Nr 04/2008

Dokumenty elektroniczne w urzędzie – zastosowanie obowiązujących przepisów do instrukcji

kancelaryjnej. Ekspansja dokumentu elektronicznego

Dorota Chromicka

W ostatnim czasie możemy zaobserwowad postępującą informatyzację społeczeostwa. Coraz niższe

ceny sprzętu komputerowego, praktycznie powszechna umiejętnośd obsługi nie tylko plików

tekstowych,

ale

i

arkuszy

kalkulacyjnych,

prezentacji

multimedialnych,

ekspansja

szerokopasmowego dostępu do Internetu, a tym samym częstsze korzystanie z zasobów

udostępnianych przez strony www, rozwój banków internetowych i sklepów on-line – prowadzi w

efekcie do akceptacji przez społeczeostwo nowych metod porozumiewania się.

Informatyzacja obejmuje także administrację publiczną. Oczywiste już jest, że powstające w urzędach

dokumenty sporządza się przy użyciu edytorów tekstów, a czasem nawet dedykowanych do tego celu

systemów teleinformatycznych. Wersje przeznaczone do wydruku (i odręcznego podpisania)

pozostają zapisane na twardych dyskach osobistych komputerów pracowników urzędu lub na

przeznaczonym do tego celu serwerze, co w znacznej mierze ułatwia do nich dostęp. Coraz rzadsze są

ręcznie sporządzane protokoły.

W urzędzie oprócz komunikacji telefonicznej spotkad można również komunikatory internetowe do

użytku służbowego czy pocztę elektroniczną. Podobnie zmieniają się relacje urząd–obywatel czy

urząd–przedsiębiorca. Zaczynają funkcjonowad pierwsze elektroniczne skrzynki podawcze,

wystawiające automatycznie urzędowe poświadczenia odbioru określone w przepisach prawa

1

.

Pośrednim efektem informatyzacji jest np. blokowanie urzędnikom w pracy możliwości odwiedzania

takich stron, jak nasza-klasa.pl, pudelek.pl, youtube.com czy korzystania prywatnie z różnych

komunikatorów internetowych, jak np. gadu-gadu.pl

2

.

Problemy

1

Zob. § 6 wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji rozporządzenia Prezesa Rady

Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania podmiotom
publicznym, Dz. U. z 2005 r., Nr 200, 1651, dalej jako rozp. w sprawie doręczania podmiotom publicznym).

2

Por. Anna Wittenberg, Urzędnicy odcięci od Naszej klasy, „Życie Warszawy” z 22 stycznia 2008 r.

Obecnie zaobserwowad można współistnienie papieru i dokumentów elektronicznych w

niespiesznym przebiegu dostosowywania się administracji do wymogów prawa. Jest to także wynik

postrzegania obywatela nie tylko przez pryzmat „petenta”, ale coraz częściej także „konsumenta”,

który jest zainteresowany w podnoszeniu ilości, jakości, dostępności i zmniejszaniu ceny usług

3

. Lecz

w praktyce informatyzacja jest procesem powolnym. Na przykład, mimo wyznaczenia przez art. 58

ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym

4

(dalej jako ustawa o e-podpisie) terminu, do którego organy

władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podao i wniosków oraz

innych czynności w postaci elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają składania ich

w określonej formie lub według określonego wzoru, początkowo na 4 lata od wejścia w życie ustawy

(16 sierpnia 2006 r.), przesunięto go artykułem 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o zmianie ustawy o

ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz ustawy o podpisie

elektronicznym

5

na 1 maja 2008 r. Nie można się oprzed wrażeniu, iż wielu pracowników

administracji oczekiwało kolejnej nowelizacji tuż przed upływem terminu, zamiast energicznie „

informatyzowad się”. Podobnie, na 1 maja 2008 r., przesunięty został termin ustawy z dnia 20 lipca

2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych

6

(dalej jako ustawa o

ogłaszaniu) dotyczący ogłaszania aktów normatywnych i innych aktów prawnych w postaci

dokumentu elektronicznego (por. np. art. 15 ust. 3a ustawy o ogłaszaniu w zw. z art. 42b ustawy). Od

1 maja upłynęło kilka miesięcy, i pomimo tego, iż 25 kwietnia 2008 r. wydane zostało rozporządzenie

Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wymagao technicznych dokumentów

elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników

urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych, które

miało wejśd w życie 2 miesiące od ogłoszenia, czyli 31 lipca 2008 r., zostało ono jeszcze w okresie

vacatio legis znowelizowane tak, aby weszło w życie z dniem 1 stycznia 2009 r.

