Wymagania

dotyczące audytów

systemów

zarządzania i

audytorów

mgr inż. Błażej Czaplicki

Politechnika

Białostocka

Zintegrowane systemy zarządzania

AUDIT

systematyczny, niezależny i udokumentowany proces

uzyskiwania dowodów z auditu oraz

obiektywna ocena stopnia spełnienia kryteriów auditu

KRYTERIA AUDITU

polityki, procedury, wymagania

- stosowane jako odniesienie

możliwe do zweryfikowania

spostrzeżenia, zapisy lub stwierdzenia

faktów, oparte na wywiadach, badaniu

dokumentów, obserwacji działań i

warunków, istniejących wyników

pomiarów możliwe do zweryfikowania

DOWODY AUDITU

DEFINICJE



Auditor – osoba mająca kompetencje

do przeprowadzenia auditu



Zespół auditujący – jeden lub więcej

auditorów przeprowadzających

audit, wspomaganych przez

ekspertów technicznych jeżeli jest

to wymagane



Auditowany – organizacja, która jest

auditowana

190011 - PDCA

Plan

Plan

Check

Check

Do

Do

Act

Act

Kompetencje i uprawnienia

pełnomocnika

Kompetencje audytora

Programy i plany auditów

Lista kontrolna

Metodyka audytu

Realizacja

Wywiady

Obserwacje rozmowy

zapisy

Ocena audytorów

Przegląd planu

Lista kontrolna

Raportowanie

Doskonalenie

umiejętności

Weryfikacja

programów

Doskonalenie metod

0.- 3. Wstęp, zakres, normy

odniesienia, definicje

4. Zasady auditowania

5. Zarządzanie programem auditów

6.

Działania Auditowe

7. Kompetencje i ocena auditorów

Struktura normy ISO 19011

Rodzaje auditów

AUDITY

WEWNĘTRZNE

ZEWNĘTRZNE

PIERWSZEJ STRONY

DRUGIEJ STRONY

TRZECIEJ STRONY

3.1. Audit

systematyczny, niezależny i udokumentowany
proces uzyskiwania dowodu z auditu (3.3) oraz
jego obiektywnej oceny w celu określenia
stopnia spełnienia kryteriów auditu (3.2)



UWAGA 1

Audity wewnętrzne

,

nazywane czasami

auditami strony

pierwszej

, są przeprowadzane przez samą

organizację lub w jej imieniu dla potrzeb
przeglądu zarządzania oraz do innych
celów wewnętrznych i mogą stanowić dla
organizacji podstawę do zadeklarowania
przez nią zgodności.

Terminy i definicje

3.1. Audit



UWAGA 2 Audity zewnętrzne obejmują audity

nazywane ogólnie auditami strony drugiej lub

strony trzeciej.

Audity strony drugiej

są

przeprowadzane przez strony zainteresowane

organizacją, takie jak klienci, lub przez inne

osoby występujące w ich imieniu.

Audity strony

trzeciej

są przeprowadzane przez niezależne

organizacje zewnętrzne, takie jak te, które

prowadzą certyfikację lub rejestrację na

zgodność z wymaganiami ISO 9001 lub ISO

14001.



UWAGA 3 Jeżeli systemy zarządzania jakością,

środowiskowegoczy bhp są auditowane razem,

to audit taki nazywa się

auditem połączonym

.



UWAGA 4 Jeżeli dwie lub więcej organizacji

auditujących współpracuje w celu

przeprowadzenia auditu jednego auditowanego,

to audit taki nazywa się

auditem wspólnym

.

Terminy i definicje

3.10.

Ekspert techniczny

osoba, która służy zespołowi auditującemu,
specjalistyczną, wiedzą lub umiejętnościami

UWAGA 1. Określona wiedza lub umiejętności specjalistyczne

odnoszą się do organizacji, procesu lub działalności
podlegających
auditowaniu oraz do znajomości języka lub kultury.

UWAGA 2. Ekspert techniczny nie działa w zespole

auditującym jako
auditor.

3.11.

Program auditów

zestaw auditów, jednego lub więcej,
zaplanowanych
w określonych ramach czasowych i mających
określony cel

UWAGA Program auditów obejmuje wszystkie działania

niezbędne do
zaplanowania, zorganizowania i przeprowadzenia
auditów.

Terminy i definicje

3.12.

Plan auditu

opis działań oraz ustaleń organizacyjnych
związanych z auditem

3.13.

Zakres auditu

obszar i granice auditu

UWAGA Zakres auditu zwykle obejmuje opis

fizycznych lokalizacji,
jednostek organizacyjnych, działalności i
procesów, jak
również ramy czasowe.

