1 

 

ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI 

Kazimiera Winiarska 

 
Organizowanie- proces porządkowania i przydzielania pracy, uprawnien decyzyjnych i zasobow  poszczególnym 
członkom organizacji w taki sposób, aby mogli zrealizowad swoje cele. Organizacja to logiczne grupowanie 
dzialan i zasobow. 

 

 

Organizacja rach- zespol sposobow  umożliwiających upozadkowane powizanie roznych czynności i urzadzen 
niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rach. w 
jedn. Gosp. z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych , przy racjonalnym 
zaangażowaniu srodkow i narzedzi pracy. 

Zakres organizacji rachunkowości: 
-organizacjia dokumentacji księgowej 
-organizacja ewidencji księgowej 
-organizacja inwentaryzacji i kontroli 
-organizacja sprawozdawczości 
 
Zakres organizacji w szerszym ujęciu: 
-lokalizacja dzialu rach, 
- wewn. Struktura dzialu rach. 
-podzial pracy w dziale rach, 
-wyposarzenie techniczne dzialu rach. 
-dobor i przygotowanie pracowników 
 
Zasady organizacji rachunkowości: 
1.Zasada planowania i kontroli w ramach której koniecnze jest stworzenie wytycznych dot: 
-dokumentacji zasad prowadzenia rach. w jedn. Gosp., w tym zakładowy plan kont 
-planu dokumentacji księgowej i jej obiegu 
-instrukcji i planu inwentaryzacji 
-okreslenia przebiegu prac sprawozdawczych, schematu organizacyjnego oraz planu pracy dzialu rach. 

2 

 

2. Zasada racjonalnego podzialu pracy, której założeniami sa: 
-uwzglednienie dzialu rach. w schemacie organizacyjnym podmiotu gosp. 
-stworzene struktury organizacyjnej rach. 
-nabor odpowiednio wykwalifikowanych pracownikow 
-utworzenie stanowisk niezbędnych do realizacji zadao rach 
-opracowanie zakresow czynności dla poszczególnych stanowisk 
 
Oprócz ogolnych zasad organizacji pracy, organizacja rach wymaga  
-znajomości zasad prawidłowej rach. (zasada kontynuacji, ciaglosci, memorialowa, ostrożnej wyceny, wyzszosci 
treści nad forma, istotności, periodyzacji), 
-przestrzegania obowiązujących przepisów nie tylko z zakresu rach. ale również z zakresu prawa podatkowego, 
celnego, ubezpieczeniowego, dewizowego, cywilnego i pracy, 
-znojomosci form i technik ksiegowosci, czyli wybrania takich form ksiegowosci właściwych do specyfiki i 
wielkości danej firmy 
-okreslenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych, czyli okreslic rodzaj, zakres, czestotliwosc 
tych inf.  
-zdefiniowania przedmiotu ewidencji, czyli ustalenia co, kiedy, w jakiej postaci itd 
 
 
DOKUMENTACJA OPERACJI GOSPODARCZYCH 
 
Art. 15-24 uor 
nie każde zdarzenie jest operacją, musi być udokumentowane! 
 
Dowody księgowe (źródłowe) - nośniki informacji o przebiegu działalności jednostek gospodarczych w 
systemie informacyjnym rachunkowości zajmują czołowe miejsca, stanowią pisemne odzwierciedlenie operacji 
gospodarczych oraz są źródłowymi nośnikami wiarygodnych informacji o przebiegu działalności 
przedsiębiorstwa. 
 
Dokumentowanie operacji gospodarczych jest obowiązkiem wszystkich podmiotów gospodarczych. 
Art. 20 ust. 2 uor 
,, podstawą zapisów księgowych w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie 
operacji gospodarczych"dokumenty podlegaja kryteriom wiarygodności  i formalnego ujecia dowodow 
ksiegowych 
 
Wiarygodny dowod księgowy- powinien zgodnie z prawda odwzorowywac operacje gosp., co wymaga aby 
odzwierciedlenie operacji gosp. w dowodzie księgowym było  
Jednoznaczne i przejrzyste. Niedopuszczalne jest w dowodach księgowych wymazywanie i przrobki. 
 