7

Powodów tak opornego wdrażania nowoczesnych technologii jest wiele. Wskazad można przyczyny

tkwiące w ludziach, jak nieobeznanie z techniką w połączeniu ze strachem przed zmianami i niechęcią

do nauki. Ponadto obserwujemy brak zaufania do postaci elektronicznej, zwłaszcza osób starszych.

Elektronicznie sporządzonego dokumentu nie można „dotknąd”, podstemplowad, zamknąd w szafie.

To wszystko sprawia, że oprócz kosztów papieru, miejsca na składowanie, czasu potrzebnego na

3

Grażyna Szpor *w:+ Grażyna Szpor, Czesław Martysz, Kajetan Wojsyk, Ustawa o informatyzacji działalności

podmiotów realizujących zadania publiczne. Komentarz, Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o., Kraków 2007,
wprowadzenie, teza 5, s. 14.

4

Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).

5

Dz. U. z 2006 r., Nr 145, poz. 1050.

6

Dz. U. z 2007 r., Nr 68, poz. 449 z późn. zm.

7

Por. § 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 czerwca 2008 r.

zmieniającego rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających
akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji
elektronicznej i informatycznych nośników danych, Dz. U. Nr 113, poz. 722

ręczne rejestrowanie i obieg dokumentów, ponosi się jednocześnie koszty sprzętu, oprogramowania,

obsługi, także coraz częściej podpisu elektronicznego. Oczywiście w obecnym stanie prawnym nie

można całkowicie wyeliminowad papieru w kontaktach urzędu ze światem zewnętrznym. Nawet jeśli

sam urząd działa elektronicznie, adresaci i nadawcy – tutaj mowa głównie o obywatelach i

przedsiębiorcach – z reguły nie mają takiego obowiązku.

Ustawa o informatyzacji i rozporządzenia wydane na jej podstawie

Zaznajamiając się z przepisami, które dotyczą informatyzacji, należy pamiętad, że jest ich coraz więcej

i są coraz dokładniejsze. Oczywiście nasuwa się pytanie, jak daleko prawo może wnikad w sprawy

techniczne, narażając nas na funkcjonowanie nieaktualnych technologicznie rozwiązao. Ukazuje to

przykład obecnie obowiązujących instrukcji kancelaryjnych – wskazywana wielokrotnie

nieadekwatnośd przepisów do rzeczywistości (jak np. obowiązek „ostemplowania dyskietek” czy

korzystanie z Internetu za pomocą niepodłączonych do wewnętrznej sieci urzędu komputerów); np. §

54 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków

międzygminnych

8

(dalej jako instrukcja) jest nie tylko powodem do lekceważącego uśmiechu, ale

może stanowid ważną przestrogę dla pracujących nad nową konstrukcją instrukcji kancelaryjnej.

Przystępując do prezentacji przepisów, które mogą mied wpływ na wygląd nowej instrukcji

kancelaryjnej, należy najpierw przypomnied wprowadzone ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o

informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

9

(dalej jako ustawa o

informatyzacji) definicje dokumentu elektronicznego i informatycznego nośnika danych. Zgodnie z

art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całośd

znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na

informatycznym nośniku danych. Natomiast informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie

służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej

(art. 3 pkt 1 ustawy o informatyzacji). Wspomniane definicje będą miały znaczenie dla tworzonych w

organie administracji publicznej czy dostarczanych do niego materiałów.

Ogólnie w ustawie można znaleźd obowiązki podmiotów publicznych związane z używaniem

systemów teleinformatycznych, prowadzeniem rejestrów publicznych oraz z wymianą informacji (art.

16 ustawy o informatyzacji). Podmiot publiczny, prowadząc wymianę informacji, jest obowiązany

zapewnid możliwośd wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę

dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania,

przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej (art.

16 ust. 1 ustawy o informatyzacji). Środki komunikacji elektronicznej to, zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy

8

Dz. U. z 1999 r., Nr 112, poz. 1319.

9

Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565 z późn. zm.

o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r.

