ZASADA PARETO

ZASADA PARETO

&

&

METODA ABC

METODA ABC

SŁAWOMIR POŁOWNIAK

SŁAWOMIR POŁOWNIAK

SABINA SIATECKA

SABINA SIATECKA

RAFAŁ SOBECZKO

RAFAŁ SOBECZKO

GRUPA A1

GRUPA A1

Zasada Pareto

Zasada Pareto

(

(

Zasada 80/20 lub 80 na 20

Zasada 80/20 lub 80 na 20

)

)

Kim był?

Kim był?

Markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto urodzony w 1848

Markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto urodzony w 1848

roku włoski ekonomista i socjolog.

roku włoski ekonomista i socjolog.

W zakresie ekonomii jego

W zakresie ekonomii jego

najważniejsza praca to

najważniejsza praca to

Kurs ekonomii politycznej

Kurs ekonomii politycznej

(1896), a w

(1896), a w

socjologii

socjologii

Traktat socjologii ogólnej

Traktat socjologii ogólnej

(1916).

(1916).

Vilfredo Pareto, badając strukturę własności dóbr materialnych

Vilfredo Pareto, badając strukturę własności dóbr materialnych

społeczeństwa odkrył pewną prawidłowość, a mianowicie, iż 80%

społeczeństwa odkrył pewną prawidłowość, a mianowicie, iż 80%

całkowitego majątku kraju znajduje się w rękach zaledwie 20%

całkowitego majątku kraju znajduje się w rękach zaledwie 20%

społeczeństwa.

społeczeństwa.

Określenia "

Określenia "

zasada Pareto

zasada Pareto

" pierwszy raz użył Joseph Juran,

" pierwszy raz użył Joseph Juran,

amerykański teoretyk zarządzania, w 1941 roku w swoich

amerykański teoretyk zarządzania, w 1941 roku w swoich

badaniach nad jakością. Juran zauważył wówczas, iż 80%

badaniach nad jakością. Juran zauważył wówczas, iż 80%

problemów powodowanych jest przez 20% przyczyn.

problemów powodowanych jest przez 20% przyczyn.

Na przełomie XX i XXI wieku Richard Koch wydał kilka książek

Na przełomie XX i XXI wieku Richard Koch wydał kilka książek

dotyczących zasady Pareta i jej zastosowań w różnych

dotyczących zasady Pareta i jej zastosowań w różnych

dziedzinach życia. Uznał on m.in teorię ewolucji za szczególny

dziedzinach życia. Uznał on m.in teorię ewolucji za szczególny

przykład tej zasady.

przykład tej zasady.

Zasada Pareto mówi, że w zbiorowości niejednorodnej 20 % elementów

Zasada Pareto mówi, że w zbiorowości niejednorodnej 20 % elementów

reprezentuje 80 % skumulowanej wartości cechy, ze względu na którą

reprezentuje 80 % skumulowanej wartości cechy, ze względu na którą

jest ona rozpatrywana

jest ona rozpatrywana

W przypadku przedsiębiorstwa turystycznego np.

W przypadku przedsiębiorstwa turystycznego np.

•

20 % usług zapewnia 80 % obrotów,

20 % usług zapewnia 80 % obrotów,

•

80 % zamówień pochodzi od 20 % klientów

80 % zamówień pochodzi od 20 % klientów

Regule tej podlegać mogą takie zjawiska jak: wnioski pracownicze, prace

Regule tej podlegać mogą takie zjawiska jak: wnioski pracownicze, prace

badawcze, fluktuacja kadr. Stosowanie zasady jest ważne w kierowaniu,

badawcze, fluktuacja kadr. Stosowanie zasady jest ważne w kierowaniu,

gdyż zmusza do filtrowania natłoku informacji i wyciągania z nich

gdyż zmusza do filtrowania natłoku informacji i wyciągania z nich

jedynie najbardziej istotnych i wartościowych. Kierując się tą zasadą

jedynie najbardziej istotnych i wartościowych. Kierując się tą zasadą

należy wyszukiwać te czynności które przynoszą największe efekty

należy wyszukiwać te czynności które przynoszą największe efekty

pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze

pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze

działania.

działania.

