Projekt

„Magiczny

wieczór”

O firmie

Jesteśmy

przedstawicielami

firmy

MOTOWORLD. Od wielu lat działamy na Polskim
rynku w branży motoryzacyjnej. Zajmujemy się
produkcją

samochodów

oraz

akcesoriów

motoryzacyjnych. Nasza siedziba główna znajduje się
w Katowicach, a ponadto posiadamy 16 oddziałów w
całym kraju.

Niewątpliwym atutem jest atmosfera panująca w
naszej firmie i jej oddziałach. Inwestujemy w
młodych pracowników i cenimy sobie pracowników z
długim stażem pracy. Jako właściciele, chcemy
zagwarantować naszemu personelowi możliwość
rozwoju, a także umożliwić wzajemne poznanie oraz
nawiązanie przyjaźni.

Jesteśmy

przekonani,

że

relacje

pomiędzy

pracownikami mają również wpływ na jakość pracy.
Dlatego postanowiliśmy stworzyć i zrealizować
projekt, którego celem jest poznanie pracowników z
każdego szczebla hierarchii naszej organizacji.

O projekcie

Projekt, który chcemy zrealizować nosi nazwę:
„Magiczny wieczór”. Dlaczego „Magiczny wieczór”?
Ponieważ zbliża się impreza Andrzejkowa, a co za
tym idzie jest to świetna okazja, do zorganizowania
i zintegrowania naszych pracowników. Nie chcemy
jednak organizować tej imprezy wyłącznie dla
samych pracowników, dlatego postanowiliśmy
zaprosić naszych podwładnych wraz z ich rodzinami
oraz urozmaicić ten bankiet o wróżby, różnego
rodzaju zabawy etc.

Szczegółowe informacje:

Data
29 listopad 2009r. godzina 18.00

Miejsce
Restauracja „Ania z Zielonego Wzgórza” w
Tarnowskich Górach (ul. Opolska 72, 42-600
Tarnowskie Góry). Wyjazd: Katowice ul. Stawowa
godzina. 17:30

Plan imprezy

Plan imprezy wygląda następująco:

Impreza będzie składać się z części oficjalnej
i artystyczno – rozrywkowej, a mianowicie:

•Przywitanie gości przez Dyrektora firmy
MotoWorld

•Powrót do przeszłości, czyli krótka Historia
Andrzeja i Katarzyny – inicjatorów wróżb dla
panien i kawalerów.

•Wróżby i zabawy dla dzieci i dorosłych

•Śpiewy, tańce.

•Ciepła kolacja i inne przekąski

Cele

Wyróżniliśmy cele, które są nieodłącznym
elementem, każdej prowadzonej działalności.

Cele główne

•Integracja świeżo przyjętych pracowników
oraz tych z długim stażem pracy

• Lepsze poznanie pracowników, sztabu
zarządczego

firmy,

w

tym

Prezesa

i

Dyrektora.

Cele poboczne

• Poznanie rodzin pracowników, stworzenie
miłej atmosfery, która będzie towarzyszyć
zarówno w pracy, jak i po ich godzinach,
nawiązanie kontaktów, przyjaźni.

•Ukazanie

firmy

MotoWorld,

jako

przedsiębiorstwa, które dba o pracowników,
ich rozwój kulturowy oraz wzajemne, dobre
kontakty na poziomie pracownik – pracownik,
jak i pracownik - szef.

Zakres produktowy i zakres

działań

Co zaoferujemy swoim gościom oraz jakie działania musimy
wykonać, aby projekt „Magiczny wieczór” mógł zostać
zrealizowany?

Zakres produktowy

-Sala restauracyjna, z wystrojem oraz miejsce na zabawy, tańce
i wróżby
-Zespół muzyczny Janusz Musiał „ Music Master ”, który
będzie zarazem prowadzącym imprezę
-Obsługa cateringowa A. Ziembiewicz oraz napoje.
-Obsługa punktów przeznaczonych do wróżb i zabaw.
-Transport z i do miejsca docelowego.
-Posiłki i przekąski dla wszystkich.
-Ubezpieczenie wszystkich uczestników imprezy

Przewidywane wróżby i zabawy:
Lanie wosku, Buty, Liczby, Imiona, Mikrofon dla wszystkich,
Taneczne zabawy rodzinne i wiele innych.

