„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Prowadzenie korespondencji
419[01].Z2.02

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1

Recenzenci:

mgr Agnieszka Mikina

mgr Edward Marek Klęczar

Opracowanie redakcyjne:

mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Konsultacja:

mgr Edyta Kozieł

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczn

ą

programu jednostki modułowej 419[01].Z2.02,

„Prowadzenie korespondencji”, zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu
technik prac biurowych.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2

SPIS TREŚCI

1.

Wprowadzenie

3

2.

Wymagania wstępne

4

3.

Cele kształcenia

5

4.

Materiał nauczania

6

4.1.

Zasady korespondencji

6

4.1.1.

Materiał nauczania

6

4.1.2. Pytania sprawdzające

10

4.1.3. Ćwiczenia

10

4.1.4. Sprawdzian postępów

12

4.2.

Blankiet korespondencyjny i adresowanie kopert

13

4.2.1. Materiał nauczania

13

4.2.2. Pytania sprawdzające

29

4.2.3. Ćwiczenia

30

4.2.4. Sprawdzian postępów

34

4.3. Zasady redagowania pism w korespondencji handlowej i wewnętrznej

35

4.3.1. Materiał nauczania

35

4.3.2. Pytania sprawdzające

43

4.3.3. Ćwiczenia

43

4.3.4. Sprawdzian postępów

46

4.4. Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

47

4.4.1. Materiał nauczania

47

4.4.2. Pytania sprawdzające

49

4.4.3. Ćwiczenia

49

4.4.4. Sprawdzian postępów

50

4.5. Korespondencja seryjna i z zastosowaniem poczty elektronicznej

51

4.5.1. Materiał nauczania

51

4.5.2. Pytania sprawdzające

52

4.5.3. Ćwiczenia

53

4.5.4. Sprawdzian postępów

53

5.

Sprawdzian osiągnięć

54

6. Literatura

58

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3

1. WPROWADZENIE

Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy i umiejętności dotyczącej

prowadzenia korespondencji, a w szczególności umiejętności doboru blankietów
korespondencyjnych, poprawnego redagowania pisma, adresowania kopert, opracowania
protokołów, sprawozdań, notatek służbowych.

W poradniku uwzględniono:

–

wymagania wstępne, w których wyszczególniono jakie umiejętności powinien posiadać
uczeń przed przystąpieniem do realizacji jednostki modułowej,

–

cele kształcenia, które pokazują jakie umiejętności uczeń opanuje po przeprowadzeniu
procesu kształcenia,

–

materiał nauczania, w którym zawarte są niezbędne treści teoretyczne, aby opanować
zasady poprawnego prowadzenia korespondencji,

–

pytania sprawdzające, które umożliwią ocenę przygotowania do wykonania ćwiczeń
potwierdzających nabycie umiejętności,

–

ć

wiczenia do samodzielnego rozwiązania, które zawierają: polecenie, sposób wykonania

oraz wykaz materiałów do wykonania ćwiczenia, pomogą ukształtować umiejętności
praktyczne i zweryfikować nabytą wiedzę teoretyczną,

–

sprawdzian postępów, który pomoże ocenić poziom wiedzy i umiejętności po wykonaniu
ć

wiczeń,

–

sprawdzian osiągnięć, który po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej
pozwoli ocenić poziom nabytych umiejętności w procesie kształcenia,

–

wykaz literatury.

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł 419[01].Z2

Organizacja

i funkcjonowanie

biura

419[01].Z2.01

Stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska

419[01]. Z2.02

Prowadzenie

korespondencji

419[01]. Z2.03

Zarządzanie informacją

i obiegiem dokumentów

419[01]. Z2.04

Organizowanie pracy

w sekretariacie

419[01]. Z2.05

Obsługa klienta

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu nauczania, powinieneś umieć:

−

posługiwać się słownictwem związanym z praktyką gospodarczą i pracą biurową,

−

wyjaśniać podstawowe pojęcia ekonomiczne,

−

rozróżniać podstawowe środki techniczne pracy biurowej (telefon, faks, kserokopiarka),