Analiza Pareto nadaje się do uporządkowania i przeanalizowania

Analiza Pareto nadaje się do uporządkowania i przeanalizowania

wcześniej zebranych danych. Stosuje się ją kiedy naszym celem jest

wcześniej zebranych danych. Stosuje się ją kiedy naszym celem jest

przeciwdziałanie:

przeciwdziałanie:

1. Zjawiskom negatywnym o największej częstotliwości występowania.

1. Zjawiskom negatywnym o największej częstotliwości występowania.

2. Zjawiskom przysparzającym największych kosztów.

2. Zjawiskom przysparzającym największych kosztów.

Przykłady zasady Pareto:

•

20% kierowców powoduje 80% wypadków

•

80% efektywności naszej pracy możemy

uzyskać
dzięki poświęceniu uwagi wybranym 20%
zadań,
które mamy do wykonania

•

20% powierzchni dywanu przypada na 80%

zużycia

•

20% ludzi czyta 80% książek

Czas - 20 procent naszego czasu daje 80 procent rezultatów
Doradztwo - 20 procent ludzi zabiera nam 80 procent naszego czasu
Produkty - 20 procent produktów przynosi 80 procent zysków
Praca - 20 procent pracy daje nam 80 procent satysfakcji
Mowa - 20 procent wystąpienia publicznego wywołuje 80 procent
efektu
Donacje - 20 procent donatorów przekazuje 80 procent kwot
Przywództwo - 20 procent ludzi podejmuje 80 procent decyzji
Piknik - 20 procent uczestników zje 80 procent prowiantu

Przykład:

Załóżmy hipotetyczną sytuację, dwie osoby uczą się na
egzamin:

1. Dorota ma przed sobą dwie książki i notatki (30 str.) i ślęczy już
od trzech
dni, próbując wszystko zrozumieć i wszystkiego się nauczyć.

2. Tomek natomiast ma streszczone notatki (6 str.) i dwa rozdziały
skserowane z książki i nauczył się wszystkiego na dzień przed
egzaminem.

Dorota ledwo zdaje egzamin na 3, a Tomek zdaje na 4. Dlaczego? -
ponieważ Dorota nie wiedziała czego dokładnie trzeba się nauczyć,
a Tomek wiedział i wybrał tylko to co rzeczywiście miało być na
egzaminie.
Tomek wiedział czym jest to 20%, która część to ta właściwa i którą
trzeba się zająć, aby uzyskać 80% efektów (w tym wypadku oceny).
Dorota natomiast nie wiedziała i próbowała się nauczyć
wszystkiego co nie było możliwe w takim czasie.

Zastosowanie zasady:

Dobrze jest wybierać te rzeczy i te czynności, które przynoszą najwięcej
efektów. Taki optymalny wybór pozwala na osiągnięcie znacznie
większych efektów,
bo robimy tylko to co rzeczywiście jest potrzebne. Zasada pozwala
wybierać priorytety oraz ułatwia organizację czasu, przez co osiągamy
maksymalne wyniki
w minimalnym czasie. Ułatwia też organizację pracy w grupie, zależnie
od użyteczności i umiejętności jej członków.

Zasada 80/20 Pareto znalazła praktyczne zastosowanie również w
biznesie
w tzw. metodach portfelowych analizy potencjału strategicznego
przedsiębiorstw,
jak też w badaniach marketingowych oraz w życiu codziennym
(mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty)

Czy zawsze 80/20?

Są to wartości przybliżone, można powiedzieć – obrazowe. Czasem
jest to stosunek 75/25, innym razem 82/18. Liczb 80 i 20 nie należy
traktować jako jedyne słuszne, są one tylko najczęściej pojawiające
się w obserwacjach,
równie dobrze może to być inna proporcja. Słuszne w tej zasadzie jest
to,
że nie zdarza się aby 100% nakładów przynosiło 100% efektów.
Zasadę zaostrzył P. Drucker. Według niego niewielka liczba zdarzeń
(10 %) decyduje o 90 % wszystkich wyników i odwrotnie.

