Księgi podatkowe
jako
księgi rachunkowe
Księgi podatkowe
jako
księgi rachunkowe
Przejście na księgi rachunkowe w ciągu
roku
Przejście na księgi rachunkowe w ciągu roku jest
niemożliwe. Osoba fizyczna ma obowiązek zaprowadzić księgi
rachunkowe od nowego roku obrotowego, jeżeli w poprzednim
roku obrotowym jej przychody wyniosły, co najmniej
równowartość w walucie polskiej 800.000 euro. Osoba
fizyczna, która nie osiągnęła ww. przychodu, może również
prowadzić księgi rachunkowe, przy czym o wyborze ksiąg
rachunkowych należy zawiadomić urząd skarbowy właściwy
w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym przed
rozpoczęciem roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości, że
otwarcia (zaprowadzenia) ksiąg rachunkowych należy
dokonać m.in. na początek każdego następnego roku
obrotowego. Czytelnik prowadząc działalność gospodarczą nie
może dokonać zmiany sposobu ewidencji w ciągu roku
obrotowego, gdyż takiej możliwości nie dopuszcza ustawa
o rachunkowości. Zmiany może dokonać wyłącznie od
nowego roku obrotowego, który w przypadku osób fizycznych
pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Dobrowolne przejście na księgi rachunkowe
Dobrowolne przejście na księgi rachunkowe spółki
jawnej osób fizycznych jest dozwolone zarówno przez przepisy
ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o pdof. Możliwość
przejścia wystąpi jednak dopiero od początku następnego roku
podatkowego, a o dobrowolnym przejściu na księgi
rachunkowe należy powiadomić naczelnika urzędu skarbowego
właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem
dochodowym przed rozpoczęciem następnego roku
obrotowego.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
po zmianie formy prawnej
Osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych
lub spółki partnerskie w pierwszym roku działalności mogą
prowadzić księgę podatkową. Dla tych podmiotów obowiązek
zaprowadzenia ksiąg rachunkowych może wystąpić dopiero
w kolejnych latach działalności - o ile w poprzednim roku ich
przychody wyniosły w walucie polskiej, co najmniej
równowartość kwoty 800.000 euro. Wynika to z ustawy o pdof.
Przepis ten ma zastosowanie jedynie w odniesieniu do
podmiotów, które w następnym roku podatkowym kontynuują
działalność w tej samej formie prawnej. W razie zmiany formy
prawnej prowadzonej działalności w trakcie roku podatkowego
do ustalenia limitu zobowiązującego do przejścia na księgi
rachunkowe od następnego roku uwzględnia się przychody
osiągnięte po tej zmianie.
Zamknięcie podatkowej księgi przychodów
i rozchodów
Przejście na księgi rachunkowe wymaga zamknięcia
podatkowej księgi przychodów i rozchodów na koniec roku
poprzedzającego przejście. Zamknięcie podatkowej księgi
przychodów i rozchodów następuje z uwzględnieniem
przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia
podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokonywane jest
ono w drodze podsumowania kolumn księgi za cały rok oraz
wpisania do księgi stanów składników aktywów (towarów
handlowych, materiałów, surowców, półwyrobów, produkcji
w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów). Stany te
powinny być potwierdzone spisem z natury i wycenione
według zasad określonych w ww. rozporządzeniu. Celem
powyższego jest ustalenie rzeczywistego kosztu zużycia tych
składników aktywów w działalności gospodarczej w ciągu
danego roku oraz ustalenie faktycznie osiągniętego dochodu
z prowadzonej działalności. Dochód ustalany jest w sposób
określony w ustawie o pdof.
Zapoznanie się z zasadami rachunkowości
Na początek warto wiedzieć, z jakimi czynnościami
wiąże się rachunkowość. Jest to określone ustawie
o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem
rachunkowość jednostki obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku
chronologicznym i systematycznym,
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku
finansowego,
5) sporządzanie sprawozdań finansowych,
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych
oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
7) poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych
w przypadkach przewidzianych ustawą.
Księgi mogą być prowadzone w siedzibie jednostki lub też ich
prowadzenie może być powierzone uprawnionej do tego osobie
albo firmie poza siedzibą jednostki (np. biuru rachunkowemu).
W przypadku prowadzenia ksiąg poza siedzibą jednostki, np.
przez biuro rachunkowe, kierownik jest obowiązany powiadomić
właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg
w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg. Co ważne,
odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie
rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru,
również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie
rachunkowości
-
z wyłączeniem
odpowiedzialności
za
przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury -
zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą, ponosi kierownik
jednostki.
Tworzenie dokumentacji zasad
rachunkowości
Ważnym elementem ewidencji rachunkowej jest
dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady
rachunkowości. Obowiązek posiadania tej dokumentacji
wynika ustawy o rachunkowości. Dokumentację tę należy
opracować jeszcze przed otwarciem ksiąg rachunkowych -
będzie to, więc jedna z pierwszych czynności, do których
wykonania jednostka powinna się właściwie przygotować.
Dokumentacja ta powinna w szczególności zawierać:
1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład
okresów sprawozdawczych - w przedsiębiorstwach osób
fizycznych będzie to zawsze rok kalendarzowy,
2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku
finansowego, w zakresie, w jakim ustawa pozostawia prawo
wyboru,
3) określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym
zakładowy plan kont,
4) opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym
dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów
stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Integralną częścią dokumentacji opisującej przyjęte zasady
(politykę) rachunkowości jest zakładowy plan kont. Obejmuje
on wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte zasady
klasyfikacji
zdarzeń
oraz
zasady
prowadzenia
ksiąg
pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami
księgi głównej. Każda jednostka wykaz kont ustala we własnym
zakresie - powinien być on dostosowany do jej specyfiki
i wielkości. Zakładowy plan kont powinien umożliwić jednostce
m.in. grupowanie operacji w księgach rachunkowych w taki
sposób, aby wynikające z nich dane - rzetelnie i jasno
przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik
finansowy
-
były
podstawą
sporządzania
rocznego
sprawozdania finansowego, deklaracji i zeznań podatkowych.
