1

1

Planowanie zadań

Planowanie zadań

i metody ich

i metody ich

obrazowania

obrazowania

Sławomir Stańczuk

Sławomir Stańczuk

2

2

Cel i sens planowania

Cel i sens planowania



Najważniejszą z przyczyn

Najważniejszą z przyczyn

niepowodzenia projektów jest

niepowodzenia projektów jest

brak czasu

brak czasu

.

.

Tymczasem najbardziej znanym

Tymczasem najbardziej znanym

wymiarem planowania jest

wymiarem planowania jest

planowanie działań i czasu.

planowanie działań i czasu.

Wykonuje się to przy użyciu

Wykonuje się to przy użyciu

rozmaitych technik (najbardziej

rozmaitych technik (najbardziej

popularne to WBS, PERT, wykres

popularne to WBS, PERT, wykres

Gantt’a).

Gantt’a).

3

3

Cel i sens planowania

Cel i sens planowania



Potrzeba planowania działań jest

Potrzeba planowania działań jest

uznawana przez większość ludzi, w

uznawana przez większość ludzi, w

praktyce natomiast często pomijana.

praktyce natomiast często pomijana.



W projekcie mamy do czynienia z

W projekcie mamy do czynienia z

ogromną liczbą czynników

ogromną liczbą czynników

nieznanych, nieprzewidywalnych,

nieznanych, nieprzewidywalnych,

niemożliwych do określenia i

niemożliwych do określenia i

zaplanowania na początku, jednak

zaplanowania na początku, jednak

absolutnie nie wynika z tego, iż

absolutnie nie wynika z tego, iż

planowanie jest działaniem

planowanie jest działaniem

zbędnym.

zbędnym.

4

4

Jakie znaczenie ma plan

Jakie znaczenie ma plan

projektu?

projektu?



Racjonalny opis zadania i sposobu

Racjonalny opis zadania i sposobu

wykonania

wykonania



Narzędzie do osiągania celu

Narzędzie do osiągania celu

(pomiar, korekty)

(pomiar, korekty)



„

„

Mapa przyszłości” – obraz tego,

Mapa przyszłości” – obraz tego,

czego należy oczekiwać po

czego należy oczekiwać po

projekcie

projekcie



Narzędzie „kupowania” sponsora i

Narzędzie „kupowania” sponsora i

zespołu – sposób pozyskiwania

zespołu – sposób pozyskiwania

zaufania i współpracy

zaufania i współpracy

5

5

Zawartość planu

Zawartość planu

6

6

Plan działań

Plan działań

Plan działań to lista zadań do

Plan działań to lista zadań do

wykonania, ze wskazaniem zależności

wykonania, ze wskazaniem zależności

merytorycznych i czasowych między

merytorycznych i czasowych między

nimi.

nimi.

7

7

Wstępny harmonogram

Wstępny harmonogram

przedsięwzięcia

przedsięwzięcia



Jest określany już w fazie

Jest określany już w fazie

strategicznej. Polega na podziale

strategicznej. Polega na podziale

przedsięwzięcia na mniejsze

przedsięwzięcia na mniejsze

zadania, określeniu terminów ich

zadania, określeniu terminów ich

realizacji oraz zasobów

realizacji oraz zasobów

niezbędnych do ich wykonania.

niezbędnych do ich wykonania.



Harmonogram taki jest bardzo

Harmonogram taki jest bardzo

ogólny i musi być

ogólny i musi być

uszczegóławiany w trakcie

uszczegóławiany w trakcie

realizacji przedsięwzięcia.

realizacji przedsięwzięcia.

