Sprawozdanie z ćwiczeń laboratoryjnych do przedmiotu Informatyczne systemy zarządzania:

Analiza własności użytkowych programu

„Recepcja MX”

oraz

możliwości jego wykorzystania w pensjonacie „Szarotka”

Autorzy:

-

-

Prowadzący:

Dr inż. Ewa Prałat

Spis treści:

1. Dane identyfikujące system ( pakiet )

RECEPCJA HOTELOWA MX

Cena: 500 zł

Stworzony przez firmę DGCS S.A do obsługi małych i dużych przedsiębiorstw, zarówno pensjonatów jak i hoteli.

Jest on bardzo funkcjonalny i czytelny w obsłudze i pomocny przy kompleksowym prowadzeniu recepcji. Zaletą jest niewątpliwie współpraca z innymi systemami księgowymi takimi jak DGCS Faktura Pro i Magazyn Multi.

Dzięki zastosowaniu unikatowych rozwiązań właściciel ma możliwość oczywiście meldowania i wymeldowywania gości oraz rejestracji ich wydatków w archiwalnej księdze meldunkowej, która może tez służyć do identyfikacji stałych klientów. Właściciel ma również możliwość robienia korekt rezerwacji. Naszym zdaniem najważniejsze możliwości programu to:

• Rezerwacja pokoi,

• Meldowanie gości hotelowych,

• Rejestrowanie wydatków klientów,

• Wymeldowanie i rozliczenie z wydatków,

• Archiwum księgi meldunkowej,

• współpraca z drukarką fiskalną, ( Posnet )

• kontrola zapłat kontrahentów,

• kontrola zapłat własnych,

• współpraca z zewnętrznymi systemami księgowymi,

• obsługa Kasy — dokumenty KP, KW,

• system pomocy — krok po kroku.

• Dokumenty sprzedaży: Zamówienie, Faktura VAT, Paragon, WZ, Faktura eksportowa, Korekta sprzedaży,

2. Organizacja oraz wybrana dziedzina zarządzania

Opis organizacji

Pensjonat Szarotka

Małe Żywczańskie 16a

34-500 Zakopane

Pensjonat „Szarotka” został zbudowany w latach trzydziestych zeszłego stulecia. W latach pięćdziesiątych został przejęty przez państwo i przez 45 była administrowany przez Fundusz Wczasów Pracowniczych. W roku 1995 został wykupiony przez obecnych właścicieli, którzy przeprowadzali generalny remont budynku. Modernizacja Szarotki została przeprowadzona tak aby miejsce zachowało swój międzywojenny charakter, a jednocześnie spełniło wymagania stawiane trzygwiazdkowemu pensjonatowi.

Pensjonat oferuje :

• 4 pokoje 1 osobowe

• 13 pokoi 2 osobowych

• Wyborną restaurację

• Organizacje imprez grupowych

• Oraz sezonowo zabiegi lecznicze

W sumie „Szarotka” może pomieścić około 30 osób + możliwość dostawek w 5 pokojach dwuosobowych.

W pensjonacie jest zatrudnionych na stałe 16 osób na pozycjach recepcjonistów, kucharzy, pokojówek, kelnerek, barmana, konserwatora i księgowej. Tylko w czasie sezonu zimowego oraz letniego zatrudnionych jest dodatkowo 8 osób do wykonywania zabiegów leczniczych.

Struktura organizacyjna hotelu

Rys. 1 Struktura organizacyjna pensjonatu „Szarotka”

Diagram hierarchii funkcji organizacji

Rys. 2 Ogólny diagram hierarchii funkcji

Do dalszej analiz wybraliśmy „Prowadzenie recepcji”, dlatego szczegółowy opis tej dziedziny zostanie zamieszczony w punkcie 3.

Procesy podstawowe i wybrane procesy pomocnicze

Procesami podstawowymi nazywamy takie procesy, w efekcie których powstaje wyrób lub usługa związana pośrednio lub bezpośrednio z działalnością przedsiębiorstwa- z tego firma „żyje” zaś procesami pomocniczymi będą takie, które służą zapewnieniu sprawnego funkcjonowania organizacji i umożliwiają realizację procesów podstawowych- dzięki nim firma funkcjonuje.