−

pozyskiwać, utrwalić i przekazać informacje drogą elektroniczną,

−

obsługiwać nowoczesne urządzenia biurowe,

−

prawidłowo napisać tekst metodą mnemotechniczną,

−

rysować tabele,

−

zastosować znaki szczególne i symbole w tekście,

−

rozmieszczać tytuły i podtytuły na stronie,

−

rozmieszczać tekst na stronie,

−

dobierać wyróżnienia tekstu,

−

wkomponowywać elementy graficzne w tekst,

−

sporządzać spis treści,

−

drukować dokument,

−

wypełniać formularze,

−

posługiwać się słownictwem obcojęzycznym w zakresie podstawowego słownictwa
zawodowego,

−

obsługiwać programy komputerowe w podstawowym zakresie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

scharakteryzować pisma stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,

−

dobrać blankiety do rodzaju sporządzanych pism,

−

rozmieścić poszczególne elementy pisma,

−

zaadresować kopertę w sposób klasyczny i z wykorzystaniem komputera,

−

sporządzić pisma charakterystyczne dla korespondencji handlowej oraz wewnętrznej
przedsiębiorstwa,

−

utworzyć bazę do korespondencji seryjnej oraz scalać dane z dokumentem,

−

opracować protokół, sprawozdanie i notatkę służbową.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1.

Zasady korespondencji

4.1.1. Materiał nauczania

Korespondencja jest sposobem komunikowania się i przekazywania informacji. Polega na

sporządzaniu pism, przyjmowaniu ich z zewnętrz i wysyłaniu na zewnątrz.

Jest zatem bardzo ważnym elementem działania przedsiębiorstwa lub instytucji.

Poprawnie prowadzona świadczy o profesjonalizmie i wpływa na pozytywny wizerunek
firmy. Ważne więc jest, aby pismo:

−

dotyczyło tylko jednej sprawy,

−

posiadało poprawną formę - właściwy układ graficzny, prawidłowy układ tekstu, brak
błędów gramatycznych i stylistycznych,

−

zostało napisane w uprzejmym tonie – uprzejmy ton pozytywnie nastawia odbiorcę pisma
do zawartej treści, nawet jeżeli zawiera ono negatywną decyzję lub napisane jest
w stanowczym tonie,

−

zostało jasno i zwięźle sformułowane – należy unikać zdań nadmiernie złożonych,
używane terminy i skróty powinny być powszechnie stosowane, przedmiot sprawy
powinien być przestawiony jednoznacznie,

−

nie zawierało przestarzałych zwrotów – np.: „uprzejmie proszę”, „z góry dziękuję za
pozytywne rozpatrzenie mojej prośby”,

−

zostało logicznie uporządkowane – z zastosowaniem metody indukcji lub dedukcji
(wybór metody zależy od osoby redagującej pismo),

−

zostało prawidłowo zaadresowane,

−

napisane, wydrukowane na czystym papierze.

Wyróżniamy dwie metody formułowania treści pisma:

–

indukcyjną,

–

dedukcyjną.

Metoda indukcji
Pismo w pierwszej kolejności opisuje zdarzenia, stwierdzenia szczegółowe, później

ogólne, na podstawie, których określane są wnioski.

Metoda dedukcji
Opisuje najpierw zdarzenia ogólne, a później stwierdzenia szczegółowe.

Przed wysłaniem pismo należy skontrolować:

−

czy zawiera wszystkie informacje, które nadawca chciał przedstawić,

−

czy jest zredagowane w uporządkowany, logiczny sposób,

−

czy jest przejrzyste i czytelne,

−

czy nie zawiera błędów ortograficznych i stylistycznych,

−

czy ma prawidłowy układ graficzny,

−

czy adresat odbierze ton pisma w sposób zgodny z naszymi intencjami,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7

−

czy zawiera informacje, które umożliwią odbiorcy dalszy kontakt (adres, telefon, fax
nadawcy).

Odpowiedni sposób postępowania z pismem jest uzależniony od umiejętności

rozróżnienia jego rodzaju. Czynność tę ułatwia klasyfikacja pism. I tak wyróżniamy pisma:
1) ze względu na odbiorcę i nadawcę pisma:

−

wewnętrzne – obieg pisma odbywa się w tej samej jednostce organizacyjnej,

−

zewnętrzne otrzymane – nadawcą pisma jest obca jednostka organizacyjna,

−

zewnętrzne wysłane – nadawcą pisma jest nasza jednostka organizacyjna,

2) ze względu na treść pisma:

−

informacyjne – informują o stanie faktycznym sprawy, np.: zawiadomienie,
sprawozdanie, protokół, oświadczenie, przydział czynności pracownika,

