Rachunkowość
finansowa

Księgi rachunkowe i
dokumenty

Prof. dr hab. Stanisław
Dolata

2

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



Dziennik



Księga główna



Księgi pomocnicze



Zestawienie obrotów i sald



Wykaz składników aktywów i pasywów

3

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



dziennik

(art. 14)

(art. 14)



służy do zapisywania w porządku chronologicznym,
dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych



zapisy muszą być kolejno numerowane, a sumy
zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły



powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami

powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami

zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.



przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu

przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu

komputera

komputera



zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany

zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany

numer pozycji, pod którą został wprowadzony

numer pozycji, pod którą został wprowadzony

do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie

do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie

osoby odpowiedzialnej za treść zapisu

osoby odpowiedzialnej za treść zapisu

4

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



konta księgi głównej (art. 15)



zawierają zapisy o zdarzeniach gospodarczych w ujęciu
systematycznym



wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych
salda początkowe aktywów i pasywów



następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za
kolejne miesiące



zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w
dzienniku



zapisów na określonym koncie dokonuje się
w kolejności chronologicznej

5

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



konta ksiąg pomocniczych (art. 16)



stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów
kont księgi głównej



prowadzi się je w porządku systematycznym



jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek
(zbiorów kont), komputerowych zbiorów
danych



uzgodniony z saldami i zapisami na kontach
księgi główne

6

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



konta ksiąg pomocniczych

(art. 16)

(art. 16)



ewidencja analityczna, którą prowadzi się dla:



środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych
oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych



rozrachunków z kontrahentami



rozrachunków z pracownikami



operacji sprzedaży



kolejno numerowane własne faktury i inne dowody



ze szczegółowością niezbędną do celów
podatkowych



operacji zakupu



obce faktury i inne dowody



kosztów

7

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



zestawienie obrotów i sald

(art. 18)

(art. 18)



księgi głównej



sporządza się koniec każdego okresu
sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec
miesiąca



powinno ono zawierać m.in. salda kont na dzień
otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres
sprawozdawczy i narastająco od początku roku
obrotowego oraz salda na koniec okresu
sprawozdawczego



sald kont ksiąg pomocniczych



sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia
ksiąg rachunkowych



wykaz składników aktywów i pasywów

8

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)



sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg
rachunkowych w sposób wymagany ustawą o rachunkowości



powinien być potwierdzony inwentaryzacją



w pozostałych jednostkach



rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi
głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych



w jednostkach rozpoczynających prowadzenie ksiąg
rachunkowych stanowi podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych
i wprowadzenia danych na dzień rozpoczęcia roku obrotowego



W przypadku przejścia z ewidencji prowadzonej dotychczas w formie księgi przychodów

W przypadku przejścia z ewidencji prowadzonej dotychczas w formie księgi przychodów

i rozchodów na ewidencję bilansową w formie ksiąg rachunkowych, składniki aktywów

i rozchodów na ewidencję bilansową w formie ksiąg rachunkowych, składniki aktywów

i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych przepisami rozdziału 4

i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych przepisami rozdziału 4

ustawy o rachunkowości.

ustawy o rachunkowości.

9

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



ujmuje się w postaci zapisu



każdą operację gospodarczą



które wystąpiła w tym okresie

10

KSIĘGI RACHUNKOWE OKRESU

SPRAWOZDAWCZEGO



podstawa zapisów



dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczej



zwane „dowodami źródłowymi":



jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden
dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu



kierownik jednostki ustala sposób
postępowania z każdym z nich



wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz
będzie podstawą do dokonania zapisu

11

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



zewnętrzne



wewnętrzne

12

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



zewnętrzne



obce



otrzymane od kontrahentów



własne



przekazywane w oryginale kontrahentom

13

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



wewnętrzne



dotyczące operacji wewnątrz jednostki

14

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



sporządzone przez jednostkę dowody księgowe



zbiorcze



korygujące



zastępcze



rozliczeniowe

15

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



sporządzone przez jednostkę dowody księgowe



zbiorcze



służące do dokonania łącznych zapisów zbioru
dowodów źródłowych



muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo
wymienione



korygujące



zmieniają, korygują poprzednie zapisy

16

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



sporządzone przez jednostkę dowody księgowe



zastępcze



wystawione za zgodą kierownika jednostki do czasu
otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego



w przypadku uzasadnionego braku możliwości ich
uzyskania i sporządzonych przez osoby dokonujące tych
operacji.



nie mogą dotyczyć operacji gospodarczych, których
przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności



rozliczeniowe



ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych

17

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



zapisy w księgach rachunkowych (prowadzonych przy
użyciu komputera)



wprowadzane automatycznie za pośrednictwem
urządzeń łączności, komputerowych nośników danych
lub tworzone według algorytmu (programu) na
podstawie informacji zawartych już w księgach



przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych
zapisów zostaną spełnione pewne warunki

