi zaleceniami.
Przykład 1:
Na stanowisku radcy prawnego w Departamencie Prawnym Ministerstwa X wykonywane jest
m.in. następujące zadanie: „przygotowuje opinie prawne w sprawach zleconych przez
Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Departamentu w celu przedstawienia stanu prawnego
zleconych mu spraw (20% czasu pracy)”.

Przygotowane na tym stanowisku pracy opinie prawne mają na celu dostarczenie

specjalistycznej wiedzy innym stanowiskom pracy i umożliwić im podjęcie odpowiedniej
decyzji. Zatem pełni ono rolę doradczą względem innych stanowisk pracy. Dlatego przy tym
zadaniu zaznaczono rolę H.

Przykładowe wskazanie roli opisywanego stanowiska pracy w realizowanym zadaniu:

Rola:

B C

H I

inna

Należy skrótowo opisać jaka to jest rola i co ją wyróżnia od ról opisanych
w niniejszym poradniku.

6. DODATKOWE UPOWAŻNIENIA
W tym punkcie opisu stanowiska pracy należy wymienić wszystkie formalne upoważnienia
jakie są związane z pracą wykonywaną na danym stanowisku pracy, np. upoważnienie do
wydawania decyzji w imieniu organu lub urzędu, upoważnienie do dysponowania środkami
publicznymi, upoważnienie do podpisywania dokumentów w imieniu organu lub urzędu.
Należy wpisać również uprawnienia, które wynikają z mocy prawa, np. naczelnicy urzędów
skarbowych, którzy jako organy administracji rządowej niezespolonej, mają prawo do
wydawania decyzji w postępowaniu podatkowym. Podobnie jest w przypadku audytora
wewnętrznego lub głównego księgowego.

Przykład 1:

Stanowisko głównego specjalisty w Departamencie Skarg, Wniosków i obsługi Rady

ds. Uchodźców w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów autoryzuje imienną pieczątką oraz
podpisem (zgodnie z posiadanym upoważnieniem Dyrektora Departamentu) pisma
wychodzące do obywateli i organów właściwych w sprawach skarg, wniosków, petycji

Uwaga: Nie wpisuje się upoważnień, które są przyznawane jedynie danemu

pracownikowi ze względu na jego szczególne kompetencje lub

umiejętności, a nie są związane z zakresem opisywanego stanowiska

pracy.

i listów. Ponieważ upoważnienie jest bezpośrednio związane z wykonywanymi zadaniami,
informacja na temat tego upoważnienia powinna się znaleźć w opisie stanowiska pracy:

Przykład 2:
Do stanowiska radcy prawnego w Departamencie Prawnym w Ministerstwie X przypisane
jest pełnomocnictwo procesowe (do reprezentowania urzędu w sądzie). Pełnomocnictwo
procesowe jest związane z zadaniami realizowanymi na danym stanowisku pracy i stanowi
dodatkowe upoważnienie. Zatem w pkt 6 opisu stanowiska pracy należy podać informację
o tym pełnomocnictwie.
Przykład 3:
Osoba zatrudniona na stanowisku starszego specjalisty w Wydziale Zarządzania
Wynagrodzeniami w Służbie Cywilnej posiada jednorazowe upoważnienie od Dyrektora
Generalnego do zawarcia umowy do kwoty 3 000 zł. Tego typu upoważnienie (jednorazowe)
nie powinno być wymieniane w opisie stanowiska pracy zajmowanego przez tą osobę, ze
względu na jego jednorazowy charakter.

7. ZŁOŻONOŚĆ / KREATYWNOŚĆ
Zgodnie z definicją podaną w Uniwersalnym Słowniku języka polskiego złożoność oznacza
„że coś obejmuje wiele aspektów, że jest trudne do zrozumienia, zanalizowania, bycia
skomplikowanym, zawiłym, nieprostym; także to, że coś ma skomplikowaną budowę,
konstrukcję, strukturę”

. Kreatywność to „zdolność do tworzenia czegoś nowego,

oryginalnego, przynoszącego nowe rozwiązania, pomysłowość”

Korzystając z powyższych definicji w tym punkcie w opisie stanowiska pracy należy
przedstawić charakter zadań wykonywanych na stanowisku pracy oraz z jakimi
sytuacjami/problemami może mieć do czynienia pracownik.
Kierując się pytaniami pomocniczymi zawartymi poniżej, należy zwięźle opisać (podając
odpowiednie przykłady) stopień złożoności pracy oraz w jakim zakresie na opisywanym
stanowisku pracy jest wymagana kreatywność:

czy przepisy i procedury szczegółowo określają sposób i tryb działania?

czy dla każdego wykonywanego zadania istnieje tylko jedna procedura?

czy istniejące procedury/przepisy są jednoznaczne, czy wymagają umiejętności ich
interpretacji?

czy zadania wiążą się z podejmowaniem uznaniowych decyzji?

czy często pojawiają się sytuacje bezprecedensowe?

czy zadania wymagają działania w sytuacjach braku odpowiednich przepisów/zasad
działania?

czy zadania wymagają tworzenia zupełnie nowych procedur działania lub poprawiania
istniejących?

Charakterystyka stopnia złożoności i kreatywności na opisywanym stanowisku może zostać
sporządzona dla każdego z czynników odrębnie. Osobno mogą zostać opisane np.

Uniwersalny Słownik Języka Polskiego, 2003

tamże

6. DODATKOWE UPOWAŻNIENIA

Upoważnienie Dyrektora Departamentu do autoryzowania imienną pieczątką oraz podpisem
pism wychodzących w sprawach skarg, wniosków, petycji i listów.

Wskazówka:
Informacja o czasowym charakterze
danego zadania powinna być
zawarta również w pkt 5

GŁÓWNE

ZADANIA

REALIZOWANE

STANOWISKU PRACY

skomplikowane zadania niewymagające kreatywności i proste zadania, do których nie istnieją
wytyczne.
Przykład 1: (patrz również Przykład 1 w pkt 9.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA

)

Stanowisko starszego komisarza skarbowego w Oddziale Podatków od Osób Prawnych
(Wydział Podatków Pośrednich w Izbie Skarbowej w miejscowości X).

Głównym zadaniem osoby zajmującej to stanowisko pracy (85% czasu pracy) jest

rozpatrywanie odwołań, zażaleń i skarg osób prawnych wniesionych na wydane przez urzędy
skarbowe decyzje i postanowienia oraz odwołań od decyzji wydawanych przez inspektorów
kontroli skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości decyzji pierwszoinstancyjnych
w sprawach podatków pośrednich od osób prawnych.
Przykładowy opis złożoności/kreatywności dla tego stanowiska pracy (dla uproszczenia
uwzględniono tylko zadanie dominujące):
Przepisy dotyczące podatków pośrednich określają sposób i tryb postępowania. Jednak częste
zmiany w przepisach oraz ich niejednoznaczność (potęgowana przez brak jednolitości
orzecznictwa sądów) wymagają od pracownika umiejętności ich analizy i interpretacji oraz
częstej aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Zadania wymagają bardzo dobrej
znajomości zarówno przepisów podatkowych jak i postępowania administracyjnego.
Często sprawy są bardzo skomplikowane (jest to już druga instancja) i w dużym stopniu
niepowtarzalne. Wymaga to rozpatrywania każdej sprawy indywidualnie, gdyż nawet
w przypadkach pozornego podobieństwa między dwoma sprawami może okazać się, że
pewne szczególne okoliczności tej konkretnej sprawy nie pozwalają oprzeć się na wcześniej
wypracowanych rozwiązaniach. Dlatego na stanowisku pracy występują sytuacje
bezprecedensowe, wymagające gruntownej analizy przepisów i wyboru jednej z wielu
dostępnych procedur. Decyzja o wyborze tej a nie innej procedury może mieć charakter
uznaniowy, gdyż brakuje wiążących interpretacji lub wyroków sądów w podobnych
sprawach.