8

8

Harmonogramowanie

Harmonogramowanie

przedsięwzięć (1)

przedsięwzięć (1)



1. Ustalenie kalendarza prac

1. Ustalenie kalendarza prac



data rozpoczęcia przedsięwzięcia

data rozpoczęcia przedsięwzięcia



dni robocze i wolne w przewidywanym

dni robocze i wolne w przewidywanym

okresie realizacji przedsięwzięcia

okresie realizacji przedsięwzięcia



czas pracy w poszczególnych dniach

czas pracy w poszczególnych dniach



2. Podział przedsięwzięcia na

2. Podział przedsięwzięcia na

elementarne zadania

elementarne zadania



budowanie hierarchii zadań, zadania

budowanie hierarchii zadań, zadania

wyższego poziomu składają się z pewnej

wyższego poziomu składają się z pewnej

ilości zadań poziomu niższego

ilości zadań poziomu niższego



przedsięwzięcie powinno zostać

przedsięwzięcie powinno zostać

podzielone na stosunkowo małe zadania,

podzielone na stosunkowo małe zadania,

których parametry jest dość łatwo określić

których parametry jest dość łatwo określić

9

9

Harmonogramowanie

Harmonogramowanie

przedsięwzięć (2)

przedsięwzięć (2)



3. Określenie parametrów zadań

3. Określenie parametrów zadań



Parametry czasowe: czas wykonania,

Parametry czasowe: czas wykonania,

najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia,

najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia,

pożądany czas zakończenia realizacji

pożądany czas zakończenia realizacji



Ograniczenia kolejności: koniec-początek,

Ograniczenia kolejności: koniec-początek,

koniec-koniec, początek-początek, początek-

koniec-koniec, początek-początek, początek-

koniec

koniec



4. Określenie zasobów niezbędnych do

4. Określenie zasobów niezbędnych do

realizacji poszczególnych zadań

realizacji poszczególnych zadań



Pomieszczenia, wyposażenie, infrastruktura

Pomieszczenia, wyposażenie, infrastruktura

komunikacyjna, ludzie

komunikacyjna, ludzie



5. Ustalenie dostępności zasobów

5. Ustalenie dostępności zasobów



6. Określenie kolejności i czasów

6. Określenie kolejności i czasów

wykonania zadań

wykonania zadań

10

10

Wykres Gantt’a

Wykres Gantt’a



Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania

Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania

terminów

terminów



Daje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w

Daje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w

czasie

czasie



Uk

Uk

ł

ł

ad zdarze

ad zdarze

ń

ń

na wykresie przedstawiany jest

na wykresie przedstawiany jest

najcz

najcz

ęś

ęś

ciej w wersji

ciej w wersji

planowanej

planowanej

przed

przed

rozpocz

rozpocz

ę

ę

ciem dzia

ciem dzia

ł

ł

ania oraz

ania oraz

rzeczywistej

rzeczywistej

nanoszonej na wykres wraz z up

nanoszonej na wykres wraz z up

ł

ł

ywem czasu.

ywem czasu.

Za

Za

pomoc

pomoc

ą

ą

wykresu Gantt

wykresu Gantt

’

’

a mo

a mo

ż

ż

na nie tylko planowa

na nie tylko planowa

ć

ć

i kontrolowa

i kontrolowa

ć

ć

wykonanie planu, ale tak

wykonanie planu, ale tak

ż

ż

e poprzez

e poprzez

zastosowanie odpowiedniego systemu oznacze

zastosowanie odpowiedniego systemu oznacze

ń

ń

uwzgl

uwzgl

ę

ę

dnia

dnia

ć

ć

zmienno

zmienno

ść

ść

przebiegu wykonania

przebiegu wykonania

zadania.

zadania.