10

, rozwiązania techniczne, w tym

urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające

indywidualne porozumiewanie się na odległośd przy wykorzystaniu transmisji danych między

systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Na gruncie ustawy z dnia 14

czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego

11

można wyodrębnid dwa środki

komunikacji elektronicznej (por. art. 63 kpa): pocztę elektroniczną i formularz umieszczony na stronie

internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiający wprowadzenie danych do

systemu teleinformatycznego tego organu. Artykuł 63 kpa wymienia sposoby wnoszenia podao

(żądao, wyjaśnieo, odwołao, zażaleo) do organów administracji publicznej. Znowelizowany ustawą o

informatyzacji art. 63 kpa w § 3a precyzuje warunki dopuszczalności wniesienia podania w formie

dokumentu elektronicznego, które powinno przede wszystkim byd opatrzone bezpiecznym podpisem

elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu

zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz zawierad dane w ustalonym

formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy

nakazują wnoszenie podao według określonego wzoru. Treśd art. 63 § 3a kpa powinna rozwiad

kontrowersje wokół art. 58 ust. 2 ustawy o podpisie, mówiącej o terminie, do którego organy władzy

publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podao i wniosków oraz innych

czynności w postaci elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają składania ich w

określonej formie lub według określonego wzoru. Zatem ustawodawcy nie chodzi tylko o wnoszenie

podao i wniosków oraz dokonywanie innych czynności w postaci elektronicznej, jeśli posiadają one

określony wzór lub formę, ale wnoszenie podao, wniosków czy dokonywanie innych czynności także

wtedy, gdy przepisy nie przewidują konkretnego wniosku czy formy

12

.

Na podstawie art. 39

1

§ 2 kpa oraz art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji wydane zostały

rozporządzenia, które odpowiednio: precyzują zasady doręczania pism w formie dokumentów

elektronicznych przez organy administracji publicznej, doręczania pism w formie dokumentów

elektronicznych podmiotom publicznym oraz formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism.

Najczęściej do podmiotów publicznych kierowane są podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania,

zażalenia), co zwraca uwagę na znaczenie tych przepisów w kontekście postępowania

administracyjnego. Rozporządzenie wydane na podstawie art. 39

1

§ 2 kpa określa ponadto strukturę i

sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sposób udostępniania kopii

dokumentów elektronicznych. Należy przyjrzed się bliżej tym przepisom, ponieważ określone tam

10

Dz. U. z 2002 r., Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.

11

Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.

12

Zob.: Grzegorz Łaszczyca, Czesław Martysz, Andrzej Matan, Kodeks postępowania administracyjnego.

Komentarz, wyd. Zakamycze, Kraków 2005, komentarz do art. 63, teza 14.

reguły powinny znaleźd odzwierciedlenie w organizacji pracy organu administracji publicznej i

stosowanego systemu teleinformatycznego.

Sporządzanie dokumentów elektronicznych

Jest to pierwszy etap, w wyniku którego dokument elektroniczny trafia do urzędu. Można

wyodrębnid sytuację, kiedy obywatel sam kreuje wnoszone podanie, oraz przypadki, kiedy przepisy

szczególne wymagają określonej formy podania (np. formularz). Przede wszystkim wydane na

podstawie art. 39

1

§ 2 kpa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27

listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych

13

(dalej jako rozp. w sprawie sporządzania i doręczania) wskazuje, jak powinno się sporządzad pisma w

formie dokumentów elektronicznych. To znaczy organy administracji publicznej tworzą wzory

dokumentów elektronicznych, zamieszczane później w centralnym repozytorium wzorów pism w

formie dokumentów elektronicznych, które tworzy i udostępnia organom administracji publicznej

(chod jeszcze tego nie zrobił

14

) minister właściwy ds. informatyzacji (§ 3 ust. 4 rozp. w sprawie

sporządzania i doręczania), oraz w Biuletynie Informacji Publicznej (§ 3 ust. 5 rozp. w sprawie

sporządzania i doręczania). Oprócz tego organy administracji publicznej mogą prowadzid własne lub

wspólnie z innymi organami administracji publicznej repozytoria wzorów pism w formie dokumentów

elektronicznych. Przedstawienie wzoru dokumentu elektronicznego jest równoznaczne z określeniem

wzoru wnoszenia podao – pism w postaci dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 63 § 3a

pkt 2 kpa.

Zatem podmioty, chcąc wysład do organu podanie (żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie),

muszą się zorientowad, czy przepisy odrębne nie przewidują określonego wzoru dla danego pisma, a

jeśli tak, muszą sprawdzid, czy organy administracji publicznej nie umieściły tego wzoru w centralnym

repozytorium. Jeżeli wzór zostanie tam odnaleziony, to zgodnie z nim należy sporządzid podanie i

wysład je do organu (§ 3 ust. 7 rozp. w sprawie sporządzania i doręczania). Oczywiście jeśli przepisy

nie przewidują określonego wzoru, wystarczy, że nadawca zamieści w podaniu wszystkie istotne

elementy wymienione w art. 63 kpa i zapewni spełnienie określonych niżej wymagao.