Nie można poprawiac: 



 

List plac 



 

Asygnat kasowych 



 

Dokumentow zewnętrznych 

 
Jeżeli jest taka konieczność to można uznac oświadczenie (ale nie na towary objete vatem i na materialy 
szlachetne) 
Paragon również może być uznany jako dowod ksiegowy 
 
Formalne ujęcie operacji polega na zawarciu w nim co najmniej następujących danych: 
- określenie rodzaju dowodu i nr identyfikacyjnego 
- określenie stron (nazwa, adres) dokonywanych operacji gosp 

3 

 

- opis operacji oraz jej wartość w jednostkach naturalnych 
- data operacji/sporządzenia dokumentu (jeśli się różnią) 
- podpisy wystawcy dowodu oraz osobe, ktorej wydano lub od ktorej przyjeto skl. aktywow 
- sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujecia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz 
sposobu ujecia dowodu w księgach rach (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dopuszcza się zastępowanie podpisów znakami podpisów os. wystawiających  dowody księgowe oraz osob 
którym wydano lub d których przyjeto skl. Majatkowe- pod warunkiem iż dowody takie nie sa dokumentacja 
przejecia skl. Majatkowego, przeniesienia prawa własności lub uzytkowania wieczystego gruntu albo nie sa 
dowodami zastępczymi . wymagane jest aby zastos. znaki umożliwiały identyfikacje.  
 
Klasyfikacja dowodów 

Kryterium kwalifikacji 

Rodzaje dowodów 

Etapy sporządzenia 

- źródłowe 
- wtórne 

Charakter 

- dyspozycyjne 
- wykonawcze 
- dyspozycyjno-wykonawcze 

Jednostka sporządzająca 

- własne 
- obce 

Przeznaczenie 

- wewnętrzne 
- zewnętrzne 

Liczba operacji 

- pojedyncze 
- zbiorcze 

Sposób płatności 

- gotówkowe 
- bezgotówkowe 

Zakres obejmowania 

(wewnątrz wspólnotowe) 

- podstawowe 
- dodatkowe 

 
Dowód księgowy musi być: 
- rzetelny (odzwierciedla rzeczywisty przebieg oper. gosp) 
- kompletny (zawiera cechy okr. W art. 21 uor) 
- sprawdzony pod względem: 
a) merytorycznym (treść zgodna z przepisami prawnymi i dotyczy działalności jednostki) 
b) formalnym (wyrażenia liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych) 
- pozbawiony poprawek 
- opatrzony w oznaczenia identyfikujące go zapisami w księdze rachunkowej 

4 

 

- sprawdzony w j. polskim/obcym a dane w obcej walucie przeliczone na złotówki 
nr wewnętrzne dokumentów: 
kasa 

01/XI/262 

bank 

02 

zakup 

03 

sprzedaż 

04 

polecenie księgowania 

05 

 
Kwalifikacja dowodów księgowych wg rodzaju operacji 
Rodzaj operacji 

Rodzaj dowodu 

Dowody operacji pieniężnych 
bankowe bezgotówkowe 

- polecenie przelewu 
- BDW - bankowy dowód wpłaty 
- WB - wyciąg bankowy 

Dowody operacji pieniężnych 
kasowe gotówkowe 

- KP - kasa przyjmie 
- KW - kasa wypłaci 
- RK - raport kasowy 
- czeki gotówkowe 

Dowody stanu i ruchu zapasu 
materiałów/towarów/produktów (przychody i rozchody) 

- PZ - dowód przyjęcia 
- WZ - dowód wydania zewnątrz 
- RW - dowód wydania wewnątrz, rozchód 
wewnętrzny 
- ZM - zwrot wewnętrzny 
- MM - przesunięcie magazynowe 