3.14. Kompetencje

wykazane cechy osobowości oraz wykazana
zdolność stosowania wiedzy i umiejętności

Terminy i definicje

ZASADY AUDITOWANIA

DOTYCZĄCE AUDITORÓW

DOTYCZĄCE PROCESU AUDITU

Postępowanie etyczne

Rzetelna prezentacja

Należyta staranność zawodowa

Zaufanie, prawość, dyskrecja

Dokładna, zgodna z prawdą
Rozbieżności w opinii
auditorów – odnotowane w raporcie

Pracowitość, rozsądek

Niezależność

Dowód

Bezstronność, obiektywność

Odpowiedni dobór dowodów

AUDIT - CIĄGŁE DOSKONALENIE

CZĘSTOTLIWOŚĆ AUDITÓW

ZALEŻY MIĘDZY INNYMI OD:



Ważności auditowanego obszaru dla
organizacji;



Istotnych zmian w systemie, dokumentacji,
technologii itp.;



Wyników poprzednich auditów;



Wyników jakościowych;



Problemów z bhp, ewentualnych wypadków
przy pracy, chorób zawodowych, zdarzeń
potencjalnie wypadkowych.

komunikowanie programu auditów odpowiednim stronom;

koordynowanie i harmonogramowanie auditów;

ustanowienie i utrzymanie procesu pierwszej oceny
auditorów i ciągłej oceny potrzeb szkoleniowych oraz
ciągłego rozwoju zawodowego auditorów;

zapewnienie i wyznaczenie zespołów auditujących;

zapewnienie zespołom auditującym wymaganych zasobów;

zapewnienie prowadzenia auditów zgodnie z programem
auditów;

zapewnienie nadzoru nad zapisami z działań auditowych;

zapewnienie przeglądu i zatwierdzenia raportów z auditu
oraz zapewnienie ich dystrybucji;

zapewnienie przeprowadzenia działań poauditowych.

WDROŻENIE

Przygotowanie do działań auditowych

prowadzonych na miejscu

Przygotowanie planu auditu

Przydzielenie pracy zespołowi auditujacemu

Przygotowanie dokumentów roboczych

Inicjowanie auditu

Przeprowadzenie przeglądu dokumentów

Przygotowanie do działań auditowych

Przeprowadzenie działań auditowych

Przygotowanie i zatwierdzenie oraz rozpowszechnienie raportu z

auditu

Zakończenie auditu

Prowadzenie działań poauditowych

WDROŻENIE – DZIAŁANIA

AUDITOWE

Audit pierwszej strony

Audit pierwszej strony

(wewnętrzny)

(wewnętrzny)

Cechy

Cechy



Robiony u siebie i przez
siebie



Zasady ustalane
wewnętrznie



Systematyka i
niezależność



Brany pod uwagę
status i ważność
procesów oraz
auditowanych obszarów



Planowany

Powody

Powody



Wymaganie norm



Mechanizm sterowania
wykorzystywany przez
kierownictwo



Analiza skuteczności i
efektywności systemu
jakości



Wykrycie i skorygowanie
niezgodności zanim
zostaną wykryte przez
jednostki zewnętrzne

Audit pierwszej strony
(wewnętrzny)

Główne cele

wg normy

:

 ocena zgodności systemu zarządzania

jakością z:



zaplanowanymi ustaleniami



wymaganiami normy ISO 9001:2000



wymaganiami systemu zarządzania jakością

 ocena skuteczności wdrożenia i utrzymania
systemu zarządzania jakością

Audit pierwszej strony
(wewnętrzny)

Główne cele:

 analiza uwag, problemów jakościowych
 poprawa skuteczności działań w organizacji
 szukanie możliwości ciągłego doskonalenia
 wykrycie „słabych punktów” realizowanych

procesów

 zmiany w kulturze organizacji

1

1

2

2

3

3

4

4

p

o

d

p

rą

d

p

o

d

p

rą

d

wyrywkowa

wyrywkowa

Strategie auditu

z

p

rą

d

e

m

z

p

rą

d

e

m

AUDIT PROCESU

Cel i zakres auditu

W ujęciu ogólnym:



Cel i zakres auditu powinien być

jednoznacznie zrozumiały dla

prowadzących audit i auditowanych.



Zadaniem

auditu

jest

sprawdzenie

zgodności

systemu

jakości

z

wymaganiami,

poprzez

zbadanie

dokumentów i zapisów i odniesienie ich

do przyjętych w pracy praktyk.