Diagram Pareto

Diagram Pareto jest narzędziem umożliwiającym hierarchizacje
czynników wpływających na badane zjawisko. Jest on
graficznym obrazem, pokazującym zarówno względny, jak i
bezwzględny rozkład rodzajów błędów, problemów lub ich
przyczyn.

Diagram Pareto tworzymy wg następujących wytycznych:

1. Zebrać całkowite dane o badanym zjawisku jako jego
charakterystyki.
2. Uszeregować przyczyny od najbardziej do najmniej znaczącej.
3. Wyznaczyć skumulowane wartości każdej przyczyny, tj. udziały
procentowe w stosunku do całości zjawiska.
4. Oznaczyć na osi pionowej (Y) wartości (ilości) przyczyn oraz
udziały
procentowe.
5. Oznaczyć na osi poziomej (X) przyczyny od największej do
najmniejszej
wartości idąc od lewej do prawej (porządek malejący)
6. Narysować wykresy słupkowe dla każdej przyczyny – tzw. wykres
Pareto.
7. Oznaczyć punkty odpowiadające wartościom skumulowanym i
połączyć je
linią – tzw. krzywa Lorenza.
Przeanalizować otrzymany wykres, sformułować wnioski dotyczące
poprawy badanego zjawiska, w miarę potrzeby wprowadzić
działania korygujące

Prosty przykład diagramu Pareto, ukazującego na

hipotetycznych danych przyczyny spóźnień do pracy.

Wykres Pareto jest stosowany do wyznaczania rozkładu błędów,
problemów lub ich przyczyn. Wiadomo że w większości przypadków klika
typów błędów, stanowi większość wszystkich typów błędów. Jest zwykle
stosowany w pierwszej kolejności jako metoda poprawy jakości, gdyż
koncentruje uwagę na w pierwszej kolejności na podstawowych błędach.
Okazuje się również użyteczny przy nawiązywaniu współpracy z innymi
ludźmi i skupienia ich wokół rozwiązywanych wspólnych problemów.

METODA ABC

Metoda jest odmianą zasady Pareto. Jest metodą porządkowania oraz
grupowania elementów analizowanych podzbiorów ze względu na
wybrane kryterium. Nazwa metody wynika z tego, że wyłaniamy trzy
podzbiory oznaczone literami A, B, C.

Podzbiór A – ma największe znaczenie, a podzbiór C – najmniejsze
znaczenie z punktu widzenia przyjętego kryterium porządkowania.

Metoda ta służy do przeliczania i pokazania na wykresie poszukiwanej
relacji czy jest to klasyczny rozkład 20-80, czy nieco inny np. 30-70.

Metoda ta może służyć do rozwiązywania niektórych problemów
natury organizacyjnej m.in.:

•

redukcji zbędnych kosztów

•

racjonalizacji formularzy i dokumentacji

•

przestrzennego rozplanowania procesów produkcyjnych

•

wyboru przedmiotu badania w ramach ogólniejszych metod

organizatorskich
np. analizy wartości

Metoda ABC składa się z trzech etapów.

ETAP I
To obserwacja i rejestracja faktów. Obserwacja może obejmować wszystkie
elementy badanej zbiorowości (np. wyroby, operacje, zlecenia itp.) lub tylko pewną
ich frakcję.
Celem postępowania w pierwszym etapie jest ustalenie wartości cechy, przyjętej
jako kryterium, u elementów objętych badaniem (np. jeśli badamy ogół zużycia
formularzy stosowanych w instytucji z punktu widzenia zużycia druków należy
najpierw ustalić roczne zużycie każdego typu formularza z osobna).

ETAP II
Etap drugi obejmuje klasyfikacje danych uzyskanych w etapie pierwszym.
Dane te porządkujemy wg malejącej wartości cechy a następnie tworzy się ciąg
rosnący poprzez kumulowanie wartości uprzednio uporządkowanych. W dalszym
ciągu wyznacza się zarówno kumulowane liczby elementów jak i kumulowane
wartości cechy w liczbach względnych przyjmując za 100% łączną liczbę elementów
oraz maksymalną skumulowaną wartość cechy.