Odnosząc się zaś do sposobu tworzenia dokumentu elektronicznego zarówno przez organy

administracji publicznej, jak i podmioty, należy wskazad, iż po pierwsze: ma on byd w formatach

danych określonych w przepisach

15

wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji –

chodzi tutaj np. o .doc, .pdf wersja 1.4, czy Open Document wersja 1.0. Po drugie: należy je podpisad

13

Dz. U. z 2006 r., Nr 227, poz. 1664.

14

Por. http://www2.mswia.gov.pl/portal/pl/2/4757/

15

Rozporządzenie z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagao dla systemów

teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 212, poz. 1766, dalej jako rozp. w sprawie minimalnych wymagao).

bezpiecznym podpisem elektronicznym, który został zdefiniowany w ustawie o e-podpisie (art. 3 pkt

2) i który spełnia następujące warunki: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten

podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis

elektroniczny bezpiecznych urządzeo służących do składania podpisu elektronicznego i danych

służących do składania podpisu elektronicznego oraz jest powiązany z danymi, do których został

dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Należy

w tym miejscu przypomnied, iż osobą składającą podpis elektroniczny jest wyłącznie osoba fizyczna

posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu

własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej

osobowości prawnej (art. 3 pkt 3 ustawy o e-podpisie). Poza tym sporządzone przez organy

administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostad opatrzone

danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia

bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgodnie z konkretnie

określoną przez ustawodawcę specyfikacją techniczną (ETSI TS 101 903 1.3.2 lub nowszą, por. § 3 ust.

2 rozp. w sprawie sporządzania i doręczania).

Wzory dokumentów elektronicznych umieszczanych w centralnym repozytorium wzorów pism w

formie dokumentów elektronicznych mają uwzględniad ponadto m.in. niezbędne elementy struktury

dokumentów elektronicznych, które zostały określone w wydanym na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy

z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

16

(dalej jako ustawa o

archiwach) rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006

r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

17

(dalej jako rozp. w

sprawie struktury). Rozporządzenie w sprawie struktury wprowadza w § 2 ust. 1 pojęcie metadanych,

stanowiąc, iż jest to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym

usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie,

kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie. Innym ważnym terminem, który

można uznad za podobny do metadanych, jest wyróżnik. Wyróżnik (§ 2 pkt 3 rozp. w sprawie

sporządzania i doręczania) zdefiniowany jest jako element struktury logicznej dokumentu

elektronicznego, służący do automatyzacji obsługi pism w formie elektronicznej, a w szczególności

pozwalający na automatyczne ich przekazywanie według kompetencji właściwym organom.

Rozróżniając te dwa terminy, należy wskazad, że wyróżnik jest to element struktury logicznej

dokumentu elektronicznego (jest niejako „w środku”), podczas gdy metadane są to informacje

powiązane z dokumentem, ułatwiające jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe

przechowanie oraz zarządzanie (§ 2 ust. 1 rozp. w sprawie struktury). Prawodawca, niestety, bliżej nie

16

Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późn. zm.

17

Dz. U. z 2006 r., Nr 206, poz. 1517.

określa wzajemnej relacji wyróżnika do metadanych, co byd może zostanie wyjaśnione w związku z

nowelizacją rozporządzeo postulowaną przez środowisko przygotowujące się do praktycznego

zinformatyzowania urzędów. Postuluje się obecnie albo rezygnację z określenia wyróżnika, albo

zdefiniowanie go jako identyfikatora wzoru dokumentu elektronicznego, który miałby zawierad każdy

dokument elektroniczny stworzony na podstawie tego wzoru. Wyróżnik rozumiany jako identyfikator

byłby wówczas elementem metadanych wzoru i elementem dokumentu stworzonego na podstawie

tego wzoru. Należy mied nadzieję, że sprawa ta zostanie szybko uregulowana.