Podsumowując, na tym stanowisku pracy występuje duża złożoność pracy, lecz nie

jest wymagana szczególna kreatywność.

8. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE
Rodzaj i częstotliwość kontaktów służbowych, jakie występują na opisywanym stanowisku
pracy. W opisie uwzględnia się również zakres podmiotowy kontaktów (z kim?) oraz ich cel
(po co?).
Należy podać jedynie kontakty z osobami spoza danego urzędu, uporządkowane ze
względu na ich częstotliwość. Przy określaniu
częstotliwości kontaktów bierze się pod uwagę
średnią częstotliwość kontaktów w ciągu roku. W
przypadku zadań pojawiających się czasowo (np.
związanych z planowaniem budżetu, organizacją
wydarzeń) podaje się średnią częstotliwość
kontaktów w okresie, w którym one występują z
adnotacją, że jest to zadanie czasowe.
Przykład 1:

Stanowisko starszego komisarza skarbowego w Oddziale Podatków od Osób

Prawnych (Wydział Podatków Pośrednich w Izbie Skarbowej w miejscowości X).

Głównym zadaniem osoby zajmującej to stanowisko pracy (85% czasu pracy) jest

rozpatrywanie odwołań, zażaleń i skarg osób prawnych wniesionych na wydane przez urzędy
skarbowe decyzje i postanowienia oraz odwołań od decyzji wydawanych przez inspektorów

kontroli skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości decyzji pierwszoinstancyjnych
w sprawach podatków pośrednich od osób prawnych.

Przykładowy opis kontaktów zewnętrznych dla tego stanowiska pracy (dla

uproszczenia uwzględniono tylko zadanie dominujące):

1. pracownicy urzędów skarbowych w celu udzielenia wyjaśnień, zbierania informacji

lub dokonywania interpretacji.

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

2. klienci w ramach uzupełniania materiału dowodowego

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku
Przykład 2:

Stanowisko głównego specjalisty w Wydziale Mianowań i Informacji o Korpusie

Służby Cywilnej w Departamencie Służby Cywilnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
koordynuje proces przygotowania i realizacji mianowań w służbie cywilnej (pełniejszy opis
zadania w pkt 5.

GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY

w roli C - Przykład

1).

Przykładowy opis kontaktów zewnętrznych dla tego stanowiska pracy:

1. pracownicy komórek kadrowych urzędów w celu pozyskania i weryfikacji informacji

dotyczących osób uprawnionych do mianowania (w okresie przygotowań
uroczystości).

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

2. pracownicy KSAP w celu wymiany informacji o osobach ubiegających się

o mianowanie w służbie cywilnej oraz o osobach uprawnionych do mianowania
w wyniku pozytywnego przejścia postępowania kwalifikacyjnego (w okresie
przygotowań uroczystości).

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

3. przedstawiciele firm zewnętrznych w celu uzgodnień roboczych dotyczących

organizacji uroczystości mianowania (w okresie przygotowań uroczystości).

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

9. NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA
W tym punkcie należy opisać stopień samodzielności i inicjatywy, jakiego oczekuje się od
osoby wykonującej pracę na opisywanym stanowisku pracy. Należy zwięźle
scharakteryzować stopień ingerencji bezpośredniego przełożonego w rozwiązywanie

z kim?

po co?

problemów wynikających z realizowanych zadań. Opis należy poprzeć przykładami sytuacji
lub czynności, które wymagają podanego poziomu samodzielności i inicjatywy.
Przykład 1:
Stanowisko starszego komisarza skarbowego w Oddziale Podatków od Osób Prawnych
(Wydział Podatków Pośrednich w Izbie Skarbowej w miejscowości X).

Głównym zadaniem na tym stanowisku pracy (85% czasu pracy) jest rozpatrywanie

odwołań, zażaleń i skarg osób prawnych wniesionych na wydane przez urzędy skarbowe
decyzje i postanowienia oraz odwołań od decyzji wydawanych przez inspektorów kontroli
skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości decyzji pierwszoinstancyjnych w sprawach
podatków pośrednich od osób prawnych.
Przykładowy opis stopnia niezbędnej samodzielności i inicjatywy dla tego stanowiska pracy
(dla uproszczenia uwzględniono tylko zadanie dominujące):
„Stanowisko pracy wymaga znacznej samodzielności w realizacji zadań, co wynika
z organizacji pracy w oddziale: podobną pracę wykonuje jeszcze 6 osób, lecz sprawy są
przydzielane indywidualnie. Osoba na tym stanowisku pracy prowadzi daną sprawę od
początku do końca. Samodzielnie decyduje o organizacji swojej pracy nad konkretną sprawą,
o konieczności zdobycia dodatkowego materiału dowodowego, czy o korzystaniu
z materiałów źródłowych. Z uwagi na dużą ilość spraw, jedynie w szczególnie trudnych
przypadkach może zwrócić się o radę do kierownika lub innych pracowników. Osoba
zajmująca to stanowisko pracy przedstawia zwierzchnikom projekt decyzji do akceptacji,
a referując sprawę, uzasadnia dlaczego proponuje podjąć takie rozwiązanie. W przypadku
zaskarżenia podpisanej decyzji samodzielnie (w szczególnie trudnych przypadkach, po
konsultacjach) przygotowuje wyjaśnienia dla sądu lub Ministra.”

10. WARUNKI PRACY
Należy wyliczyć czynniki utrudniające wykonywanie pracy na stanowisku pracy, które są
różne od czynników występujących na typowych stanowiskach urzędniczych. Zatem nie
zalicza się do czynników utrudniających wykonywanie pracy np. pracy przed monitorem,
pracy przy sztucznym oświetleniu.

Uwaga:
Należy wpisywać jedynie czynniki związane z realizacją zadań, np. kontrola
poprowadzona przez inspektorów Wyższego Urzędu Górniczego wymaga
zjazdu do kopalni.
Natomiast nie wpisuje się uciążliwości wynikających z braku stworzenia przez
przełożonych lub kierującego urzędem właściwych warunków pracy, np.
zagęszczenia pracowników w jednym pokoju, brak dostatecznej liczby sprzętu
komputerowego, itd. Są to czynniki związane z miejscem pracy, a nie ze
stanowiskiem pracy, dlatego nie uwzględnia się ich w opisie stanowiska pracy.

W przypadku stanowisk pracy, na których występuje wiele czynników utrudniających

wykonywanie pracy należy wskazać maksymalnie pięć najważniejszych.

11. WYMAGANE KOMPETENCJE
Wymagane na stanowisku pracy kompetencje obejmują rodzaj i poziom wymaganego
wykształcenia, znajomość języków obcych oraz szczególne uprawnienia, wiedzę i
umiejętności. Szczególnie ważne przy wypełnianiu tego punktu jest abstrahowanie od
kompetencji osoby zajmującej dane stanowisko pracy.

Aby poprawnie uzupełnić ten punkt opisu stanowiska pracy należy przeanalizować
informacje zawarte w poprzednich punktach opisu stanowiska pracy, ze szczególnym
uwzględnieniem pkt 5.

GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY

. Wpisane

wymogi powinny zapewniać realizację zadań przypisanych temu stanowisku pracy na
poziomie określonym w pozostałych punktach opisu stanowiska pracy (np.

