10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 47 • 14.06.2010 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu, naliczanego

w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Naliczony odpis na ZFŚS księguje się

po stronie Ma konta 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS). Drugostronnie ob-

ciąża on koszty działalności operacyjnej pracodawcy. Przeważnie odpis na ZFŚS stanowi

kwotę istotną i dlatego jest wstępnie księgowany na rozliczenia międzyokresowe kosztów

i sukcesywnie co miesiąc obciąża koszty wartością 1/12 odpisu.

Kwotę odpowiadającą wartości odpisu na ZFŚS pracodawca powinien przelać z ra-

chunku bieżącego na odrębny rachunek bankowy, np. konto 13-5 „Rachunek środków

ZFŚS”. Pracodawca może dokonać przelewu środków na ten rachunek jednorazowo na

początku roku lub sukcesywnie co miesiąc – uzależniając kwotę przelewu od możliwości

finansowych. Przy czym na rachunku Funduszu do 31 maja danego roku musi się znaleźć co

najmniej 75% równowartości odpisu za ten rok, a do 30 września powinna zostać przelana

pełna kwota odpisu. Odpis na ZFŚS, któremu towarzyszy przelew środków na wyodrębniony

rachunek bankowy Funduszu, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem wydatki Funduszu nie stanowią już tych kosztów.

Na co można wydać zgromadzone środki Funduszu?

Środkami Funduszu administruje pracodawca, ale przy ich rozdysponowaniu musi

uwzględniać przepisy ustawy o ZFŚS. Fundusz przeznaczony jest na finansowanie

działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania

z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie

zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Przy tym przez działalność socjalną rozumieć należy usługi świadczone przez pracodaw-

ców na rzecz:

–

różnych form wypoczynku,

–

działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,

–

opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania

przedszkolnego, a także

–

udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, również zwrotnej lub

bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Powyższe wynika z art. 1 ust. 1 i art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Tylko więc na takie cele ZFŚS może być wydatkowany. Co więcej, przyznawanie ulgo-

wych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej,

rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stanowi tak art. 8

ust. 1 ustawy o ZFŚS. Wyklucza to możliwość przyznawania wszystkim uprawnionym

świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości.

Prawidłowe rozliczenie pomocy socjalnej z ZFŚS

Jeśli chodzi o opodatkowanie świadczeń otrzymanych z ZFŚS przez pracowników, to

generalnie podlegają one opodatkowaniu, z wyjątkami określonymi w art. 21 ust. 1 pkt 67

i 78 ustawy o pdof. Z przepisów tych wynika, że wolna od podatku jest:

– wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności

socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pienięż-

nych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku

podatkowym kwoty 380 zł; przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony

i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi,

– dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 zorganizowanego przez podmioty

prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk,

w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach

leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz

przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie

z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich

wysokości,

b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty

760 zł.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach

zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są, niezależnie od ich wartości, zwolnione

z oskładkowania. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych

zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Ujęcie księgowe wybranych tytułów wydatków z ZFŚS przedstawiamy poniżej.

Dofinansowanie do wypoczynku pracowników w różnej formie

Pracodawca może dofinansować pracownikom koszt wypoczynku – zarówno krajowego,

jak i zagranicznego – indywidualnie zorganizowanego przez nich we własnym zakresie

(tzw. wczasy pod gruszą). Zastosowanie wówczas ma art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof.

Jeśli u pracowników świadczenia z ZFSŚ nie przekroczyły w danym roku kwoty 380 zł,

zapisy dotyczące tego dofinansowania mogą wyglądać następująco:

1. PK – kwota przyznanego dofinansowania do wczasów pod gruszą:

–

Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS),

– Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

2. WB – przekazanie na rachunek bankowy pracownika świadczenia:

– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

–

Ma konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”.

W przypadku gdy przekroczona zostanie graniczna kwota 380 zł, zapisy mogą być ana-

logiczne, tj. pracownikowi może zostać wypłacona pełna kwota świadczenia. Jego wartość

(ponad 380 zł) musi jednak wówczas zostać uwzględniona w podstawie opodatkowania

przy sporządzaniu listy płac za miesiąc, w którym wypłacono świadczenie.

Dopłaty z ZFŚS do kolonii dzieci pracowników ewidencjonuje się zapisami:

1. PK – przyznanie dofinansowania:

– Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS),

– Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

2. WB – wypłata dofinansowania w pełnej kwocie wynikającej z decyzji:

– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

–

Ma konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”.

Dopłaty te są dla pracownika przychodem zwolnionym z podatku na podstawie art. 21

ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof – bez ograniczeń kwotowych.