Cel auditu



określić stopień spełnienia kryteriów

opisanych w procedurach, dokumentacji szj,

oraz wymagań norm i skuteczności szj,



ocenić na ile opracowany system pracy

pozwala na osiągnięcie zaplanowanych

celów / wyników



znaleźć dowody na realizację założonych

efektów procesów (m.in. poprzez analizę

wskaźników)



sprawdzić zdolność procedury / dokumentu

jakości do zapewnienia jakości oraz celowości

ich istnienia,

Cel auditu



zbadać prowadzoną działalność pod kątem jej
zgodności ze zdefiniowanymi wymaganiami m.in.
z oczekiwaniami klienta



wskazać potencjalne miejsca poprawy procesu i
identyfikować bezpośrednie przyczyny
powstawania niezgodności i umożliwić ich
wczesne usunięcie.



sprawdzić czy szj jest w stanie przełożyć
założenia strategii firmy na działania operacyjne
i szybko dawać sygnały o odchyleniach,



zbadać skuteczność i efektywność wdrożonego
szj.

Skuteczność



Skuteczność – stopień, w jakim planowane
działania są zrealizowane i planowane
wyniki osiągnięte (norma ISO 9000).



Skuteczny to taki, który daje oczekiwane
rezultaty.



Skuteczność to pomiar stopnia osiągnięcia
założonego celu.

Skuteczność można określać procentowo (np.

skuteczność 50% = osiągnięcie celu w
połowie) lub w systemie zero-jedynkowym
(skuteczne-nieskuteczne).

Efektywność



Efektywność - relacja między
osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi
zasobami (norma ISO 9000).



Z punktu widzenia firmy można
efektywność tłumaczyć jako zdolność do
realizacji strategii i założonych celów.



Najogólniejsza miara efektywności -
relacja pomiędzy osiągniętymi wynikami
a wielkością poniesionych nakładów.

Wymiary efektywności



finansowy - np. zysk



operacyjny - dotyczy efektywności procesów np.

produkcji - zmniejszenie zużycia środków

produkcji na jednostkę produktu, skracanie

cyklu produkcyjnego, zwiększenie wydajności

pracy, zmniejszenie kosztów



rynkowy - stopień zaspokojenia potrzeb

klientów, większy udział w rynku



dynamiczny (rozwojowy) - zdolność tworzenia

nowych wyrobów i pozyskiwania nowych

umiejętności. Pomiar tempa wprowadzania

nowych produktów i poszerzania rynku

odbiorców

Poziomy efektywności

I.

poziom organizacji - czynniki wpływające na

efektywność na tym poziomie: strategia, cele i

metody ich pomiaru, struktura organizacyjna,

sposób wykorzystania zasobów.

II. poziom procesu - wpływa na sprawną

realizacje procesów i wzajemne korelacje

pomiędzy nimi

III. poziom stanowiska pracy - metody

rekrutacji i awansowania, zakresy zadań i

obowiązków, stosowane standardy pracy,

przekazywane informacje zwrotne, nagrody i

szkolenia.

Podczas auditu należy
sprawdzić:



system zarządzania procesami a nie poprawność

poszczególnych procesów,



prawidłowość identyfikacji procesów,



prawidłowość określenia uprawnień i odpowiedzialności

właścicieli procesów,



zapoznać się, na przykładach, z praktykowanymi na co

dzień procesami i czynnościami i skonfrontować je ze

stosowanymi opisami w dokumentacji,



prawidłowość określenia zestawu wskaźników do

poszczególnych procesów,



znajomość wartości tych wskaźników obecnych i

docelowych,



istnienie systemu reagowania na odchylenia od

zakładanych wskaźników i wprowadzania zmian do

procesów.

AUDITY - planowanie

Program auditów

Zestaw auditów jednego lub

więcej, zaplanowanych w
określonych ramach czasowych
i mających określony cel

Najczęściej tzw. harmonogram

auditów

Plan auditu

Opis działań oraz ustaleń

organizacyjnych związanych z

auditem

Najczęściej zawiera informacje o:

•

celu auditu

(pod jakim kątem należy przeprowadzić

audit)

•

zakresie auditu

(obszar i granice auditu),

•

terminie auditu,

•

składzie auditorów,

•

informacje organizacyjne dotyczące

przebiegu auditu

(gdzie, kiedy, ile czasu)

AUDITY -
przygotowanie

Przygotowanie do
auditu



zebranie informacji



ustalenie strategii



podzielenie pracy



komunikacja z auditowanym



przygotowanie list kontrolnych

Zebranie informacji na
podstawie m.in..



