PROCEDURA
Nazwa i adres FIRMY
LOGO
Syst emowa
P05.01 wyd. [data wydania]
str. 1 / stron 7
ilość załączników: 2 formularze
egz. nr: ...............
Tytuł:
Proces zakupów
Spis treści
1. Cel...................................................................................................................................................................2
2. Przedmiot i zakres..........................................................................................................................................2
3. Definicje..........................................................................................................................................................2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia ..................................................................................................................2
5. Schemat blokowy...........................................................................................................................................3
6. Opis postępowania ........................................................................................................................................4
6.1 Identyfikacja potrzeb zakupów 4
6.2 Analiza rynku potencjalnych dostaw 4
6.3 Ocena i wybór dostawców 4
6.3.1 Kryteria oceny i wyboru dostawców 4
6.3.2 Ocena i wybór 5
6.3.3 Tworzenie i uaktualnienie list dostawców 5
6.3.4 Weryfikacja procesu wyboru i ponowna ocena 5
6.4 Umowy z dostawcami 5
6.5 Opracowanie i wysyłka zamówień 5
6.6 Weryfikacja zakupywanego materiału/wyrobu 6
7. Dokumenty zwiÄ…zane .....................................................................................................................................6
8. Zapisy .............................................................................................................................................................6
9. Załączniki........................................................................................................................................................7
10. Zmiany do wydania poprzedniego ..............................................................................................................7
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe.......................................................................................7
Imię i Nazwisko  Właściciel/Dyrektor
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
[data
jako obowiÄ…zujÄ…cy w
zatwierdze
LOGO
nia]
........................................
data
podpis
Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
LOGO P05.01, wyd. [data wydania] str. 2 z 7
1. Cel
Zapewnienie, że nabywane materiały/wyroby i usługi będą spełniały ustalone wymagania.
2. Przedmiot i zakres
Procedura ustala proces zakupów obejmujący identyfikację potrzeb zakupów, analizę rynku
dostawców, ocenę i wybór dostawców oraz ponowne oceny, opracowanie umów na dostawy,
opracowanie zamówień oraz weryfikację nabywanych materiałów/wyrobów.
3. Definicje
Dostawca: termin dostawca dotyczy dostawców materiałów/wyrobów oraz usług i odnosi się zarówno
do producentów, jak i do dystrybutorów handlowych.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
Odpowiedzialność i uprawnienia są przedstawione na schemacie blokowym (pkt. 5 i w opisie pkt.
6) i obejmują następujące funkcje:
·ð Magazynier,
·ð Kierownik Techniczny,
·ð Dyrektor Handlowy,
·ð WÅ‚aÅ›ciciel/Dyrektor.
Dyrektor Handlowy jest odpowiedzialny za ciągłą adekwatność i zapewnienie stosowania niniejszej
procedury oraz za doskonalenie procesu zakupów.
LOGO P05.01, wyd. [data wydania] str. 3 z 7
5. Schemat blokowy
DT/DH/HS
Prognozy sprzedaży. Potrzeby zakupów.
Identyfikacja
Plan produkcji. Plany zakupów.
potrzeb zakupów.
Zapotrzebowania bieżące.
czy istniejÄ…
zakwalifikowani
T
dostawcy?
N
DT/DH
Katalogi. Baza danych.
Analiza rynku potencjalnych
Oferty.
dostawców
Internet.
DH/DH
Kryteria oceny i wyboru. Protokół wyboru.
Ocena i wybór dostawcy.
Lista dostawców.
Ponowne oceny.
czy ocena / wybór
dla
prognozowanych
N T
dostaw?
Umowy
DH/D
Opracowanie umów na
dostawy
Zamówienia.
Zapotrzebowania.
DT/DH/D
Specyfikacje.
Opracowanie zamówienia
Zapisy / protokoły.
Instrukcja(e) kontroli
DT/DH/HM 6.5
Rejestr reklamacji.
dostaw.
Odbiór i weryfikacja dostawy
LOGO P05.01, wyd. [data wydania] str. 4 z 7
6. Opis postępowania
6.1 Identyfikacja potrzeb zakupów
6.1.1. Potrzeby odnośnie zakupów są ustalane na wiele sposobów w tym mają zastosowanie :
a) prognozy sprzedaży na podstawie procedury P04.01  Marketing i prognozowanie sprzedaży ,
b) bieżący plan produkcji zgodnie z procedurą P06.01  Nadzorowanie procesów ,
c) zapotrzebowania bieżące stosownie do sytuacji.
·ð Wszystkie te potrzeby bilansuje Dyrektor Handlowy i planuje oraz realizuje odpowiednie
zakupy z zachowaniem wymagań i procedur dalej opisanych. Do składania zapotrzebowań na
zakupy uprawnieni są Specjaliści ds. Handlu, Kierownik Techniczny i Magazynier.
