PROCEDURA
Nazwa i adres FIRMY
LOGO
Syst emowa
P06.01 wyd. [data wydania]
str. 1 / stron 7
ilość załączników: 1 + 2 formularze
egz. nr: ...............
Tytuł:
Nadzorowanie procesów
Spis treści
1. Cel................................................................................................................................................................... 2
2. Przedmiot i zakres ......................................................................................................................................... 2
3. Definicje .........................................................................................................................................................2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia .................................................................................................................. 2
5. Schemat blokowy .......................................................................................................................................... 3
6. Opis postępowania........................................................................................................................................ 4
6.1 Przebieg procesu........................................................................................................................................ 4
6.2 Wymagania dla nadzorowanych warunków sprzedaży................................................................................ 4
6.2.1 Dostępność informacji określającej cechy materiału/wyrobu i dostępność instrukcji stosowania............ 4
6.2.2 Wyposażenie handlowe i pomocnicze .................................................................................................. 4
6.2.3 Wyposażenie do pomiarów .................................................................................................................. 5
6.2.4 Wdrożenie działań związanych z pomiarami i monitorowaniem............................................................ 5
6.2.5 Identyfikacja i identyfikowalność........................................................................................................... 5
6.2.6 Nadzorowanie materiałów/wyrobów klienta........................................................................................... 5
6.2.7 Postępowanie z materiałami/wyrobami................................................................................................. 5
6.2.8 Środowisko pracy, bhp, czystość pomieszczeń..................................................................................... 5
7. Dokumenty zwiÄ…zane ..................................................................................................................................... 6
8. Zapisy .............................................................................................................................................................6
9. Załączniki .......................................................................................................................................................6
10. Zmiany do wydania poprzedniego .............................................................................................................. 6
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe......................................................................................6
Imię i Nazwisko  Właściciel/Dyrektor
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
[data
jako obowiÄ…zujÄ…cy w
zatwierdze
LOGO
nia]
............................................................
data
podpis
Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach t
ylko za zgodÄ… wydawcy.
LOGO P06.01, wyd. [data wydania] str. 2 z 7
1. Cel
Zapewnienie, że procesy handlowe będą realizowane w nadzorowanych warunkach oraz
w planowanej kolejności i terminach, tak aby dotrzymać przyjęte zobowiązania wobec klientów.
2. Przedmiot i zakres
Procedura określa procesy planowania zleceń handlowych oraz procesy realizacji sprzedaży
z uwzględnieniem kryteriów nadzorowanych warunków.
3. Definicje
1. Nadzorowane warunki sprzedaży: obejmują następujący zespół środków, czynności, dokumentów
i działań organizacyjnych:
a) dostępność informacji, w której określono cechy materiału/wyrobu,
b) dostępność instrukcji stosowania/użytkowania ,
c) stosowanie właściwego wyposażenia,
d) dostępność i stosowanie wyposażenia pomiarowego
e) wdrożenie działań monitorowania i pomiaru,
f) wdrożenie działań dot. zwolnienia do dostawy.
2. Identyfikowalność materiału/wyrobu: system oznakowania i zap isów pozwalający na odtworzenie
historii wytworzenia i badań materiału/wyrobu.
3. Status dotyczący kontroli i badań: system oznakowania i zapisów dot. kontroli i badań
pozwalający zidentyfikować czy materiał/wyrób jest przed, w trakcie czy po kontroli i jaki jest
wynik kontroli.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
Za wdrożenie działań opisanych w procedurze odpowiedzialność ponoszą następujące osoby w
podanym niżej zakresie:
Właściciel/Dyrektor
·ð sprawuje ogólny nadzór nad zapewnieniem nadzorowanych warunków sprzedaży.
Dyrektor Handlowy, Specjaliści ds. Handlu, Kierownik Techniczny
·ð planujÄ… zlecenia handlowe i wydajÄ… dyspozycje wydania materiałów/wyrobów na potrzeby
realizacji zleceń poprzez wpisy w rejestrach zleceń i/lub wystawienie zleceń wewnętrznych.
