KONTROLA
JAKO FUNKCJA ZARZĄDZANIA
Pojęcie kontroli
Kontrola to porównanie tego, co jest wykonywane lub tego co zostało już wykonane z pewnym pożądanym wzorcem (systemem norm) oraz korektę takich odchyleń od wzorca, które przekraczają wyznaczony próg tolerancji.
Potrzeba sprawowania funkcji kontrolnej
Orientacja co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań z obowiązującym planem
Wiedza dotycząca konieczności podejmowania interwencji
Wyjaśnienie przyczyn występujących odchyleń
Dokonanie oceny zrealizowanych zadań oraz wyciąganie wniosków
Etapy procesu kontroli
Rodzaje kontroli
|
Kontrola bieżąca |
Kontrola końcowa |
Istota i Przedmiot |
Sprawdzenie czy realizowane na bieżąco procesy są zgodne z normami, korygowanie niedopuszczalnych odchyleń, daje możliwość uniknięcia faktów nieodwracalnych |
Sprawdzenie czy wykonane produkty są zgodne z normami, wyjaśnienie przyczyn występowania defektów i podjęcie działań usprawniających |
Podmiot |
np. dział jakości kontroli, inspektor ds. bhp |
np. dział jakości kontroli, główny księgowy, rewidend |
|
Kontrola wstępna |
Kontrola następna |
Istota i Przedmiot
|
Sprawdzenie zgodności z obowiązującymi normami zanim zostaną wykonane jakiekolwiek działania, dokonywana w celu zapobiegania powstawania kosztów oraz strat z tytułu faktów nieodwracalnych |
Sprawdzeniu podlegają procesy i zdarzenia, które całkowicie lub cząstkowo zostały zakończone, jest kontrolą realną |
Podmiot |
np. dział finansowy, inspektor ds. bhp |
np. sekcja inwentaryzacji, dział finansowy |
|
Kontrola funkcjonalna |
Kontrola instytucjonalna |
Istota i Przedmiot
|
Zapewnienie jedności kontroli oraz zapobieganie powstawaniu faktów nieodwracalnych |
Kontrola złożonych i interdyscyplinarnych procesów i produktów, wymagających skomplikowanych procedur, daje kompleksowy, profesjonalny obraz kontrolowanego przedmiotu |
Podmiot |
W całości wykonywana jest przez funkcjonalny odcinek działalności (kierownicy komórek funkcjonalnych + podległy im personel ) |
Sprawdzenie zgodności procesów transformacji i produktów z obowiązującymi normami jest wykonywane przez sensora |
|
Kontrola wewnętrzna |
Kontrola zewnętrzna |
Istota i Przedmiot
|
Stosowana głównie w odniesieniu do procesów i produktów, wobec których stosowane są normy wewnętrzne, możliwa jest także w odniesieniu do norm zewnętrznych ważnych dla sprawności zarządzania, zapewnia jedność kontroli i wykonawstwa |
Przedmiotem kontroli jest przestrzeganie norm szczególnie ważnych ze społecznego punktu widzenia, zapewnia respektowanie ważnych interesów ogólnogospodarczych, sprzyja obiektywizmowi |
Podmiot |
W kontroli uczestniczą tylko wewnętrzne części organizacyjne, np. rewidend zakładowy, dział kontroli jakości |
Rolę sensora przejmują podmioty zewnętrzne, np. Najwyższa Izba Kontroli, Lokalny wydział ochrony środowiska |
Wymagania
Jeśli kontrola jest niezbędna dla sprawnego działania to :
Kierownik musi odpowiadać za sprawność realizacji funkcji kontrolnej, a w następnej kolejności dopiero podmioty wspomagające kierowników w wykonywaniu czynności kontrolnych, ostatecznie - wykonawcy procesów transformacji
Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej nie powinny powodować zakłóceń w realizacji procesów podstawowych
Oceny wewnętrznych podmiotów organizacyjnych instytucji oraz ich personelu powinny być racjonalnie powiązane z systemem motywacyjnym.
System kontroli musi zapewniać równowagę stopnia poszanowania przyjętych w instytucji norm i zasad działania oraz niezbędnej innowacyjności działania.
Należy unikać nadmiernej biurokratyzacji kontroli
Współczesne koncepcje ujmowania kontroli
Controlling to kompleksowy proces, w którym łączy się czynności koordynacyjne, informacyjne, planistyczne i kontrolne.
Cechy controllingu
Orientacja na cele
Sprzężenie wyprzedzające
Orientacja na wąskie gardła
Koncentracja na aspekcie personalnym
Koncentracja na rachunkowości zarządczej
Rodzaje controllingu
4
(III)
(IV)
(VII)
(V)
NORMY
(VII)
(V)
(II)
(I)
O t o c z e n i e
(VI)
(I)
(I)
REGULATOR
SENSOR
Sprzężenie zwrotne
ODBIORCY
wewnętrzni zewnętrzni
PRODUKTY
WYKONAWCY
TRANSFORMACJA
zadania
zasoby
informacje
System planowania i kontroli
CELE
System organizacji
WYDAJNOŚĆ PRACY
System informacji
CONTROLLING (KOORDYNACJA-NADZÓR)
System doboru i szkolenia kadr
Controlling strategiczny
zapewnienie długotrwałej egzystencji poprzez stworzenie możliwości do wymagań otoczenia
Controlling operacyjny
koordynacja procesów implementacji strategii oraz współdziałanie w ramach tych procesów,
maksymalizacja rentowności