Zakres działań

•Ustalenie miejsca, gdzie ma odbyć się impreza

•Wynajem restauracji „Ania z Zielonego Wzgórza”

•Rozmowy dotyczące wynajmu sali

•Zawarcie pisemnej umowy z restauracją

•Ustalenie transportu dla gości

•Ustalenie liczby potrzebnych autokarów

•Wybór autokarów

•Nawiązanie kontaktu z firmą transportową „TransZbych”

•Zawarcie umowy z firmą „TransZbych”

•Wybór zespołu odpowiedzialnego za obsługę muzyczną

•Nawiązanie kontaktu z obsługą muzyczną wraz ze sprzętem muzycznym

•Opracowanie wytycznych dotyczących repertuaru

•Zawarcie umowy z grupą muzyczną

•Ustalenie składu grupy cateringowej

•Nawiązanie kontaktu z obsługą cateringową

•Ustalenie jadłospisu

•Opracowanie wytycznych dotyczących kwestii gastronomii

•Zawarcie umowy z firmą cateringową

•Stworzenie listy zakupów: napoje

•Zakup napojów

•Ustalenie składu ekipy odpowiedzialnej za wystrój Sali

•Nawiązanie kontaktu z architektami wnętrz

•Opracowanie wytycznych dotyczących wystroju Sali

Zakres działań c.d.

•Stworzenie listy zakupów niezbędnych do dekoracji

•Zakup materiałów do dekoracji

•Ustalenie rozmieszczenia stołów

•Ustalenie przydziału miejsc przy stołach

•Zawarcie umowy z firmą dekorującą wnętrza

•Ustalenie składu zespołu odpowiedzialnego za przeprowadzenie
wróżb i zabaw

•Zatrudnienie personelu, odpowiedzialnego za przeprowadzenie
imprezy( w tym wróżb i zabaw)

•Opracowanie wytycznych dotyczących przeprowadzenia imprezy

•Stworzenie listy potrzebnych przedmiotów do przeprowadzenia
imprezy

•Stworzenie planu imprezy

•Zakup produktów niezbędnych do przeprowadzenia imprezy

•Opracowanie wytycznych dotyczących przeprowadzenia imprezy

•Ustalenie składu liczby ochroniarzy

•Nawiązanie kontaktu z agencją ochrony

•Ustalenie kwestii dotyczących bezpieczeństwa

•Podpisanie umowy z agencją ochrony

•Ustalenie składu zespołu odpowiedzialnego za utrzymanie czystości

•Nawiązanie kontaktu z firmą sprzątającą

•Opracowanie wytycznych dotyczących utrzymania czystości

Zakres działań c.d.

•Zawarcie umowy z ekipą sprzątającą

•Ustalenie składu odpowiedzialnego za wykonanie i wysyłkę zaproszeń oraz
plakatów

•Zatrudnienie personelu

•Stworzenie ostatecznej listy uczestników imprezy

•Ustalenie wytycznych dotyczących zaproszeń

•Graficzne zaprojektowanie zaproszeń

•Stworzenie listy potrzebnych produktów do wykonania zaproszeń

•Zakup produktów

•Naniesienie danych osobowych na zaproszenia

•Wydruk zaproszeń

•Pakowanie zaproszeń

•Wysyłka zaproszeń

•Ustalenie liczby plakatów

•Ustalenie wytycznych dotyczących plakatów

•Stworzenie listy produktów potrzebnych do wykonania plakatów

•Zakup produktów

•Graficzne zaprojektowanie plakatów

•Wydruk plakatów

•Rozwieszenie plakatów

Graficzne przedstawienie schematu

działania

ORGANIZOWANIE IMPREZY

ANDRZEJKOWEJ DLA

PRACOWNIKÓW

WYNAJEM:

ZAWARCIE UMÓW:

ZATRUDNIENIE

PERSONELU:

ZAKUPY:

WYNAJEM RESTAURACJI

ANIA Z ZIEONEGO

WZGÓRZA

WYNAJEM AUTOKARÓW

„TRANS ZBYCH”

