Inwentaryzacja

Rachunkowość

art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości

Reguluje ogólnie sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej
dokumentowania.

Zobowiązuje do wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych różnic w roku, na który przypadał
termin jej przeprowadzenia.

Formy inwentaryzacji

I.

Spis z natury

Polega na:

spisaniu z natury ilości składników,

wycenie tych ilości,

porównaniu ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz

wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

Za jego przeprowadzenie odpowiedzialność ponosi Kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ur).
Terminy dla spisu z natury UR wskazuje, które składniki:

powinny być spisane w ostatnim dniu roku

mogą być spisane w dowolnym dniu roku

mogą być spisane w IV kwartale aż do 15 stycznia

Spisem na 31 grudnia należy objąć:
1.

Środki pieniężne w kasie, a także inne aktywa pieniężne o terminie realizacji krótszym od 3
miesięcy.

2.

Papiery wartościowe: akcje, obligacje, czeki obce, bony skarbowe, weks

3.

Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak materiały, wyroby gotowe, półprodukty
w magazynie oraz towary, które obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie
wytworzenia, w tym paliwo w pojazdach służbowych. (art. 17 ust. 2 pkt 4 ur)

Spis w dowolnym dniu roku dla:
1.

Zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach
obrotu detalicznego jednostki.

2.

Zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną,

3.

Materiałów, towarów , produktów gotowych i półfabryka
wartościową raz na 2 lata, jeśli znajdują się w strzeżonych składowiskach

Spis w IV kwartale do 15 stycznia
Znajdujące się na terenie niestrzeżonym

środki trwałe (z wyj. środków trwałych, do których dostęp jest
gruntów),

maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Znajdujące się na terenie strzeżonym

środki trwałe oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą

środki trwałe, będące własnością in
jednostce przekazane do używania, sprzedaży, przechowania lub przetwarzania. O wynikach
tego spisu należy powiadomić prawnego właściciela.

inne składniki zapasów nie wymienione powyżej.

Środki trwałe trudno dostępne

np. budowle podziemne, środki trwałe oddane innym podmiotom do remontu, przekazane w
dzierżawę

inwentaryzuje się poprzez weryfikację zapisów księgowych z odpowiednimi dokumentami i
po konsultacji z odpowiednimi służbami merytorycznymi.

Rachunkowość

finansowa - WYKŁADY

art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości

Reguluje ogólnie sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej

Zobowiązuje do wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych różnic w roku, na który przypadał

jej przeprowadzenia.

spisaniu z natury ilości składników,

porównaniu ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz
wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

o przeprowadzenie odpowiedzialność ponosi Kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ur).

UR wskazuje, które składniki:

w ostatnim dniu roku obrotowego,

w dowolnym dniu roku oraz
w IV kwartale aż do 15 stycznia następnego roku.

em na 31 grudnia należy objąć:
Środki pieniężne w kasie, a także inne aktywa pieniężne o terminie realizacji krótszym od 3

Papiery wartościowe: akcje, obligacje, czeki obce, bony skarbowe, weksle i inne.
Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak materiały, wyroby gotowe, półprodukty
w magazynie oraz towary, które obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie
wytworzenia, w tym paliwo w pojazdach służbowych. (art. 17 ust. 2 pkt 4 ur)

pis w dowolnym dniu roku dla:

Zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach
obrotu detalicznego jednostki.
Zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną,
Materiałów, towarów , produktów gotowych i półfabrykatów objętych ewidencją ilościowo
wartościową raz na 2 lata, jeśli znajdują się w strzeżonych składowiskach

Spis w IV kwartale do 15 stycznia

na terenie niestrzeżonym:

środki trwałe (z wyj. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i

maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

na terenie strzeżonym:

środki trwałe oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą raz na 4 lata

własnością innych jednostek (osób prawnych), które zostały danej

jednostce przekazane do używania, sprzedaży, przechowania lub przetwarzania. O wynikach
tego spisu należy powiadomić prawnego właściciela.
inne składniki zapasów nie wymienione powyżej.

trudno dostępne:

np. budowle podziemne, środki trwałe oddane innym podmiotom do remontu, przekazane w

inwentaryzuje się poprzez weryfikację zapisów księgowych z odpowiednimi dokumentami i
po konsultacji z odpowiednimi służbami merytorycznymi.

dr Anna Zysnarska

Reguluje ogólnie sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej

Zobowiązuje do wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych różnic w roku, na który przypadał

porównaniu ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz

o przeprowadzenie odpowiedzialność ponosi Kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ur).

Środki pieniężne w kasie, a także inne aktywa pieniężne o terminie realizacji krótszym od 3

le i inne.

Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak materiały, wyroby gotowe, półprodukty
w magazynie oraz towary, które obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie
wytworzenia, w tym paliwo w pojazdach służbowych. (art. 17 ust. 2 pkt 4 ur)

Zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach

tów objętych ewidencją ilościowo –

wartościową raz na 2 lata, jeśli znajdują się w strzeżonych składowiskach

znacznie utrudniony i

raz na 4 lata,

(osób prawnych), które zostały danej

jednostce przekazane do używania, sprzedaży, przechowania lub przetwarzania. O wynikach

np. budowle podziemne, środki trwałe oddane innym podmiotom do remontu, przekazane w

inwentaryzuje się poprzez weryfikację zapisów księgowych z odpowiednimi dokumentami i

Inwentaryzacja

Rachunkowość

finansowa - WYKŁADY

dr Anna Zysnarska

II.