W przypadku naszego przedsiębiorstwa usługowego, jakim jest pensjonat, można wyróżnić dwa procesy podstawowe:

-usługi noclegowe

-usługi gastronomiczne

Ponadto procesami pomocniczymi są:

-zapewnienie czystości o wyposażenia pokoi

-zarządzanie kadrami

- obsługa finansowa i księgowa

-zarządzanie zaopatrzeniem

-konserwacje, naprawy i remonty

Główne dokumenty transakcyjne i wynikowe:

Dokumenty transakcyjne dokumentują zdarzenia (operacje) gospodarcze, np. sprzedaż usług, wydanie towaru, zapłata dla dostawcy.

Dokumenty transakcyjne gromadzone są w zbiorach transakcyjnych

Pozycje większości dokumentów transakcyjnych tworzą polecenia księgowania, tóre przekazywane są do Księgi Głównej.

Wyróżniamy dokumenty, w przypadku których czas odgrywa kluczową rolę:

• Faktury

• Rachunki

• Sprawozdania

• Dokumenty potwierdzające transakcje

Dokumenty wynikowe, są to takie dokumenty, które są wytwarzane dopiero po przetworzeniu dokumentów źródłowych. Są to sumy ewidencji VAT i przelewy. Dokumenty wynikowe przekazuje się na zewnątrz, nie wpływają one na działanie programu i nie są potrzebne do jego obsługi. Czasami, jeśli na przykład dojdzie do uszkodzenia danych, to dokumenty wynikowe, mogą zostać użyte jako źródłowe.

Wykaz podstawowych kartotek , rejestrów i innych zbiorów danych:

Pensjonat „Szarotka”, prowadzi zbiór danych osobowych w formie książki zameldowań i w systemie teleinformatycznym. Jest to określone ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 roku do ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U.06.139.993 j.t. ze zm.).

W takim zbiorze gromadzi się:

• Imię i Nazwisko

• Imiona rodziców

• Datę i miejsce urodzenia

• Adres miejsca zameldowania

• Datę przyjazdu i planowany czas trwania pobytu

• Numer i serię dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość.

Oprócz rejestru klientów, pensjonat prowadzi następujące rejestry:

- aktualny stan magazynowy

- lista zatrudnionych pracowników

- zbiory danych związane z obsługą księgową i finansowa

- rejestr zrealizowanych dostaw

Ocena systemu informacyjnego

Uważamy, że nie można mieć zastrzeżeń co do systemu informacyjnego, jaki jest w hotelu. Do tego momentu nie występowały problemu związane z funkcjonowaniem systemu informacyjnego

Stan zinformatyzowania

Przede wszystkim System operacyjny Recepcja Hotelowa MX w recepcji. W pozostałych działach nie jest używane konkretne oprogramowanie dedykowane dla tych działów. Wszystkie korzystają z narzędzi pakietu Microsoft Office.

Sprzęt informatyczny w pensjonacie „Szarotka”:

- komputery w każdym dziale

-wewnętrzna sieć łącząca wszystkie komputery

-drukarki i skanery

- terminale do rozliczeń bezgotówkowych

-bezprzewodowa sieć internetowa dla gości

Zamierzenie firmy w zakresie rozwoju zastosowania informatyki

• Wprowadzenie obsługi pokoi za pomocą kart magnetycznych, w celu wyeliminowania kluczy

• Możliwość rezerwacji on-line w celu ułatwienia i przyspieszenia procesu rejestracji

• W niedalekiej przyszłości zakup programu do całościowej obsługi wszystkich dziedzin związanych z prowadzeniem pensjonatu z restauracją

3. Szczegółowy opis funkcji w zakresie wybranej dziedziny zarządzania

Skupiamy się na opisie Działu Recepcji, bowiem dla tego typu działalności jaką jest pensjonat, hotel, ośrodek wypoczynkowy itp. jest to najważniejszy dział, bowiem jest jego wizytówka. To na tej podstawie klienci dokonują pierwszej decyzji i pojawia się u nich pierwsze wrażenie.

Stąd też ważne jest aby dokładnie sprecyzować i opisać funkcje jakie ten dział ma pełnić. System w recepcji musi posiadać wiele funkcji, być rozbudowany, oraz dawać możliwości do realizowania niecodziennych spraw. Jednakże by dobrze wybrać system, należy dokładnie przeanalizować funkcje jakie pełni recepcja.

