PMI
PMI - międzynarodowa instytucja powołana
w 1969 roku, zrzeszająca firmy i
praktyków w dziedzinie zarządzania i
administrowania projektami
PMBOK (1983) - A Guide to Project
Management Body of Knowledge -
globalny standard zarządzania projektami.
Dokument ten jest cyklicznie
aktualizowany i wydanie z roku 2009
stanowi jego ostatnią edycje
PMI cykl życia projektu
• projekt składa się z etapów
• każdy etap składający się na projekt ma swoje wejście i wyjście
• produkty będące rezultatem na wyjściu jednego etapu projektu, stanowią
elementy na wejściu etapu następnego. Kolejne fazy i ich produkty
składają się na całościowy cykl życia projektu. Cykl życia projektu
decyduje o tym, jakie elementy mają zasilić każdą z faz projektu oraz,
jakie rezultaty fazy te mają dostarczać. Jest to procesowe podejście do
zarządzania projektem, charakterystyczne dla podejścia PMI. Większość
modeli cyklu życia, zaprezentowanych w przewodniku PMI, to modele
kaskadowe. W zależności od obszaru w jakim realizowany jest projekt,
każdy model kaskadowy kładzie nacisk na inne aspekty cyklu życia
projektu, co jest widoczne w podziale prac projektowych. Wspólnym
pierwiastkiem jest układanie zadań projektowych w formie kaskady
prowadzącej od początku do końca wdrożenia systemu. Odmiennie
natomiast tworzone są projekty, których naczelnym celem jest
stworzenie oprogramowania. Projekty te na ogół mają spiralny cykl życia.
PMI – ujęcie procesowe (1)
• Grupa procesów rozpoczęcia.
Procesy przeprowadzane w celu
określenia nowego projektu lub
nowego etapu trwającego już
projektu
PMI – ujęcie procesowe (2)
• Grupa procesów planowania.
Procesy wymagane do określenia
zakresu projektu, jego struktury
ustalenia oraz wyznaczenia działań
niezbędnych do osiągnięcia celów
PMI – ujęcie procesowe (3)
• Grupa procesów realizacji.
Przeprowadzane w celu wykonywania
prac określonych w planie
zarządzania projektem i
zmierzających do realizacji
celu/celów projektu.
PMI – ujęcie procesowe (4)
• Grupa procesów monitorowania i
kontroli. Procesy wymagane w celu
sprawdzania i regulowania postępu
wykonania projektu, określenia
wszelkich obszarów, w których
potrzebne są zmiany w planie, oraz
inicjowanie takich zmian.
PMI – ujęcie procesowe (5)
• Grupa procesów zakończenia.
Procesy przeprowadzane w celu
finalizacji wszystkich działań
wykonywanych w ramach wszystkich
grup procesów i zmierzające do
formalnego zamknięcia projektu
PMI - modele
• Model kaskadowy
• Model spiralny
PMI - Procesy inicjacji (1)
Opracowanie karty projektu
We: zakres, uzasadnienie, kontrakty,
aktywa organizacyjne, czynniki
środowiskowe
Wy: karta projektu
PMI - Procesy inicjacji (2)
Rozpoznawanie interesariuszy
We: karta projektu, aktywa,
środowisko, dokumenty przetargowe
Wy: rejestr interesariuszy, zasady
zarządzania relacjami
PMI – procesy planowania
• Zbieranie wymagań interesariuszy
• Precyzowanie zakresu
• Tworzenie struktury podziału pracy
• Określenie działań i ich kolejności
• Szacowanie zasobów
• Szacowanie czasu trwania działań i opracowanie
harmonogramu
• Szacowanie kosztów
• Oszacowanie budżetu
• Planowanie jakości
• Planowanie komunikacji
• Planowanie zamówień
• Planowanie zarządzania ryzykiem
PMI – procesy realizacji
• Zarządzanie realizacją
• Zapewnianie jakości
• Pozyskiwanie zespołu
• Zarządzanie zespołem
• Zarządzanie komunikacją
• Zamówienia
PMI – procesy kontroli
• Monitoring przebiegu
• Kontrola zmian
