Temat: Klasyfikacja materiałów z wykorzystaniem metody ABC (reguła Pareto) i metody XYZ.
Każde przedsiębiorstwo potrzebuje materiałów, czy to podstawowych, wynikających z zaplanowanej do wykonania produkcji, czy pomocniczych, służących normalnemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Każde ma swoje potrzeby materiałowe, które są bezpośrednim zapotrzebowaniem na oba rodzaje materiałów. W zależności od wielu czynników te potrzeby będą różne, również możemy materiały klasyfikować, wykorzystując pewne metody, aby skupiać się na najcenniejszych z nich.
Informacji umożliwiających prawidłowe zaplanowanie potrzeb materiałowych jest wiele. Możemy do nich zaliczyć aktualne plany produkcji i sprzedaży wyrobów gotowych, bazę normatywną, obejmującą zwłaszcza jednostkowe i zbiorcze normy zużycia i zapasów materiałów, wykazy części typowych i specjalnych oraz asortymenty materiałowe zalecane do stosowania. Innymi informacjami są katalogi materiałów dostępnych na rynku, cenniki, informatory, oferty, prospekty reklamowe, wszelkie informacje z wystaw i targów, ale możemy też do nich zaliczyć indeksy materiałowe, wykazy komórek i stanowisk będących pierwszym odbiorcą poszczególnych asortymentów materiałowych. Są to tylko niektóre z danych umożliwiających prawidłowe zaplanowanie potrzeb materiałowych, według autorów podręcznika ,,Logistyka w przedsiębiorstwie" te najważniejsze.
Politykę zakupów surowców, materiałów, części, itp. powinno się prowadzić przez pryzmat ich ,,cenności", określanej np. udziałem w wartości łącznego zużycia. Służy do tego tzw. metoda AB. której podstawą była reguła Pareto. Twórcą tej reguły był XIX-wieczny ekonomista włoski Vilfredo Pareto. Badając dystrybucję dochodów we Włoszech zaobserwował on w 1887 r., iż 80% bogactwa całego kraju było własnością 20% ludności. Na przestrzeni lat stwierdzono, że ta prosta reguła doskonale sprawdza się w wielu innych przypadkach praktyki gospodarczej. Uogólniając, zasada 80/20 mówi, iż w zbiorowości niejednorodnej 20% elementów reprezentuje 80% skumulowanej wartości cechy, która służy jako kryterium klasyfikacji. Regułę tą ilustruje tzw. krzywa Pareto(lub krzywa 80/20) zwana także w statystyce krzywą Lorenza. Choć jak powiedziano, reguła w wielu przypadkach doskonale się sprawdza, w rzeczywistości mogą występować znaczne odchylenia od tej proporcji. W praktyce logistycznej reguła 80/20 stała się podstawą analizy zapasów i na jej bazie stworzono metodykę szeroko stosowanej analizy ABC.
Analiza ta pozwala na ustalenie wśród setek pozycji zapasów tych, które wymagają szczególnej troski z uwagi na ich koszty utrzymania, a szczególnie koszty zamrożenia środków obrotowych. Następnie do klasyfikacji danego asortymentu(grupa A,B bądź C), stosuje się bardziej lub mniej rygorystyczne zasady sterowania zakupami. W stosunku do zapasów grupy A(mające największy udział w zużyciu - zapasach, zakupie, a jednocześnie stanowiące nieliczny zbiór asortymentów) warto zastosować nawet drogie i pracochłonne metody minimalizacji, podczas gdy w stosunku do pozostałych materiałów (zwłaszcza najliczniejszej, a zarazem ,,najtańszej" grupy C) mogą być stosowane znacznie liberalniejsze zasady zamawiania. Zazwyczaj w tych ostatnich pozycjach materiałowych są tworzone duże zapasy(na potrzeby półroczne, a nawet roczne), co pozwala na wydłużenie przedziałów sterowania ich logistycznymi procesami zaopatrzenia, a tym samym - na koncentrację wysiłków i uwagi na pozycjach decydujących o kosztach logistycznych przedsiębiorstwa (ze względu na konieczność zamrożenia kapitału obrotowego, mnogość i różnorodność partii transportowych, nieracjonalne korzystanie z powierzchni magazynowych, itd.). Oczywiście charakter rynku i stan równowagi między podażą a popytem umożliwiają realizowanie zakupów doraźnych w miarę powstawania potrzeb. Pozwala to na częściową lub całkowitą eliminację zapasów w wielu pozycjach asortymentowych i robienie zakupów w miarę wystąpienia potrzeby.