Rys.4 Szczegółowy diagram hierarchii funkcji wybranej dziedziny

Rys.5 Diagram przepływu danych

Specyfikacja dokumentów źródłowych

Dokumentemi źródłowym w dziale recepcja jest przede wszystkim kartka meldunkowa (karta pobytu) .

Do jej sporządzenia, potrzebne są następujące informacje:

• Imię i nazwisko

• Numer dowodu

• Miejsce zamieszkania

• Telefon kontaktowy

• Liczba noclegów

• Data pobytu od…. do…..

• Numer pokoju

Karta meldunkowa jest dokumentem źródłowym, najważniejszym w procesie rejestracji. Jest do podstawa do wykonania takiej czynności przez recepcjonistę. Jest ona o tyle ważne iż jednocześnie jest podstawą do wystawienia rachunku końcowego za cały okres pobytu. Charakter tego dokumentu jest wewnętrzny, bowiem jest ona zatwierdzana przez recepcjonistę. Pieczątka i podpis zarówno klienta jak i recepcjonisty są podstawą do uznania karty meldunkowej za dokument ważny w świetle prawa.

Imię i Nazwisko:
Numer dowodu:
Miejsce zamieszkania:
Telefon kontaktowy:
Liczba noclegów:
Data pobytu od…. do….:
Numer pokoju:

Dokumentem wynikowym dla karty meldunkowej jest rachunek końcowy, wystawiany przez recepcjonistę. W rachunku zawarty jest kosz noclegów, koszt posiłków oraz koszt usług dodatkowych ( masaże lub zorganizowane imprezy grupowe). Do każdej w/w usługi przypisany jest koszt jednostkowy oraz ilość, co w ostateczności daje nam rachunek końcowy.

Układ tego dokumentu przedstawia się następująco:

- Dane pensjonatu „Szarotka”

- Dane osobowe klienta

- Wyszególnieni wszystkich usług, które pensjonat świadczył na rzecz klienta podzielone na 3 działy: koszt noclegów, koszt posiłków, koszt usług dodatkowych.

- Podsumowanie kosztów, które musi opłacić klient

- Miejsce na podpis pracownika recepcji oraz klienta.

Wraz z rachunkiem klient otrzymuje paragon fiskalny.

4. Struktura funkcjonalna badanego systemu

Program zawiera następujące moduły:

1. Moduł Firma

- w module tym wprowadzamy najważniejsze informacje przy pierwszym uruchomieni programu lub też w trakcie gdy zmienia się ich stan, głównymi informacjami jakie wprowadzamy są:

- dane firmy

- rodzaje usług

- rodzaje towarów

- cenniki

- dane identyfikujące pracowników

- stawki VAT

- rodzaje pokoi jakie oferujemy

2. Moduł Recepcja ( omówiony szczegółowo niżej)

3. Moduł Sprzedaż

- moduł ten zawiera dwie funkcje:

- Sprzedaż, który pozwala na stworzenie i wydruk dokumentów sprzedaży ( faktura VAT lub paragon)

-Zapłata kontrahentów

4.Moduł Kasa

-moduł ten pozwala na tworzenie i wydruk dokumentów kasowych

-Kasa Przyjmie

-Kasa Wyda

5. Moduł Konfiguracja

6. Moduł Pomoc

Model funkcjonalny dla modułu Recepcja.

Główne funkcje użytkowe:

W dziale Księga rezerwacji pracownik ma możliwość obsługi wszystkich funkcji związanych z obsługą rezerwacji. Wszystkie zmiany są oczywiście wprowadzane ręcznie przez pracownika, jednak pozwalają lepiej zorientować się jak wygląda sytuacja poszczególnych pracowników.

W dziale Księga wydatków system automatycznie wylicza koszty pobytu, natomiast koszty dodatkowych wydatków są wprowadzane przez pracowników po uzyskaniu informacji z innych działów. System samoczynnie generuje natomiast faktury i rachunki na koniec pobytu.

Na zakończenie pobytu tworzy się historia pobytu, która jest automatycznie przekazywana do archiwum. Pracownicy mają tam dostęp do historii pobytu zawierającej czas pobytu, dodatkowe usługi wykupione prze gości oraz końcowy rachunek.