Magazynier
·ð bezpoÅ›rednio realizuje lub nadzoruje przyjÄ™cie/wydanie materiałów/wyrobów i kieruje pracami
załadunkowo/rozładunkowymi, odpowiada za zachowanie nadzorowanych warunków, w tym
sporzÄ…dzanie wymaganej dokumentacji,
·ð potwierdza wykonanie zleceÅ„ w rejestrze zleceÅ„,
·ð przekazuje materiaÅ‚y/wyroby za potwierdzeniem z i do magazynu.
Właściciel jest odpowiedzialny za ciągłą adekwatność i aktualność niniejszej procedury i za
doskonalenie metod nadzoru i sterowania procesami .
LOGO P06.01, wyd. [data wydania] str. 3 z 7
5. Schemat blokowy
Przyjęte zamówienia wg
Planowanie zleceń
P04.03. Rejestry zleceń
Plan zapasów wg P04.01.
Rejestr / kartoteka
Rejestry zleceń.
Pobieranie
magazynowa
Dokumentacja techniczna.
materiałów/wyrobów
Zapisy jakości wg planu
Plan sterowania.
Realizacja zlecenia.
sterowania.
Dokumentacja techniczna.
Kontrola i badania.
Postępowanie z
niezgodnościami T
czy wystąpiły
niezgodności?
N
Procedura P08.02.
Deklaracja zgodności
Wystawienie deklaracji
zgodności
Dokumenty przekazania
wyrobów.
Wydanie/przyjęcie
materiałów/wyrobów z lub do
magazynu
NADZOROWANE ÅšRODKI I WARUNKI
·ð dostÄ™pność informacji okreÅ›lajÄ…cej cechy wyrobu,
·ð dostÄ™pność instrukcji stosowania ,
·ð odpowiednie wyposażenie handlowe i pomocnicze ,
·ð odpowiednie wyposażenie pomiarowe,
·ð wdrożenie dziaÅ‚aÅ„ zwiÄ…zanych z pomiarami,
·ð identyfikacja i identyfikowalność,
·ð warunki przechowywania i zabezpieczenia wyrobów,
·ð Å›rodowisko pracy.
LOGO P06.01, wyd. [data wydania] str. 4 z 7
6. Opis postępowania
6.1 Przebieg procesu
1. Operacyjne planowanie zleceń handlowych
Podstawę dla operacyjnego planowania zleceń handlowych stanowią:
·ð przyjÄ™te zamówienia klientów wg procedury P04.03,
·ð plan zapasów wg procedury P04.01.
Wszystkie zlecenia handlowe związane ze sprzedażą podstawową planuje Dyrektor
Handlowy i dyspozycje w tym zakresie wpisuje w rejestrach zleceń handlowych (zał. nr 1).
W odniesieniu do zleceń nie związanych z e sprzedażą podstawową dyspozycje produkcyjne
w rejestrach zleceń wpisuje Kierownik Techniczny.
Uwaga
Alternatywnie zamiast wpisywania dyspozycji w rejestrach mogą być stosowane dyspozycje
w formie zleceń wewnętrznych (formularz FP06.01  1).
2. Realizacja przyjęcia i kontrola materiałów/wyrobów:
2.1 Sprawdzenie ogólnej zgodności dostawy z dokumentacją przewozową i zamówieniem.
2.2 Kontrola zgodnie z harmonogramem, dokumentacjÄ… i planem sterowania.
2.3 Przyjęcie materiałów/wyrobów do magazynu.
Żaden materiał/wyrób nie może być przekazany do magazynu zanim wymagana ko ntrola
i badania nie zostaną przeprowadzone z wynikiem pozytywnym oraz będą sporządzone
związane dokumenty potwierdzające zgodność materiałów/wyrobów.
Dokumentowanie kontroli jakości:
Zapisy dot. kontroli muszą być prowadzone zgodnie z wyma ganiami planu sterowania.
6.2 Wymagania dla nadzorowanych warunków sprzedaży
6.2.1 Dostępność informacji określającej cechy materiału/wyrobu i dostępność instrukcji stosowania
Informacje określające cechy materiału/wyrobu i instrukcje stosowania wynikają z:
·ð dokumentacji technicznej dot. materiałów/wyrobów, w tym instrukcji stosowania dostarczonej
przez producenta,
·ð planu sterowania procesem.