Zakupu i sprzedaży 

- Fa VAT 
- Fa korygująca VAT 

Stanu i ruchu składników majątku trwałego 

- OT - przyjęcie ŚT 
- PT - przekazanie ŚT 
- LT - likwidacja ŚT 

 
Rachunek może wystawic osoba nie bedaca vatowcem 
Etap I - kontrola dowodów: 
1) formalna 
2) rachunkowa 
3) merytoryczna 
Obowiązek sprawdzenia dowodow księgowych  leży w interesie jednostki, przed wprowadzeniem danych do 
ksiąg rachunkowych 
 
Kontrola ze względu na czas jej wykonywania: 
I. wstępna (przed realizacja oper. Gosp.) 
II. bieżąca ( w trakcie) 
III. następna (po zakończeniu transakcji) 
- legalność 
- celowość 
- gospodarność 
- rzetelność 
- prawidłowość 
 
Etap II dekretowanie i segregowanie 



 

Dekretowanie - pisemne wskazanie na dowodzie, kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych na których 
operacja gospodarcza wyrażona z dowodzie powinna być zapisana. Cel: wskazanie korespondencji 
kont. 



 

Segregacja dokumentow w paczki 



 

Księgowanie  

 
 

5 

 

 
Obieg dokumentów księgowych-obejmuje droge od chwili sporządzenia dokumentu (otrzymania dokumetu) 
do momentu dekreatcji i przekazania go do zaksięgowania. Podstawowym celem org rach. w zakresie dowodow 
księgowych jest dazenie do tego, aby droga obiegu była jak najkrotsza. Dlatego tez niezbędne jest stos. zasad 
obiegu dowodow księgowych.  
 
Zasady obiegu dowodow księgowych: 
-terminowosci: przestrzeganie terminow wystawiania dowodow księgowych wewn. oraz własnych  
zewnętrznych i ich przekazanie 
-systematycznosci: wykonywanie czynności zw. z obiegiem w sposób ciagly i systematyczny, zapobiegający 
zwiększaniu pomylek 
-samokontroli obiegu:wzajemne kontrolowanie i ciagly ruch obiegowy 
-odpowiedzialnosci indywidualnej: wskazanie osob odpowiedzialnych za terminowe wystawianie dowodow, 
kontrole merytoryczna, formalna, rachunkowa dowodow, przekazywanie dowodow wlasciwym komorkom 
-czestotliwosci: przepływ tych samych dokumentów przy określonej czestotliwosci 
 
Na obieg dokumentów skladaja się: 
- przyjmowanie dowodow z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodow własnych 
-gromadzenie i grupowanie dowodow oraz przeprowadzanie wstępnej kontroli 
-kontrola (sprawdzenie) dowodow pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym 
-przetwarzanie dowodow na inne dowody np. zbiorcze, rozliczeniowe 
-ujecie danych z dowodow w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych) w tym uwzglednie 
iem potrzeb rozliczen z tyt. podatkow i bezpieczen oraz analiz wewnętrznych 
-przechowywanie bieżące  tj do kooca roku obrotowego  w podziale na okresy sprawozdawcze 
-archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany 
 
Obieg dowodow księgowych powinien byd tak zorganizowany aby odpowiadal strukturze organizacyjnej przeds.  
 
Obieg dowodow księgowych może byd zorganizowany również w formie elektronicznej, czyli informacje i 
dokumenty sa przekazywane w formie komputerowej. Pozwala on stworzyd jedna, spojna i aktualna baze 
wszystkich dokumentów i inf., która chroni przed utrata czasu i narzuca porządek rejestrowania, grupowania i 
przetwarzania dokumentów. Wprowadzenie takiego systemu ulatwia podpis elektr. 
System ten sluzy do administrowania elektr. Obiegiem dokumentów, rozdzielania zad. Dla poszczególnych 
dzialow i pracowników oraz do zarzadzania dostępem do elektr. Obiegu dokumentów w zaleznosci od pozycji i 
funkcji danej osoby w jednostce.  
 