ZŁOŻONOŚĆ

KREATYWNOŚĆ

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA

). Dlatego określając te

wymagania należy brać pod uwagę zadania dominujące i najbardziej wymagające na danym
stanowisku pracy.
Należy podkreślić, że informacje zawarte w tej części opisu stanowiska pracy mogą mieć
bezpośrednie przełożenie na wiele aspektów zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, np.
naboru, kształtowania polityki szkoleniowej urzędu, tworzenia indywidualnych ścieżek
rozwoju. Dlatego tak ważne jest rzetelne wypełnienie tego punktu opisu stanowiska pracy.

Uwaga: Przestrzega się przed praktyką zawyżania lub zaniżania wymagań na

danym stanowisku pracy.

Skutki zaniżenia niezbędnych wymagań:

ryzyko, że przyjęty na to stanowisko pracy pracownik nie będzie w stanie
poprawnie wypełnić nałożonych na niego zadań,

stanowisko pracy zostanie prawdopodobnie niżej zwartościowane.

Skutki zawyżania niezbędnych wymagań:

problemy z naborem pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami, gdyż na

podstawie opisu stanowiska pracy przygotowuje się ogłoszenie o naborze (art.
11 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej)

ryzyko dużej rotacji na opisywanym stanowisku pracy (osoby

z wyższymi kwalifikacjami niż rzeczywiście potrzebne do wykonywania zadań
na tym stanowisku pracy prawdopodobnie będą zmieniały pracę na bardziej je
satysfakcjonujące stanowiska pracy).

Należy podkreślić, że wymogi niezbędne określają minimalne wykształcenie konieczne do
przyjęcia nowego pracownika na dane stanowisko pracy. Zatem wpisanie
w wymogach niezbędnych np. wykształcenia średniego ekonomicznego (patrz poniżej:
Przykład 1), nie oznacza, że nie wolno na tym stanowisku pracy zatrudnić osoby
z wykształceniem wyższym ekonomicznym. Na nieobsadzone stanowisko pracy powinny być
przyjmowane osoby, które spełniają wymagania niezbędne na tym stanowisku pracy.
Jeżeli osoba zatrudniona na opisywanym stanowisku pracy nie spełnia wszystkich wymogów
niezbędnych, to może ona na nim pozostać, jednak powinna uzupełnić brakujące kwalifikacje
(wskazane, aby w podnoszeniu kwalifikacji pomagał również pracodawca).
W przypadku, gdy pracownik nie podejmie wysiłku uzupełnienia kwalifikacji, powinien
zostać przesunięty na inne stanowisko pracy, które jest zgodne z posiadanymi przez niego
kwalifikacjami.

Uwaga: Należy brać pod uwagę jedynie wymogi dotyczące opisywanego

stanowiska pracy (ze względu na jego miejsce i funkcję
w organizacji), a nie kompetencje posiadane przez osobę
aktualnie zajmującą to stanowisko pracy.

Rysunek 1: Wymagane kompetencje.

Wykształcenie

Przy podejmowaniu decyzji o niezbędnym wykształceniu należy pamiętać, że będzie ono
służyło do prowadzenia ewentualnego naboru na to stanowisko pracy. Jeżeli zadania mogą
być poprawnie wykonywane przez osobę o wykształceniu średnim (np. czynności
sekretarskie), błędem jest wpisywanie w tym miejscu wykształcenia wyższego (lub na
odwrót).
Profil wymaganego wykształcenia należy wpisać tylko w przypadkach, gdy wykształcenie
profilowe jest konieczne do prawidłowego wykonywania zadań na opisywanym stanowisku
pracy,

np.

wykształcenie

wyższe

prawnicze

jest

konieczne

w departamentach/biurach prawnych. Należy unikać wpisywania kilku różnych profili
wykształcenia, które nie są ze sobą związane, np. wymagane wykształcenie ekonomiczne lub
prawnicze.
W wymogach dodatkowych należy wpisać poziom wykształcenia, który umożliwi pełną
realizację zadań na opisywanym stanowisku pracy. Informacje podane w tej części opisu
mogą służyć do określania indywidualnych ścieżek rozwoju pracownika (np. skierowanie na
studia).

Przeszkolenie

Na ogół przeszkolenie wpisuje się w wymogach dodatkowych, z uwagi na fakt, że
pracodawca może szybko przeszkolić pracownika we własnym zakresie lub skierować na

Wymogi niezbędne

określają minimalny

poziom każdego z czynników, które łącznie
pozwalają na podjęcie pracy na danym
stanowisku. Wymagania te powinny być
zamieszczane w ogłoszeniu o naborze, jako
wymagania konieczne.

Wymogi

dodatkowe

połączeniu

wymogami

niezbędnymi

gwarantują

poprawne wykonywanie wszystkich zadań
przypisanych do danego stanowiska pracy.
Stanowią uzupełnienie wymagań niezbędnych
lub określają wyższy poziom czynników. Są to
wymagania często określane w ogłoszeniach o
naborze jako dodatkowe. Przy wartościowaniu
stanowiska pracy, co do zasady, należy
uwzględniać wymogi niezbędne i dodatkowe.

Przykłady:
umiejętność negocjacji, umiejętność pracy w zespole, obsługa
specjalistycznych programów komputerowych (np. POLTAX, program
kadrowy),

Przykłady:
poświadczenie bezpieczeństwa, licencje, prawo jazdy,

Przykłady:
umiejętność negocjacji, umiejętność pracy w zespole, obsługa
specjalistycznych programów komputerowych (np. POLTAX,
program kadrowy),

przeszkolenie. Wpisanie przeszkolenia, które może zapewnić tylko dany urząd, będzie
prowadziło do problemów z pozyskaniem pracowników spoza urzędu.
Przykładowe przeszkolenie: z ochrony informacji niejawnych, z obsługi programów
komputerowych wykorzystywanych w urzędzie.

Szczególne uprawnienia

Należy podać informacje na temat uprawnień koniecznych (w przypadku wymogu
niezbędnego) lub wskazanych (w przypadku wymogu dodatkowego) przy wykonywaniu
pracy na opisywanym stanowisku pracy.
Przykłady szczególnych uprawnień zostały podane na Rysunku 1.

Znajomość języków obcych

Poziom należy określić jako: komunikatywny (umożliwiający podstawową komunikację) lub
bardzo dobry, który umożliwia pisanie pism, rozumienie tekstów fachowych oraz
wypowiadanie się na tematy związane z wykonywaną pracą (co najmniej poziom B2 wg
Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego).

Poziom B2 wg Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego to

odpowiednik następujących certyfikatów językowych:

język angielski: FCE (First Certificate in English wydawany przez University of
Cambridge),

język niemiecki: Zertifikat Deutsch Plus lub Zertifikat Deutsch für den Beruf
(wydawany m.in. przez Instytut Goethego),

język francuski: DELF B2 (Diplôme d'études en langue française wydawany przez
Centre international d'études pédagogiques) lub Diplôme de Langue (wydawany
przez Alliance française).

Znajomość języków obcych: pole wymogów niezbędnych należy wypełniać tylko

wtedy, gdy na opisywanym stanowisku pracy występuje konieczność posługiwania się
językami obcymi.

Inne kompetencje, wiedza i umiejętności

Należy podać inne niż wymienione wcześniej wymogi, które są konieczne do wykonywania
pracy na opisywanym stanowisku.
Może to być wiedza związana z wykonywaniem pracy na danym stanowisku pracy, m.in.:

z zakresu konkretnych przepisów prawa (ustawy, akty wykonawcze),

orzeczenia sądów lub trybunałów,

wiedza zawodowa (np. metody oceny projektów inwestycyjnych, analiza
oceny ryzyka kredytowego, analiza finansowa).

