Kontrola

Dr Wojciech Pająk

Pojęcie kontroli



Kontrola jest to proces zapewniający zgodność

realizacji z planem



Czynniki powodujące potrzebę budowy systemu

kontroli w organizacji

1.

Zmiany w otoczeniu – wykrywanie zmian mogących

mieć wpływ na funkcjonowanie organizacji

2.

Złożoność organizacji – aby kontrolować organizację

konieczna jest budowa systemu kontroli

3.

Błędy w działalności - wykrywanie błędów zanim

nastąpią ich konsekwencje

4.

Delegowanie uprawnień - ustalenie czy delegowane

zadania są wykonywane właściwie

Rodzaje kontroli



Kontrola strategiczna - zapewnienie
skutecznego dostosowania organizacji
do otoczenia i zapewnienie realizacji
strategii



Kontrola operacyjna – kontrola
przebiegu procesu i uzyskanych
wyników

System kontroli operacyjnej

Kontrola
sterująca

Kontrola

akceptująca lub

odrzucająca

Kontrola

wstępna

Kontrola

końcowa

Zasoby

Przetwarzanie

Wyniki

Informacje

Działania

korygujące

Typy kontroli operacyjnej



Kontrola wstępna (przed podjęciem

działania) - dotyczy zasobów (rodzaj, ilość,

jakość)



Kontrola sterująca - polega na wykrywaniu

odchyleń od normy w celu dokonania korekt

przed zakończeniem sekwencji działań



Kontrola akceptująca lub odrzucająca przed

zezwoleniem na dalsze działanie



Kontrola końcowa – mierzy wyniki

zakończonego działania

Formy kontroli



Kontrola biurokratyczna



Kontrola angażująca pracowników

Kontrola biurokratyczna



Odznacza się formalnymi i mechanistycznymi

rozwiązaniami



Cechy kontroli biurokratycznej

1.

cel – wymuszenie podporządkowania się

pracowników

2.

stopień sformalizowania – ścisłe przepisy, formalne

narzędzia kontroli, sztywna hierarchia

3.

oczekiwania dotyczące wyników – nastawienie na

minimalny poziom możliwych do przyjęcia wyników

4.

struktura organizacyjna – smukła

5.

system wynagradzania – nastawiony na indywidualne

wyniki

6.

współuczestnictwo pracowników – ograniczone i

bardzo formalne

Kontrola angażująca pracowników



Oparta na nieformalnych i organicznych

rozwiązaniach strukturalnych



Cechy kontroli angażującej pracowników

1.

cel – zaangażowanie pracowników

2.

stopień sformalizowania – normy grupowe,

przedsiębiorcza kultura organizacyjna, samokontrola

3.

oczekiwania dotyczące wyników – nastawiona lepsze

wyniki przekraczające poziom minimalny

4.

struktura organizacyjna – płaska

5.

system wynagradzania – nastawiony na wyniki

grupowe

6.

współuczestnictwo pracowników – szerokie i

nieformalne

Proces kontroli - Robert J. Mockler

1.

Ustalenie norm i metod pomiaru

efektywności

2.

Mierzenie wyników

3.

Porównanie uzyskanych wyników z

normami

4.

Utrzymanie lub podjęcie działań

korygujących

1.

korekta odchyleń

2.

zmiana norm

Składniki systemu kontroli

1.

Cele i funkcje kontroli

2.

Normy i mierniki kontroli

3.

Przedmiot kontroli (koncentracja na głównych

zadaniach - zasada Pareto 20/80)

4.

Podmiot kontroli – uprawnienia poszczególnych

szczebli zarządzania do ustalania norm i

mierników

5.

Metody i techniki kontroli (kryteria doboru: cele,

pracochłonność, koszty)

6.

Częstotliwość kontroli (reprezentatywność

pomiarów)

7.

Kierunek sprzężeń zwrotnych

Normy kontroli

1.

Historyczne (oparte na sprawozdaniach i

doświadczeniach organizacji)

2.

Zewnętrzne (porównanie z podobnymi

organizacjami)

3.

Analityczne (badanie organizacji i otoczenia

zewnętrznego organizacji)

4.

Techniczne (możliwości maszyn i urządzeń)

5.

Produkcyjne (normy wydajności)

6.

Subiektywne (zadania bardzo złożone,

oparte na uznaniu kierownika)

Cechy skutecznego systemu
kontroli

1.

Ścisłość (informacji)

2.

Aktualność

3.

Obiektywizm i zrozumiałość

4.

Koncentracja na strategicznych punktach kontroli

5.

Realizm ekonomiczny

6.

Realizm organizacyjny (normy, system motywacyjny)

7.

Koordynacja (informacja zwrotna)

8.

Elastyczność (norm i mierników)

9.

Normatywność i operacyjność (określa procedurę

działań korekcyjnych w przypadku wykrycia odchyleń)

10.

Znany i akceptowany przez pracowników