Systemy pracy

grupowej

Czym będziemy się zajmować ?

•Systemy pracy grupowej (SPG):

• czym są i czym powinny być,
• jaka jest ich rola,
• obszar działania SPG

•Funkcjonowanie i możliwości dostępnych

obecnie SPG :

•Lotus Notes / Lotus Notes Domino Serwer
•Novell GroupWise
•MS Exchange
•Systemy wspomagające pracę
programistów: (Borland TeamSource, MS
Visual Source Safe)

Systemy pracy grupowej

Systemy pracy grupowej (ang. Workgroup
system)

–

systemy (nie tylko informatyczne czy
komputerowe), których celem jest usprawnienie
(zwiększenie wydajności, jakości, szybkości, itp. .)
wykonywanej pracy grupy osób (pracowników).

Praca grupowa

-

to w największym skrócie

wspólna praca nad dokumentami, wymiana
wiadomości elektronicznych, udział w wymianie
informacji i dyskusjach, wypełnianie
elektronicznych formularzy, wspólny dostęp do
zbiorów informacji, planowanie czasu i terminarze
zespołowe oraz komputerowe konferencje, z
przekazem audio i wideo przez sieci komputerowe.

Systemy pracy grupowej

Pojęcia : workgroup, workgroup manager,

groupware, workflow.

Workgroup

– grupa robocza; grupa osób

wykonująca

określone zadanie.

Workgroup manager

– osoba nadzorująca

pracę grupy

roboczej.

Workflow

– ”przepływ pracy / czynności”;

Systemy pracy grupowej

Workflow management -

Dawniej: systemy
zarządzania obiegiem
dokumentów.
Dziś: systemy zarządzania
przepływem prac.

Groupware

–

•Oprogramowanie sieciowe
współdzielone przez wielu
użytkowników.

•Aplikacje kooperacyjne, które
organizują współpracę między
wieloma grupami kooperantów;

Systemy pracy grupowej

Przesłanki do wprowadzenia automatyzacji

(informatyzacji) pracy grupowej :



Wzrost złożoności procesów
gospodarczych.



Rozwój konkurencji na rynku.



Próby implementacji procesowego
podejścia do zarządzania firmą.



Szybki rozwój systemów
informatycznych.

Systemy pracy grupowej

Korzyści płynące z zastosowania systemów

pracy grupowej w firmie:



Usprawnienie pracy w firmie (zwiększenie
efektywności)-

szybkość przekazu i

przetwarzania, eliminacja błędów, eliminacja
bariery językowej, kompetencja,
automatyzacja procesów;



Lepsza kontrola wykonawstwa procesów

-

standaryzacja procesów;



Poprawa poziomu obsługi klientów

-

automatyzacja procesów;

Systemy pracy grupowej

Korzyści płynące z zastosowania systemów

pracy grupowej w firmie:



Duża elastyczność w modyfikacji procesów

-programowa kontrola i zarządzanie realizacją
procesów;



Ogólna poprawa realizacji i jakości

procesów;



Obniżenie kosztów wykonywanych zadań.



Poprawa terminowości i sprawności

wykonywania zadań;

Systemy pracy grupowej

Stosując systemy zarządzania dokumentami

możemy również w naturalny sposób zapewnić:

•

poprawę bezpieczeństwa przechowywania

dokumentów

,

•

możliwość tworzenia kopii zapasowych,

•

zapobieganie gubieniu dokumentów,



szybkie wyszukiwanie odpowiednich

dokumentów

, poprzez mechanizm

indeksowania dokumentów, a w niektórych
przypadkach wyszukiwanie pełnotekstowe,



łatwe dostarczenie dokumentów ich

odbiorcom

(np. pocztą elektroniczną).

Systemy pracy grupowej

Reorganizacja procesów biznesowych :

Jest to filozofia, mająca na celu dążenie do

ustawicznego doskonalenia i usprawniania
organizacji przedsiębiorstwa, czyli:



usprawnienia zarządzania zasobami ludzkimi,



wdrożeniu systemu wspomagania decyzji

(DSS),



zarządzania przez jakość (TQM).

Systemy pracy grupowej

Dzięki reorganizacji procesów biznesowych

możemy osiągnąć następujące korzyści:



eliminacja

procesów,

które

są

wykonywane

wielokrotnie,



usuwanie niepotrzebnych czynności (nie wnoszących

nic nowego),



krótszy czas załatwiania spraw,



usuwanie

“wąskich

gardeł”

(zwiększenie

przepustowości),



zrównoleglenie

niektórych

czynności

dla

zmniejszenia czasu realizacji całego zadania

Systemy pracy grupowej

Porównanie kosztów przechowywania

danych :

Nośnik
informacji

Liczba
jednoste
k

Koszt

Strona
papieru

1

500

000

60
000

Dyskietka
1,44 MB

2 250

4 500

Taśma

4

GB

1

50

CD-ROM

4

40

Dane wg ComputerWorld, nr 7/323

Cele i kierunki rozwoju SPG:

1. Biuro bez papierów :

• EDI (Electronic Document Interchange) –

elektroniczna wymiana danych,

• DIP (Document Image Processing),

document imaging – „obrazowanie
dokumentu”,

PC DOCS Open; Fileflo (Newport Canyon

Assoc.); File

Magic Plus (Westbrook

Technologies); ImageFast (Image Fast
Software); PageKeeper (Caere Corp.); Siemens
Nixdorf - system Arcis; DECimage Personal
Edition

