PIECZĘCIE, PIECZĄTKI I STEMPLE

Zgodnie z zasadami określonymi rozporządzeniami Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin (Dz. U. Nr 112 z 1999 r. poz. 1319 z późn. zm.), organów powiatu (Dz. U. Nr 160 z 1998 r. poz. 1074 z późn. zm.) oraz organów samorządu wojewódzkiego (Dz. U. Nr 160 z 1998 r., poz. 1073 z późn. zm.) kierownik jednostki odpowiada za prawidłowe ewidencjonowanie, stosowanie i przechowywanie pieczęci, pieczątek i stempli używanych przez jednostkę.

Ewidencję możemy prowadzić wg przykładowego wzoru podanego poniżej, pamiętając że jednolitym rzeczowym wykazem akt jest ona objęta wymogiem trwałego przechowywania.

Powyższą ewidencję warto podzielić na części (konta) oddzielnie dla pieczęci urzędowych (metalowych, okrągłych) pieczątek urzędowych (firmowych) oraz pozostałych pieczątek i stempli.

Wzór każdej z pieczęci należy czytelnie odbić w kolumnie 2 wpisując każdorazowo imię i nazwisko osoby uprawnionej do ich używania.

Potwierdzając odbiór w kolumnie 8 osoba ta staje się służbowo odpowiedzialna za stosowanie, przechowywanie (ochronę przed dostępem osób niepowołanych) i prawidłową likwidację (zniszczenie) niezwłocznie po wycofaniu jej z użycia.

Nie wolno przechowywać pieczęci, pieczątek i stempli wycofanych z użycia (np. z powodu zmiany wzoru). Należy je niezwłocznie fizycznie zlikwidować (np. zrywając i niszcząc warstwę gumową, bądź odesłać do Mennicy Państwowej (pieczęcie metalowe).

Ewidencja pieczęci, pieczątek i stempli

- przykładowy wzór

Lp.	Data przyjęcia	Dowód przyjęcia	Odbity wzór	Ilość szt.	Imię i nazwisko osoby uprawnionej do używania (przyjmującej)	Wydanie do używania		Zwrot (wycofanie z użycia)		Data i sposób likwidacji	Uwagi (w tym przyczyna wycofania z użycia)
														Data	Podpis otrzymującego	Data	Podpis odbierającego
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

40

---