dokumentacji



raportów z poprzednich auditów



zapisów dotyczące działań korygujących

i zapobiegawczych



reklamacji



informacji dotyczące wyników

monitorowania procesów



wyników monitorowania i pomiarów

wyrobów



innych dostępnych informacji

Lista kontrolna



precyzuje cele auditu (pomaga utrzymać

kurs)



ułatwia planowanie i prowadzenie auditu



konkretyzuje problemy



wprowadza element systematyki - pomaga

utrzymać dyscyplinę i tempo auditu



ułatwia ocenę systemu



może zostać wykorzystana w raportowaniu



odciąża auditora w czasie auditu m.in.. od

pamiętania tego co usłyszał i zobaczył



podnosi notowania auditora u auditowanego

Lista kontrolna - przykład

Lp
.

TREŚĆ ZAGADNIENIA / Pytanie

WYMAGANIE

DOWÓD SPEŁNIA

WYMAGANIA,

UWAGI,

SPOSTRZEŻENIA,

OBSERWACJE

UDZIELAJĄCY
ODPOWIEDZI

Czy mają odpowiednie
instrukcje?

Jaki jest cel procesu, mierniki,
czy robią monitoring realizacji,
zapisy, wnioski?

Sprawdzić legalizację wagi

Sprawdzić stan magazynowy
wybranego wyrobu faktyczny z
ewidencją

AUDITY – badanie
auditowe

Przeprowadzenie działań
auditowych

Przeprowadzenie spotkania otwierającego

podczas, którego Auditor wiodący:

1.

przedstawia zespół auditorów

2.

przedstawia cel i zakres auditu

3.

ustala plan przebiegu auditu

4.

informuje o próbkowaniu

5.

ustala przewodnika/-ów

6.

ustala datę i miejsce spotkania
zamykającego

Przeprowadzenie działań
auditowych

1. Przeprowadzenie auditu na stanowiskach

pracy



rozmowa z auditowanym



stworzenie atmosfery wzajemnego

zrozumienia i zaufania



analiza dokumentów i zapisów



badanie próbek w celu oceny zgodności z

kryteriami auditu

2. Sposoby na zdobycie dowodu podczas

auditu:

dokumenty, zapisy, rozmowa, ……………

kombinacja ww.

Definicje

Dowód z auditu – zapisy, stwierdzenia faktu lub

inne informacje, które są istotne ze względu na

kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania

Dowód obiektywny - dane potwierdzające

istnienie lub prawdziwość czegoś (dowód

można uzyskać przez obserwację, pomiar,

badanie lub innymi środkami)

Spostrzeżenie z auditu jakości - stwierdzenie

faktu, dokonane podczas auditu jakości i

poparte obiektywnym dowodem

Sposób prowadzenia
rozmowy



Przebieg rozmowy podczas
auditu



wstęp: przedstawienie, powitanie



część zasadnicza: zadawanie pytań



zakończenie: podsumowanie, podziękowanie



Techniki zadawania pytań



na początek pytania ogólne, otwarte



pytania szczegółowe



pytania zamknięte dla potwierdzenia obserwacji

Typowe błędy



zbyt długie i skomplikowane pytania



zbyt duża liczba pytań jednocześnie



angażowanie się w spory i kłótnie



niedopuszczanie do głosu osób

auditowanych



krytykowanie auditowanych



poddawanie w wątpliwość wyjaśnień



zadawanie pytań sugerujących

odpowiedź

Definiowanie niezgodności



precyzyjne stwierdzenie faktów



możliwość odtworzenia



gdzie została wykryta niezgodność



dlaczego jest to niezgodność?



pomocne są wszelkie notatki



należy stosować lokalną
terminologię

Definiowanie niezgodności



WYMAGANIE

(stan oczekiwany)



OPIS

(stanu rzeczywistego)



DOWODY

(potwierdzające wystąpienie

niezgodności)

Definiowanie niezgodności



Wymaganie np.:



tekst z dokumentu



przytoczony punkt z dokumentu



wraz z informacją o nazwie, nr wydania, dacie

wydania dokumentu stanowiącego kryterium



Opis stanu rzeczywistego, zaistniałej sytuacji



Dowód np.:



tekst oświadczenia osoby



numer, data, nazwa zapisu



identyfikator wyrobu, urządzenia, dokumentu



obserwacja auditora

Zakończenie auditu –
spotkanie zamykające



podziękowanie



przypomnienie celu i zakresu auditu



przedstawienie:



pozytywnych obserwacji



stwierdzonych niezgodności



zauważonych problemów jakościowych



wniosków końcowych



udzielenie wszelkich wyjaśnień



ewentualne omówienie działań korygujących



ustalenie terminu opracowania i dostarczenia
raportu

AUDITY – raportowanie

Raport z auditu



Raport powinien opracowywać Auditor

wiodący w terminie ustalonym w procedurze

auditu.