Potwierdzenie stanu aktywów na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami

Polega na:

otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzenia stanu aktywów
wykazanego w księgach jednostki oraz

wyjaśnieniu, rozliczeniu i zaksięgowaniu ewentualnych różnic. Przeprowadza główny
księgowy.
Na ostatni dzień roku dotyczy:

środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych

środków pieniężnych i papierów wartościowych zdeponowanych w bankach lub innych
instytucjach.

Uzgodnienie stanu ...
w IV kwartale, najdalej do 15 stycznia dotyczy:

należności z tytułu dostaw i usług,

należności z tytułu udzielonych pożyczek,

wszelkich zobowiązań (na podstawie prośby wierzyciela lub z własnej inicjatywy),

powierzonych innym jednostkom własnych składników majątkowych – na podstawie
przesłanych wyników spisu z natury,

obcych zasobów przyjętych przez jednostkę do przerobu, przechowania, w najem lub
dzierżawę.

Nie stosuje się do:

należności spornych i wątpliwych,

należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

należności od pracowników,

należności z tytułów publicznoprawnych,

innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z
uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Uzgadnianie sald może być dokonane w drodze:

pisemnej na drukach ogólnie dostępnych, samokopiujących, w trzech egzemplarzach - dwa
wysyłane są do kontrahenta (jeden z nich powinien powrócić do jednostki), trzeci pozostaje
w jednostce,

potwierdzenia na wydruku komputerowym,

potwierdzenia telefaksem,

potwierdzenia przez telefon, przy czym z odbytej rozmowy należy sporządzić notatkę.

Co należy podać w informacji przesyłanej do kontrahenta?
1.

Nazwę i adres dłużnika.

2.

Nazwę i numer konta analitycznego.

3.

Wartość salda tego konta.

4.

Wyszczególnienie pozycji składających się na saldo ze wskazaniem dowodów źródłowych (nr
faktury, rachunku, data, kwota).

5.

Nr konta bankowego.

Potwierdzenie salda

... powinno być dokonane przez podpisy i imienne pieczątki osób upoważnionych do
reprezentowania jednostki.

Wymagane jest zastosowanie wyraźnej akceptacji, np. „potwierdzam saldo... ” albo „saldo
jest niezgodne z powodu...”.

Ustawa nie przewiduje milczącego akceptu.

Na podstawie wniosku wierzyciela lub z własnej inicjatywy mogą też zostać potwierdzone
salda zobowiązań z wszelkich tytułów.

Inwentaryzacja

Rachunkowość

finansowa - WYKŁADY

dr Anna Zysnarska

III.

Porównanie stanu ewidencyjnego z dokumentami

Polega na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowej lub pozaksięgowej z danymi
zapisanymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych (decyzjach, protokołach zdawczo –
odbiorczych, umowach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych, rejestrach, planach
finansowych dochodów własnych itp.) i odbyciu konsultacji z pracownikami innych
komórek.Przeprowadza główny księgowy.

Przeprowadza się na dzień kończący rok obrotowy, z tymże można je rozpocząć w IV kwartale
i skończyć do 15 stycznia.

Przeprowadzenie inwentaryzacji musi być potwierdzone w protokołach podpisanych przez
osoby weryfikujące oraz przekazane do Kierownika jednostki.

Porównanie zapisu w księgach z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich realnej wartości

dotyczy:

1.

Wartości niematerialnych i prawnych oraz udziałów i akcji.

2.

Materiałów, towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych.

3.

Środków pieniężnych w drodze.

4.

Czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

5.

Należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz
publicznoprawnych.

6.

Należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych oraz aktywów i
pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1-2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub
uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

7.

Gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych.

8.

Funduszy własnych, funduszy specjalnego przeznaczenia, celowych.

9.

Rezerw i przychodów przyszłych okresów.

10.

Środków trwałych, do których dostęp nie jest utrudniony (bez gruntów i praw) oraz maszyn i
urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie
strzeżonym - w latach, w których nie są spisywane z natury.

11.

Zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów znajdujących się w
strzeżonych składowiskach jednostki, objętych ewidencją ilościowo – wartościową.

12.

Zasobów znajdujących się w innych jednostkach (z wyj. znajdujących się w jednostkach
świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne oraz składowania), jeżeli
kontrahent nie potwierdził salda.

14.

Prawa użytkowania wieczystego gruntu.

15.

Inwestycji zaliczonych do aktywów trwałych (w nieruchomości, wartości niematerialne i
prawne, długoterminowych aktywów finansowych itp.).

Porównanie stanu ...
dotyczy:

Wszystkich pozostałych własnych aktywów i pasywów nie wymienionych powyżej,
a także wymienionych
– jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych

nie było możliwe.
Różnice inwentaryzacyjne
Nadwyżki

Dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu
rzeczywistego ze stanem księgowym.

Niedobory i szkody

Niedobory ujemne różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu
rzeczywistego ze stanem księgowym.

Szkody spowodowane są utratą wartości użytkowej składnika, np. pogorszenie jakości na
skutek złych warunków przechowywania.