Korzyści posiadania elektr. Obiegu dokumentów: 
- ograniczenie kosztów przeds. dzięki wyeliminowaniu lub znacznebu ograniczeniu drukowania dokumentacji 
papierowej 
-wzrost wydajności pracowników, którzy nie musza tracic czasu na poszukiwanie potrzebnych im inf. 
-mozliwosc kontroli jakości pracy i realizacji zadao 
-mozliwosc sprawdzenia historii realizacji poszczególnych zadao oraz weryfikacji czasu przeprowadzenia oeracji 
- ułatwienie zaplanowania podobnych dzialan w przyszłości 
 
Metody obiegu dokumentów księgowych: 
- kartotekowa: wprowadzenie dowolnej ilości kar, kazda karta obejmuje jeden dokument. Jest to karta 
wzorcowa dla każdego dokumentu.  
-tabelaryczna: przedstawianie w formie tabeli nastepujacych danych; nazwa dowodu księgowego, miejsce 
opracowania dowodu, ilośd rgzamplazy, miejsce przeznaczenia, termin przekazania, osoba odpowiedzialna za 
zatwierdzenie dowodu.  

6 

 

-graficzna: oznakowanie czynności dokonywanych na dokumencie za pomocą znakow graficznych dla każdego 
dokumentu oddzielnie  
-opisowa: przedstawienie całego systemu dowodw księgowych w formie instrukcji, regulaminu lub innego 
rodzaju zarzadzenia wewnętrznego jednostki. 
 
 
Podstawowe el. instrukcji obiegu dowodow księgowych 

1.  Czesc ogolna 

-inf. wstępne 
-zasady obiegu dok. 
-komorki w obiegu dok. 
-zakres obowiazkow pracowników 
-zasady obiegu dok. Wg rodzajow oper. Gosp. 
-terminy przepływu dok. 

2.  Czesc szczegolowa 

-karty obiegu, harmonogramy kontroli i obiegu oraz schematy obiegu poszczególnych dowodow 
księgowych 
-archiwizowanie dok. I zasady oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji 

 
 
ZAKŁADOWY PLAN KONT 
 
Kazda jedn. Gosp. musi opracowad polityke rach., która wychodzi jako zarzadzenie kierownika tej jednostki. 
(art. 10 UOR) 
 
El. polityki rach. jest zakładowy plan kont. W UOR nie ma wytycznych do opracowania tego planu. MF posiada 
jednak kompetencje w sprawie opracowania wzorcowych planow kont dla wybranych sektorow, np. dla sektora 
fin publ, dla banków, zakl. Ubezp, funduszy emeryt.  
 
Plan kont: 
0 majatek trwaly 
1 sr. Pieiezne 
2 r-ki i rozczenia 
3zapasy 
4koszty do eozliczenia 
5koszty rozliczone 
6 produkty 
7 przychody i KSP 
8 fundusze, WF 
 
Rachunkwosc powinna gromadzic dane księgowe we wcześniej przewidzianych przekrojach  
 
PEFRON- Podatek placony gdy firma zatrudnia niedostatecznie duza liczbe pracowników niepełnosprawnych. 
Nie stanowi KUP. 
 
 
Podatek dochodowy od osob prawnych 
Przychody- KUP=dochod  
Dochod *0,19= dochod po opodatkowaniu  
 

7 

 

 
 
KRYTERIA DOBORU KOMPUTEROWYCH PROGRAMOW FINANSOWO- KWIĘGOWYCH 
 
Wspolczesne firmy powinny bieżąco rejestrowad operacje gospodarcze aby elastycznie dostosowad się do 
pojawiających się szans i zagrozen. Wybor oprogramowania komputerowego nie jest prosty.  Najpierw trzeba 
okreslic jakie ma spelniac funkcje obecnie i w przyszłości.  
 