5. Charakterystyka wejść i wyjść systemu

W module Firma wejściami systemu są informacje, które użytkownicy systemu muszą wprowadzić przed pierwszym praktycznym użyciem systemu. I są to już wczesniej wymienione dane:

- dane firmy

- rodzaje usług

- rodzaje towarów

- cenniki

- dane identyfikujące pracowników

- stawki VAT

- rodzaje pokoi jakie oferujemy

W module recepcja wszystkie dane wejściowe wprowadzane są przez użytkowników programu, w naszym przypadku przez pracowników recepcji. Wprowadzane są dane osobowe gości oraz planowany czas pobytu. Wszystkie dane wpisywane są do szablonów danych według ustalonego sposobu ( komórki zawierają reguły walidacji) Do każdego klienta zostaje dopisany numer pokoju w którym będzie zameldowany ( wyjście systemu). W czasie pobytu wprowadzane są informacje o usługach z jakich korzystał klient, w module Recepcja generowany jest podgląd na wielkość naszego rachunku w danym momencie.

W module Sprzedaż automatycznie generowana jest gotowa do wydruku faktura lub paragon. Ponadto moduł ten zawiera informacje o płatnościach dokonanych przez klientów, pracownicy ręcznie wpisują potwierdzenie opłaty za rachunki, natomiast system automatycznie generuje zestawienie za określony czas.

6. Ogólna charakterystyka innych dostępnych pakietów użytkowych do obsługi danych dziedzin zarządzania

CHART HOTEL

System oprogramowania hotelowego CHART dzięki swojej niezawodności, uniwersalności i modułowej budowie znajduje szerokie zastosowanie w hotelach miejskich, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych, sanatoryjnych i wczasowych. System z powodzeniem może być stosowany zarówno w małych, jak i dużych obiektach.

Pomimo że program zawiera bogaty pakiet funkcji charakteryzuje się łatwością obsługi. Nie sprawia żadnych problemów osobie zaznajomionej z podstawowymi zasadami pracy w środowisku Microsoft Windows. Przy wdrażaniu oprogramowania nie są wymagane długie, czasochłonne i kosztowne szkolenia. Współpraca pomiędzy użytkownikiem i programem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków oraz logicznie powiązanych okien. Liczne grono użytkowników Systemu CHART przekonało się, że jest to najbardziej przyjazne oprogramowanie hotelowe na rynku.

Program hotelowy CHART współpracuje z szeroką gamą urządzeń i systemów informatycznych i telekomunikacyjnych, automatyzując i upraszczając codziennie wykonywane zadania. Komunikacja obejmuje między innymi centrale telefoniczne oraz systemy taryfikacyjne, drukarki fiskalne, systemy zamków hotelowych, systemy księgowe i płatnicze. W odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów przygotowany został moduł rezerwacji internetowych, a dla klientów zainteresowanych współpracą na platformie B2B - system Chartnet.

Moduł RECEPCJA - przeznaczony jest do wspomagania pracy personelu recepcyjnego, działu marketingu oraz kadry zarządzającej hotelu. Z tego miejsca dostępne są wszystkie kluczowe informacje, niezbędne dla poprawnego działania hotelu: bieżący podgląd pokoi, lista meldunków, księga rezerwacji. Kolorowy diagram hotelu umożliwia między innymi podejrzenie bieżącego i planowanego obłożenia, wyszukiwanie rezerwacji wymagających wpłaty zaliczki, dodawanie i przenoszenie rezerwacji oraz meldunków.

Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w Księdze Rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w Księdze Meldunkowej, itp.

Obok podstawowych funkcji, opisanych powyżej, system umożliwia również: wprowadzanie cen, obsługę telefonów hotelowych (odczyt rozmów, blokowanie telefonu, usługi budzenia), szybkie sprawdzanie i zmianę statusu pokoi, przygotowywanie raportów dla służby pięter, tworzenie codziennych zestawień (listy przyjazdów, list gości przebywających, itp.). Wbudowane w system funkcje notatnika oraz komunikatora ułatwiają wymianę informacji pomiędzy użytkownikami systemu.