11

11

Wykres Gantt’a – przykład

Wykres Gantt’a – przykład

Wiersze – stanowiska pracy, kolumny – jednostki
czasu

12

12

Wykres Gantt’a

Wykres Gantt’a



Tworzenie harmonogramu

Tworzenie harmonogramu

prowadzi się zwykle jako

prowadzi się zwykle jako

sekwencję:

sekwencję:



Spisanie listy działań

Spisanie listy działań



Uwzględnienie zależności i

Uwzględnienie zależności i

ograniczeń (daty graniczne

ograniczeń (daty graniczne

projektu), aż do rozplanowania

projektu), aż do rozplanowania

zasobów

zasobów

z uwzgl

z uwzgl

ę

ę

dnieniem

dnieniem

mo

mo

ż

ż

liwo

liwo

ś

ś

ci zast

ci zast

ę

ę

powania ludzi i

powania ludzi i

ich faktycznej dost

ich faktycznej dost

ę

ę

pno

pno

ś

ś

ci.

ci.

13

13

WBS

WBS

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure



WBS – struktura podziału pracy

WBS – struktura podziału pracy



Jest hierarchiczną strukturą

Jest hierarchiczną strukturą

działań prowadzących do

działań prowadzących do

uzyskania określonych produktów.

uzyskania określonych produktów.

Po wyróżnieniu najważniejszych

Po wyróżnieniu najważniejszych

grup zadań (zadania 1. poziomu)

grup zadań (zadania 1. poziomu)

dekomponuje się je na zadania

dekomponuje się je na zadania

bardziej szczegółowe (niższego

bardziej szczegółowe (niższego

rzędu), aż do uzyskania

rzędu), aż do uzyskania

potrzebnego poziomu

potrzebnego poziomu

szczegółowości.

szczegółowości.

14

14

WBS – diagram

WBS – diagram

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure

15

15

WBS

WBS

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure



Pokazuje na jakie części można podzielić

Pokazuje na jakie części można podzielić

projekt

projekt



Jaki zestaw części niższego poziomu

Jaki zestaw części niższego poziomu

tworzy daną część wyższego poziomu

tworzy daną część wyższego poziomu



Definiuje projekt jako pewną hierarchię

Definiuje projekt jako pewną hierarchię

elementów związanych z produktami

elementów związanych z produktami

wytworzonymi i w trakcie realizacji

wytworzonymi i w trakcie realizacji

projektu

projektu

16

16

WBS

WBS

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure

17

17

Wskazówki przy tworzeniu

Wskazówki przy tworzeniu

diagramu WBS

diagramu WBS



Podzia

Podzia

ł

ł

prac powinien nast

prac powinien nast

ę

ę

powa

powa

ć

ć

wed

wed

ł

ł

ug

ug

g

g

łó

łó

wnych produkt

wnych produkt

ó

ó

w projektu

w projektu



Diagram powinien

Diagram powinien

koniecznie

koniecznie

uwzgl

uwzgl

ę

ę

dnia

dnia

ć

ć

wszystkie czynno

wszystkie czynno

ś

ś

ci

ci

ryzykowne, nios

ryzykowne, nios

ą

ą

ce zagro

ce zagro

ż

ż

enia projektu,

enia projektu,

jak te

jak te

ż

ż

zwi

zwi

ą

ą

zane z wykonawcami

zane z wykonawcami

zewn

zewn

ę

ę

trznymi (np. poddostawcami,

trznymi (np. poddostawcami,

u

u

ż

ż

ytkownikiem)

ytkownikiem)



Poziom szczeg

Poziom szczeg

ół

ół

owo

owo

ś

ś

ci czynno

ci czynno

ś

ś

ci: nie za

ci: nie za

du

du

ż

ż

y, nie za ma

y, nie za ma

ł

ł

y - zwykle 2 lub 3

y - zwykle 2 lub 3

poziomy (przy wi

poziomy (przy wi

ę

ę

kszej szczeg

kszej szczeg

ół

ół

owo

owo

ś

ś

ci

ci

diagram staje si

diagram staje si

ę

ę

nieczytelny),

nieczytelny),

ewentualnie z dekompozycj

ewentualnie z dekompozycj

ą

ą

na WBS

na WBS

ni

ni

ż

ż

szego poziomu.

szego poziomu.