Systemy komputerowe roznia się od rach. prowadzonej tradycyjnie  m.in. takmi cechami: 



 

Księgi rach. sa prowadzone na maszynowych nośnikach danych  



 

Raz wprowadzone do komputera dane mogą byd wielokrotnie wykorzystane wg roznych kryteriów 



 

Można dokonad zapisow księgowych za pomocą laczy telekomunikacyjnych 



 

Niektóre operacje gosp. sa dekretowane samoczynnie wg wcześniej zaprogramowanych 
automatycznych dekretow 



 

W trakcie wprowadzania danych do pamięci komp. Wystepuja czynności sprawdzające np. sumy 
obrotow wn i ma wynikające z księgowanego dokumentu, saldo koocowe księgowanego raportu 
kasowego 



 

Istnieje obowiązek przenoszenia zapisow z pamięci komputera na inny trwaly nosnik 

 
Systemy komputerowe mogą: 



 

 Unikatowe: opracowywane na zamówienie jednostki i uwzglednia jej specyfikę.   



 

Powielarne: nie uwzglednia specyfiki potrzeb jednostki ale użytkownik ma wpływ przetwarzanie 
danych.  Może byd sparametryzowane lub niesparametryzowane 

 
Przetwarzanie danych w komputerze może byd: 



 

Wsadowe: przez caly miesiąc zbiera się faktory zakupow i się ich nie ksieguje, a na koniec się siqada i 
ksieguje 



 

Bieżące: na bieżąco się ksieguje 

 
Bledy w przy wprowadzaniu danych: 



 

Brak niektórych obligatoryjnych obligatoryjnych dokumentów ksiąg rach., np. dziennika 



 

Brak trwałych oznaczen ksiąg rach. nazwa jedn. I autora systemu komputerowego 



 

Podawanie niezrozumialej nazwy księgi, no  dziennik nosi naze zestawienie transakcji 



 

Niezgodnośd obrotow, liczonych narastająco od początku roku  obrotowego, wykazanych w dzienniku 
z obrotami zestawienia obrotow i sald  



 

Poprawianie bledow w sposób niezgodny z UOR, nie powinno byd storna czarno-czerwonego 



 

Niekompletnośd zapisow księgowych, np. brak daty czy treści 



 

Brak sum obrotow dziennika oraz zestawienie  obrotow i sald na kolejnych stronach wydruku 



 

Brak numeracji kolejnych str. wydruku, określenia okresow objętych wydrukiem i daty wydruku i 
nazwy programu 



 

Niezgodnośd sald kont księgi gł z sumami sald ksiąg pomocniczych  



 

Niepodawanie orzy zapisie księgowym nr operacji pod która była wprowadzona w dzienniku 



 

Ujmowanie na kontach zespołu 4 i 5 KF, PKO i SN  



 

Uniemożliwienie księgowania na kontach zesp 5 innych kwot niż na kontach zesp. 4 



 

Wykorzystanie w toku spisow z natury wydrukow komputerowych zamiast arkuszy spisow z natury 

 
 
 
 

8 

 

Rodzaje oprogramowania: 



 

Kupujący na podstawie dokumentacji i własnej wiedzy o działaniu komp. Sam instaluje system 



 

Firma opefujaca oprogramowanie organizuje pokazy, opracowuje dodatkowe funkcje lub 
przeprowadza szkolenia a nawet dokonuje wdrożenia i pilotowania przetwarzanych danych  

 
Niezależnie od tego czy samodzielnie instalujemy system czy zamówimy oporgramowanie ze szkoleniem  
powinnismy w kontrakcie zawrzed nastepujace wymagania: 



 

Gwarancje prawidłowego działania systemu i niezwłocznego usuwania usterek  



 

Bezpłatne konsultacje tel. W okresie gwarancji 



 

Zobowiązanie firmy sprzedającej do odpłatnego dostosowania systemu do zmieniających się 
przepisów 



 

Zobowiązanie do odpłatnego wykonania polaczenia z innymi modulami systemu 

 
Każdy system FK może byd dobry. Zależy to bowiem od oczekiwan kupującego i jego umiejetnosci posługiwania 
się technika komputerowa. Niektóre systemy sa przez bardziej wtajemniczonych oceniane jako zbyt proste, 
podczas gdy dla mniej wtajemniczonych będą niezrozumiale. System FK trzeba kupowad na miarę: 



 

Możliwości finansowe firmy 



 

Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd 



 

Umiejetnosci techniczne pracowników  



 

Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy 



 

Wielkośd ispecyfika działalności przeds. 