ETAP III
W końcowym etapie wykreśla się układ współrzędnych, wyposażając jego osie w
skale procentowe. Na osi odciętych (X) nanosi się kumulowany udział procentowy
ilości elementów,
a na osi rzędnych (Y) odpowiednio kumulowany udział procentowy wartości cechy.
Dla tych współrzędnych wyznacza się kolejne punkty. Poprzez naniesione na układ
współrzędnych punkty wykreśla się krzywą, a następnie wydziela trzy strefy
(podzbiory) :

STREFA A – dla której ok 20% elementów reprezentuje ok 80% skumulowanej
wartości cechy
STREFA B – dla której ok 30% elementów reprezentuje ok 10% skumulowanej
wartości cechy
STREFA C – dla której ok 50% elementów reprezentuje ok 10% skumulowanej
wartości cechy

METODA ABC KROK PO KROKU

1. Obliczanie procentowych wskaźników udziału analizowanych elementów

w wielkości przyjętej jako kryterium oceny ich znaczenia.

2. Porządkowanie elementów wg malejących wskaźników udziału.

3. Obliczenie skumulowanych wskaźników

udziału.

4. Zobrazowanie wyników w układzie współrzędnych, gdzie na osi X

wyszczególnia się uporządkowane elementy, a na osi Y skumulowane
wskaźniki udziału.

5. Wydzielenie podzbiorów A, B, C przyjmując za granicę zamykającą

strefę A element x położony najbliżej wskaźnika 40%, a za granicę

zamykającą przedział B element położony najbliżej 80%.

WYKRES METODY ABC

Następnie sporządzamy interpretację uzyskanego wykresu.
Zazwyczaj strefa A zawiera kluczowe elementy o zasadniczym dla danej zbiorowości
znaczeniu.
Na tej strefie powinna skupiona być uwaga kierownika.
Elementy strefy B bierze się pod uwagę jeśli mają znaczenie przyszłościowe.
Strefa C zawiera elementy o znaczeniu marginesowym (np. zawierają informacje mniej
istotne
dla kierownika).

Metoda ABC może być także wykorzystana do wyznaczenia kluczowych operacji czy
procesów, które ze względu na ich ważność powinny być wnikliwie i dokładnie kontrolowane,
lub odwrotnie z uwagi na nikłe znaczenie mogą być kontrolowane wyrywkowo lub wcale.

SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE TWORZENIA WYKRESU ABC

Zbiera się całkowite dane o badanych zjawiskach i dla wygody nadaje się im
symbole.

Następnie należy uszeregować badane elementy malejąco, od najbardziej do
najmniej znaczących (np. badając czasochłonność → od zajmujących najwięcej
czasu do najmniej go zajmujących). Teraz należy dobudować kolejny wiersz:
„Suma”.

Teraz tworzy się dodatkową kolumnę, w której daną wartość zamienia się na
procenty. Najłatwiej tworzy się to na zasadzie proporcji.

Następnie dobudowuje się kolejną kolumnę i tworzy się w niej tzw. szereg
skumulowany (pierwszą wartość z kolumny „Udział procentowy się przepisuje, a
następnie do tej wartości dodaje się następną itd., np. 45,61 + 31,58 = 77,19;
77,19 + 10,53 = 87,72 itd).

Następnym krokiem jest stworzenie krzywej koncentracji. Na osi X zaznaczamy

badany element (tu przydają się symbole, które nadaliśmy w pierwszym kroku),

a na osi Y dane z kolumny „% skumulowany”.

Koncentracja jest tym wyższa, im linia łącząca kolejne słupki jest odchylona w

lewo.