Lotus Notes, WordPerfect Office, Microsoft

Office for

Windows ,

Formaty przenośnych dokumentów: PDF,

DOC,XML

Systemy pracy grupowej

2. Wspomaganie zarządzania i pracą :

•

DSS (Decision Support Systems) – systemy
wspomagające podejmowanie decyzji,

•

MIS (Management Information Systems) –
system informacyjny zarządzania,

•

MRP/ERP (Manufacturing Resource
Planning /Enterprise Resource Planning) –
planowanie zasobów produkcyjnych /
planowanie zasobów przesiębiorstwa;

•

CIM (Computer Integrated Manufacturing) –
wytwarzanie zintegrowane komputerowo;

Systemy pracy grupowej

Systemy pracy grupowej

2. Wspomaganie zarządzania i pracą :

•

CAM (Computer Aided Manufacturing) –
wytwarzanie wspomagane komputerowo;

•

CAE (Computer Aided Engineering) –
modelowanie wspomagane komputerowo;

•

CASE (Computer Aided Software
Engineering) – komputerowo wspomagane
wytwarzanie oprogramowania;

•

CAD (Computer Aided Design) –
komputerowo wspomaganie projektowania;

2. Praca w zespole :

• workflow – przepływ czynności, Lotus

Notes;

• groupware – Windows for Workgroups

(WFW); Microsoft at Work; Lotus Notes;
Novell GroupWise;

• Komunikacja: poczta elektroniczna i

kalendarze grupowe – CaLANdar
(Microsystems Software); Time and
Place ; Microsoft Scheduler+; Network
Scheduler 3; Lotus Organizer;

• Komputerowe konferencje – Major BBS

(Galacticomm); Channels (TEAM
Software); TeamSync (Global Stream
Corp.); TeamTalk (Trax Softworks);

Systemy pracy grupowej

2. Praca w zespole :

• Elektroniczny obieg dokumentów –

OPEN/Workflow (Wang Laboratories) na stacje
robocze IBM, HP i Wanga, Plexus FloWare
(Recognition International) i WorkFlow (FileNET
Co.) na różne typy stacji roboczych pracujących
pod Unixem. Wśród wysokiej klasy rozwiązań dla
komputerów

osobistych

wymienić

warto

Automated Process Manager (IBM), FlowMark
(IBM), KI Shell (UES), OmniDesk (Sigma Imaging
System), PowerFlow (Optika Imaging Systems),
TASC-Flow (TASC) i ViewStar (ViewStar Corp.)

•

Programy wspomagające zarządzanie
dużych baz obrazów dokumentów

:

Document Imaging (Lotus), Watermark
Discovery Edition (Watermark Software),
WorkMAN for Lotus Notes, Flowmaker
(WORKflow), Quality at Work (Quality Decision
Management). ActionWorkflow Manager
(Action Technologies); Archive Lite (JCST);
Derlina FormFlow (Derlina Corp); IBM
ImagePlus/2 (IBM); Keyfile Enterprise Edition
(Keyfile Corporation); Microsoft Electronic
Forms Designer; WordPerfect InFroms
(WordPerfect Corp.);

Systemy pracy grupowej

2. Praca w zespole :

• Zarządzanie projektami – CA-

SuperProject , Microsoft Project , Sure
Track Project Manager  PeopleScheduler
(Adaptive Software)

• Systemy rezerwacji;

• Elektroniczne organizatory i bazy

kontaktów – Lotus Organizer; CrossTies
for Workgroups (Crossties Software
Corp); GoldMine for Windows (Elan
Software Corporation); ACT! for Windows
(Symantec Corporation), Commence
Personal Information Manager (Jensen-
Jones Inc.), Janna Contact (Janna
systems), TeleMagic Enterprise for
Windows (TeleMagic Inc.); Tracker for
Windows (Tracker Software Inc.).

Systemy pracy grupowej

3. Pakiety zintegrowane :

Weteranem pakietów zintegrowanych jest

Framework (Ashton-Tate) i Symphony (Lotus);
MS-Works - Microsoft; Wordperfect Works -
Corel;

Microsoft Office PL; WordPerfect Suite; Lotus

Smartsuite , SUN StarOfice;

Sprzedaż w 1996 roku = 3,8 mld USD.

Systemy pracy grupowej

Pakiet

1995

1996

Microsoft Office

82%

66

%

Lotus Smart Suite

13%

27

%

Corel Perfect Office

5%

7%

UE i plan e-Europe

CELE :

•

opracowanie

kompleksowego

planu

realizacyjnego inicjatywy e-Europe;

•

zapewnienie

obywatelom

UE

taniego

i

powszechnego dostępu do Internetu i kwalifikacji

niezbędnych w dobie rewolucji informacyjnej;

•

przyspieszenie zmian legislacyjnych, niezbędnych

do rozwoju handlu elektronicznego;

•

pełna

liberalizacja

rynku

usług

telekomunikacyjnych;

•

realizowanie przez sektor publiczny wszystkich

usług dla obywateli za pośrednictwem Internetu do

roku 2003.