Do opracowania własnego zakładowego planu kont jednostki
mogą wykorzystać wzorcowe plany kont.
Zakładanie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów
księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które
tworzą:
- dziennik (w którym ujmuje się w porządku chronologicznym
zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym,
na podstawie dowodów księgowych),
- księgę główną (konta księgi głównej zawierające
chronologiczne zapisy o zdarzeniach - zarejestrowanych
uprzednio lub równocześnie w dzienniku - w ujęciu
systematycznym, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu),
- księgi pomocnicze (czyli tzw. analityka; konta ksiąg
pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem
i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzone
m.in. dla środków trwałych, środków trwałych w budowie,
wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków
z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, operacji
sprzedaży i zakupu),
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej (sporządzane
na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż
na koniec miesiąca na podstawie zapisów na kontach tej
księgi) oraz sald kont ksiąg pomocniczych (sporządzane co
najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych na
podstawie zapisów na kontach tych ksiąg, przy czym na dzień
inwentaryzacji sporządza się zestawienie sald
inwentaryzowanej grupy składników aktywów),
- wykaz składników aktywów i pasywów (czyli inwentarz, który
sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg
rachunkowych w sposób określony ustawą o rachunkowości;
w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie
obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont
ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych).
Sporządzanie i wycenianie inwentarzarza
Na koniec roku podatkowego zamykamy księgę
podatkową, sporządzamy i wyceniamy spis z natury
i wpisujemy go do księgi podatkowej oraz ustalamy dochód
do opodatkowania. Potem przystępujemy do czynności
związanych już z księgami rachunkowymi. Jednostka ma
obowiązek sporządzić „Wykaz składników aktywów
i pasywów (inwentarz)” potwierdzony ich inwentaryzacją.
Można się w tym celu posłużyć spisem z natury towarów,
materiałów i produkcji w toku sporządzanym dla celów
prowadzenia księgi podatkowej na dzień 31 grudnia, jednak
trzeba go uzupełnić m.in. o spis z natury środków trwałych
czy środków pieniężnych w kasie. Stan środków pieniężnych
zgromadzonych na rachunkach bankowych należy
zinwentaryzować drogą otrzymania potwierdzeń od banków.
Natomiast drogą uzyskania od kontrahentów
potwierdzeń należy ustalić stan należności z tytułu dostaw
i usług, wielkość udzielonych pożyczek, rodzaj i wielkość
powierzonych kontrahentom własnych składników majątku.
Inwentaryzację pozostałych składników majątku (aktywów)
oraz zobowiązań (pasywów) przeprowadza się na podstawie
posiadanych przez jednostkę dokumentów i weryfikacji
realnej wartości tych składników. „Wykaz aktywów i pasywów
(inwentarz)” po zaakceptowaniu przez kierownika jednostki
będzie stanowić podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych na
dzień rozpoczęcia ewidencji w oparciu o ustawę
o rachunkowości. Pozycje inwentarza powinny stanowić
odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu
otwarcia. Różnica między wartością wszystkich aktywów
a wartością ustalonych zobowiązań stanowi kapitał właściciela
(właścicieli).
Dokonywanie pierwszych zapisów
w księgach rachunkowych
Otwarcie ksiąg rachunkowych na dzień 1 stycznia polega na
zaewidencjonowaniu na kontach księgi głównej (kontach
syntetycznych) składników aktywów i pasywów. W tym celu
na podstawie danych z „Wykazu aktywów i pasywów
(inwentarza)” można sporządzić dowód wewnętrzny „PK -
polecenie księgowania”.
Dowód wewnętrzny (PK) wystawiony w oparciu o ten
wykaz powinien zawierać, co najmniej:
1) datę sporządzenia,
2) treść operacji,
3) wartość wprowadzanego salda (wartość składnika
aktywów lub pasywów),
4) symbol i stronę (Wn lub Ma) konta, na które ma być
wprowadzone saldo początkowe,
5) datę księgowania.
W dowodzie tym ujmuje się poszczególne składniki majątku
(aktywa)
i źródła
jego
finansowania
(pasywa)
na
odpowiednich
kontach
syntetycznych
określonych
w opracowanym przez jednostkę zakładowym planie kont.
Otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej
15 stycznia. Równolegle do otwarcia kont księgi głównej
(kont syntetycznych) jednostka powinna otworzyć konta
ksiąg
pomocniczych
(konta
analityczne)
w zakresie
i szczegółowości wynikającej z potrzeb jednostki określonej
w zakładowym planie kont.
Funkcja ksiąg rachunkowych i ksiąg
podatkowych
Podstawową funkcją ksiąg rachunkowych jest prawidłowe
rejestrowanie operacji gospodarczych, notowanie zmian w
składnikach majątkowych źródłach ich pochodzenia a także
umożliwienie prawidłowego ustalenia wyniku finansowego
podmiotu. Natomiast podstawową funkcja ksiąg podatkowych jest
ewidencjowanie zdarzeń gospodarczych w sposób pozwalający na
prawidłowe ustalenie zobowiązania podatkowego.
Literatura
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym
od osób fizycznych
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003
r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
przychodów i rozchodów
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN- Ksiega podatkowa
bez tajemnic