Wszystkie te dokumenty (we właściwym zakresie) włącznie z wzorami materiałów/wyrobów
muszą być dostępne na miejsc u wykonywania operacji handlowych.
6.2.2 Wyposażenie handlowe i pomocnicze
Wyposażenie handlowe i pomocnicze musi być utrzymane w stanie ciągłej zdolności użytkowej
i objęte systematyczną konserwacją.
Konserwację zapobiegawczą należy prowadzić zgodnie z wymaganiami podanymi w
instrukcjach dot. wyposażenia.
Przeglądy okresowe wyposażenia handlowego i pomocniczego wynikają z procedury P07.02
 Nadzorowanie wyposażenia .
Przy każdej jednostce wyposażenia handlowego i pomocniczego (lub grupie jednostek), jeśli
złożoność techniczne tego wyposażenia lub sposób jego obsługi tego wymaga, muszą być dostępne
instrukcje obsługi i konserwacji oraz instrukcje BHP.
LOGO P06.01, wyd. [data wydania] str. 5 z 7
6.2.3 Wyposażenie do pomiarów
Wyposażenie do pomiarów wynika z planu sterowania proc esem. Stosowane może być tylko
takie wyposażenie, które jest zatwierdzone w ustalonym systemie zgodnie z procedurą P07.01.
Personel ma być wyraz
nie poinstruowany o zasadach dot. stosowania wyposażenia, w tym
o statusie zwiÄ…zanym z wzorcowa niem i/lub sprawdzeniem.
6.2.4 Wdrożenie działań związanych z pomiarami i monitorowaniem
Wymagania dot. pomiarów i monitorowania wynikają z planu sterowania procesem. Wszystkie
wymagane pomiary muszą być wykonane i zarejestrowanie zgodnie z ustaleniami.
W przypadku rozbieżności od wymagań muszą być zastosowane procedury dot. niezgodności
(p. P08.02).
6.2.5 Identyfikacja i identyfikowalność
Wszystkie materiały/wyroby muszą być oznakowane w zakresie i w sposób ustalony. Musi być
zapewniona czytelność oznakowań i powiązanie z realizowanymi zleceniami.
Oznakowanie dot. statusu kontroli i badań musi być wykonane tak jak to określono w planie
sterowania i zwiÄ…zanych instrukcjach.
Materiały/wyroby zidentyfikowane jako niezgodne muszą być wyraz
n ie oddzielone od strumienia
materiałów/wyrobów zgodnych (p. procedura P08.02).
Identyfikowalność musi być rozpoznawalna w odniesieniu do czasu wytworzenia i statusu
kontroli końcowej.
6.2.6 Nadzorowanie materiałów/wyrobów klienta
W każdym przypadku stosowania materiałów /wyrobów klienta ma zastosowanie następująca
procedura:
1. materiał/wyrób podlega sprawdzeniu w odniesieniu do uzgodnionej specyfikacji,
jakiekolwiek rozbieżności od specyfikacji mają być niezwłocznie zakomunikowane
klientowi;
2. materiał/wyrób ma być przechowywany i obsługiwany w sposób zapobiegający przed
uszkodzeniem;
3. materiał/wyrób ma być indywidualnie oznakowany;
4. jakiekolwiek zagubienie lub uszkodzenie materiału/wyrobu ma być natychmiast
zakomunikowane klientowi, a zapisy dot. tych zdarze ń muszą być sporządzone.
6.2.7 Postępowanie z materiałami/wyrobami
1. Metody i sposoby postępowania z materiałem/wyrobem mają zapobiec jego uszkodzeniu
i zniszczeniu.
2. Materiały/wyroby mają być składowane na wyznaczonych powierzchniach, odpowiednio
posegregowa ne i poukładane.
3. Techniczne środki zabezpieczeń mają odpowiadać wymaganiom podanych w
technicznych warunkach producentów i przepisach technicznych.
4. Ochrona jakości materiałów/wyrobów po kontroli i badaniach ostatecznych obejmuje
odpowiednie zabezpieczenie, pakowanie i sposoby dostarczania.