 

Liczba  jakośd oferowanych wydrukow 

 
Dobry ststem KF powinien: 



 

Umozliwoc tworzenie planu kont z wieloma analitykami  



 

Tworzyd dziennik 



 

Prowadzic rejestry vat 



 

Ewidencjonowad rozrachunki krajowe i dewizowe z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie, 



 

posiadac automatyczne dekrety 



 

wprowadzad klucze rozliczeniowe kosztów 



 

automatycznie otwierac i zamykac konta na przełomie lat 



 

zachowad dane liczbowe z lat poprzednich 



 

możliwośd drukowania treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres 



 

drukowad wezwania do zaplaty, polecenia przelewu, noty odsetkowe 



 

wyliczad roznice kursowe 



 

pilnowad terminow platnosci 

 
Na początek trzeba się nauczyd: 



 

tworzenia zakładowego planu kont 



 

ksiegowac operacje na bieżąco 



 

zrobid zestawienie obrotow i sald na koniec miesiąca 

 
 
 
 
 
 
 

9 

 

Następnie: 



 

prowadzic rejestry vat 



 

uzgadniad rozrach krajowe i zagraniczne 



 

ustalad roznice kursowe 



 

wyszukiwac wlasciwe konto rozrachunku przez nr NIP, czesc nazy 



 

pisanie polecen przelewu, not odsetkowych, wezwan do zaplaty 



 

automatyczne dekrety 



 

klucze rozliczeniowe kosztów 



 

wykorzystanie kont pozabilansowych 



 

korzystanie z operacji wyprzedzających 



 

stos. Zbioru operacji niezbilansowanych 

 
Po opanowaniu powyższych funkcji można: 



 

budżetowanie kosztów 



 

symulacja wynikow 



 

obliczanie wskaznikow analitycznych 



 

drukowanie drukow sprawozdawczych 



 

ocena plynnosci 



 

graficzna prezentacja danych 

 
to ograniczenie czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywow i 
pasywow, porownanie go ze stanem ewidencyjnym za pomoca odpowiednich metod oraz ustalenie… 
 
Warunkiem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest udokumentowanie jej wynikow… 
 
… 
 
Przedmiotem inwentaryzacji sa składniki aktywow i pasywow jednostki, a w szczegolnosci: 



 

rzeczowe składniki aktywow trwałych (ŚT, ŚT wbudowie), WNiP (patenty) 



 

rzeczowe składniki aktywow obrotowych (materialy, polfabrykaty, PG, towary) 



 

aktywa finansowe (inwestycje długoterminowe 



 

należności i zobowiązania 



 

pozostale aktywa trwale 

 
Inwentaryzacja …. 
 
 
Przed przystapieniem do inwentaryzacji… 
 
 
Metody:  



 

spis z natury, 



 

uzgodnienie sald (rozrachunki) 



 

weryfikacja stanu księgowego 

2  i 3  obowiazuje dzial ksiegowosci 
 

Spis z natury: 



 

aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych  na rach bankowym) 

10 

 



 

pap. Wart. 



 

rzeczowe skł. Aktywow finansowych 



 

rzeczowe skł. Aktywow trwałych 



 

nieruchomości zaliczone do inwestycji 



 

maszyny i urzadzenia wchodzące w sklad ŚT w budowie 

 
Arkusz spisu sporzadza się w 2 egzemplarzach: 



 

oryginal- Komorka finansowa 



 

kopia- dla osoby materialnie odpowiedzialnej 

 
nie wolno zostawiac zadnych niewypelnionych miejsc/wierszy. 
 
Instrukcja inwentaryzacji w jednostce 
Metoda uzgodnienia sald- … 
 
-aktywa finansowe zgromadzone na RB przechowywane przez inne jednostki 
-… 
 
 
… 
 
 
Weryfikacja stanu księgowego- porównanie danych wynikających z ksiag rach. z odpowiednia