Ponadto pakiet zawiera następujące moduły:

Moduł ŻYWIENIA- coraz powszechniejszym standardem staje się oferowanie gościom hotelowym możliwości korzystania z hotelowej restauracji. System Chart umożliwia zarówno planowanie posiłków na etapie rezerwacji, jak i szczegółowe rozliczanie w trakcie pobytu.

Moduł OBCIĄŻENIA I SPRZEDAŻ - Księga Obciążeń pozwala na przeglądanie, zarządzanie i rozliczanie wszelkiego rodzaju należnościami, wynikającymi z meldunku: pobytowymi, żywienia, usług dodatkowych. Dzięki połączeniu z modułem Sprzedaży jest wygodnym i elastycznym narzędziem, pozwalającym szybko i sprawnie rozliczyć gościa. Zależnie od konfiguracji systemu, rozliczenie może nastąpić w chwili wymeldowania gościa lub w formie płatności odroczonej.

Moduł ARCHIWUM - ogromna większość czynności, wykonywanych w hotelu, ma charakter powtarzalny. Dotyczy to zarówno wystawiania dokumentów sprzedaży, jak i bezpośredniej obsługi gości. Aby ułatwić użytkownikom pracę z systemem, wprowadzony został szereg słowników, zawierających dane stałe (listy usług, dane firm i gości, itp.). W celu ułatwienia kontroli dodano również słowniki danych archiwalnych (rezerwacji, meldunków, dokumentów, itp.).

Moduł INTERFEJSY - system CHART pozwala nie tylko na gromadzenie i analizę danych wprowadzanych przez użytkowników, ale współpracę z różnego rodzaju systemami i urządzeniami peryferyjnymi: centralami abonenckimi, zamkami elektronicznymi, drukarkami fiskalnymi, systemami FK. Szeroka lista obsługiwanych urządzeń, dostarczanych przez największych producentów, pozwala na łatwą integrację i automatyzację codziennych czynności.

Moduł GASTRO- w przypadku, gdy hotel połączony jest z obiektem gastronomicznym, wyposażonym w oprogramowanie Gastro, możliwe jest współdziałanie zarówno z programem Gastro POS, służącym do obsługi kelnerskiej, jak i programem Gastro Szef przeznaczonym do zarządzania procesami kalkulacyjno-magazynowymi.

Moduł INTERNET- coraz więcej obiektów o charakterze hotelarskim umieszcza w Internecie własne strony, zawierające opis obiektu bogato ilustrowany zdjęciami oraz cennik usług. Jest to skuteczny sposób na promocję swoich usług, adresowany do biur turystycznych oraz klientów indywidualnych na całym świecie. Co więcej, komunikacja za pośrednictwem sieci umożliwia bezpośrednie rezerwowanie pokoi w hotelu, skutecznie uzupełniając tradycyjne kanały rezerwacji.

Moduł REHABILITACJA - w przypadku obiektów świadczących usługi rehabilitacyjne i zabiegowe równie ważne, co prawidłowe przyjęcie i rozliczenie gościa, jest również prowadzenie dokumentów dotyczących szczegółów jego pobytu, przeprowadzonych zabiegów i formy leczenia. Dla takich właśnie użytkowników stworzony został moduł Rehabilitacji.

Fidelio Suite 8

Fidelio Suite 8 na bazie Oracle stanowi produkt, jakiego jeszcze nie było. Podstawową zaletą jest ogromna stabilność bazy danych, dzięki czemu nie ma możliwości utraty danych. Z praktycznego zaś punktu widzenia zastosowana technologia pozwoliła na szczegółowe przechowywanie danych historycznych. Wszelkie raporty i statystyki, które zawsze były najmocniejszą stroną programów Fidelio, stały się bardziej szczegółowe i łatwiej dostępne. Rozszerzeniu uległa również sama funkcjonalność programu. Zbudowana została ona w sposób bardziej modułowy, a co za tym idzie, łatwiej jest przygotować konfigurację pod wymagania konkretnego użytkownika. Posiada mechanizmy umożliwiające wspólne dane o gościach, oraz dokonywanie wzajemnych rezerwacji.

 Fidelio Suite 8 składa się z następujących modułów:.