18

RODZAJE DOWODÓW

ŹRÓDŁOWYCH



warunki zapisu w księgach rachunkowych prowadzonych
przy użyciu komputera)



uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią
odpowiednich dowodów księgowych



możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz
ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie



stosowana procedura zapewnia sprawdzenie
poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz
kompletności i identyczności zapisów



dane źródłowe w miejscu ich powstania są
odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich
niezmienność, przez okres wymagany do
przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych

19

MINIMALNE WYMOGI CO DO

TREŚCI DOWODU KSIĘGOWEGO



rzetelne



zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
gospodarczej, którą dokumentują



kompletne



zawierające co najmniej wymagane dane



wolne od błędów rachunkowych

20

MINIMALNE WYMOGI CO DO

TREŚCI DOWODU KSIĘGOWEGO

wymagane dane



określenie rodzaju dowodu i jego numeru
identyfikacyjnego,



określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących
operacji gospodarczej



opis operacji

21

MINIMALNE WYMOGI CO DO

TREŚCI DOWODU KSIĘGOWEGO

wymagane dane



wartość operacji, jeżeli to możliwe, określoną także
w jednostkach naturalnych



może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania
w rachunkowości danych wyrażonych w
jednostkach naturalnych następuje ich wycena,
potwierdzona stosownym wydrukiem



data dokonania operacji



gdy dowód został sporządzony pod inną datą



także datę sporządzenia dowodu

22

MINIMALNE WYMOGI CO DO

TREŚCI DOWODU KSIĘGOWEGO

wymagane dane



podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano
lub od której przyjęto składniki aktywów



stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu
do ujęcia w księgach rachunkowych



przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia
dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

23

MINIMALNE WYMOGI CO DO

TREŚCI DOWODU KSIĘGOWEGO

wymagane dane



przeliczenie wartości waluty obcej na walutę polską
według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
operacji



wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na
dowodzie, chyba że system przetwarzania danych
zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na
walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia
potwierdza odpowiedni wydruk.



na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta
należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na
język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
sporządzonych w języku obcym

24

POPRAWIANIE BŁĘDÓW



niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach
księgowych wymazywania i przeróbek

25

POPRAWIANIE BŁĘDÓW



błędy w dowodach zewnętrznych (obcych i własnych)



jedynie przez wysłanie kontrahentowi
odpowiedniego dokumentu zawierającego
sprostowanie



wraz ze stosownym uzasadnieniem



chyba że inne przepisy stanowią inaczej

26

POPRAWIANIE BŁĘDÓW



błędy w dowodach wewnętrznych



przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z
utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub
liczb



wpisanie treści poprawnej i daty poprawki



złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o
ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.



nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr

27

ZAPISY W KSIĘGACH

RACHUNKOWYCH



dokonuje się w sposób trwały



bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze
dopiski lub zmiany



w sposób zapewniający ich trwałość



przez czas nie krótszy od wymaganego do
przechowywania ksiąg rachunkowych



przy użyciu komputera



stosując właściwe procedury i środki chroniące przed
zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu

 

28

ZAPISY W KSIĘGACH

RACHUNKOWYCH



w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być
powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich
sprawdzenie



dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych



w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji
w walucie polskiej i obcej



 

29

ZAPISY W KSIĘGACH

RACHUNKOWYCH



zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:



datę dokonania operacji gospodarczej,



określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu
księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego
datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,



zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że
należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub
kodów,



kwotę i datę zapisu,



oznaczenie kont, których dotyczy

30

ZAPISY W KSIĘGACH

RACHUNKOWYCH



stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:



przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie
nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty



poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie
we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą
nastąpić po zamknięciu miesiąca



przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych
dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów,
dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko
ujemnymi

31

ZAPISY W KSIĘGACH

RACHUNKOWYCH



Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:



w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub
prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera



dozwolone są tylko korekty dokonane



 przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych
dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów,
dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko
ujemnymi

ZAPIS TRANSAKCJI

ZAPIS TRANSAKCJI



etapy zapisu transakcji:

Transakcja

Transakcja

Dokument

Dokument

Dziennik

Dziennik

Sprawozdania

Sprawozdania

finansowe

finansowe

Zestawienie

Zestawienie

obrotów i

obrotów i

sald

sald

Rejestr -

Rejestr -

Księga główna

Księga główna

Księga pomocnicza

Księga pomocnicza

Wykaz

składników

aktywów

i pasywów

Wykaz

składników

aktywów

i pasywów

ZAPIS TRANSAKCJI



zapis rozpoczyna się w momencie pojawienia się

dokumentu źródłowego



podstawy zapisu księgowego



faktura sprzedaży fa sprzedaż



czek



faktura zakupu FA zakup



wydanie na zewnątrz WZ



kasa wpłaci KW

ZAPIS TRANSAKCJI



zapis w dzienniku firmy



który jest chronologicznym zapisem wszystkich
transakcji



które mają wpływ na zmianę składników
bilansu majątkowego



najczęściej występuje dziennik główny



kalendarz wszystkich transakcji w firmie

ZAPIS TRANSAKCJI



zapis w rejestrze



na kontach



dokonuje się zapisu na właściwych kontach w
rejestrze



informacje uaktualniane są okresowo

ZAPIS TRANSAKCJI



przygotowanie zestawienia obrotów i sald



proste wyszczególnienie wszystkich kont w rejestrze
firmy wraz z ich obrotami i saldami