Nie należy wpisywać wiedzy, która powinna być powszechna dla wszystkich pracowników
służby cywilnej, np. znajomość Konstytucji RP, ustawy o służbie cywilnej (chyba, że na
stanowisku pracy jest wymagana pogłębiona wiedza z tej materii), kodeksu etyki służby
cywilnej.
Z kolei w przypadku umiejętności można podać m.in. umiejętności:

stosowania prawa w praktyce,

analitycznego myślenia,

syntezy,

komunikatywność,

negocjowania,

pracy w zespole,

kierowania pracą zespołu,

obsługiwania specjalistycznych programów komputerowych,

prognozowania,

koordynowania,

redakcyjne,

rozwiązywania problemów,

działania w sytuacjach nieprzewidywalnych,

działania w sytuacjach stresowych.

Przykładowe wypełnienie pkt 11 dla kilku stanowisk pracy w służbie cywilnej zamieszczono
poniżej. Dla uproszczenia w przykładzie wzięto pod uwagę jedynie informacje dotyczące
zadań realizowanych na tych stanowiskach pracy. W praktyce określenie wymogów odnośnie
kompetencji powinno być dokonywane na podstawie całości opisu stanowiska pracy, ze
szczególnym uwzględnieniem tych czynników, które są brane pod uwagę przy ocenie
urzędników służby cywilnej.
Przykład 1:

Stanowisko referenta w Dziale Rejestracji Podatkowej i Wprowadzania Danych

w Urzędzie Skarbowym w miejscowości X. Główne zadania (dwa dominujące) realizowane
na stanowisku pracy:
Zadanie 1: wprowadza do systemu POLTAX dane z deklaracji podatkowych w celu
zapewnienia kompletności i aktualności bazy danych.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 2: kontroluje pod względem formalnym i rachunkowym dokumenty w celu
zapewnienia poprawności informacji wprowadzanych do bazy danych.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Dysponując informacjami na temat zadań dominujących na stanowisku pracy oraz

niezbędnej samodzielności i inicjatywy (patrz Przykład 1 w pkt 9 opisu stanowiska pracy),

w następujący sposób określono wymagane kompetencje (tabela w pkt 11. WYMAGANE
KOMPETENCJE):

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Wykształcenie

średnie o profilu ekonomicznym

Przeszkolenie

Umiejętność obsługiwania programu

komputerowego POLTAX

Szczególne
uprawnienia

Znajomość
języków obcych

Język obcy:

Poziom:

Język obcy:

Poziom:

Inne
kompetencje,
wiedza
lub umiejętności

Znajomość przepisów podatkowych

Omówienie tabeli:
Praca polega przede wszystkim na wprowadzaniu informacji zawartych

w deklaracjach podatkowych do systemu POLTAX. Zadanie to wymaga umiejętności obsługi
programu komputerowego POLTAX. Jednak tę umiejętność wpisano w wymagania
dodatkowe, z dwóch powodów:

1. aby zapoznać się z programem POLTAX wystarczy przeszkolenie, które może

przeprowadzić pracodawca,

2. wpisanie tej umiejętności do wymagań niezbędnych w znacznym stopniu

ograniczyłoby liczbę osób spełniających to kryterium (istotne przy trudnościach
z pozyskaniem nowych pracowników).

Można stwierdzić, że osoba ze średnim wykształceniem umiejąca obsługiwać ten

program komputerowy (po ewentualnym przeszkoleniu) powinna być w stanie poprawnie
wykonać zadanie.

Drugie zadanie realizowane na tym stanowisku pracy wymaga znajomości przepisów

prawa podatkowego. Należy zaznaczyć, że opisywane stanowisko pracy przeprowadza
jedynie kontrolę formalną i rachunkową wprowadzanych do systemu deklaracji podatkowych.
Nie wymaga to od pracownika dogłębnej analizy dokumentów i wyciągania wniosków.
Dlatego wydaje się, że do wykonanie tego zadania wystarczy wykształcenie średnie o profilu
ekonomicznym.

Podsumowując do wykonania zadania 1 wymagane jest wykształcenie średnie, a do

wykonania zadania 2 konieczne jest co najmniej wykształcenie średnie o profilu
ekonomicznym. Biorąc pod uwagę, że pracownik na tym stanowisku pracy powinien
wykonywać obydwa te zadania, w opisie stanowiska pracy w wymogach niezbędnych należy
wpisać to wykształcenie, które zapewni realizację trudniejszego zadania, tj. kontroli formalno
rachunkowej deklaracji podatkowych. Zatem w przykładzie wpisano wykształcenie średnie
o profilu ekonomicznym.
Przykład 2:

Stanowisko starszego komisarza skarbowego w Oddziale Podatków od Osób

Prawnych (Wydział Podatków Pośrednich w Izbie Skarbowej w miejscowości X).

Głównym zadaniem osoby zajmującej to stanowisko pracy (85% czasu pracy) jest

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Wykształcenie

wyższe prawnicze

Przeszkolenie

Szczególne
uprawnienia

uprawnienia doradcy podatkowego

Znajomość
języków obcych

Język obcy:

Poziom:

Język obcy:

Poziom:

Inne
kompetencje,
wiedza
lub umiejętności

1. Bardzo dobra znajomość prawa

podatkowego.

2. Umiejętność stosowania prawa w

praktyce.

3. Umiejętność

rozwiązywania

problemów.

Omówienie tabeli:

Z uwagi na prawniczy charakter pracy w wymogach niezbędnych odnośnie

wykształcenia wpisano wykształcenie wyższe prawnicze. Ponadto wykonywanie tego zadania
na opisanym poziomie samodzielności byłoby niemożliwe bez bardzo dobrej znajomości
prawa podatkowego, umiejętności stosowania prawa w praktyce oraz umiejętności
rozwiązywania problemów. Dlatego ww. wiedza i umiejętności zostały wpisane do wymogów
niezbędnych w pozycji inne kompetencje, wiedza lub umiejętności.

Do poprawnego wykonania wszystkich zadań zawartych w opisie stanowiska pracy

potrzebne są także uprawnienia doradcy prawnego. Jednak wpisanie tego wymogu jako
dodatkowego, oznacza że pracodawca godzi się, że osoba przyjęta do pracy dopiero w trakcie
pracy uzyska takie uprawnienia (jeżeli nie znajdzie się kandydat spełniający także wymogi
dodatkowe).

Praca na tym stanowisku pracy nie wiąże się z wykorzystaniem języków obcych, więc

nie uwzględniono ich w wymaganych kompetencjach.

Przykład 3:

Na stanowisku kapitana portu w Kapitanacie Portu Dziwnów realizowane są m.in.

następujące zadania:
Zadanie 1: nadzoruje żeglugę w granicach portu i torach przejściowych w celu zapewnienia
bezpieczeństwa żeglugi w porcie.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 2: kontroluje głębokość akwenów oraz uzgadnia i ustala dopuszczalne zanurzenia
statków w porcie i na torach podejściowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa żeglugi
w porcie oraz na torach podejściowych.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 3: kontroluje stan urządzeń cumowniczych odbojowych w celu zapewnienia
bezpieczeństwa żeglugi w porcie.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 4: kontroluje funkcjonowanie oznakowania nawigacyjnego w celu zapewnienia
bezpieczeństwa żeglugi w porcie oraz na torach podejściowych.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 5: nadzoruje przestrzeganie przepisów portowych w celu zapewnienia właściwego
funkcjonowania portu.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 6: nadzoruje bezpieczeństwo przeciwpożarowe w celu zapewnienia bezpieczeństwa
żeglugi w porcie.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Zadanie 7: uzgadnia taryfy i wysokość opłat portowych w celu prowadzenia właściwej
gospodarki finansowej portu.