6.2.8 Środowisko pracy, bhp, czystość pomieszczeń
Specyficzne warunki środowiska pracy muszą być zachowane stosownie do wymagań
określonych w planie sterownia.
Ogólne warunki środowiska pracy muszą być zachowane stoso wnie do wymagań wynikających
z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
W pomieszczeniach handlowych i magazynach muszą być apteczki i instrukcje udzielania pierwszej
pomocy.
Środki ochrony osobistej muszą być dostępne i zastosowane zgodnie z usta leniami planu
środków ochrony osobistej i/lub instrukcji bhp.
Środki przeciwpożarowe muszą być w stanie sprawności technicznej oraz rozmieszczone
zgodnie z planem zabezpieczenia przeciwpożarowego.
W obszarze pomieszczeń handlowych, socjalnyc h, biurowych, magazynach i na placach
składowych musi być utrzymany pełny porządek i czystość.
LOGO P06.01, wyd. [data wydania] str. 6 z 7
7. Dokumenty zwiÄ…zane
1. Procedura P04.01  Marketing i programowanie produkcji/usług .
2. Procedura P04.03  PrzeglÄ…d umowy .
3. Procedura P07.01  Nadzorowanie wyposażenia po miarowego .
4. Procedura P07.02  Nadzorowanie wyposażenia produkcyjnego .
5. Procedura P08.02  Nadzorowanie wyrobów niezgodnych .
6. Plany sterowania procesem.
8. Zapisy
1. Rejestry zleceń produkcyjnych i zlecenia wewnętrzne.
2. Zapisy dot. kontroli wg wymagań planów sterow ania.
9. Załączniki
1. Rejestr zleceń produkcyjnych: wzór (zał. nr 1).
2. Formularz FP06.01 1.
3. Formularz FP06.01 2.
10. Zmiany do wydania poprzedniego
Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie.
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski.
2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane
strony, co jest wykazane poniżej:
Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury
Lp. ImiÄ™ i nazwisko Stanowisko Data Podpis
1.
2.
3.
>> Koniec procedury <<
LOGO P06.01, wyd. [data wydania] str. 7 z 7
LOGO Załącznik Nr 2 do procedury P06.01, wyd. [data wydania] str. 1 z 1
Wykaz osób uprawnionych do kontroli i wzory pieczęci
Pieczęć
Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Zakres uprawnień
zwolnienie zatrzymanie
1. Właściciel/ Kontrola międzyoperacyjna
D D
Dyrektor i końcowa.
Otrzymałem: 01
................................
01
Data:.................
2. Pełnomocnik Kontrola międzyoperacyjna
DQ
DQ
i końcowa.
02
Otrzymałem:
................................
02
Data:.................
3. Dyrektor Kontrola międzyoperacyjna
DH
Otrzymałem:
................................
DH
Handlowy i końcowa.
Data:.................
03
03
4. Kierownik Kontrola międzyoperacyjna
Otrzymałem: DT
................................
DT
Techniczny i końcowa.
Data:.................
04
04
5. Specjalista ds. Kontrola międzyoperacyjna
HS HS
Produkcji/Mistrz i końcowa.
Otrzymałem:
................................
01
01
1
Data:.................
6. Specjalista ds. Kontrola międzyoperacyjna
HS
HS
Produkcji/Mistrz i końcowa.
Otrzymałem: 02
................................
02
2
Data:.................
7. Specjalista ds. Kontrola międzyoperacyjna
HS HS
Produkcji/Mistrz i końcowa.
Otrzymałem:
................................
03
03
3
Data:.................
8. Magazynier Kontrola międzyoperacyjna
HM HM
i końcowa.
Otrzymałem: 04
................................ 04
Data:.................
10.
11.
12.
obowiÄ…zuje od ................................................... Zatwierdzam:
............................................
Henryk Gad Właściciel
LOGO Załącznik Nr 1 do procedury P06.01, wyd. [data wydania] 1 / 1
Rejestr zleceń producyjnych Dział:
ZlecajÄ…cy Potwierdzenie Potwierdzenie
realizacji przyjęcia/wydani
Termin
Lp. Materiał/wyrób Ilość Zlecone na podstawie
a z
realizacji
(data, podpis) (data, podpis)
magazynu/sklepu
(data, podpis)