WYNAJEM FIMY

SPRZĄTAJĄCEJ

ZAKUP MATERIAŁOW DO

PRZEPROWADZENIA GIER I

ZABAW

ZAKUP MATERIAŁOW

DO DEKORACJI

WNĘTRZ

ZAKUP NAPOJÓW

ZAWARCIE UMOWY Z OBSŁUGĄ
MUZYCZNĄ – ZESPOŁEM MUSIC-
MASTER

ZAWARCIE UMOWY Z OBSŁUGĄ

KATERINKOWĄ

ZAWARCIE UMOWY Z

RESTAURACJA

ZAWARCIE UMOWY Z

FIRMĄ TRANSPORTOWĄ

ZATRUDNIENIE

PERSONELU DO

PROWADZENIA ZABAW I

WRÓŻB

ZATRUDNIENIE

PERSONELU DO
DEKORACJI SALI

ZATRUDNIENIE

PERSONELU DO
ROZWIESZANIA

PLAKATÓW

PROMOCJA IMPREZY:

ORGANIZACJA

IMPREZY:

PRZYGOTOWANIE

ZAPROSZEŃ:

PRZYGOTOWANIE

PLAKATÓW:

SPORZĄDZENIE LISTY

GOŚCI

WYSŁANIE

ZAPROSZEŃ

WYKONANIE
ZAPROSZEŃ

ZAPROJEKTOWANIE

ZAPROSZEŃ

ZAPROJEKTOWANIE

PLAKATÓW

ROZWIESZENIE

PLAKATÓW

WYDRUKOWANIE

PLAKATÓW

STWORZENIE PLANU

IMPREZY

USTALENIE

REPERTUARU

USTAWIENIE STOŁÓW

ORAZ USTALENIE MIEJSC

WYNAJEM ARCHITEKTA

WNĘTRZ

ZAPROJEKTOWANIE

WYSTROJU SALI

WYKONANIE

WYSTROJU SALI

KOORDYNOWANIE

PRAC

OPRACOWANIE
PLANU IMPREZY

STWORZENIE

HARMONOGRAMU DLA

PERSONELU

OBBOBSŁUGUJĄ

WYNAJEM FIRMY

OCHRONIARSKIEJ

WYNAJEM SPRZĘTU

OŚWIETLENIOWEGO

INSTALACJA

OŚWIETLENIA

WYNAJEM FIRMY

CATERINGOWEJ

ZAKUP MATERIAŁÓW DO

STWORZENIA

ZAPROSZEN ORAZ

PLAKATÓW

ZAWARCIE UMOWY Z
FIRMĄ SPRZĄTAJĄCĄ

ZAWARCIE UMOWY Z

FIRMĄ

OCHRONIARSKĄ

ZATRUDNIENIE

PERSONELU DO

DORĘCZENIA

ZAPROSZEŃ

ZAWARCIE UMOWY Z

FIRMĄ

UBEZPIECZENIOWĄ

WYNAJEM ZESPOŁU

MUSIC-MASTER

Ocena ryzyka

Do głównych czynników ryzyka przy realizacji naszego
projektu zaliczyliśmy (potencjalne ryzyko w %):

-Brak prądu(45%)
-Nieobecność z przyczyn losowych organizatorów imprezy(9%)

-Wypadek lub awaria autokaru(24%)
-Zatrucie lub inna epidemia choroby tuż przed imprezą(10%)
-Oszustwo jednej z firm wynajętych na tę okazję(50%)
-Informacja o podłożeniu bomby w restauracji lub w jej

pobliżu(9%)
-Podanie uczestnikom błędnych informacji dotyczących dnia lub

miejsca imprezy(20%)
-Awaria wodna na miejscu imprezy(16%)
-Wypadek uczestnika podczas zabaw i tańców(24%)
-Pożar w restauracji lub w pobliżu(40%)
-Śmierć i pogrzeb jednego z pracowników w dniu imprezy(9%)

Po podsumowaniu potencjalna strata wyniosłaby: 23.700zł

Dziękujemy za

uwagę!

Justyna Drzewiecka

Magda Hadyk

Michał Polowy