Doręczanie pism organom administracji publicznej

Informacja o sposobie doręczania dokumentów elektronicznych danemu podmiotowi musi byd

powszechnie dostępna, w tym umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej (zgodnie z ustawą z

dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej

18

jest to podstawowy sposób dostępu do

informacji publicznej, por. np. art. 10 ustawy) danego podmiotu, i ma zawierad m.in. informacje o

udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, akceptowanych strukturach fizycznych

dokumentów elektronicznych i zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych oraz o rodzajach

informatycznych nośników danych, na których może zostad zapisane urzędowe poświadczenie

odbioru. Zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych, które doręcza się danemu podmiotowi

publicznemu w związku z zakresem jego działania, mają byd opracowane przez ten podmiot (por. § 4

ust. 1 rozp. w sprawie doręczania podmiotom publ.). Przywołane wyżej przepisy stanowią kolejny

obowiązek dla organów administracji publicznej.

Gotowe podanie należy podpisad bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą

ważnego kwalifikowanego certyfikatu i wysład do organu administracji publicznej. Doręczanie pism

podmiotom publicznym reguluje rozp. w sprawie doręczania podmiotom publicznym. Zgodnie z § 5

ust. 1 tego rozporządzenia podmiot publiczny przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne za

pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej albo na informatycznych nośnikach danych, które

umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru. Elektroniczna skrzynka podawcza to

dostępny publicznie, służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu

publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej, środek komunikacji

elektronicznej (§ 2 pkt 1 rozp. w sprawie doręczania podmiotom publ.). Elektroniczną skrzynkę

podawczą można już znaleźd np. na stronach Ministerstwa Gospodarki

19

, Śląskiego Urzędu

Wojewódzkiego

20

czy Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego

21

.

18

Dz. U. z 2001 r., Nr 112, poz. 1198.

19

Zob. http://bip.mg.gov.pl/Elektroniczna+Skrzynka+Podawcza/

20

Zob. http://www.katowice.uw.gov.pl/urzadkatowice.php?urzad/esp

21

http://esp.bialystok.uw.gov.pl/Esp/

Na podstawie art. 63 § 4 kpa organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzid wniesienie

podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda. Jednak jeśli chodzi o przesyłanie dokumentów

elektronicznych do organu, rozp. w sprawie doręczania podmiotom publ. mówi o automatycznym

wytworzeniu przez system elektronicznej skrzynki podawczej urzędowego poświadczenia odbioru.

Tak więc przy odpowiednim skonfigurowaniu elektronicznej skrzynki podawczej organ administracji

publicznej otrzymuje do załatwienia podanie, mając pewnośd, że nadawca już otrzymał urzędowe

poświadczenie odbioru.

Urzędowe poświadczenie odbioru to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego

doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że

jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. Dane te określają:

pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny, datę i czas

doręczenia dokumentu elektronicznego rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia

dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego oraz datę i czas

wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru (§ 2 pkt 4 rozp. w sprawie doręczania podmiotom

publ.). Istotne jest tutaj podkreślenie, że rozumienie daty i czasu doręczenia dokumentu

elektronicznego w rozp. w sprawie doręczania podmiotom publicznym jest tożsame z brzmieniem

art. 61 § 3a kpa. Otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru jest możliwie łatwe i szybkie przy

użyciu elektronicznej skrzynki podawczej (urzędowe poświadczenie odbioru jest generowane

automatycznie przez system teleinformatyczny podmiotu i odsyłane do nadawcy, por. § 6 ust. 1 rozp.

w sprawie doręczania podmiotom publ.), to informatyczny nośnik danych w celu przekazania

dokumentu elektronicznego i zapisania na nim urzędowego poświadczenia odbioru musi byd

dostarczony osobiście przez nadawcę (tak jak przynoszone przez interesantów podania w celu

umieszczenia na nich potwierdzenia przyjęcia przez organ w postaci stempla w kancelarii podawczej,

por. § 6 ust. 2 rozp. w sprawie doręczania podmiotom publicznym). Umożliwienie dostarczenia

dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych rozumied można jako

zagwarantowanie możliwości dostarczenia dokumentu elektronicznego także wtedy, kiedy nie można

tego dokonad za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zatem podmiot jest zobowiązany tak

zorganizowad pracę systemu teleinformatycznego urzędu, aby możliwe było nie tylko automatyczne

przekazywanie urzędowego poświadczenie odbioru dla dokumentów przekazywanych za pomocą

środków komunikacji elektronicznej, ale także zapisywanie go na przenośnych informatycznych

nośnikach danych dostarczonych do urzędu.