Rola:

B C

H I

………..…..……

Przykład wypełnienia tabeli w punkcie 11. WYMAGANE KOMPETENCJE:

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Wykształcenie

1. wyższe na kierunku morskim

nawigacyjnym

2. dyplom

starszego

oficera

pokładowego

wyższe lub podyplomowe na kierunku

zarządzania

Przeszkolenie

Szczególne
uprawnienia

Znajomość
języków obcych

Język obcy:
1. angielski

2. niemiecki

Poziom:
bardzo

dobry

(min. B2)

komunikatywny

Język obcy:
1. niemiecki

2. ………….........

Poziom:
Bardzo

dobry

(min. B2)

………….........

Inne
kompetencje,
wiedza
lub umiejętności

1. Umiejętność kierowania zespołem
2. Umiejętność działania w

sytuacjach nieprzewidywalnych,

3. Umiejętność działania w

sytuacjach stresowych

Omówienie tabeli:
Z opisu głównych zadań wynika, że jest to wysokospecjalistyczne stanowisko pracy,
wymagające szczególnych kwalifikacji oraz umiejętności. Aby zapewnić poprawne
wykonywanie ww. zadań osoba zatrudniona na tym stanowisku pracy powinna posiadać
wykształcenie wyższe o profilu morskim nawigacyjnym oraz dyplom starszego oficera.
Ponieważ stanowisko pracy jest stanowiskiem kierowniczym, które ma za zadanie zapewnić
właściwe funkcjonowanie portu Dziwnów oraz wiąże się z zarządzeniem innymi
pracownikami, wskazane jest, aby osoba je zajmująca miała dodatkowe wykształcenie
profilowe z zarządzania.

Stanowisko pracy nie posiada żadnych wymagań odnośnie przeszkolenia oraz

szczególnych uprawnień.

Praca kapitana portu wymaga znajomości języków obcych. Zatem jako wymóg

niezbędny podano bardzo dobrą znajomość języka angielskiego, uznawanego za język
międzynarodowy. Z uwagi na fakt, że port Dziwnów znajduje się blisko granicy z Republiką
Federalną Niemiec (wielu żeglarzy mówiących po niemiecku), język niemiecki na poziomie
komunikatywnym wpisano do wymogów niezbędnych. Z kolei bardzo dobrą znajomość
języka niemieckiego umieszczono w wymogach dodatkowych.

Ponieważ do zadań kapitana portu należy kierowanie pracownikami portu Dziwnów,

w innych kompetencjach, wiedzy lub umiejętnościach jako wymóg niezbędny wpisano
umiejętności kierowania zespołem.

12. WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Należy podać doświadczenie zawodowe, które gwarantuje odpowiedni poziom realizacji
powierzonych zadań. Wymagania dotyczące poziomu doświadczenia zawodowego, podobnie
jak w przypadku kompetencji, zostały podzielone na niezbędne i dodatkowe.
W wymaganiach niezbędnych należy określić minimalne doświadczenie zawodowe
wymagane do zatrudnienia osoby na opisywanym stanowisku pracy.

Aby poprawnie uzupełnić ten punkt opisu stanowiska pracy należy przeanalizować
informacje zawarte w poprzednich punktach opisu stanowiska pracy, ze szczególnym
uwzględnieniem pkt 5.

GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY

. Wpisane

wymogi niezbędne powinny zapewniać realizację zadań przypisanych temu stanowisku pracy
na poziomie określonym w pozostałych punktach opisu stanowiska pracy (np.

ZŁOŻONOŚĆ

KREATYWNOŚĆ

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA

). Dlatego określając te wymagania

należy brać pod uwagę zadania dominujące, najbardziej wymagające na danym stanowisku
pracy.
Należy podkreślić, że informacje zawarte w tej części opisu stanowiska pracy mogą mieć
bezpośrednie przełożenie na wiele aspektów zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, np.
nabór, kształtowanie polityki szkoleniowej urzędu, tworzenie indywidualnych ścieżek

Uwaga: Należy brać pod uwagę jedynie wymagane doświadczenia

zawodowe potrzebne do prawidłowego wykonywania zadań na
opisywanym stanowisku pracy (ze względu na jego miejsce i
funkcję w organizacji).
Nie wolno sugerować się poziomem doświadczenia posiadanym
przez pracownika zajmującego opisywane stanowisko pracy.

rozwoju. Dlatego tak ważne jest rzetelne wypełnienie tego punktu opisu stanowiska pracy.
Szczególnie przestrzega się przed celowym zawyżaniem wymaganego doświadczenia (co
może skutkować problemami przy ewentualnym naborze na to stanowisko pracy), jak
również przed zaniżaniem wymaganego doświadczenia zawodowego (może powodować,
że zatrudniony pracownik nie będzie w stanie realizować powierzonych mu zadań).
Przy określaniu doświadczenia należy podać jaki rodzaj doświadczenia jest wymagany na
danym stanowisku pracy:

a) - doświadczenie ogólne w pracy

Tego rodzaju doświadczenie może być wymagane przy stanowiskach wykonujących
proste czynności, do których nie jest niezbędna ani fachowa wiedza, ani
doświadczenie. Natomiast jest istotne, aby osoba je zajmująca była obeznana
z ogólnymi zasadami obowiązującymi w miejscu pracy.

b) - doświadczenie w pracy w administracji publicznej

Wpisuje się w przypadku stanowisk pracy, na których do prawidłowego
wykonywania zadań wystarczy ogólne doświadczenie w administracji (np.
umiejętność poruszania się w procedurach, wiedza na temat funkcjonowania
administracji publicznej). Ten rodzaj doświadczenia jest najczęściej wymagany przy
stanowiskach tzw. „obsługowych”, ale również wszędzie tam gdzie realizuje się
zadania skierowane na zarządzanie administracją publiczną (np. ważne jest
doświadczenie w różnych urzędach administracji lub w różnych obszarach) lub gdy
opanowanie nowych zadań z danego obszaru może nastąpić dosyć szybko.

c) - doświadczenie w pracy w danym obszarze (należy podać ten obszar)

Należy wpisać, gdy do prawidłowego wykonywania czynności (z uwzględnieniem
takich czynników jak oczekiwana samodzielność, inicjatywa, kreatywność, kontakty
zewnętrzne itd.) konieczne jest posiadanie pewnego doświadczenia w danym
obszarze.
Obszar można definiować, w zależności od potrzeb danego stanowiska pracy, na
różnym poziomie szczegółowości, np. doświadczenie w finansach publicznych lub
bardziej szczegółowo doświadczenie w przygotowywaniu budżetu resortu.

d) - doświadczenie w zarządzaniu projektami lub zespołem

Należy podać wtedy, gdy do prawidłowego wykonywania czynności konieczne jest
posiadanie pewnego doświadczenia w prowadzeniu przedsięwzięć, z którymi wiąże
się koordynacja pracy lub kierowanie zespołem.
Doświadczenie w zarządzaniu projektami jest potrzebne, gdy pracownik zajmujący
to stanowisko pracy powinien umieć przełożyć wskazany mu cel (realizacja jakiegoś
złożonego i wieloetapowego procesu) na sekwencję działań, tak aby zapewnić
terminową, sprawną oraz poprawną realizację zadania.

