Księgi rachunkowe – to dziennik oraz zbiory utrwalonych na papierze zapisów na kontach księgowych w postaci ksiąg, rejestrów lub luźnych kart księgowych, uzgodnionych za pomocą ustalenia obrotów i sald.
Księgi rachunkowe stosowane są przez jednostkę gospodarczą do ewidencji operacji gospodarczej stosowanej przy pełnej rachunkowości.
Rodzaje ksiąg rachunkowych:
- dziennik
- konta księgi głównej
- konta ksiąg pomocniczych
- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald ksiąg pomocniczych
- wykaz składników aktywów i pasywów
Otwarcie ksiąg rachunkowych dokonuje się w następujących momentach:
- dzień rozpoczęcia działalności
- początek następnego roku obrotowego
- dzień zmiany formy prawnej
- dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego
Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na:
- zapisie na wybranych kontach stanów początkowych z bilansu jednostki. Pozostałe księgi otwieramy zapisem pierwszych zdarzeń gospodarczych.
Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w siedzibie jednostki lub poza jednostką gospodarczą w wyspecjalizowanej firmie księgowej jeżeli spełniamy dwa warunki:
- zgłoszenie tego faktu do Urzędu Skarbowego w ciągu 15 dni
- zapewnienie pełnej dostępności do ksiąg rachunkowych
Zamknięcie ksiąg rachunkowych:
- dzień kończący rok obrotowy
- dzień zakończenia działalności, sprzedaży firmy, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego
- dzień poprzedzający zmiany formy prawnej
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na:
- podsumowaniu obrotów stron na kontach księgowych
- ustalenie salda na kontach
- przeksięgowanie sald kont wynikowych na konto „Wynik finansowy”
- ustalić wynik finansowy
- uzgodnienie obrotów i sald kont bilansowych za pomocą zestawienia obrotów i sald
- podsumowania stron w księgach
Prowadzenie ksiąg rachunkowych:
Polega na chronologicznej ewidencji wszystkich operacji w sposób czytelny i zgodny z prawdą. Każdy wpis do księgi musi być udokumentowany.
Zapisy błędne usuwamy 3 metodami:
- storno czarne – zapis błędnej kwoty po przeciwnej stronie danego konta
- storno czerwone – zapis błędnej kwoty po tej samej stronie konta w kolorze czerwonym.
- skreślenie czytelne błędnego zapisu, parafa i podpis osoby dokonującej korekty
Techniki księgowości:
- do prowadzenia ksiąg rachunkowych stosujemy 2 technik:
a. księgowanie ręczne
b. księgowanie za pomocą maszyn (maszyny księgowe lub komputery)
- stosowanie profesjonalnych programów księgowych, które muszą być legalne zakupione przez jednostkę gospodarczą.
Formy księgowości:
Tabelaryczna
- polega na prowadzenie urządzenia księgowego o nazwie „Dziennik – główna”, która jest połączeniem dwóch urządzeń księgowych
* dziennik – przeznaczony do ewidencji operacji w porządku chronologicznym
*księga główna – będąca zbiorem kont syntetycznych
Zalety:
- dużą przejrzystość i łatwość prowadzenia
- proste i szybkie prowadzenie błędów
- łatwość uzgodnienia zapisów na kontach analitycznych i syntetycznych
Wady:
- ograniczone liczba kont syntetycznych
- trudność w podziale prac księgowych
Przebitkowa
- polega na prowadzeniu luźnych kart księgowych otwartych dla każdego składnika majątku, które tworzą kartotekę księgową
Zalety:
- duża możliwość podziału pracy
- nieograniczona liczba kont księgowych
- możliwość mniejszego popełnienia błędów przy przenoszeniu zapisów na inne konta
- mniejsza pracochłonność prowadzenia ewidencji
Rejestrowa
- polega na stosowaniu do ewidencji działalności gospodarczej różnych rejestrów. Liczba rejestrów może być różna, nawet kilkanaście (zakupu, sprzedaży, bankowy, kasowy, kosztów)
Zalety:
- bieżące księgowanie dokumentów w rejestrach wg poszczególnych zagadnień
- na podstawie zapisów w rejestrach można ustalić, które operacje zostały już dokonane lub w której fazie realizacji się znajduje.
- duża przejrzystość zapisów
- łatwa kontrola i analiza ewidencji i transakcji gospodarczych
- możliwość podziału pracy
- ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych
Wady:
- skomplikowany i niedogodny układ niektórych rejestrów, co utrudnia ich prowadzenie