• Kontrola zakresu
• Kontrola harmonogramu
• Kontrola kosztu
• Kontrola jakości
• Kontrola ryzyka
• Raportowanie
• Kontrola zamówień
PMI – procesy zamknięcia
• Zamykanie projektu
Wy: przekazanie produktów,
aktualizacja aktywów
organizacyjnych
• Zamykanie zamówień
PMI – obszary wiedzy (1)
Zarządzanie integracją projektu: ogólne
kwestie zarządcze związane z realizacją
projektu
• Uruchomieniem projektu (np. zdobycie zlecenia)
• Przygotowanie planu zarządzania
• Zarządzanie bieżącymi pracami
• Kontrolę prac projektowych i zarządzanie
zmianą
• Zamknięcie projektu
PMI – obszary wiedzy (2)
Zarządzanie zakresem projektu:
funkcjonalność produktów
• Definicji zakresu projektu wraz ze
strukturą produktów
• Sformalizowanych mechanizmów
kontroli zakresu projektu
PMI – obszary wiedzy (3)
Zarządzanie czasem: wykonywanie
projektu w założonym terminie
• Zdefiniowanie zbioru działań
• Ustanowienie wzajemnych zależności
czasowych
• Oszacowanie czasu trwania
poszczególnych działań
• Stworzenie harmonogramu projektu
oraz jego kontrola
PMI – obszary wiedzy (5)
Zarządzanie jakością projektu
• Zaplanowanie sposobu zapewniania
jakości
• Wdrożenie planu
• Kontrolę
PMI – obszary wiedzy (6)
Zarządzanie zasobami: szereg
dobrych praktyk związanych z
zarządzaniem ludźmi postrzeganymi
jako pojedyncze osoby i zespoły
• Zaplanowanie potrzeb kadrowych
• Procesy tworzenia zespołów
PMI – obszary wiedzy (7)
Zarządzanie komunikacją: zapewnienie
właściwej komunikacji z interesariuszami
• Identyfikację kluczowych interesariuszy
• Stworzenie planu komunikacji z
interesariuszami
• Właściwa dystrybucja informacji
• Przygotowanie i dystrybucja kontrolnych
reportów
PMI – obszary wiedzy (8)
Zarządzanie ryzykiem:
• Stworzeniu planu zarządzania
ryzykiem
• Identyfikacji, analizie i planowaniu
odpowiedzi na ryzyka
• Monitorowaniu i kontrolowaniu ryzyka
PMI – obszary wiedzy (9)
Zarządzanie dostawami
• Planowanie dostaw
• Realizacja dostaw
• Kontrola sposobu i stopnia realizacji
dostaw
• Zamykanie procesu dostawczego
PRINCE 2
• Projects In Controlled Environments
• Cele i przedmioty projektów różnią
się, ale procesy zarządzania ich
realizacją są bardzo podobne, a
nawet takie same
• Metodyka PRINCE2 jest własnością
Rządu Wielkiej Brytanii, ale jest
udostępniona do swobodnego
stosowania
PRINCE 2
• Uwzględnia w równym stopniu interesy trzech stron:
wykonawcy, dostawcy i użytkownika. Określając ich role,
metodyka określa wzajemne relacje pomiędzy nimi
• Łączenie ról jest jedną z najczęstszych przyczyn
niepowodzeń
• Istotnym elementem metodyki PRINCE2 jest obowiązek
zarządzania ryzykiem. Metodyka wymaga, by wszystkie
takie zagrożenia były zidentyfikowane przed podjęciem
decyzji o realizacji projektu, a ich rejestr był stale
uaktualniany.
• Podstawą jest osiem procesów, które w mniejszym lub
większym stopniu powinny wystąpić w czasie realizacji
każdego projektu. Procesy te nie muszą następować po
sobie sekwencyjnie
PRINCE 2 Procesy (1)
Uruchomienie Projektu /
Przygotowanie założeń projektu
• Wejście: Zlecenie
• Wyjście: Założenia projektu, formuła
realizacyjna, plan kolejnego etapu
projektu
PRINCE 2 Procesy (2)
Inicjowanie projektu
• Wejście: Przygotowanie założeń
projektu i zezwolenie komitetu
sterującego.
• Wyjście: Dokument inicjujący
projekt i plan projektu
PRINCE 2 Procesy (3)
Strategiczne zarządzanie
projektem
• Wejście: Dokumenty i plany z
poprzedniego etapu
• Wyjście: Decyzja strategiczna.