 Moduł Synchronisation - moduł umożliwia pełną synchronizację z systemem Microsoft Outlook. Wysyłka korespondencji seryjnej jak i indywidualnej może odbywać się poprzez pocztę elektroniczną. Również indywidualne aktywności pracownika mogą być automatycznie synchronizowane z jego kalendarzem w systemie Microsoft Outlook.

 Moduł PMS - moduł obsługi recepcji. Realizuje większość funkcji systemu hotelowego.

 Moduł Accounts Receivable - moduł obsługi rachunków kredytowych (forma płatności przelew).

 Moduł Blocks - moduł do zaawansowanej obsługi grup

 Moduł Travel Agency - umożliwia łatwe i okresowe rozliczenia prowizji dla biur podróży.

 Moduł Back Office Interface - automatyczne przekazywanie danych do systemu księgowego.

 Moduł My Fidelio HomePage - umożliwia posiadanie arkusza rezerwacyjnego na stronie internetowej hotelu i automatyczne przenoszenie rezerwacji internetowych do systemu Fidelio Suite 8.

 Moduł Data Connector - Cross Reservation - posiadając wspólne profile i „raporty firma” umożliwia również wzajemne dokonywanie rezerwacji. Jest to funkcjonalność chętnie wykorzystywana przez małe sieci hotelowe.

 Moduł CCM - pozwala na pełną i profesjonalną obsługę konferencji, bankietów i wszelkiego rodzaju imprez zorganizowanych.

Moduł Room Planer - przygotowując imprezę często potrzebujemy w obrazowy sposób przedstawić klientowi salę i ustawienie stołów i krzeseł. Wbudowany w system moduł Room Planer w prosty sposób wygeneruje taką grafikę.

Wszystkie programy zestawimy w tabeli morfologicznej i porównamy pod względem spełniania funkcji ze wszystkich dziedzin.

		Recepcja mx		Chart hotel		Fidelio suite 8
		ocena	Wynik	ocena	Wynik	ocena	Wynik
	waga 1-5
1. Prowadzenie recepcji	5	9	45	9	45	9	45
2. Prowadzenie restauracji	5	-	-	8	40	7	35
3. Prowadzenie finansów i księgowości	3	-	-	-	-	2	6
4. Obsługa dostaw	5	-	-	6	30	7	35
5. Obsługa kadr	5	-	-	8	40	8	40
6. Obsługa pokoi	4	2	8	7	28	7	28
			53		183		189

Program Recepcja MX widocznie odstaje od pozostałych programów ponieważ zawiera w sobie jedynie moduł recepcji, podczas gdy pozostałe pakiety zawierają kompleksowe rozwiązania dla działalności całego pensjonatu lub hotelu.

7. Szczegółowa analiza badanych pakietów w zakresie wspomagania realizacji wybranych funkcji rzeczowych opisywanej organizacji

		Recepcja mx		Chart hotel		Fidelio suite 8
		ocena	Wynik	ocena	Wynik	ocena	Wynik
	waga 1-5
1. Przyjmowanie rezerwacji	5	8	40	8	40	8	40
2. Ewidencja rezerwacji	5	8	40	8	40	8	40
3.Potwierdzanie rezerwacji	3	8	24	8	24	8	24
4. Odwoływanie rezerwacji	5	8	40	8	40	8	40
5.Korekta rezerwacji	5	8	40	8	40	8	40
6.Przyjmowanie gości	-		-		-		-
7.Ewidencjownoeanie gości	3	6	18	7	21	9	27
8.Wydawanie kluczy	-		-		-		-
9.Przekazywanie niezbędnych informacji	-		-		-		-
10.wystawianie rachunków za pobyt	4	9	36	9	36	9	36
11.Wystawianie rachunków za wyżywienie	4	7	28	7	28	7	28
12.wystawieanie rachunków za usługi	4	7	28	7	28	7	28
13.Przekazywanie informacje do innych działów	3	2	6	5	15	10	30
14.Przyjmowanie informacji od innych działów	3	2	6	5	15	10	30
			306		327		363

Systemy, które wybraliśmy do porównywania wypadają lepiej od naszego dzięki większej ilości parametrów, jakimi można opisać klienta w ewidencjonowaniu gości oraz dzięki temu, że są one pakietami w których pomiędzy modułami zintegrowane jest przekazywanie informacji w obydwie strony.