18

18

RAM

RAM

Responsibility Assignment Matrix

Responsibility Assignment Matrix



Macierz RAM

Macierz RAM



Praktyczny sposób ustalania

Praktyczny sposób ustalania

odpowiedzialności członków

odpowiedzialności członków

zespołu za realizowane zadania

zespołu za realizowane zadania

dzięki połączeniu diagramów:

dzięki połączeniu diagramów:



WBS (Work Breakdown Structure)

WBS (Work Breakdown Structure)



OBS (Organization Breakdown

OBS (Organization Breakdown

Structure)

Structure)



Każda komórka macierzy zawiera

Każda komórka macierzy zawiera

krótki opis zadania oraz potrzebne

krótki opis zadania oraz potrzebne

zasoby do jego wykonania

zasoby do jego wykonania

19

19

RAM

RAM

Responsibility Assignment Matrix

Responsibility Assignment Matrix

20

20

Macierz RAM - przykład

Macierz RAM - przykład

21

21

Wykresy sieciowe

Wykresy sieciowe



Podstawą opracowania technik PERT i CMP

Podstawą opracowania technik PERT i CMP

była teoria grafów. Wynikiem zastosowania

była teoria grafów. Wynikiem zastosowania

tych technik są

tych technik są

wykresy sieciowe

wykresy sieciowe

.

.



Sieć działań można określić jako graf

Sieć działań można określić jako graf

skierowany działań i zależności

skierowany działań i zależności



Wykresy sieciowe składają się z:

Wykresy sieciowe składają się z:



Czynności

Czynności

– działań określonych w

– działań określonych w

czasie, a więc posiadających swój

czasie, a więc posiadających swój

początek, koniec i czas trwania

początek, koniec i czas trwania



Zdarzeń

Zdarzeń

- punktów na skali czasu

- punktów na skali czasu

oznaczających fakt zakończenia

oznaczających fakt zakończenia

poprzedniej czynności i rozpoczęcia

poprzedniej czynności i rozpoczęcia

następnej

następnej

22

22

Oznaczanie zdarzeń

Oznaczanie zdarzeń



Każde zdarzenie na wykresie sieciowym zwykle

Każde zdarzenie na wykresie sieciowym zwykle

oznaczane jest kółkiem zawierającym

oznaczane jest kółkiem zawierającym

odpowiednie informacje:

odpowiednie informacje:

23

23

Wykres sieciowy - przykład

Wykres sieciowy - przykład

24

24

Wykresy sieciowe

Wykresy sieciowe



Przy pomocy tej techniki

Przy pomocy tej techniki

wygodnie jest prowadzi

wygodnie jest prowadzi

ć

ć

analiz

analiz

ę

ę

tzw.

tzw.

ś

ś

cie

cie

ż

ż

ki

ki

krytycznej

krytycznej

,

,

a wi

a wi

ę

ę

c zestawu

c zestawu

kolejnych czynno

kolejnych czynno

ś

ś

ci, kt

ci, kt

ó

ó

rych

rych

łą

łą

czny czas realizacji daje

czny czas realizacji daje

najd

najd

ł

ł

u

u

ż

ż

szy przebieg projektu.

szy przebieg projektu.

Sie

Sie

ć

ć

daje równie

daje równie

ż

ż

przejrzysty

przejrzysty

obraz zale

obraz zale

ż

ż

no

no

ś

ś

ci mi

ci mi

ę

ę

dzy

dzy

poszczególnymi dzia

poszczególnymi dzia

ł

ł

aniami.

aniami.

25

25

CMP

CMP

Critical Path Method

Critical Path Method



CMP – metoda ścieżki krytycznej

CMP – metoda ścieżki krytycznej



Celem techniki CMP jest wybranie

Celem techniki CMP jest wybranie

spośród elementów procesu ścieżki

spośród elementów procesu ścieżki

krytycznej.

krytycznej.



Zadania, które nie mogą zostać

Zadania, które nie mogą zostać

opóźnione nazywamy

opóźnione nazywamy

zadaniami

zadaniami

krytycznymi.

krytycznymi.