PRINCE 2 Procesy (4)
Sterowanie etapem (Realizacja projektu
podzielona jest na etapy zarządcze,
których nie należy mylić z etapami
technicznymi. Na etapie zarządczym pełna
odpowiedzialność jest delegowana na
kierownika projektu)
• Wejście: Dokument uruchaniający projekt
i dokumenty wyjściowe z procesu
inicjowania projektu lub poprzedniego
etapu
• Wyjście: Zrealizowany zbiór pakietów
prac i zaktualizowana dokumentacja
projektowa.
PRINCE 2 Procesy (5)
Zarządzanie wytwarzaniem
produktów
• Wejście: Autoryzacja (decyzja)
wykonania pakietów prac.
• Wyjście: Raporty lub odbiory
wykonanych prac
PRINCE 2 Procesy (6)
Zarządzanie zakresem etapu
(Przygotowanie planu do następnego
etapu, raportowanie o osiągnięciach
etapu, opracowanie planu zmian, o
ile
• Wejście: Bieżąca dokumentacja
projektowa.
• Wyjście: Raport zakończenia etapu i
plan następnego etapu
PRINCE 2 Procesy (7)
Zamykanie projektu
• Wejście: Dokument Inicjujący oraz
bieżąca dokumentacja projektowa.
• Wyjście: Zarchiwizowana
dokumentacja projektowa wraz z
analizą rezultatów.
PRINCE 2 Procesy (8)
Planowanie (proces podrzędny w
stosunku do wszystkich powyższych
procesów)
• Wejście: Bieżąca dokumentacja
projektowa.
• Wyjście: Plan projektu lub etapu.
PRINCE 2 Komponenty (1)
Uzasadnienie biznesowe
Korzyści biznesowe są określane w
uzasadnieniu, które jest wstępnie
zarysowane w procesie „Przygotowanie
projektu", a formalnie zapisane w procesie
„Inicjowanie projektu", Uzasadnienie
biznesowe jest aktualizowane przynajmniej
w procesie „Zarządzanie zakresem ” W
procesie „Zamykanie projektu"
uzasadnienie biznesowe jest
wykorzystywane do opracowania Planu
przeglądu poprojektowego.
PRINCE 2 Komponenty (2)
Organizacja
Struktura organizacyjna i opisy ról.
Komponent ten jest stosowany w
procesie „Przygotowanie projektu"
Skład zespołu zarządzania projektem
jest weryfikowany na końcu każdego
etapu zarządczego w procesie
„Zarządzania zakresem etapu"
PRINCE 2 Komponenty (3)
Plany
Wszystkie procesy wykorzystują
komponent „Plany”
PRINCE 2 Komponenty (4)
Elementy sterowania
Wszystkie procesy wykorzystują
komponent „Elementy sterowania".
PRINCE 2 Komponenty (5)
Zarządzanie ryzykiem
Ocena ryzyka jest przeprowadzana początkowo w
procesie „Przygotowania projektu" .
Ryzyka są doprecyzowane w procesie „Inicjowanie
projektu”.
Analiza ryzyka jest aktualizowana w procesie
„Zarządzanie zakresem etapu”.
Metodyka nie zaleca konkretnych narzędzi do
analizy ryzyka. Zarządzanie ryzykiem ściśle wiąże
się z korzyściami biznesowymi.
PRINCE 2 Komponenty (6)
Jakość
Jakościowe oczekiwania są pierwotnie
określane w procesie „Przygotowania
projektu” i planowane w procesie
„Inicjowania projektu". Procesy
„Sterowanie etapem" i „Zarządzanie
wytwarzaniem produktów"
umożliwiają ustalenie szczegółowych
kryteriów jakości.
PRINCE 2 Komponenty (7)
Konfiguracja
Właściwe zarządzanie produktami i
produktami cząstkowymi oraz
związaną z nimi dokumentacją. W
procesie „Inicjowanie projektu"
ustanawiany jest system
dokumentowania projektu.
Dokumentacja projektu jest
archiwizowana w procesie
„Zamykanie projektu" głównie dla
celów audytorskich.
PRINCE 2 Komponenty (8)
Zmiany
Zarządzanie propozycjami zmian jest
istotnym aspektem procesu
„Sterowania etapem”.
PCM
1992 rok początek prac Komisji
Europejskiej nad własną metodologią
zarządzania projektami. PCM stała
się oficjalną metodyką zarządzania
projektami i programami
realizowanymi z zaangażowaniem
środków europejskich.