6.1.2. Analiza rynku potencjalnych dostaw :
BazÄ™ danych o dostawach tworzy i aktualizuje Dyrektor Handlowy i Kierownik Techniczny
wykorzystując wszelkie możliwe z
ródła informacji (katalogi, oferty, internet).
6.2 Ocena i wybór dostawców
Proces oceny i wyboru jest zróżnicowany ze względu na rodz aj wyrobu i powiązanie procesu
w odniesieniu do zidentyfikowanych potrzeb (p. pkt. 6.3.1).
6.2.1 Kryteria oceny i wyboru dostawców
W zależności od sytuacji mają zastosowanie następujące elementy i kryteria oceny i wyboru:
Lp. Elementy oceny Kryteria oraz środki oceny i wyboru
1. Zdolność do spełniania wymagań jakościowych Musi być udowodniona pełna zdolność do spełniania
w tym spełnianie wymagań prawnych. wymagań jakościowych w tym wymagań prawnych.
Ocenia się to na podstawie ofert, katalogów,
certyfikatów bezpieczeństwa, aprobat technicznych,
także należy wykorzystywać w szerokim zakresie
badanie próbek wyrobów.
2. Posiadanie niezbędnych zasobów tj. Musi być udowodniona zdolność do dysponowania
wyposażenia i personelu. niezbędnymi zasobami.
Ocenia się to na podstawie ofert dostawców oraz w
odpowiednim zakresie należy stosować badanie
(audit) na miejscu u dostawcy.
3. System jakości. Certyfikowany system jakości stwarza warunki do
preferowania dostawcy.
4. Warunki handlowe: Terminy dostaw muszą być zagwarantowane.
Korzystniejsze warunki ekonomiczne stwarzajÄ…
·ð ceny,
ukierunkowanie dla preferowania dostawcy.
·ð warunki pÅ‚atnoÅ›ci,
·ð terminy dostaw.
5. Ciągłość spełniania wymagań. Dwie kolejne reklamacje powodują zawieszenie
współpracy do czasu przedstawienia przez dostawcę
programu działań korygujących.
6. Opinia rynkowa. Pozytywna opinia rynkowa stwarza warunki do
preferowania.
OpiniÄ™ rynkowÄ… analizuje siÄ™ na podstawie publikacji,
listów referencyjnych.
Zakres badania (liczba i rodzaj wymienionych wyżej elementów wziętych równocześnie pod uwagę) zależy od
wpływu przedmiotu dostawy na jakość zadań. Wybrane do badania elementy muszą być dostosowane do
specyficznych właściwości dostawy (materiały, usługi kooperacyjne).
LOGO P05.01, wyd. [data wydania] str. 5 z 7
6.2.2 Ocena i wybór
Ocena i wybór muszą być przeprowadzone w oparciu o kryteria wg pkt. 6.3.1 przy tworzeniu listy
dostawców, jak i w sytuacji jej uaktualnienia ze względu na nowe potrzeby.
Zapisy z oceny muszą być udokumentowane w formie protokołu wyboru dostawcy (formul. FP05.01 
1).
6.2.3 Tworzenie i uaktualnienie list dostawców
Dyrektor Handlowy na podstawie protokołów wyboru dostawców tworzy a następnie aktualizuje
listy dostawców.
W fazie uruchomienia procesu wg postanowień niniejszej procedury te listy należy sporządzać
w oparciu o analizę bieżących dostawców. W liście dostawców (formularz FP05.01  2) w kolumnie
 dokumenty odniesienia należy przywołać związany protokół wyboru dostawcy.
6.2.4 Weryfikacja procesu wyboru i ponowna ocena
Poprawność procesu wyboru jest oceniana na podstawie informacji zwrotnych o jakości
dostarczanych usług lub materiałów.
·ð Informacje zwrotne spÅ‚ywajÄ… od Specjalistów ds. Handlu w odniesieniu do zapotrzebowanych
materiałów/wyrobów przeznaczonych do handlu oraz od Kierownik Techniczny w odniesieniu do
materiałów, części i podzespołów eksploatacyjnych.
Właściciel na podstawie tych informacji weryfikuje listę dostawców z zastosowaniem kryter iów wg
pkt. 6.3.1.
Dyrektor Handlowy utrzymuje komunikację z dostawcami w zakresie działań korygujących, które
mogą być podjęte dla wyeliminowania przyczyn niezgodności w dostawach.
6.3 Umowy z dostawcami
Dla zapewnienia ciągłości i jakości dostaw na materiały i podzespoły podstawowe muszą być
zawarte umowy długoterminowe na dostawy.