Ponadto przy każdym rodzaju doświadczenia należy wskazać długość wymaganego
doświadczenia zawodowego (w miesiącach lub w latach).
W zależności od specyfiki opisywanego stanowiska pracy, może się okazać, że na tym
stanowisku pracy wymagania mogą dotyczyć:

tylko jednego rodzaju doświadczenia zawodowego (np. 3 lata doświadczenia
w pracy w administracji publicznej),

jednocześnie dwóch (lub więcej) rodzajów doświadczenia zawodowego (np.
2 letnie doświadczenie z zakresu zamówień publicznych i roczne
w zarządzaniu projektami),

jedno z wymienionych rodzajów doświadczenia zawodowego (np. 3 letnie
w administracji publicznej lub roczne w audycie wewnętrznym).

Aby uniknąć ewentualnych nieporozumień należy dokładnie sprecyzować wymogi dotyczące
doświadczenia zawodowego.
Tylko w wyjątkowych przypadkach (gdy praca na opisywanym stanowisku pracy wymaga
szczególnych umiejętności oraz doświadczenia) w polu „Rodzaj doświadczenia” można
podać informację na temat instytucji, w której osoba zatrudniona na tym stanowisku pracy
powinna zdobywać to doświadczenie zawodowe.
Przykład 1:
Dla stanowiska Naczelnika Wydziału ds. Zamówień Publicznych (niektóre zadania opisane
w pkt 5.

GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY

Przykład 1 w roli G)

wymagania dotyczące doświadczenia mogą wyglądać następująco:

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Długość w
miesiącach lub
latach

3 lata i

1 rok

Rodzaj
doświadczenia

doświadczenia
w obszarze
zamówień
publicznych

doświadczenia
w zarządzaniu
projektami

doświadczenia w kierowaniu
zespołem

Do prawidłowego wykonania pracy na opisywanym stanowisku pracy potrzebne jest nie tylko
doświadczenie związane z zamówieniami publicznymi, lecz również doświadczenie
w zarządzaniu projektami. Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego można
taktować jako projekt do wykonania, który dodatkowo wiąże się z koordynacją pracy innych
pracowników. Należy uznać, że osoba zajmująca stanowisko naczelnika powinna mieć co
najmniej rok doświadczenia w zarządzaniu projektami, aby mogła być w stanie zarządzać
pracownikami. W wymogach dodatkowych umieszczono roczne doświadczenie w kierowaniu
zespołem – takie doświadczenie powinno zapewnić bardzo dobrą realizację zadania
polegającego na kierowaniem pracą Wydziału. Wpisano roczne doświadczenie w kierowaniu
z uwagi na fakt, że potrzeba przeciętnie jednego roku, aby osoba posiadła potrzebne
kompetencje kierownicze. Istnieje duża szansa, że przez rok osoba ta zmierzy się
z większością sytuacji związanych z kierowaniem zespołem.
Przykład 2:
Stanowisko starszego komisarza skarbowego w Oddziale Podatków od Osób Prawnych
(zadanie dominujące oraz wymagane kompetencje podane w pkt 11.

WYMAGANE

KOMPETENCJE

Przykład 2).

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Długość w
miesiącach lub
latach

4 lata

3 lata

Rodzaj
doświadczenia

doświadczenia w obszarze prawa
podatkowego (w tym 1 rok pracy w
podatkach pośrednich)

doświadczenia w podatkach
pośrednich

Biorąc pod uwagę znaczną samodzielność opisywanego stanowiska pracy (patrz Przykład 1 w
pkt 9.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA

) osoba zajmująca to stanowisko pracy

powinna posiadać znaczne doświadczenie w stosowaniu prawa podatkowego (jako obszaru
szerszego)

oraz

najmniej

roczne

doświadczenie

związane

z podatkami pośrednimi. W wymogach dodatkowych podano doświadczenie, które powinno
zapewnić pełną realizację zadań na tym stanowisku pracy.

ROZDZIAŁ 4 AKTUALIZACJA OPISÓW STANOWISK PRACY

Warunkiem przydatności opisów stanowisk pracy w prowadzeniu polityki kadrowej
w każdym urzędzie są aktualne informacje zawarte w opisach. Dlatego też bardzo istotne jest
aktualizowanie opisów stanowisk pracy.

Tworzenie opisów stanowisk pracy to proces permanentny, a nie jednorazowy
Opis stanowiska powinien stanowić „fotografię” przedstawiającą zakres stanowiska
rozumiany jako ogół zadań i funkcji spełnianych na danym stanowisku.
Dlatego też, w przypadku zaistnienia okoliczności prowadzących do zmian informacji
zawartych w opisie, np. zakresie obowiązków, zmianie miejsca stanowiska w organizacji
dokument ten powinien być aktualizowany.
Jeżeli zmiana wynagrodzenia pracownika zajmującego dane stanowisko jest związana ze
zmianą zakresu jego obowiązków powinno to znaleźć swoje odzwierciedlenie w opisie jego
stanowiska. Kolejnym przykładem sytuacji, w której opis powinien zostać zaktualizowany
może być zmiana organizacyjna w urzędzie, która spowoduje, że stanowisko znajdzie się
w innej komórce organizacyjnej niż dotychczas. Wówczas, ulega zmianie miejsce stanowiska
w organizacji oraz nazwy stanowisk nadzorujących.
Aktualizacja wyników wartościowania, o której mowa w zarządzeniu, może nastąpić na
podstawie opisów stanowisk pracy, przedstawiających aktualne informacje o stanowisku.
W związku z czym przed przeprowadzeniem ponownego wartościowania stanowiska pracy
należy uaktualnić opis tego stanowiska.
W celu utrzymania aktualnego stanu opisów w każdej instytucji powinny zostać
wypracowane sprawnie funkcjonujące procedury powiadamiania o zmianach zachodzących
w „zakresie stanowiska”.

Przesłanki do aktualizacji
Zmiana treści opisów stanowisk pracy może być spowodowana decyzją kierownika urzędu ze
względu na wprowadzanie zmian w urzędzie lub decyzją bezpośredniego przełożonego na
skutek planowanych zmian w zakresie podległych stanowisk pracy.

AKTUALIZACJA STANOWISK PRACY

(powinna następować w następujących przypadkach)

Aktualizacja opisów stanowisk pracy może wynikać także z woli reprezentującego
pracodawcę, kierującego komórką organizacyjną lub osoby bezpośrednio nadzorującej dane
stanowisko pracy.
W przypadku decyzji kierującego urzędem o rozpoczęciu procesu aktualizacji opisów
stanowisk pracy konieczne jest wskazanie terminu zakończenia procesu oraz określenie jak
ten proces powinien przebiegać – w zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu.
W sytuacji, gdy zmiany w zakresie stanowisk są wprowadzane decyzją bezpośredniego
przełożonego wówczas on sam sporządza projekty opisów stanowisk pracy i przedkłada je do
zatwierdzenia.

zmiany w organizacji:
1) zmiana zakresu zadań urzędu, w

tym powierzenie nowych zadań,

2) zmiany w podziale zadań urzędu

pomiędzy

komórkami

organizacyjnymi oraz wynikające
z tego przeniesienia stanowisk,

3) decyzja

reprezentującego

pracodawcę.

zmiany w zakresie stanowiska
4) zmiana

zakresu

obowiązków

i odpowiedzialności na stanowisku,

5) zmiana osoby zajmującej dane

stanowisko (dotyczy tylko zmiany
w metryczce),

6) zmiany w przepisach prawa,

wprowadzające zmiany odnośnie
kompetencji,

upoważnień

wymaganych na danym stanowisku.