Kopie Raportu powinien otrzymać

auditowany.



Raport powinien zawierać uwagi,

spostrzeżenia, zauważone problemy

jakościowe, podsumowanie i wnioski

auditorów, przywołane niezgodności, i inne

ważne informacje.

Działania poauditowe

Korekcja

działanie w celu

wyeliminowania

wykrytej niezgodności

(może zostać dokonana w powiązaniu z

działaniem korygującym)

Działanie korygujące

działanie w celu wyeliminowania

przyczyny wykrytej

niezgodności

lub innej niepożądanej sytuacji

Działanie zapobiegawcze

działanie w celu wyeliminowania

przyczyny potencjalnej

niezgodności

lub innej potencjalnej sytuacji

niepożądanej

Działania poauditowe



Rodzaje weryfikacji



ponowny audit



sprawdzenie przez

Przedstawiciela Kierownictwa lub

Auditora Wiodącego



raport z realizacji działań



...

10 zaleceń skutecznego
auditu

1. Auditor powinien być moderatorem dla podejmowanych

działań korygujących.

2. Zachowanie auditora powinno być przyjazne, nie budzące

obaw i stresu.

3. Dialog z auditowanymi powinien być motorem dla

działań korygujących.

4. Auditor powinien pomóc auditowanym poznać ich

problemy i usunąć ich przyczyny.

5. W czasie auditu system musi zostać zweryfikowany na:
· zgodność z założonymi / zaplanowanymi celami procesów
· aktualność i skuteczność podejmowanych działań dla

osiągnięcia celu,

· adekwatność i skuteczność narzędzi i środków dla

osiągnięcia celu.

10 zaleceń skutecznego
auditu

6. Audit powinien oceniać czy podejmowane

są właściwe działania doskonalące szj.

7. Najlepszą listę kontrolną stanowi opis

procesu.

8. Audit musi odnosić się do celów

komórki / procesu / obszaru.

9. Potrzebne jest konsekwentne śledzenie

poznanych problemów.

10. Należy zadbać o przejrzystość wyników

auditu.

Ogólna wiedza i umiejętności auditorów systemu zarządzania
jakością i/ lub systemu zarządzania środowiskowego

–

zasady/procedury i techniki auditowania

–

system zarządzania i dokumenty odniesienia

–

sytuacje związane z organizacją

Ogólna wiedza i umiejętności auditorów wiodących

–

planowanie auditu i skuteczne wykorzystanie zasobów podczas
auditu

–

reprezentowanie zespołu auditującego w kontaktach z klientem i
auditowanym

–

organizowanie zespołu auditującego i kierowanie nim

–

prowadzenie zespołu auditującego w celu określenia wniosków z
auditu

–

zapobieganie i rozwiązywanie konfliktów

-

przygotowanie i sporządzanie raportu z auditu

Specyficzna wiedza i umiejętności auditorów systemu zarządzania
środowiskowego

-

metody i techniki zarządzania środowiskowego

-

nauki i techniki w dziedzinie środowiska

-

techniczne i środowiskowe aspekty działań

KOMPETENCJE AUDITORÓW

Wiedza i umiejętności

•

etyczny - prawy, prawdomówny, szczery, uczciwy i dyskretny

•

dyplomatyczny - taktowny w postępowaniu z ludźmi

•

obserwator - stale i aktywnie uświadamia sobie fizyczne

warunki otoczenia i działania

•

percepcyjny - świadomy i zdolny do zrozumienia i

przystosowania się do sytuacji

•

elastyczny- zdolny do przystosowania się do różnych sytuacji

•

wytrwały - ciągle ukierunkowany na osiąganie celów

•

zdecydowany - wyciągający w porę wnioski logicznie

uzasadnione i oparte na analizie

•

niezależny – działa i funkcjonuje niezależnie, a jednocześnie

skutecznie współdziała z innymi

KOMPETENCJE AUDITORÓW

Cechy osobowości



Ocena początkowa - dla osób, które chcą zostać

auditorami



Dalsza ocena kompetencji auditora



Ciągła ocena pracy auditorów w celu określenia potrzeb

w zakresie utrzymywania i pogłębiania wiedzy oraz

doskonalenia umiejętności



Przegląd zapisów



Rozmowa



Obserwacja



Przegląd po audicie



Badanie



Informacje zwrotne

Ocena auditorów

Metody oceny