pomaga w weryfikacji dokładności zapisów księgowych i
w sporządzaniu sprawozdań finansowych

ZAPIS TRANSAKCJI



przygotowanie sprawozdań finansowych



firmy przygotowują sprawozdania okresowe



okres sporządzenia sprawozdań finansowych
zależy od potrzeb ich użytkowników



C



o najmniej raz w roku

ZAPIS W DZIENNIKU

FIRMY



dziennik



analiza wpływu transakcji na konta, zwykle z
dołączonym opisem



chronologiczny, dzień po dniu zapis transakcji



określenie co na którym koncie



zapiszemy po stronie dt



zapiszemy po stronie ct.

Zapis w dzienniku

Zapis w dzienniku



tradycyjnie dziennik firmy zawiera:



datę i numer identyfikacyjny transakcji



konta, na których zapisujemy transakcję i
wyjaśnienie transakcji



odsyłacze - numer przypisany do kont, do których
przenosimy transakcje



kwotę zapisana po stronie dt i ct

INWENTARZ

INWENTARZ

40

INWENTARZ I JEGO ISTOTA



szczegółowe zestawienie



spisanych w jednostkach naturalnych i pieniężnych,



składników majątku



kapitałów obcych (zobowiązań) jednostki gospodarczej



musi być poprzedzony



spisem z natury wszystkich składników majątku i
zobowiązań



inwentaryzacja



a następnie ich wyceną



inwentura



sekwencji postępowania

inwentaryzacja - inwentura - inwentarz

41

INWENTARZ I JEGO ISTOTA



inwentarz sporządza się z reguły



przed zaprowadzeniem ksiąg handlowych



na koniec każdego roku obrotowego



przy zmianie właściciela



przy postawieniu jednostki gospodarczej w stan
likwidacji



inwentarz na początek działalności jednostki
gospodarczej stanowi podstawę do zestawienia bilansu



zwanego bilansem otwarcia

inwentaryzacja - inwentura - inwentarz - bilans
otwarcia

42

INWENTARYZACJA

43

INWENTARYZACJA



inwentaryzację przeprowadza się



na ostatni dzień każdego roku obrotowego

niektóre aktywa mogą być inwentaryzowane rzadziej



na dzień zakończenia działalności przez jednostkę



na dzień poprzedzający postawienie jej w stan
likwidacji lub ogłoszenia upadłości

44

FORMY INWENTARYZACJI



drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości,
porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych
oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic



drogą otrzymania od banków i uzyskania od
kontrahentów potwierdzeń prawidłowości
wykazanego w księgach rachunkowych jednostki
stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia
ewentualnych różnic



drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z
odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości
tych składników

45

Zakres inwentaryzacji

Zakres inwentaryzacji

drogą spisu ich ilości z natury



aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na
rachunkach bankowych)



papiery wartościowe w postaci materialnej



rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środków
trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do
inwestycji



a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków
trwałych w budowie



składniki aktywów, będące własnością innych
jednostek, powierzone jej do sprzedaży,
przechowania, przetwarzania lub używania,
znajdujące się w jednostce



powiadamiając te jednostki o wynikach spisu

46

ZAKRES INWENTARYZACJI

DROGĄ OTRZYMANIA POTWIERDZEŃ

PRAWIDŁOWOŚCI WYKAZANEGO W

KSIĘGACH RACHUNKOWYCH STANU



aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach
bankowych lub przechowywanych przez inne
jednostki



w tym



papiery wartościowy w formie
zdematerializowanej



należności



w tym udzielone pożyczki

47

ZAKRES INWENTARYZACJI

DROGĄ PORÓWNANIA DANYCH KSIĄG

RACHUNKOWYCH



środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,



gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości



należności spornych i wątpliwych



w bankach również należności zagrożonych,



należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących
ksiąg rachunkowych,



należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,



aktywa i pasywa nieobjęta innymi formami inwentaryzacji



aktywa i pasywa które winny zostać objęte innymi
formami inwentaryzacji



jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub
uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było
możliwe

48

DOKUMENTOWANIE

INWENTARYZACJI



przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy
odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami
ksiąg rachunkowych



ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między
stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w
księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w
księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na
który przypadał termin inwentaryzacji

49