LITERATURA:

 Czajka Z., Jacukowicz Z., Juchnowicz M. (1998), Wartościowanie pracy a zarządzanie

płacami, Difin, Warszawa

 Rostkowski T. (2004), Kompetencje a jakość zarządzania zasobami ludzkimi, w Jakość

zasobów pracy, A. Sajkiewicz (red.), Poltext, Warszawa

 Armstrong M. (2001), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Dom

Wydawniczy ABC, Kraków

 T. Listwan (red.) (2005), Słownik zarządzania kadrami, Wydawnictwo C.H. BECK,

Warszawa

 S. Dubisz (red.) (2003), Uniwersalny Słownik Języka Polskiego, Wydawnictwo Naukowe

PWN, Warszawa

PRZYKŁADOWE OPISY STANOWISK

STANOWISKO GŁÓWNEGO SPECJALISTY DS. KADROWYCH

3.1 DATA SPORZĄDZENIA OPISU:

3.2 OSOBA BEZPOŚREDNIO NADZORUJĄCA DANE STANOWISKO:

……………………....………………………………………..…………………………….……

(imię i nazwisko, data oraz podpis)

3.3 ZATWIERDZIŁ:…………………………………………………………………..………

(imię i nazwisko, data oraz podpis)

3.4 ZAPOZNAŁ SIĘ: ……………………………………………………………….……….

(imię i nazwisko, data oraz podpis osoby zajmującej opisywane stanowisko pracy)

1.1 NAZWA INSTYTUCJI

Ministerstwo X

1.2 KOMÓRKA

ORGANIZACYJNA

Biuro Dyrektora Generalnego
Wydział Spraw Pracowniczych

1.3 AKTUALNE

STANOWISKO PRACY

Główny Specjalista

1.4 STANOWISKO DS.

SKRÓTOWE

OKREŚLENIE

CELU ISTNIENIA STANOWISKA
PRACY

stanowisko ds. kadrowych

1.5 SYMBOL OPISU

STANOWISKA PRACY

BDG/6

2. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ

2.1 Stanowisko pośrednio

nadzorujące

Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego

2.2 Stanowisko bezpośrednio

nadzorujące

Naczelnik Wydziału Spraw Pracowniczych

2.3 Liczba podległych

pracowników

brak

UWAGA: Informacje w opisie stanowiska odnoszą się do zakresu stanowiska pracy, ze
względu na jego miejsce i funkcję w organizacji.

4. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY

(nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej)

Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników oraz

spraw wynikających ze stosunku pracy osób zatrudnionych w Ministerstwie.

5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY

Zadanie 1: przygotowuje dokumentację związaną z nawiązaniem, trwaniem

i rozwiązaniem stosunku pracy w celu przekazania tych dokumentów pracownikom

Ministerstwa oraz komórkom wypłacającym świadczenia finansowe

Rola:

B C

………..…..……

Zadanie 2: ustala uprawnienia pracowników do nagród jubileuszowych i innych

świadczeń oraz przygotowuje decyzje w tych sprawach w celu przekazania

komórkom wypłacającym świadczenia finansowe informacji na temat wysokości

należnych świadczeń.

Rola:

B C

………..…..……

Zadanie 3: ewidencjonuje czas pracy i absencje pracowników w celu dostarczenia

aktualnej informacji.

Rola:

B C

………..…..……

Zadanie 4: przygotowuje dokumentację w sprawach emerytalno – rentowych w celu

przekazania jej do ZUS

Rola:

B C

………..…..……

Zadanie 5: zakłada i prowadzi teczki akt osobowych w celu przechowywania

dokumentacji pracowniczej.

Rola:

B C

………..…..……

7. ZŁOŻONOŚĆ / KREATYWNOŚĆ

Przepisy prawa pracy oraz procedury wewnętrzne KPRM określają sposób i tryb

postępowania. Częste zmiany w przepisach oraz ich niejednoznaczność wymagają od

pracownika umiejętności interpretacji oraz częstej aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka

razy w roku). Zadania wymagają bardzo dobrej znajomości zarówno przepisów prawa

pracy, jak również przepisów dotyczących służby cywilnej i administracji publicznej.

Na stanowisku mogą występować sytuacje bezprecedensowe, wymagające gruntownej

analizy przepisów i wyboru jednej z wielu dostępnych procedur. Decyzja o wyborze tej

a nie innej procedury nie ma charakteru uznaniowego, lecz wynika z przepisów.

Często występują sytuacje wymagające dużej odporności psychicznej w związku

z częstymi kontaktami z pracownikami urzędu.

Przykłady:

 Ustalanie prawa do nagrody jubileuszowej pracownika KPRM.

 Weryfikacja wniosków urlopowych oraz zwolnień lekarskich z listą obecności.

 Sytuacje bezprecedensowe najczęściej dotyczą prawidłowego wyliczenia stażu pracy

pracownika – zdarzają się przypadki złożone, wymagające ustalenia jakie przepisy

należy zastosować.

 W przypadku pracowników przechodzących na emeryturę: zebranie kopii świadectw

pracy potwierdzających zatrudnienie i przesłanie ich do ZUS.

 Przygotowanie dokumentacji pracowniczej, m.in. umowy o pracę, świadectwa pracy,

potwierdzenia warunków zatrudnienia.

 Sytuacje stresowe są związane z częstymi kontaktami z pracownikami urzędu.

Pracownik na tym stanowisku przekazuje informacje dotyczące różnych spraw

pracowniczych.

8. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

1. pracownicy innych urzędów/Państwowej Inspekcji Pracy/ Zakładu Ubezpieczeń

Zdrowotnych w celu uzyskania informacji

6. DODATKOWE UPOWAŻNIENIA

Do wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu oraz wydawania świadectw pracy.

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

2. …………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

9. NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:
Praca polega na prowadzeniu całości spraw kadrowych pracowników wyznaczonych komórek

organizacyjnych urzędu. W tym zakresie zadania są wykonywane samodzielnie i osoba

zajmująca to stanowisko odpowiada za organizację pracy na tym stanowisku pracy, w tym za

przestrzeganie terminów wynikających z przepisów prawa. W przypadku zaistnienia sytuacji

bezprecedensowych, decyzje są podejmowane w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym,

a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji własnych rozwiązań.

Ponadto stanowisko wykonuje zadania przydzielone przez Naczelnika Wydziału Spraw

Pracowniczych, w zależności od aktualnych potrzeb Wydziału.

Przykłady:

 Stanowisko samodzielnie ustala tryb pracy, decydując które zadania należy zrealizować

w pierwszej kolejności, najczęściej kierując się wymogami dotrzymania terminów

wynikających z przepisów prawa pracy.

 W razie sytuacji bezprecedensowych (np. ustalenia stażu pracy danego pracownika)

osoba zajmująca stanowisko pracy przedstawia Naczelnikowi propozycję rozwiązania

problemu wraz z argumentacją i ewentualnymi zagrożeniami wynikającymi

z proponowanego rozwiązania (ewentualne pozwanie urzędu do sądu pracy).

10. WARUNKI PRACY
brak

11. WYMAGANE KOMPETENCJE

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

wykształcenie

Wyższe

przeszkolenie

Szczególne
uprawnienia

Znajomość
języków obcych

Język obcy:
1. ………….........
2. ………….........
3. ………….........

Poziom:

………….........
………….........
………….........

Język obcy:
1. ………….........
2. ………….........
3. ………….........

Poziom:

………….........
………….........
………….........

Inne
kompetencje,
wiedza
lub umiejętności

Znajomość przepisów prawa pracy
systemu ubezpieczeń społecznych
Znajomość ustawy o służbie cywilnej i
przepisów wykonawczych

12. WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Długość w miesiącach
lub latach

2 lata

3 lata

rodzaj doświadczenia Doświadczenie w pracy w kadrach

Doświadczenie na stanowisku
kadrowym

administracji

rządowej

Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego

DYREKTOR GENERALNY

Naczelnik Wydziału

Organizacyjnego

Główny Specjalista

ds. kadrowych

Naczelnik Wydziału

Spraw Pracowniczych

Specjalista ds.

kadrowych

Referendarz ds.

kadrowych

Stanowisko ds. Audytu

Wewnętrznego

Główny Specjalista ds.

naboru

Specjalista ds. szkoleń

Główny Specjalista ds.