−

przekonujące – treść pisma nakłania do zajęcia odpowiedniego stanowiska w sprawie,
np.: reklamacja, oferta, decyzja, odwołanie, wiosek, odezwa, podanie, zapytanie,
wezwanie do zapłaty, zażalenie,

3) ze względu na stopień pilności pisma:

−

terminowe – w treści pisma wyznaczony jest termin załatwienia sprawy lub termin ten
określają przepisy prawa,

−

zwykłe – rozpatrywane są w terminach zwyczajowo przyjętych,

−

pilne – rozpatrywane są w pierwszej kolejności,

4) ze względu na formę graficzną pisma:

−

sporządzane na blankietach korespondencyjnych – bezkopertowych, reklamowych,
zwykłych, uproszczonych,

−

sporządzane na drukach,

−

sporządzane na blankietach specjalnych – np.: z okazji święta branżowego, blankietu
prezydenta,

−

sporządzane w dowolnej formie – bez zastosowania Polskich Norm oraz standardów
europejskich czy amerykańskich,

5) ze względu na poufność informacji pisma:

−

jawne – nie zawierające tajemnicy,

−

poufne – zawierające tajemnicę służbową,

−

tajne – zawierające tajemnicę państwową.

Obieg korespondencji obejmuje fazy:

−

przyjmowanie pism,

−

rozdzielanie pism,

−

rozpatrywanie pism,

−

wysyłanie pism.

Do zasad korespondencji zalicza się ogólne zasady formułowania treści pisma. Mają one

znaczenie w kreowaniu pozytywnego wizerunku instytucji. Prawidłowo sformułowaną treść
cechuje:
1)

zwięzłość – sprawa powinna być ściśle opisana, bez stosowania zbędnych szczegółów
i zbyt długich zdań złożonych, w sposób umożliwiający prawidłową interpretację,

2)

czytelność – pismo powinno być przejrzyste graficznie, zawierać jak najwięcej zdań
prostych oraz niezbyt długich złożonych, które pozwalają jasno zrozumieć treść, nie
powinno zawierać trudnych terminów fachowych jeżeli mogą być one niezrozumiałe dla
odbiorcy,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8

3)

przekonujący ton – pismo powinno zawierać jasną argumentację merytoryczną,
przekonującą odbiorcę do pozytywnego załatwienia sprawy oraz sformułowania, których
treść wywoła pożądaną przez adresata reakcję odbiorcy, np..: „ze szczególnym
uwzględnieniem …”,

4)

uprzejma forma – pismo powinno zawierać zwroty grzecznościowe (np.: Szanowny
Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo, serdecznie zapraszamy, z wyrazami szacunku,
z poważaniem), należy tak formułować treść pisma, wyrażała nasz pozytywny stosunek
do adresata nawet jeżeli wyrażamy negatywne stanowisko,

5)

kompletność – pismo powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje do załatwienia
przedstawionej w piśmie sprawy, aby nie było konieczności wysyłania kolejnych pism,
a tym samym wydłużania terminu załatwienia sprawy,

6)

poprawność ortograficzna, gramatyczna i stylistyczna – powinno być napisane zgodnie
z zasadami pisowni polskiej.

Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każdą myśl należy ująć w odrębnym

akapicie. Szczególnie ważne informacje należy wyróżnić. Do najczęściej stosowanych
wyróżnień zalicza się:

−

pogrubiony druk,

−

kursywa,

−

podkreślenie,

−

WIELKIE LITERY,

−

r o z t r z e l o n y d r u k,

−

inny kolor druku,

−

wypunktowanie,

−

wyśrodkowanie ważnych fragmentów pisma,

−

użycie sformułowań, które podkreślają wagę sprawy, np.: „należy zwrócić szczególną
uwagę na …”, „istotne znaczenie ma …”.

W korespondencji między instytucjami, firmami przyjęła się forma zwracania się do

adresata :Wy, Wam, Wasze, Was, pisane wielkimi literami. Forma określenia nadawcy to:
my, nam, nas, naszym, pisane małymi literami.

W pismach kierowanych do osób fizycznych stosuje się formę Pan, Pani, Państwo,

zawsze pisane wielką literą.