• Metodyka określa kluczowe decyzje, potrzeby i
odpowiedzialność w każdej z 6 faz: planowania,
identyfikacji, oceny, finansowania, wdrażania,
ewaluacji
• fazy cyklu mają charakter progresywny – każda
z nich musi być ukończona tak aby następna
mogła być ukończona z sukcesem,
• cykl oparty jest na ewaluacji, tak by przenosić
doświadczenia z istniejących projektów na
tworzenie przyszłych projektów lub programów.
PCM - Faza planowania
następuje zdefiniowane kluczowych
problemów oraz możliwości realizacji
projektu, a także szans na
współpracę pomiędzy zarządzającymi
programami Unii Europejską, a
aplikującym o dofinansowanie.
Efektem tej fazy jest wstępny wybór
projektów lub programów
PCM - Identyfikacja
weryfikowane są wszystkie zgłoszone
projekty pod względem ich
przydatności i opłacalności.
Następuje selekcja projektów zgodnie
z przyjętymi kryteriami. Dla
niektórych projektów przeprowadza
się dodatkowe analizy, które służą
wykazaniu ich celowości. Na tym
etapie określa się zakres projektu,
jego rozmiary oraz działania, które
powinny wchodzić w jego obręb.
PCM - Ocena
szczegółowa analiza pomysłu i
zdefiniowanie idei projektu.
Przeprowadza się analizy finansowe,
środowiskowe, techniczne, a także
planuje się harmonogram działań i
opracowuje matrycę logiczną, a
także wstępny montaż finansowy
PCM - Finansowanie
decyzja o finansowaniu
przedsięwzięcia (zdefiniowane są
wszystkie koszty)
PCM - Wdrażanie
realizacja projektu oraz jego stałe
monitorowanie
PCM - Ewaluacja
Określenie jego rezultatów,
przydatności, trwałości i
efektywności. Podczas zakończenia
projektów identyfikuje się też
potrzebę przeprowadzenia kolejnych
projektów.
Wybrane narzędzia PCM
Analiza interesariuszy
PERSPEKTYWY:
• charakterystyki społeczno-
ekonomicznej,
• interesów, celów, oczekiwań, itp.
• wrażliwości na zagadnienia
powiązane z działalnością projektu,
• potencjału, wiedzy, doświadczenia –
dla potrzeb projektu,
• implikacji i wniosków dla projektu.
Wybrane narzędzia PCM
Drzewo problemów
Określa wszystkie negatywne aspekty sytuacji, która
jest przedmiotem działań projektowych i ustala
związki przyczynowo-skutkowe między istniejącymi
problemami (stanowi negatywny scenariusz, który
projekt ma zmienić)
ETAPY
• Precyzyjne zdefiniowanie przedmiotu analizy i jego
struktury
• Określenie głównych problemów, na które napotykają
grupy docelowe
• Zobrazowanie problemów w formie diagramu,
nazywanego drzewem problemowym
Wybrane narzędzia PCM
Drzewo celów/Mind maping
Przedstawia pożądany obraz w
przyszłości.
ETAPY
• opisać sytuację w przyszłości kiedy
problemy zostaną rozwiązane
• zweryfikować hierarchię celów.
• zilustrować zależności pomiędzy
środkami (zasobami) a produktami w
drzewie
MIND MAPING
Technika heurystyczna. Punkt
centralny – pomysł, zamysł. Konary –
plany, harmonogramy, zasoby
Wybrane narzędzia PCM
Analiza strategii/Wybór strategii
KRYTERIA
• czy priorytety interesariuszy są priorytetami
projektu?
• czy projekt osiągnie spodziewane rezultaty?
• czy możliwe jest rozwiązanie kluczowego
problemu?
• czy zaplanowano odpowiednie działania?
• czy budżet odpowiada zakresowi projektu?
• czy nasza instytucja jest w stanie zrealizować
ten projekt?
Wybrane narzędzia PCM
Matryca logiczna
• jest narzędziem planowania
projektów powstałym pod koniec lat
sześćdziesiątych na potrzeby
amerykańskiej agencji USAID (United
States Agency of International
Development).
• służy wypracowaniu celu ogólnego
projektu, celu bezpośredniego
rezultatów oraz działań.