Postępowanie z dostarczonym dokumentem elektronicznym

Co dalej ma zrobid organ administracji publicznej z otrzymanym pismem w postaci elektronicznej, dla

którego zostało automatycznie wytworzone i wysłane do nadawcy urzędowe poświadczenie odbioru?

Z dokumentem takim powinny byd powiązane dane pozwalające zidentyfikowad datę i czas,

nadawcę, odbiorcę, sprawę (jeśli została wskazana) i inne metadane, rozumiane jako zestaw logicznie

powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten

dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz

zarządzanie (§ 2 cytowanego rozp. w sprawie struktury). Niezbędnymi elementami struktury

dokumentów elektronicznych (przypomnijmy, że zgodnie z rozp. w sprawie sporządzania i doręczania

§ 2 pkt 1 struktura dokumentu elektronicznego jest to sposób ułożenia informacji w dokumencie

elektronicznym zdefiniowany przez określenie elementów i cech informacyjnych tego dokumentu

oraz powiązao między nimi) są:

1) identyfikator,

2) twórca,

3) tytuł,

4) data,

5) format,

6) dostęp,

7) typ,

8) relacja,

9) odbiorca,

10) grupowanie,

11) kwalifikacja,

12) język,

13) opis,

14) uprawnienia.

– przy czym dla każdego dokumentu elektronicznego należy podawad pierwszych siedem wartości

metadanych – kolejne siedem tylko wówczas, jeśli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego

tworzenia, przetwarzania lub przechowywania (§ 3 rozp. w sprawie struktury). Zatem od początku

pracy z dokumentem elektronicznym powinny byd gromadzone elementy informacyjne (metadane)

uznane przez ministra właściwego ds. informatyzacji za niezbędne. W „historii” życia dokumentu

elektronicznego w toku załatwiania sprawy mogą byd uzupełniane kolejne elementy metadanych.

Istotne zwłaszcza dla historii załatwiania sprawy będą informacje o powiązaniach dokumentu

elektronicznego z innymi dokumentami (element niezbędny „relacja”). Uporządkowane, możliwe do

automatycznego wyodrębnienia metadane w sposób jednoznaczny, precyzyjny i czytelny umożliwią

wyszukiwanie dokumentacji, czego nie można powiedzied o pisanych ręcznie (i często nieczytelnie)

dekretacjach na dokumentach czy załączanych do spraw notatkach w postaci papierowej.

Częśd wartości metadanych będzie wytworzona już przez interesanta, ponieważ oprogramowanie

elektronicznej skrzynki podawczej „dopilnuje” ich prawidłowego wpisania. Metadane mogą byd także

wytwarzane automatycznie, np. data i czas albo dane adresowe interesanta, które mogą byd wpisane

automatycznie na podstawie informacji o zalogowanym użytkowniku (jeśli elektroniczna skrzynka

podawcza oferuje taką funkcjonalnośd). Typ dokumentu może byd z góry określony we wzorze

dokumentu, format z góry określony (np. XML) itd. W organie administracji publicznej należy jednak

zweryfikowad kompletnośd i poprawnośd zgromadzonych metadanych – tak aby w obiegu wewnątrz

urzędu odpowiadały one już wymaganiom rozporządzenia. Podkreślid trzeba, że uporządkowane

metadane ułatwią pracę załatwiającym sprawę urzędnikom i pozwolą na pełny wgląd w historię

załatwianych spraw. Rozporządzenie w sprawie struktury wydane jest na podstawie ustawy o

archiwach, której zakres podmiotowy jest szerszy niż ustawy o informatyzacji – skierowane jest do

organów paostwowych i paostwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu

terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, które tworzą i gromadzą dokumenty

elektroniczne. To w ramach tych organów i jednostek tworzone są metadane, są one więc pomyślane

do użytku wewnętrznego jako element porządkowania gromadzonej dokumentacji elektronicznej,

mający ułatwid jej wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie, a także w

efekcie zarządzanie.

Przegląd, uzupełnianie czy ewentualna korekta metadanych mogą byd dokonywane bezpośrednio w

kancelarii (identyfikator, data, tytuł), w sekretariatach lub należed do zadao właściwego referenta,

który w trakcie pracy będzie mógł dodad opis, określid dostęp czy wskazad na relacje załatwianej

sprawy z innymi. Istotne jest, aby niezbędne metadane były gromadzone w podmiotach zajmujących

się dokumentami elektronicznymi – należałoby więc o tym pamiętad, tworząc instrukcję kancelaryjną.