Jeżeli pismo jest dłuższe powinno być napisane w sposób logiczny i posiadać przejrzystą

strukturę. W tym celu wskazane jest sporządzenie planu pisma, który będzie uwzględniał:

−

wstęp,

−

przedstawienie sprawy,

−

uzasadnienie,

−

wnioski.

Poprawność gramatyczna wymaga miedzy innymi prawidłowego stosowania skrótów

i skrótowców. W pismach dozwolone jest używanie skrótów i skrótowców powszechnie
stosowanych.

Skróty
Skróty to pojedyncze skrócone wyrazy. Powstają poprzez:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9

−

odrzucenie końcowej części wyrazu i pozostawienie części początkowej – taki skrót
zawsze należy zakończyć kropką, np.: inżynier –inż., dyrektor – dyr., profesor – prof.,
kierownik – kier., ulica – ul., plac – pl., pozycja – poz., sztuk – szt., rok – r., imienia –
im., wiek – w., tabela – tab., tysiąc – tys., godzina – godz., rysunek – rys.,

−

pozostawienie pierwszej litery wyrazu i środkowych, odrzucenie końcowej części wyrazu
– skrót kończony jest kropką, np.: kapitan – kpt.,

−

pozostawienie pierwszej i ostatniej litery wyrazu – bez kropki na końcu, np.: doktor – dr,
numer – nr, według – wg,

−

pozostawienie pierwszej, środkowej i ostatniej litery wyrazu – bez kropki na końcu, np..:
magister – mgr, pułkownik – płk, major – mjr, punkt – pkt.

Skróty dotyczące miar, wag i jednostek monetarnych tworzone są w różnymi sposobami

(podanymi powyżej), ale skróty te zawsze pisze się bez kropki, np.: kilometr – km, metr – m,
gram – g, tona – t, centymetr – cm, milimetr – mm, litr – l, decymetr – dcm, złoty – zł, grosz –
gr, minuta – min, sekunda – s, kilogram – kg, hektar – ha.

Jeżeli skrót, który piszemy z kropką wystąpi na końcu zdania, drugiej kropki już nie

stawiamy.

Skrótowce
Są wyrazami powstałymi z pierwszych liter lub sylab wyrażeń lub nazw.

−

skrótowce powstałe z pierwszych liter nazw własnych – pisane wielkimi literami, np.:
ZUS – Zakład ubezpieczeń Społecznych, NBP – Narodowy Bank Polski, GUS – Główny
Urząd Statystyczny, RPP – Rada Polityki Pieniężnej, GPW – Giełda Papierów
Wartościowych, PAN – Polska Akademia Nauk, PWN – Powszechne Wydawnictwo
Naukowe, MF – Ministerstwo finansów, BOR – Biuro Ochrony Rządu, IPN – Instytut
Pamięci Narodowej, RP – Rzeczypospolita Polska, MOPS – Miejski Ośrodek Pomocy
Społecznej, TBS – Towarzystwo Budownictwa Społecznego,

−

skrótowce powstałe z sylab lub grup głosek – np.: POLFA – Polska Farmacja, PKOL –
Polski Komitet Olimpijski, PAGART – Polska Agencja Artystyczna,

−

skrótowce powstałe z pierwszych liter nazw własnych zawierające spójnik lub głoskę –
spójnik i głoskę piszemy małą literą, np.: DzU – Dziennik Ustaw, WSiP – Wydawnictwo
Szkolne i Pedagogiczne, WSzW – Wojewódzki Sztab Wojskowy, MOSiR – Miejski
Ośrodek Sportu i Rekreacji,

−

skrótowce powstałe z pierwszych liter kilku wyrazów – np.: na przykład – np., i tak dalej
– itd., ciąg dalszy nastąpi – cdn., to znaczy – tzn., jak wyżej – jw., to jest – tj., i temu
podobne – itp., do spraw – ds., bieżący rok – br.

Skróty nietypowe:

−

skróty podwojone oznaczają liczbę mnogą – np.: dyr. dyr. – dyrektorzy, oo. – ojcowie, pp.
– państwo, prof. prof. – profesorowie,

−

skróty pisane z łącznikiem – np.: z-ca – zastępca, d-ca – dowódca (obok dca), s-ka –
spółka (obok sp. i ska),

−

skróty międzynarodowe – np.: kB – kilobajt, kWA – kilowatoamper, hPa – hektopaskal.