Pracodawcy mogą również zakupić z ZFŚS wycieczkę dla pracowników. Zazwyczaj w ta-

kim przypadku pracownik ponosi częściową odpłatność. Świadczenie polegające na zakupie

wycieczki lub jej dofinansowaniu mieści się w dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy pdof,

Wydatki finansowane z ZFŚS

w ewidencji księgowej

a więc jest zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości nieprzekra-

czającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Potwierdza to pismo Ministerstwa Finansów z dnia

30 marca 2010 r., stanowiące odpowiedź na zapytanie naszego Wydawnictwa. Ewidencja księ-

gowa zdarzeń związanych ze zorganizowaniem wycieczki, może przebiegać następująco:

1. FV – zakup wycieczki:

a) pełna kwota zobowiązania

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto biura podróży),

b) wartość usługi w części obciążającej ZFŚS

–

Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

c) wartość usługi w części obciążającej pracowników

–

Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

2. WB – zapłata za zakupioną wycieczkę:

–

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto biura podróży),

–

Ma konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”.

3. Potrącenie kwoty finansowanej przez pracowników z ich wynagrodzenia lub bezpośred-

nia wpłata do kasy pracodawcy:

–

Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” lub konto 10 „Kasa”,

–

Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

4. WB – refundacja środków w części opłaconej przez pracownika:

–

Wn konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”,

–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

Finansowanie biletów do kin, teatrów, karnetów na basen, siłownię

W zakładach pracy powszechnie jest praktykowane częściowe dofinansowanie z ZFŚS bi-

letów do kina, teatru oraz karnetów na basen czy siłownię. Zapisy z tym związane w księgach

rachunkowych – zakładając, że u pracowników świadczenia z ZFSŚ nie przekroczyły w da-

nym roku kwoty 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof) – wyglądać mogą następująco:

1. FV – zakup biletów lub karnetów w pełnej kwocie zobowiązania:

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto kina, teatru,

ośrodka sportowego).

2. Rozliczenie zakupu biletów lub karnetów:

a) część finansowana z ZFŚS

– Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) część finansowana przez pracownika

– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

3. WB – zapłata za bilety lub karnety:

– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto kina, teatru,

ośrodka sportowego),

– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

4. WB – refundacja środków w części finansowanej przez Fundusz:

– Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,

– Ma konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”.

5. KP – wpłata należności pracownika lub potrącenie kwoty finansowanej przez pracow-

ników z ich wynagrodzeń:

–

Wn konto 10 „Kasa” lub konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

–

Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Zakup bonów towarowych i udzielenie pożyczki

Pracownikom będącym w trudnej sytuacji materialnej zakład pracy może zakupić bony

towarowe z ZFŚS. Wartość otrzymanych bonów zawsze stanowi przychód podlegający

opodatkowaniu, nie są one objęte art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof. Ewidencja zakupu

i przekazania bonów może przebiegać zapisami:

1. Nota obciążeniowa dokumentująca wartość zakupionych bonów towarowych:

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto kontrahenta).

2. WB – zapłata za bony ze środków ZFŚS:

– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Konto kontrahenta),

– Ma konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”.

3. Wydanie bonów towarowych – na podstawie imiennej listy pracowników potwierdza-

jących ich odbiór:

– Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Ponadto wartość bonów towarowych pracodawca powinien doliczyć do innych przy-

chodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej ich kwoty pobrać

zaliczkę na podatek dochodowy.

Z ZFŚS można też sfinansować udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe dla pracow-

nika. Ewidencja księgowa zdarzeń z tym związanych może wyglądać następująco:

1. WB – wypłata udzielonej pożyczki z rachunku środków Funduszu:

– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

– Ma konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”.

2. PK – odsetki od pożyczki mieszkaniowej:

– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

–

Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS).

3. WB – spłata raty pożyczki:

– Wn konto 13-5 „Rachunek środków ZFŚS”,

–

Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Dla pracownika sam fakt otrzymania pożyczki nie będzie stanowił przychodu podle-

gającego opodatkowaniu. Natomiast gdyby umorzono pracownikowi pożyczkę, powstanie

u niego przychód ze stosunku pracy, który trzeba uwzględnić w liście płac za dany miesiąc

(nie podlega on oskładkowaniu). Zapis księgowy związany z umorzeniem pożyczki wygląda

następująco:

–

Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: ZFŚS),

– Ma konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami”.

Podstawa prawna:

– ustawazdnia4.03.1994r.ozakładowymfunduszuświadczeńsocjalnych(Dz.U.z1996r.nr70,poz.335

zezm.),

– ustawazdnia26.07.1991r.opodatkudochodowymodosóbfizycznych(Dz.U.z2010r.nr51,poz.307

zezm.),

– rozporządzenieMinistraPracyiPolitykiSocjalnejzdnia18.12.1998r.wsprawieszczegółowychzasad

ustalaniapodstawywymiaruskładeknaubezpieczeniaemerytalneirentowe(Dz.U.nr161,poz.1106

zezm.),

– ustawazdnia29.09.1994r.orachunkowości(Dz.U.z2009r.nr152,poz.1223zezm.).

Dorota Przybyszewska