REGULAMIN CZYNNOŚCI URZĘDOWYCH

05.04.2011r. W8

Czynności kancelaryjne

Instrukcje są prawie takie same, istota tych wszystkich instrukcji jest dokładnie taka sama, różnią się tylko w szczegółach.

- Dlaczego???

• Administracja Państwa Polskiego to pewien system połączony z sobą nawzajem po to, by współpracować. Administracja jako system struktur wzajemnie ze sobą powiązanych, niezależnie od tego czy chodzi o samorząd terytorialny czy administrację rządową jest w dalszym ciągu administracją państwa polskiego, która jako całość jest zobowiązana do realizacji przypisanych jej zadań. Niezależnie od tego jaki jest zakres zadań poszczególnych elementów całego aparatu administracyjnego państwa, wspomnianych funkcji nie ulega wątpliwości, że współcześnie podstawą funkcjonowania administracji i wykonywania przez nią zadań administracyjnych jest dokument. Zasada ustności w działaniach administracji publicznej jest wyjątkiem i nawet wtedy gdy jest ona dopuszczalna to i tak zachodzi potrzeba stwierdzenia czynności ustnej za pomocą dokumentu pisanego. Można więc powiedzieć, że dokument jest podstawą całej działalności administracji publicznej. Jest to dzisiaj zupełnie zrozumiałe, dokument utrwala bowiem przebieg poszczególnych czynności i zapewnia później możliwość ich kontroli w przyszłości. Czynności ustne są z kolei ulotne i nie zapewniają właściwej skuteczności działania administracji oraz ochrony praw podmiotowych jednostki.

Instrukcja kancelaryjna (...) została wydana w formie rozporządzenia dn. 22.12.1999r. Art. 39 a ust. O samorządach gminnych

§1 ust. 1

„W celu zapewnienia jednolitego sposobu (...)” -> instrukcja została wydana po to, by osiągnąć określony cel, a jest nim zapewnienie jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub ich utratą. Można więc powiedzieć, że wszystkie postanowienia instrukcji są skoncentrowane wokół dokumentu. To właśnie po to jest ta instrukcja żeby ujednolicić sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.

Instrukcja określa zasady i tryb działania wszystkich organów gminy, niezależnie więc od wielkości i położenia w każdym UG są takie same zasady wykonywania czynności kancelaryjnych.

Co to są czynności kancelaryjne?

§5 ust. 1 -> odpowiedź (wysyłanie korespondencji i przesyłek, wysyłanie i przyjmowanie telegramów, telefonogramów, przyjmowanie interesantów itp.). Można więc powiedzieć, że czynności kancelaryjne to czynności pomocnicze, administracyjne względem działań merytorycznych podejmowanych przez organy i urząd. Instrukcja więc nie określa jakiej treści mają zapadać decyzje administracyjne w poszczególnych sprawach, a jedynie określa jakie czynności administracyjne sensu stricto muszą zostać podjęte i jak powinny zostać wykonane. Jakiej treści mają zapadać decyzje administracyjne oraz w jaki sposób mają organy wykonywać swoje kompetencje wynik z przepisów prawa administracyjnego materialnego oraz ustrojowego.

Nasza instrukcja służy jedynie do określenia rodzaju czynności pomocniczych, sposobów ich wykonywania.

Czynności kancelaryjne w urzędach są wykonywane przez kancelarię, sekretariaty, referentów odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy oraz pracowników sporządzających czystopis.

Instrukcja kancelaryjna może być też stosowana w innych jednostkach organizacyjnych gminy jeśli taką decyzję podejmie wójt gminy/burmistrz/prezydent, np. w szkołach.

§3 -> definicja legalna pojęć:

Akta sprawy to cała dokumentacja zawierająca (...); kancelaria to wewnętrzna komórka (...);

Urząd podzielony na wewnętrzne jednostki (np. Wydziały), ale jest pewna część (np. oddział kadr, wydział finansowy, wydział administracyjny, wydział księgowy, wydział gospodarczy), który oddziałuje na jednostki oraz kancelaria (oprócz kancelarii wykonują te czynności sekretariaty, znajdujące się przy każdym wydziale)– przejmuje ona prawie cały ciężar czynności kancelaryjnych urzędu. (tych czynności, które wymienia §5).

Kierownikiem urzędu jest wójt/burmistrz/prezydent.

Korespondencja – każde pismo wpływające i wypływające z urzędu

Pieczęć, pieczęć urzędowa – różnią się

Referent – pracownik załatwiający daną sprawę (...)

Rzeczowy wykaz akt – spis spraw (...)

Wydział

Znak akt – to zespół (...)

Znak spraw

(podkreślone pojęcia to pojęcia znajdujące się w §3, tam są całe definicje.)

I CZYNNOŚĆ KANCELARYJNA – Przyjmowanie i obieg korespondencji:

Jest czynnością nie tylko sformalizowaną. Regulują to przepisy od §6.

Przesyłki wpływają do kancelarii urzędu i stamtąd codziennie są przesyłane do poszczególnych wydziałów lub ich sekretariatów.

Przesyłanie korespondencji z wydziału do wydziału odbywa się następująco:

z sekretariatu danego wydziału wysyłane do kancelarii urzędu i stamtąd wysyłane dopiero do drugiego wydziału (po to, by nie zaginęło w trakcie). Ścisła dokumentacja obiegu informacji w urzędzie. Korespondencja, która trafia do sekretariatu przyjmowana jest przez pracownika tego wydziału i rejestrowana (w dzienniku korespondencji). Korespondencja, która jest przejrzana przez wójta/burmistrza/prezydenta lub jego zastępców i umieszczają na nie adnotację co z nią zrobić. Można wydać zgodę lub nie albo wskazać w jaki sposób załatwić sprawę. Kierownikowi urzędu jest przekazywana korespondencja dot. O charakterze reprezentacyjnym (§7)