8. Ogólna ocena systemu (podsumowanie)

1.Ogólna ocena systemu

Obecnie system Recepcja MX jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla tak małego pensjonatu jakim jest „Szarotka”.

Po pierwsze spełnia on wszystkie podstawowe wymogi dotyczące podstawowej działalności pensjonatu.

Po drugie do zakupu tego programu zachęca nas cena wynosząca tylko 500 zł.

Po trzecie bardzo przyjazny interfejs pozwala się odnaleźć każdemu użytkownikowi.

Po czwarte program jest bardzo „lekki”, przez co nie zakłóca pracy urządzenia na którym jest zainstalowany oraz sam się nie zawiesza.

Po piąte jego uniwersalny charakter pozwala na stosowaniu tego narzędzia w każdym ośrodku oferującym płatne noclegi.

Jedyną większą wadą jaką zauważyliśmy jest brak zintegrowanego narzędzia do rezerwacji on-line. W dobie powszechnego dostępu do Internetu może to stwarzać problem w przyszłości.

Może wydawać się, iż wadą jest to iż system nie zawiera w sobie możliwości kontroli magazynu oraz tworzenia zamówień. Problem ten został rozwiązany w rozbudowanej wersji Recepcja MAX. Jednak właściciel pensjonatu stwierdzili, iż nie potrzebują w codziennym użytku tej opcji. W naszej ocenie zgadzamy się z ich poglądem ponieważ tak mały pensjonat nie potrzebuje takiego rozwiązania.

2.Ocena zaspokojenia potrzeb organizacji przez system

	Spełnianie funkcji
1. Prowadzenie recepcji	+
2. Prowadzenie restauracji	-
3. Prowadzenie finansów i księgowości	-
4. Obsługa dostaw	-
5. Obsługa kadr	-
6. Obsługa pokoi	-

Program Recepcja MX jest przede wszystkim programem dedykowanym do obsługi recepcji, stąd zaspokaja on całkowicie wymagania i funkcje dziedziny zarządzani jaką jest obsługa recepcji ( oczywiście poza tymi, które może wykonywać tylko człowiek).

Pensjonat „Szarotka” jest obiektem o niewielkich rozmiarach i o nie wielkiej ilości gości obsługiwanych w jednym momencie, stąd nie posiada on narzędzi dedykowanych innym funkcjom związanym z działalnością obiektu noclegowego.

3.Ocena badanego systemu na tle innych tego typu

Ogólnie patrząc całościowo na obiekt jakim jest pensjonat lub hotel pakiety wybrane do analizy w większym stopniu realizują podstawowe funkcje pensjonatu. Powodem tego jest to, iż są one rozbudowanymi pakietami zawierającymi wszystkie niezbędne moduły do pełnego zarządzania pensjonatem lub hotelem.

Jednak jeżeli weźmiemy tylko pod uwagę obsługę recepcji nasz system nie odbiega znaczące od pozostałych systemów. Po raz kolejny różnice związane są z tym, iż pozostałe pakiety są rozbudowanymi narzędziami ( wyższe oceny za otrzymywanie i przekazywanie danych z innych działów dzięki integracji modułów).

4. Ocena systemów ze względu na możliwości wsparcia funkcji

Wszystkie trzy systemy w bardzo podobny sposób, bardzo dobry, wspomagają funkcje recepcji. Dzięki bardzo dobrej wizualizacji informacji pozwalają na bardzo szybkie „odnalezienie się” użytkownika w sytuacji w jakiej znajduje się stan obłożenia pensjonatu. Ponad to dzięki automatycznemu zliczaniu kosztów usług każdy klient ma przejrzysty wgląd w stan rachunku w czasie przebywania w pensjonacie.

9. Koncepcja rozbudowy badanego pakietu.

Proponowaną przez nas zmianą jest roszenie funkcji ewidencji rezerwacji na możliwość ewidencji grupy gości pod jedną pozycją. Obecnie pod każdą rezerwacją pokoju musiało się kryć co najmniej jedno nazwisko rezerwującego i odpowiadającego za koszty, jakie ten pokuj generował. Zmiana miałaby na celu wynajęcie określonej ilości miejsc noclegowych, a co za tym idzie również pokoi czy to pod jednym nazwiskiem czy jedną nazwą wynajmującej firmy. Dzięki czemu koszty zostałyby podliczone jedynie do jednego rachunku, co w znaczącym stopniu ułatwiłoby sposób rozliczania, zarówno dla gości jak i pensjonatu. Wydaje się, iż jest to bardzo nie wielka zmiana, jednak w znaczący sposób ułatwiłaby prace pracownikom recepcji.