Analiza ABC może być uzupełniona o analizę XYZ. Przy stosowaniu analizy XYZ poszczególne rodzaje materiałów - na podstawie regularności zapotrzebowania na nie - są dzielone na trzy grupy w zależności od regularności zapotrzebowania i dokładności sporządzanych prognoz zapotrzebowania. Wówczas grupa X(regularne zapotrzebowanie) obejmuje materiały, na które jest regularne zapotrzebowanie przy założeniu możliwości występowania niewielkich wahań, jak również wysoką dokładnością prognozowania poziomu tego zapotrzebowania(zużycia), ciągłe zużycie, wahania okazyjne równające się wielkości niedostatków mniejszemu niż 20% stałego zużycia. Grupa Y(wahania sezonowe występujące w popycie) obejmuje materiały mające charakter wahań sezonowych lub/i występowaniu przyrostu ze średnią trafnością prognoz. Zużycie to podlega wahaniom wynoszącym 20-50% stałego zużycia. Natomiast gruba Z(zapotrzebowania występujące sporadycznie) obejmuje materiały o bardzo nieregularnym zapotrzebowaniu i niską dokładnością prognoz, zużycie podlega wahaniom wynoszącym ponad 50% zużycia stałego. Aby ułatwić podjęcie odpowiednich działań w sferze gospodarki materiałowej, celowe jest łączenie obu metod(XYZ i ABC). Wtedy zapasy są dzielone na 9 kategorii różniących się celowością i możliwością minimalizacji. I tak, jeśli przykładowo grupa AX to zapasy, które trzeba koniecznie objąć działaniami na rzecz ich zmniejszenia, to można rozważać wprowadzenie systemów typu ,,Just-in-Time". Natomiast dla grupy AZ trzeba poszukać lepszych metod prognozowania zużycia, bo zmniejszenie tych zapasów da duże korzyści. Jednakże zapas bezpieczeństwa dla grupy AZ musi być większy niż w grupie AX. Można też poszukiwać względnie tanich sposobów zmniejszenia zapasów grup BY i CX, a dostępność zapasów typu CZ trzeba zapewnić utrzymując po prostu duży zapas bezpieczeństwa.
Jak widać klasyfikacja materiałów nie jest bezcelowa. Mimo trudności wykonania jest ważnym elementem procesu logistycznego w przedsiębiorstwie. Bowiem jak trafnie wyraził T. Kotarbiński: ,,Odnosząc się do zdarzeń przyszłych, planowanie ma tę wspólność z przewidywaniem. Różni się jednak od niego zasadniczo, przewidywanie bowiem - to domyślanie się tego, co zajdzie z określonym prawdopodobieństwem, gdy planowanie, jako takie, nie jest bynajmniej jakimś domyślaniem się czegoś, lecz raczej obmyślaniem. Kto przewiduje, ten wysuwa wnioski o przyszłości z danych niezależnych od przyszłych postanowień, a jego wypowiedzi są twierdzeniami głoszącymi, że tak a tak prawdopodobnie będzie. Natomiast wypowiedzi planującego nie są w ogóle twierdzeniami, lecz propozycjami, by działać tak a tak, propozycjami czegoś, co zależy od przyszłych postanowień.
W logistyce zaopatrzenia więc musimy przewidywać, nie możemy sobie pozwolić na zgadywanie, chcąc obniżyć koszty logistyczne w przedsiębiorstwie. A przecież właśnie tego oczekujemy.
Bibliografia:
Gołembska E., (red.), Kompendium wiedzy o logistyce, PWN, Warszawa 2010
Skowronek Cz., Sarjusz-Wolski Z., Logistyka w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa 2008