BHP

STANOWISKO SEKRETARZA

3.1. DATA SPORZĄDZENIA OPISU:

3.2. OSOBA BEZPOŚREDNIO NADZORUJĄCA DANE STANOWISKO:

……………………....………………………………………..…………………………….……

(imię i nazwisko, data oraz podpis)

3.3. ZATWIERDZIŁ: …………………………………………………………………..……

(imię i nazwisko, data oraz podpis)

3.4. ZAPOZNAŁ SIĘ: ………………………………………………………………….……...

(imię i nazwisko, data oraz podpis osoby zajmującej opisywane stanowisko pracy)

1.1. NAZWA INSTYTUCJI

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

1.2. KOMÓRKA
ORGANIZACYJNA
URZĘDU

Departament Służby Cywilnej

1.3. AKTUALNE

STANOWISKO PRACY

Sekretarz

1.4. STANOWISKO DO SPRAW

SKRÓTOWE OKREŚLENIE
CELU ISTNIENIA
STANOWISKA PRACY

Sekretarz

1.5. SYMBOL OPISU

STANOWISKA PRACY

DSC/sekret/1

2. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ

URZĘDU

2.1. Stanowisko pracy pośrednio

nadzorujące

brak

2.2. Stanowisko pracy
bezpośrednio nadzorujące

Dyrektor Departamentu

2.3. Liczba podległych

pracowników

brak

UWAGA: Informacje w opisie stanowiska odnoszą się do zakresu stanowiska pracy, ze
względu na jego miejsce i funkcję w organizacji.

4. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY

(nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej)

Stanowisko zostało utworzone w celu obsługi kancelaryjno – administracyjnej całego

departamentu.

5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY

Zadanie 1: kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu

Dyrektora oraz zastępców dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów

w departamencie.

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 2: komputerowa ewidencja pism wpływających i wychodzących z departamentu

w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w departamencie.

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 3: prowadzenie terminarza spotkań, narad oraz informowanie o terminach

załatwiania spraw w departamencie w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora

i pracowników departamentu.

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 4: przygotowywanie i obsługa organizacyjno – recepcyjna spotkań

z interesantami i gośćmi w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora i pracowników

departamentu.

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 5: redagowanie krótkich pism na polecenie Dyrektora departamentu w celu

wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora i pracowników departamentu

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 6: przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych

pracownikom Departamentu w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora i pracowników

departamentu.

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 7: archiwizowanie i przekazywanie akt spraw Dyrektora departamentu do

Archiwum Akt Jawnych w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów

w departamencie.

Rola:

B C

H I

………..…..

Zadanie 8

: obsługa kancelaryjno – biurowa korespondencji niejawnej w celu zapewnienia

właściwego obiegu dokumentów w departamencie (raz na pół roku)

Rola:

B C

H I

………..…..

7. ZŁOŻONOŚĆ / KREATYWNOŚĆ

Powierzone do wykonywania zadania mają charakter jednolity i nie wymagają od

pracownika kreatywności i głębokiej analizy przedmiotowej sprawy. Jedynie w przypadku

umawiania terminów spotkań wskazana jest postawa bardziej asertywna.

Przykłady:

8. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

1. Sekretariaty departamentów innych urzędów w celu uzgodnień terminów spotkań

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

2. Klienci, w zależności od rodzaju rozpatrywanej sprawy, w celu telefonicznego

połączenia z odpowiednim pracownikiem (bardzo rzadkie kontakty z

obcokrajowcami)

 kilka razy dziennie  kilka razy w tygodniu  kilka razy w miesiącu  kilka razy w

roku

6. DODATKOWE UPOWAŻNIENIA

Brak dodatkowych upoważnień

9. NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Sekretarz powinien uzgadniać z dyrektorem departamentu decyzje, jakie muszą zostać

podjęte w czasie wykonywania najważniejszych zadań. Pozostałe obowiązki są wypełniane w

oparciu o ustalone procedury.

Przykłady:

właściwy termin spotkania z udziałem dyrektora departamentu zgodnie poleceniem

dyrektora departamentu,

prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących w oparciu o wewnętrznie

ustalone procedury,

zamawianie materiałów biurowych zgodnie z potrzebami zgłoszonymi przez

pracowników departamentu,

10. WARUNKI PRACY

Brak

11. WYMAGANE KOMPETENCJE

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Wykształcenie

średnie

Przeszkolenie

z programu Kores

z obsługi kancelaryjnej
korespondencji niejawnej

Szczególne
uprawnienia

brak

Uprawnienia dostępu do informacji

niejawnych o klauzuli zastrzeżone

Znajomość
języków obcych

Język obcy:

Poziom:

Język obcy:
1. angielski

Poziom:

komunikatywny

Inne
kompetencje,
wiedza
lub umiejętności

12. WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE

WYMOGI NIEZBĘDNE

WYMOGI DODATKOWE

Długość w
miesiącach lub latach

3 miesięczne

Rodzaj
doświadczenia

przeszkolenie w pracy biurowej

Dyrektor

Generalny

Dyrektor

Departamentu

Radca Generalny ds. zarządzania

strategicznego

sekretarz

Zastępca Dyrektora ds. zarządzania

finansowego

Zastępca Dyrektora ds. szkoleń

i współpracy międzynarodowej

Zastępca Dyrektora ds.

zarządzania kadrami

Naczelnik Wydziału

Budżetu i Analiz

Służby Cywilnej

Naczelnik Wydziału

Zarządzania

Wynagrodzeniami w

Służbie Cywilnej

Główny Specjalista ds.

obsługi Wyższej Komisji

Dyscyplinarnej

Naczelnik Wydziału

Narzędzi i Systemów

Zarządzania Kadrami

Służby Cywilnej

Naczelnik wydziału

Mianowań i Informacji

o Korpusie Służby

Cywilnej

Inspektor ds. obsługi
kancelaryjno-biurowej

Referendarz ds.

obsługi

kancelaryjno-

biurowej

Naczelnik Wydziału
Szkoleń i Projektów

Naczelnik Wydziału

Współpracy

Międzynarodowej

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
2002 02 10
2015 02 10 tabela0 1
013 HISTORIA SZTUKI WCZESNOCHRZEŚCIJAŃSKIEJ I BIZANTYJSKIEJ, WYKŁAD,# 02 10
Demografia i epidemiologia W 02 10
na5 pieszak 03 02 10 1 id 43624 Nieznany
loveparade 2010 anlage 04 protokoll 02 10 09
Koszykówka atak szybki 02 10 15
4 01 00 04 26 02 10 (1)
Siatkówka doskonalenie odbić, zagrywki 02 10 02
Zarządzanie w sytuacjach kryzysowych - wykłady z 02.10.- 17.12. - 15.01, Sudia - Bezpieczeństwo Wewn
Wykład 02.10.2010 (sobota) A. Bandyra, UJK.Fizjoterapia, - Notatki - Rok I -, Kliniczne podstawy fiz
Fizjologia wykład 1 Czynność bioelektryczna mózgu w czuwaniu i we śnie Część 2 Czym jest sen drzemk
Koszykówka podania oburącz półgórne 02 10 02
r05 02 (10)
Siatkówka wystawa 02 10 22
02 (10)
Siłownia obwodowa (chłopcy) 02 10 22
Siłownia (chłopcy) 02 10 01

więcej podobnych podstron