Nie skraca się zwrotów grzecznościowych oraz nazw firm. Nie stosuje się w skrótach

ukośników / , np.: j/w., w/w, n/Wisłą,

Skrótów miast, np.: W-wa – Warszawa nie poleca się, gdyż zastosowane w piśmie są

nieeleganckie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

10

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Na jakie aspekty należy zwrócić uwagę formułując treść pisma ?

2.

Jakie czynności należy wykonać bezpośrednio przed wysłaniem pisma?

3.

Jaka jest klasyfikacja pism i według jakich kryteriów?

4.

Jakie znaczenie ma prawidłowa korespondencja w firmie?

5.

Jakim zasadom podlega prawidłowo zredagowana treść pisma?

6.

W jakim celu sporządza się plan pisma?

7.

W jaki sposób tworzy się skróty?

8.

W jaki sposób tworzy się skrótowce?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Oceń poprawność zwrotów w niżej podanych zdaniach. Jeżeli stwierdzisz błędy, dokonaj

analizy i wskaż prawidłowy sposób zapisania zwrotów.

Zdania:

1.

Odpowiadając na pani pismo z dnia ……. wyjaśniamy.

2.

Z góry dziękuję za pozytywne załatwienie mojej sprawy.

3.

Informujemy, że dostawa towarów odbędzie się na Nasz koszt.

4.

Zwracamy się do Pani v-ce prezes.

5.

Jesteśmy bardzo rozczarowani Waszą odmowną decyzją.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

dokonać oceny poprawności zapisanych zdań,

3)

wskazać błędy,

4)

dokonać analizy błędów,

5)

wskazać prawidłowy sposób zapisu zdań,

6)

zapisać prawidłowo zdania,

7)

zaprezentować wykonane ćwiczenie.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

słownik ortograficzny,

−

zeszyt przedmiotowy lub arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 2

Dokonaj klasyfikacji podanych poniżej pism według wymienionych kryteriów, stawiając

znak „x” w odpowiednim okienku.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11

Pismo

Ze względu
na odbiorcę

i nadawcę

Ze względu

na treść

Ze względu

na stopień

pilności

Ze względu

na formę

graficzną

Ze względu

na poufność

informacji

Oferta

sprzedaży

towarów

wysłana do

kontrahenta

Otrzymane

wezwanie do

zapłaty

Wysłane

odwołanie od

decyzji

Złożona

dostawcy

reklamacja

Otrzymane

gratulacje

Wręczony

pracownikowi

przydział

czynności

Złożony

pozew do

sądu wobec
pracownika

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

dokonać klasyfikacji,

3)

wypełnić arkusz pracy,

4)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia, np.: poprzez podjecie dyskusji
w zespole.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

arkusze pracy,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Przepisz zdania zastępując wyróżnione nazwy i zwroty skrótami.

1.

Narodowy Bank Polski jest bankiem centralnym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12

2.

Przeciętne zatrudnienie w ubiegłym roku wynosiło 35 osób.

3.

W konferencji wzięli udział dyrektor Kozłowski, dyrektor Malinowski i dyrektor
Zakrzewski.

4.

Konferencję poprowadził magister Janusz Zawada.

5.

W magazynie znajduje się 5 000 tysięcy sztuk towarów.

6.

Wartę honorową objął kapitan Marek Wilamowski.

7.

Zestawienie sporządzono według danych za pierwszy kwartał bieżącego roku.

8.

Pani Ewa jest zatrudniona na stanowisku referenta do spraw administracyjnych.

9.

Ciśnienie wynosi 1000 hektopaskali.

10.

Tekst ustawy znajduje się w Dzienniku Ustaw numer 14 z 2004 roku.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

dokonać analizy możliwości zastosowania skrótów,

3)

przepisać zdania, zastępując wyróżnione nazwy i zwroty skrótami,

4)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

słownik ortograficzny lub słownik skrótów,

−

zeszyty przedmiotowe,

−

długopisy lub pióra.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) scharakteryzować znaczenie korespondencji w firmie?

□

□

2) sklasyfikować pisma według różnych kryteriów?

□

□

3) rozróżnić zasady korespondencji?

□

□

4) scharakteryzować zasady korespondencji?

□

□

5) tworzyć skróty i skrótowce?

□

□

6) przestrzegać zasady korespondencji?

□

□

7) zastosować skróty i skrótowce w tekście?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13

4.2.