Ścieżka

Ścieżka

krytyczna

krytyczna

, to

, to

najdłuższa

najdłuższa

droga w sieci, która

droga w sieci, która

określa

określa

czas

czas

całego

całego

przedsięwzięcia

przedsięwzięcia

.

.

Stąd

Stąd

cała

cała

uwaga jest kierowana na

uwaga jest kierowana na

możliwości

możliwości

jej skrócenia.

jej skrócenia.

26

26

CMP

CMP

procedura sporządzania wykresu sieciowego (1)

procedura sporządzania wykresu sieciowego (1)



1. Podział projektu na zadania i

1. Podział projektu na zadania i

czynności

czynności



2. Ustalenie logicznego następstwa

2. Ustalenie logicznego następstwa

poszczególnych czynności

poszczególnych czynności



3. Określenie czasu trwania czynności

3. Określenie czasu trwania czynności



4. Wykreślenie sieci

4. Wykreślenie sieci



5. Ustalenie najwcześniejszych

5. Ustalenie najwcześniejszych

możliwych i najpóźniejszych

możliwych i najpóźniejszych

dopuszczalnych terminów

dopuszczalnych terminów

wystąpienia zdarzeń

wystąpienia zdarzeń

27

27

CMP

CMP

procedura sporządzania wykresu sieciowego (2)

procedura sporządzania wykresu sieciowego (2)



6. Wyliczenie rezerw czasu

6. Wyliczenie rezerw czasu



7. Wykreślenie drogi krytycznej

7. Wykreślenie drogi krytycznej



8. Interpretacja rezerw czasu

8. Interpretacja rezerw czasu



9. Ewentualne udoskonalenie

9. Ewentualne udoskonalenie

sieci (skrócenie ścieżki

sieci (skrócenie ścieżki

krytycznej) – powrót do punktu

krytycznej) – powrót do punktu

4.

4.

28

28

PERT

PERT

Program Evaluation and Review Technique

Program Evaluation and Review Technique



PERT - technika oceny i

PERT - technika oceny i

kontroli programu działania

kontroli programu działania



Celem techniki PERT jest

Celem techniki PERT jest

zidentyfikowanie elementów

zidentyfikowanie elementów

procesu i wyznaczenie odcinków

procesu i wyznaczenie odcinków

czasu, które mają największy

czasu, które mają największy

wpływ na realizację projektu

wpływ na realizację projektu



Czynności przedstawione są w

Czynności przedstawione są w

postaci sieci wzajemnych

postaci sieci wzajemnych

zależności poszczególnych

zależności poszczególnych

zdarzeń w czasie

zdarzeń w czasie

29

29

PERT - diagram

PERT - diagram

30

30

PERT

PERT

Program Evaluation and Review Technique

Program Evaluation and Review Technique



Technika PERT stosowana jest, gdy w

Technika PERT stosowana jest, gdy w

wykresie sieciowym nie mo

wykresie sieciowym nie mo

ż

ż

emy z ca

emy z ca

łą

łą

pewno

pewno

ś

ś

ci

ci

ą

ą

okre

okre

ś

ś

li

li

ć

ć

czasu trwania

czasu trwania

niektórych czynno

niektórych czynno

ś

ś

ci. Wówczas czas taki

ci. Wówczas czas taki

mo

mo

ż

ż

na wyznaczy

na wyznaczy

ć

ć

metod

metod

ą

ą

eksperck

eksperck

ą

ą

czasy optymistyczne (A), najbardziej

czasy optymistyczne (A), najbardziej

prawdopodobne (B)

prawdopodobne (B)

i pesymistyczne (C).

i pesymistyczne (C).