Potrzeby umów długoterminowych analizuje Dyrektor Handlowy w powiązaniu z bazą danych
o dostawcach.
Decyzje w sprawie zawarcia umów długoterminowych pod ejmuje Właściciel/Dyrektor.
Przy sporządzaniu umów długoterminowych należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
·ð wymagania jakoÅ›ciowe,
·ð Å›wiadectwa jakoÅ›ci,
·ð terminy dostaw,
·ð reagowanie na reklamacje,
·ð prawo wstÄ™pu na teren dostawcy w celu wykonania audi tu.
6.4 Opracowanie i wysyłka zamówień
Zamówienia stosownie do zidentyfikowanych potrzeb wystawia Dyrektor Handlowy w zakresie
materiałów/wyrobów handlowych lub Kierownik Techniczny w zakresie materiałów/wyrobów
eksploatacyjnych.
Zamówienia mogą być wysyłane tylko do kwalifikowanych dostawców.
Zamówienia muszą zawierać jednoznaczne dane określające zamawiany wyrób w szczególności
muszą być podane w zależności od potrzeb:
·ð typ, klasa, kategoria,
·ð wymagania dotyczÄ…ce wyrobu,
·ð wymagania dotyczÄ…ce zatwierdzeÅ„ (Å›wiadectw) dostawcy,
·ð wymagania odnoÅ›nie procedur, procesów i wyposażenia,
·ð wymagania dotyczÄ…ce kwalifikacji personelu,
·ð wymagania dotyczÄ…ce systemu zarzÄ…dzania jakoÅ›ciÄ…,
·ð terminy i warunki dostawy,
·ð sposób pakowania i oznakowania,
·ð wymagania weryfikacji wyrobu na terenie dostawcy.
LOGO P05.01, wyd. [data wydania] str. 6 z 7
Przed przekazaniem dokumentów dotyczących zakupu należy upewnić się, że zawierają one
wszystkie właściwe dane.
6.5 Weryfikacja zakupywanego materiału/wyrobu
Działania weryfikacyjne dotyczące zakupywanych materiałów/wyrobów są określone w instrukcji
magazynowej.
W ogólności proces weryfikacji obejmuje:
1. Dostarczone materiały/wyroby podlegają kontroli przez uprawniony personel. Kontrola przebiega
w oparciu o dokumenty dotyczące zakupów, tzn. zamówienia i dowody dostawy or az w oparciu o
obowiązujące instrukcje kontroli i badań.
2. Dostawy spełniające wymagania są włączane na stan magazynowy i mogą być wydane do
sprzedaży lub zużycia :
Uwagi:
·ð Zamówienia i dowody dostawy muszÄ… być systematycznie kompletowane.
·ð Dowodem akceptujÄ…cej kontroli i przyjÄ™cia dostawy jest pieczęć na dowodzie dostawy:
LOGO
Dostawa zgodna z wymaganiami
...............................................
imiÄ™ i nazwisko, data, podpis
3. Dostawy zakwestionowane w czasie odbioru są zabezpieczane przed ich użycie m.
Muszą one być wyraz
nie oznakowane tablicÄ…  Reklamacja .
Dowód dostawy musi być opatrzony pieczęcią:
LOGO
Reklamacja dostawy
protokół rekl. nr ..........................
...............................................
imiÄ™ i nazwisko, data, podpis
Dyrektor Handlowy rejestruje reklamacje w rejestrze i prowadzi postępowanie reklamacyjne.
W przypadku zakwestionowania wyrobu dostarczonego przez klienta odpowiednia informacja w tym
zakresie musi być niezwłocznie przekazana klientowi.
4. Zapisy związane z kontrolą dostaw wymagane instrukcją magazynową muszą być sporządzone
i skompletowane oraz przechowywane.
7. Dokumenty zwiÄ…zane
1. Instrukcja magazynowa.
2. Procedura P04.01  Marketing i prognozowanie sprzedaży .
3. Procedura P06.01  Nadzorowanie procesów .
8. Zapisy
Protokoły wyboru dostawców.
1. Listy zatwierdzonych dostawców.
LOGO P05.01, wyd. [data wydania] str. 7 z 7
2. Zapisy zwiÄ…zane z weryfikacjÄ… dostawy.
9. Załączniki
1. Formularz FP05.01 1.
2. Formularz FP05.01 2.
10. Zmiany do wydania poprzedniego
Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie.
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski.
2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane
strony, co jest wykazane poniżej:
Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedur y
Lp. ImiÄ™ i nazwisko Stanowisko Data Podpis
1.
2.
3.
>> Koniec procedury <<