PROJEKTOWANIE PROCESU KONTROLI
5 etapów, które można stosować we wszystkich rodzajach działalności kontrolnej:
Zdefiniowanie pożądanych wyników.
Należy konkretnie określić wyniki, które kadra nadzorująca pragnie uzyskać lub utrzymać i kto będzie odpowiedzialny za ich realizację.
Ustalenie wskaźników przyszłych wyników.
Celem kontroli jest wykrycie odchyleń przed jej zakończeniem. Odchylenia wykryte przez kontrolę powinny być zatem wskaźnikami przyszłych wyników. Czyli w jaki sposób będziemy mierzyć stopień osiągnięcia wyników?
Ustalenie norm dla przyszłych wyników.
Ustalenie norm dla przyszłych i ostatecznych wyników jest ważnym elementem projektowania procesu kontroli. Bez tych mierników kierownik może nadmiernie reagować na drobne odchylenia lub nie reagować na nie wcale mimo że są one znaczne. Czyli jakie z ustalonych wskaźników będziemy traktować za zadowalające, a jakie nie?
Normy służą dwóm podstawowym celom: motywacji i oceny rzeczywistej efektywności.
Ustalenie sieci informacyjnej i sprzężeń zwrotnych.
Kolejnym etapem projektowania cyklu kontroli jest określenie środków zbierania informacji o wskaźnikach przyszłych wyników i porównywania ich z założonymi normami. Inaczej mówiąc, w jaki sposób zbierać informacje do obliczania wskaźników i dokąd te informacje przekazywać?
Ocena informacji i podjecie działań korygujących.
Ostatni etap obejmuje porównanie wskaźników z ich miernikami i podjecie decyzji jakie działania należy podjąć, a następnie wdraża się ewentualnie działania korygujące.
Podczas projektowania procesu kontroli należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
Rodzaj pomiarów. Większość pomiarów opiera się miernikach, czy normach ustalonych w jakiejś postaci.
Mierniki mogą być:
Historyczne oparte wcześniejszych doświadczeniach czy sprawozdaniach.
Zewnętrzne występujące w innych organizacjach lub innych jednostkach tej samej organizacji.
Analityczne opracowane w procesie planowani oparte na szczegółowych badaniach i ocenie środowiska wewnętrznego.
Techniczne dotyczące wydajności maszyn i urządzeń.
Produkcyjne dotyczące czasu dla danych czynności.
Subiektywne oparte na uznaniu kierownika.
Liczba pomiarów. Liczba pomiarów i instrumentów pomiarowych musi być ograniczona aby nie zdominowała wykonywanej przez pracownika pracy.
Uprawnienia do ustanawiania mierników i norm. Normy efektywności można wyznaczyć przy udziale osób, których praca będzie kontrolowana, lub bez ich uczestnictwa.
Elastyczność norm. Należy ustalić, czy normy mają być jednakowe w podobnych jednostkach organizacji. Często trzeba uwzględnić poprawki związane z odmiennymi warunkami działania danej jednostki organizacyjnej czy osoby.
Częstotliwość pomiarów. Częstotliwość i ustalenie momentu pomiaru zależą od istoty wykonywanego zadania.
Kierunek sprzężeń zwrotnych. Celem kontroli jest zapewnienie realizacji bieżących planów i skuteczniejsze opracowanie przyszłych. Dobrze zaprojektowany system kontroli uwzględnia tzw. sprzężenie zwrotne dostarczające informacji o wynikach kontroli jednostce lub grupie wykonującej kontrolowaną czynność.
CECHY SKUTECZNYCH SYSTEMÓW KONTROLI
Wiarygodne i skuteczne systemy kontroli mają pewne wspólne cechy. Znaczenie tych cech waha się w zależności od okoliczności, jednak w większości przypadków efektywność systemów kontroli zwiększa się gdy występują w nich następujące czynniki:
Ścisłość. Informacja musi być ścisła. Ocena ścisłości otrzymywanych informacji jest jednym z najważniejszych kontrolnych zadań kierowników.
Aktualność. Informacja musi być zbierana, przekazywana i oceniana szybko.
Obiektywizm i zrozumiałość. Informacja powinna być zrozumiała i uważana za obiektywną.
Koncentracja na strategicznych punktach kontroli. Systemy kontroli powinny koncentrować się na tych dziedzinach w których występuje największe prawdopodobieństwo błędów.
Realizm ekonomiczny. Koszt wdrożenia systemu powinien być mniejszy od korzyści z niego płynących, a co najwyżej równy.
Realizm organizacyjny. System kontroli powinien być zgodny z realiami danej organizacji.
Koordynacja. Po pierwsze, każdy etap pracy może wpływać na powodzenie lub niepowodzenie całej operacji. Po drugie informacja powinna docierać do wszystkich osób, którym jest potrzebna.
Elastyczność. Aby szybko reagować na niekorzystne zmiany i nowe możliwości.
Normatywność i operacyjność. Skuteczny system kontroli, w przypadku wykrycia nieprawidłowości, powinien wskazać działania korygujące, a informacja docierająca do osoby odpowiedzialnej za podjęcie działania powinna mieć postać podpowiadającą praktyczne rozwiązanie.
Akceptacja przez członków organizacji.
Problemy przy tworzeniu skutecznych systemów kontroli:
Zbyt wiele uwagi poświęca się czynnikom łatwo mierzalnym, podczas gdy nie zwraca się dostatecznej uwagi na czynniki trudno mierzalne.
Nadmiernie podkreśla się czynniki krótko okresowe kosztem długookresowych.
Brak dostosowania systemu kontroli do zmiany znaczenia w czasie różnych czynników i celów.