Nast

Nast

ę

ę

pnie wyznacza si

pnie wyznacza si

ę

ę

sum

sum

ę

ę

A + 4B +

A + 4B +

C i dzieli si

C i dzieli si

ę

ę

j

j

ą

ą

przez 6. Je

przez 6. Je

ż

ż

eli dane

eli dane

czynno

czynno

ś

ś

ci powtarza

ci powtarza

ł

ł

y si

y si

ę

ę

cz

cz

ę

ę

sto w

sto w

przesz

przesz

ł

ł

o

o

ś

ś

ci, mo

ci, mo

ż

ż

na wykorzysta

na wykorzysta

ć

ć

metody

metody

statystyczne.

statystyczne.

31

31

Zalety technik sieciowych

Zalety technik sieciowych

1.

1.

Skrócenie czasu realizacji projektu bez

Skrócenie czasu realizacji projektu bez

dodatkowych zmian organizacyjnych i

dodatkowych zmian organizacyjnych i

nakładów

nakładów

2.

2.

Zmniejszenie kosztów ogólnych

Zmniejszenie kosztów ogólnych

projektowania i wdrożenia

projektowania i wdrożenia

3.

3.

Racjonalne wykorzystanie rezerw

Racjonalne wykorzystanie rezerw

czasowych

czasowych

4.

4.

Koncentrację uwagi na czynnościach

Koncentrację uwagi na czynnościach

krytycznych dla całego postępowania

krytycznych dla całego postępowania

5.

5.

Ułatwienie planowania i realistyczne

Ułatwienie planowania i realistyczne

ustalanie terminów zakończenia realizacji

ustalanie terminów zakończenia realizacji

6.

6.

Stworzenie podstaw do kontroli przebiegu

Stworzenie podstaw do kontroli przebiegu

prac w każdym momencie i prowadzenia

prac w każdym momencie i prowadzenia

32

32

Techniki komputerowe

Techniki komputerowe



Współcześnie na potrzeby

Współcześnie na potrzeby

planowania złożonych

planowania złożonych

przedsięwzięć stosuje się techniki

przedsięwzięć stosuje się techniki

komputerowe. Pozwalają one na

komputerowe. Pozwalają one na

bieżąco kontrolować przebieg

bieżąco kontrolować przebieg

realizacji i odpowiednio wcześnie

realizacji i odpowiednio wcześnie

reagować na powstające

reagować na powstające

opóźnienia. Przykładem programu

opóźnienia. Przykładem programu

komputerowego wykorzystywanego

komputerowego wykorzystywanego

do zarządzania projektami jest

do zarządzania projektami jest

program Microsoft Project.

program Microsoft Project.

33

33

Podsumowanie

Podsumowanie



Zastosowanie technik planowania i

Zastosowanie technik planowania i

diagramatyzacji pozwala znacznie skrócić

diagramatyzacji pozwala znacznie skrócić

czas realizacji projektu.

czas realizacji projektu.



Jednak o j

Jednak o j

ako

ako

ś

ś

ci planu projektu nie

ci planu projektu nie

decyduje formalna technika u

decyduje formalna technika u

ż

ż

yta do jego

yta do jego

zapisania, lecz profesjonalizm jego autora

zapisania, lecz profesjonalizm jego autora

oraz sama zawarto

oraz sama zawarto

ść

ść

, a wi

, a wi

ę

ę

c to,

c to,

co jest

co jest

uj

uj

ę

ę

te w planie i czego w nim brakuje

te w planie i czego w nim brakuje

.

.

34

34

Literatura

Literatura



„

„

Inżynieria oprogramowania”

Inżynieria oprogramowania”

Andrzej Jaszkiewicz, Wyd. Helion

Andrzej Jaszkiewicz, Wyd. Helion



„

„

Wprowadzenie do inżynierii

Wprowadzenie do inżynierii

oprogramowania” Kazimierz

oprogramowania” Kazimierz

Subieta, Wyd. PJWSTK

Subieta, Wyd. PJWSTK



Wykłady BYT, ZPI

Wykłady BYT, ZPI



Internet

Internet