Inną propozycją jest rozbudowanie systemu o funkcje planowania i nieplanowani wyłączenia pokoi spowodowanych awariami i remontami. Obecnie w systemie nie ma wykazu pokoi nie nadających się do wynajęcia co powodowało przypisanie gości do pokojów, z których nie można było korzystać. Rozbudowała polegałaby na dopisaniu do każdego pokoju dodatkowej funkcji opisującej pokój, a mianowicie czy jest on dostępny (oczywiście nie chodzi tu o zajęcie prze innego klienta) oraz o powód możliwej nie dostępności ( awaria czy remont0.).

http://www.dgcs.biz/index.php?option=com_content&task=view&id=202&Itemid=137

http://www.szarotka.pl/pl/start.html

http://www.segal.pl/index.php?go=product&group=2&prod=gastro_chart&open=2&menu=4

http://www.zwiadowca.pl/inwestor/katalog_producentow/katalog/pokaz/item202-micros_fidelio_polska_sp_z_o_o_.html?skip=90

Sprawozdanie z ćwiczeń laboratoryjnych do przedmiotu Informatyczne Systemy Zarządzania

Strona 2 z 23

Noemi Malska Grzegorz Czapla Strona 1

Strona 1 z 1

Noemi Malska Grzegorz Czapla Strona 2

Strona 2 z 25

KONSERWATORZY

BARMANI

KSIĘGOWOŚĆ

KELNERZY

POMOCNICY KUCHARZA

GŁÓWNY KUCHARZ

KIEROWNIK SALI

SZEF KUCHNI

POKOJÓWKI

MASAŻYŚCI (SEZONOWO)

RECEPCJONIŚCI

KIEROWNIK RESTAURACJI

KIEROWNIK

PENSJONATU

WŁAŚĆICIEL PENSJONATU

ZWALNIANIE PRACOWNIKÓW

ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW

EWENTUALNA REKLAMACJA

SPRAWDZANIE ZAMÓWIEŃ

PRZYJMOWANIE ZAMÓWIEŃ

WSYTAWIANIE ZAMÓWIEŃ

OBSŁUGA SALI

Funkcje systemu używane w recepcji

Księga rezerwacji

Archiwum meldunków

Tworzenie rezerwacji

Przeglądanie wydatków gości

Meldowanie gości

Potwierdzanie rezerwacji

Przeglądanie historii pobytu

Księga wydatków

Ewidencja indywidualnych wydatków

Rozliczenie dodatkowych wydatków

Rozliczenie kosztów pobytu

Wymeldowywanie

Rozliczenie kosztów pobytu oraz wydatków dodatkowcyh

PROWADZENIE KUCHNI

OBSŁUGA POKOI

OBSŁUGA KADR

OBSŁUGA DOSTAW

PROWADZENIE FINANSÓW I KSIĘGOWOŚCI

PROWADZENIE RECEPCJI

PROWADZENIE RESTAURACJI

PROWADZENIE PENSJONATU

ZAPEWNIENIE CZYSTOŚCI

ZAPEWNIE WYPOSAŻENIA POKOI

PRZEKAZYWANIE INFORMACJI DO INNYCH DZIAŁÓW

WYSTAWIANIE RACHUNKÓW

PRZEKAZYWANIE NIEZBĘDNYCH INFORMACJI

WYDAWANIE KLUCZY

EWIDENCJONOWANIE GOŚCI

PRZYJMOWANIE GOŚCI

KOREKTA REZERWACJI

ODWOŁYWANIE REZERWACJI

POTWIERDZANIE REZERWACJI

EWIDENCJA REZERWACJI

PRZYJMOWANIE REZERWACJI

OBSŁUGA GOŚCI

OBSŁUGA REZERWACJI

PROWADZENIE RECEPCJI

---