Obszar znajdujący się pod krzywą koncentracji można umownie podzielić
odcinkami pionowymi na trzy strefy oznaczone od lewej strony jako kolejne strefy
A, B i C.
Punkty rozgraniczenia podanych stref są umowne i zależą przede wszystkim od
kształtu krzywej koncentracji. Im wyższy stopień koncentracji, tym bardziej
odcinek wyznaczający strefę A jest przesunięty w lewą stronę i odwrotnie.
Kluczową strefą w badaniach jest strefa A, to do tej strefy nawiązują
sygnalizowane wcześniej relacje („10-90”, „5-95” czy „20-80”).
W naszym przykładzie strefę A wyznaczają elementy D oraz B (tu, gdzie wartości
rosną bardzo szybko), strefę B elementy E oraz C (tu, gdzie wartości rosną, ale już
wolniej nic w strefie A), natomiast strefą C są elementy A oraz F (tu, gdzie wzrost
jest bardzo powolny).

Wyniki interpretuje się następująco (na podstawie
przykładu):
23 % czynności pochłania 77 % całego czasu.
Należy szczególnie uważać na czynności D i B, ponieważ
pochłaniają one najwięcej czasu. Gdyby z jakiś powodów
czas wykonywania tych czynności się przedłużył, to
najprawdopodobniej zabrakłoby go dla innych – nie mniej
ważnych – czynności. Dlatego też wskazane jest
poszukiwanie rozwiązań zwiększających efektywność
telemarketingu (np. szkolenia z tego zakresu) oraz
przygotowania ofert
(np. stworzenie szablonów – jeśli jest to możliwe lub
katalogów
z pełną ofertą itp.).

Stosowanie zasady Lorenza-Pareto-Druckera i związanej z nią
techniki ABC jest szczególnie przydatne i efektywne, kiedy
zmuszeni jesteśmy działać selektywnie (np. pod silnym
naciskiem ograniczenia czasowego czy kapitałowego).

PODSUMOWANIE

Omówione przez nas zasady Pareto i ABC jasno pokazują, w którym
kierunku należy podejmować działania naprawcze, by uzyskać
maksymalny efekt,
a także co należy pomijać, na czym zbędnie się nie koncentrować,
które przyczyny nie mają istotnego wpływu na występujące
uszkodzenia
czy niezgodności.

Zasady te mogą być stosowane w przeróżnych dziedzinach, mają
szerokie zastosowanie w ogólnym zarządzaniu, np. zapasów
magazynowych,
wartości sprzedaży w odniesieniu do wyrobów lub kierunków
sprzedaży.
Doskonale nadają się do uporządkowania, a następnie do łatwiejszego
przeanalizowania wcześniej zebranych danych. O jej przydatności
decyduje system zbierania danych i ich wiarygodność.

Zastosowanie obu metod może pokazać także czy program poprawy
jakości był skuteczny, poprzez zastosowanie go przed zmianą i
ponownie po wprowadzeniu określonych działań. Z jednej strony
akcentuje problemy, których rozwiązanie przyniesie największe
korzyści, z drugiej zaś daje podstawę do pominięcia działań nie
przynoszących większych korzyści.

Obie zasady są oparte na obserwacjach empirycznych, niemniej jednak
ich praktyczność została udowodniona.

Pozwalają one bowiem:

•

Porządkować dane pod względem ich ważności.

•

Umożliwiają wykazanie źródeł powstawania niepotrzebnych kosztów,

pozwalając w konsekwencji doprowadzić do ich ograniczenia.

•

Pozwalają wyciągnąć wnioski i opracować zalecenia odnośnie

podjęcia działań
korygujących lub zapobiegawczych, zmierzających do doskonalenia
jakości
wyrobu lub usługi.

Są to uniwersalne i przydatne metody. Nawet w najlepiej
funkcjonującym przedsiębiorstwie posiadającym sprawny System
Zarządzania Jakością mogą występować różnorodne
niezgodności. Problem polega na tym,
aby niezgodności te były natychmiast zauważane i korygowane,
a przyczyna ich występowania usunięta. Pomocne są w tym
właśnie
te dwie metody.

DZIĘKUJEMY

ZA UWAGĘ

  