Blankiet korespondencyjny i adresowanie kopert

4.2.1. Materiał nauczania

Rodzaje blankietów
W korespondencji biurowej wykorzystuje się formularze i blankiety korespondencyjne

zgodne z Polską Normą PN-76/P-55315, która przewiduje cztery rodzaje blankietów
i dziesięć odmian. Według podanej normy blankiety występują w formacie A4 lub A5
w układzie pionowym lub poziomym. Wymieniona norma jest normą wycofaną
i niezastąpioną przez inną, ale zalecaną do stosowania.

Rozróżnia się blankiety:

1)

BB (bezkopertowe) – służące do wysyłania korespondencji bez kopert – obecnie ze
względu na konieczność przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych
stosowane bardzo rzadko i tylko wówczas, gdy nie naruszają chronionych prawem danych
osobowych, występuje w dwóch odmianach:

−

BB1 – format A4, układ pionowy,

−

BB2 – format A5, układ pionowy.

2)

BZ (blankiet zwykły) – powszechnie stosowany, na którym znajdują się znaki
powoławcze: „Wasze pismo z dnia”, „Znak”, „Nasz znak”, „Data”, „Sprawa” lub
„Dotyczy”, występuje w trzech odmianach:

−

BZ1 – format A4, układ pionowy,

−

BZ2 – format A5, układ pionowy,

−

BZ3 – format A5, układ poziomy.

3)

BU (blankiet uproszczony) – posiada ograniczoną liczbę znaków powoławczych
i uproszczony układ graficzny, występuje w trzech odmianach:

−

BU1 – format A4, układ pionowy,

−

BU2 – format A5, układ pionowy,

−

BU3 – format A5, układ poziomy.

4)

BR (blankiet reklamowy) – posiada zwiększone pole nagłówkowe, w którym
umieszczone są dodatkowe informacje o nadawcy, logo oraz hasła reklamowe, znaki
powoławcze występują jak w BZ, często stosowany jest do pism wysyłanych po raz
pierwszy, występuje w dwóch odmianach:

−

BR1 – format A4, układ pionowy,

−

BR2 – format A5, układ poziomy.

Stosowanie się do zalecanych, znormalizowanych wymiarów blankietów ułatwia

drukowanie, kopiowanie, przechowywanie pism oraz umieszczanie w kopertach, które
również są znormalizowane.

Elementy składowe pism i zasady ich rozmieszczania

Do podstawowych elementów składowych pisma należą:

−

pole marginesowe,

−

pole nagłówkowe (nagłówek),

−

pole adresata,

−

pole wpływu,

−

pole korespondencyjne (znaki powoławcze, określenie sprawy, treść, podpisy, informacje
dodatkowe).

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14

W zależności od rozmieszczenia elementów pisma występują dwa układy graficzne pism:

−

układ europejski,

−

układ amerykański.

W Polsce najczęściej stosowany jest układ europejski, ale coraz popularniejsze staje się

redagowanie pism w układzie amerykańskim.

Pole marginesowe

Przeznaczone na lewy i prawy oraz górny i dolny margines.

Pole nagłówkowe

Zawiera nazwę i adres nadawcy, informacje dodatkowe o nadawcy (numery telefonów,

fax, adres e-mail, adres strony internetowej, numer konta bankowego, NIP, REGON).
Na blankiecie zwykłym nagłówek zajmuje górną część pisma (Rys. 1), na uproszczonym
znajduje się w lewym górnym rogu pisma (Rys. 2), np.:

Rys. 1. Pole nagłówkowe na blankiecie zwykłym [opracowanie własne]

Rys. 2. Pole nagłówkowe na blankiecie uproszczonym [opracowanie własne]

Pole adresata

W polu adresowym podaje się

nazwę i siedzibę firmy, do której kierowane jest pismo lub

imię i nazwisko i adres zamieszkania. Dane adresowe wpisuje się w układzie blokowym po
prawej stronie blankietu, poniżej adresu nadawcy (Rys. 3). Między nazwą adresata i adresem
stosuje się podwójny odstęp. Każdy element danych adresowych umieszcza się w odrębnym
wierszu. Nie stosuje się podkreśleń oraz nie dzieli się wyrazów. Imię i nazwisko adresata
można poprzedzić tytułem zawodowym lub naukowym bądź zwrotem grzecznościowym.
W polu adresowym nie należy stosować skrótów zwrotów grzecznościowych, np.: Sz. P. oraz
tytułów służbowych adresata, np.: dyr. Jan Kowalski.

