Projektowanie raportów w MS ACCESS 2007

Katedra Zastosowań Informatyki

i

danych

do

danych

bazy

jest

Raport

zwartego

zestawienia

wykorzystywanym

obiektem

Prezentacja danych za pomocą raportów

przedstawienia wyników w dokumencie przygotowanym do druku. Proces tworzenia raportów podobny jest
do projektowania formularzy. W MS Access 2007 możliwe następujące sposoby tworzenia raportów:

przy użyciu narzędzia Raport,

z wykorzystaniem i bez pomocy Kreatora raportów,

przy użyciu narzędzia Pusty raport.

Raporty

umożliwiają

porządkowanie

pochodzących

różnych

obiektów

i kwerendy) w grupy według zadanych kryteriów, dokonywanie obliczeń na polach obiektu źródłoweg o
oraz podsumowań dla jednej lub wszystkich grup.

Tworzenie raportu przy użyciu narzędzia Raport

Narzędzie Raport umożliwia szybkie utworzenie raportu, gdyż jest on generowany natychmiast i ta

operacja nie wymaga podawania dodatkowych informacji. W takim raporcie są umieszczane wszystkie pola

tabeli lub kwerendy źródłowej. Narzędzie Raport nie zawsze pozwala uzyskać raport dokładnie spełniający

wymagania, ale umożliwia szybkie przejrzenie danych. Można zapisać tak utworzony raport i zmodyfikować

go w widoku układu lub projektu, dostosowując do własnych potrzeb.

1 .

W okienku nawigacji kliknij tabelę lub kwerendę, która ma być podstawą raportu.

Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij przycisk Raport.

Program Access utworzy raport i wyświetli go w widoku układu. Po przejrzeniu raportu można

go zapisać i zamknąć raport oraz tabelę lub kwerendę użytą jako źródło rekordów. Przy następny m

otwarciu raportu program Access wyświetli bieżące dane przechowywane w źródle rekordów.

Tworzenie raportu przy użyciu Kreatora raportów

Kreator raportów pozwala wybrać pola, które mają być ujęte w raporcie. Ponadto jest możliwe

określenie sposobu grupowania i sortowania danych oraz użycie pól z wielu tabel lub kwerend, jeśli

wcześniej zostały określone relacje między tabelami i kwerendami. Łącza do dodatkowych informacji o
tworzeniu relacji można znaleźć w sekcji Zobacz też.

Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij przycisk Kreator raportów.

Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na stronach Kreatora raportów. Na ostatniej stronie
kliknij przycisk Zakończ.

Korzystając

podglądu

wydruku,

sprawdzić,

wyglądał

wydrukowaniu. Można także powiększyć widok, aby informacje szczegółowe były bardziej czytelne.

UWAGA Aby ująć w raporcie pola z wielu tabel i kwerend, po zaznaczeniu pól z pierwszej tabeli lu b

kwerendy na pierwszej stronie Kreatora raportów nie klikaj przycisku Dalej ani Zakończ. Zamiast tego

powtórz czynności w celu wybrania tabeli lub kwerendy i kliknij dodatkowe pola, które mają zostać zawarte

w raporcie. Następnie kliknij przycisk Dalej lub Zakończ, aby kontynuować.

danych

z

(tabele

2.

1.

2.

z

można

jak

będzie

raport

po

Tworzenie raportu przy użyciu narzędzia Pusty raport

Jeśli użytkownik nie chce tworzyć raportu za pomocą narzędzia Raport ani Kreatora raportów,

można wybrać narzędzie Pusty raport i utworzyć raport od podstaw. Taki sposób tworzenia raportu może

być bardzo szybki, szczególnie wtedy, gdy raport ma zawierać niewiele pól. Aby użyć narzędzia Pusty
raport, należy postępować zgodnie z poniższą procedurą:

1 .

Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij przycisk Pusty raport.

Zostanie wyświetlony pusty raport w widoku układu, a po prawej stronie okna programu Access
pojawi się okienko Lista pól.

W okienku Lista pól kliknij znak plus obok tabeli lub tabel z polami, które chcesz umieścić w
raporcie.

Przeciągnij pola pojedynczo do raportu lub przytrzymaj wciśnięty klawisz CTRL i zaznacz kilka pól,

a następnie przeciągnij je wszystkie do raportu.

Użyj narzędzi z grupy Formanty na karcie Formatowanie, aby dodać do raportu logo, tytuł,
numerację stron lub datę i godzinę.

2.

3.

4.