Rys. 3. Pole adresowe na blankiecie korespondencyjnym [opracowanie własne]

Pole wpływu

Znajduje się po lewej stronie pisma na wysokości pola adresowego. Przystawia się w nim

pieczątkę z datą wpływu pisma, a także dekretacje i decyzje.

Wspólnota Mieszkaniowa „Promień”

w Łodzi

ul. Łąkowa 8a

91-345 Łódź

tel. [phone]

e-mail: [e-mail]

Wspólnota Mieszkaniowa „Promień”
w Łodzi
ul. Łąkowa 8a
91-345 Łódź

Pan
Zbigniew Iksiński

ul. Łąkowa 8a/11
91-345 Łódź

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15

Pole korespondencyjne

Umieszcza się w nim

znaki powoławcze, określenie sprawy, treść, podpisy oraz

informacje dodatkowe.

Znaki powoławcze (na które się powołujemy odpowiadając na pismo) zamieszczane są

w blankietach korespondencyjnych zwykłych na całej długości pisma poniżej pola
adresowego i pola wpływu (Rys. 4).

Rys. 4 Pole znaków powoławczych na blankiecie korespondencyjnym zwykłym [opracowanie własne]

Na blankietach uproszczonych znaki te umieszcza się w inny sposób:

−

datę i miejscowość – w prawym, górnym rogu pisma, na tym samym poziomie co
nagłówek (nazwa miejscowości, przecinek, słowo „dnia”, data, np.: Łódź, dnia
20.03.2007 r., Łódź, 2007-03-20, Łódź, dnia 20 marca 2007 r.), nie zaleca się oznaczania
miesiąca cyfrą rzymską,

−

znak pisma – z lewej strony, pod polem nagłówkowym (znaku pisma nie poprzedza się
informacją „Nasz znak”),

−

sprawa (dotyczy) – z lewej strony, 2–3 odstępy po adresie odbiorcy, podając w dużym
skrócie czego dotyczy pismo, określenie sprawy jest jednocześnie tytułem pisma, ułatwia
jego rozdział do załatwienia,

−

znak i data pisma, na które się odpowiada umieszczona jest w pierwszym zdaniu pisma,
np.: „ W odpowiedzi (w nawiązaniu, stosownie do …) na Wasze pismo z dnia 15 marca
2007 roku, znak DK-IV-03/23/2007, w sprawie …”.

Obecnie treść pisma często rozpoczyna zwrot grzecznościowy, np.: „Szanowny Panie”,

„Szanowni Państwo”, „Szanowna Pani” napisany z lewej strony pisma 1–2 odstępy pod
określeniem sprawy. Jeżeli po napisaniu zwrotu grzecznościowego postawiony jest przecinek
właściwą treść rozpoczynamy od nowego wiersza z małej litery, jeżeli nie postawiony jest
przecinek właściwą treść rozpoczynamy od nowego wiersza z wielkiej litery.

Jeżeli pismo jest zatytułowane, np.: Podanie, Oświadczenie, Zawiadomienie nie należy

używać zwrotu grzecznościowego na początku treści.

Treść pisma
Powinna być wyrównana od lewego do prawego marginesu. W tym celu należy

skorzystać z edytora tekstu i włączyć justowanie. Czcionka tekstu powinna być prosta, np.:
Arial, Times New Roman, zalecana wielkość: 12. Na końcu wiersza nie powinny znajdować
się spójniki, myślniki, przyimki. Aby wyeliminować tę nieprawidłowość należy zastosować
formułę Shift+Enter po uprzednim ustawieniu kursora przed literą, którą chcemy przenieść do
wiersza niżej.

Aby treść pisma była czytelna i przejrzysta, zaleca się oddzielać myśli w treści akapitami

lub odstępem. Treść pisma może być napisana w układach:

−

z wcięciem (a’linea) – każda myśl rozpoczyna się od wcięcia kilku (2-5) znaków
(akapitu),

−

blokowym – każdy wiersz rozpoczyna się od lewego marginesu, bez wcięcia,
poszczególne myśli oddziela się podwójnym odstępem,

−

specjalnym – np.: angielski (a linea ze zwiększonym odstępem między wierszami),
niemiecki (blokowy ze zwiększonym odstępem między wierszami).

Wasze pismo z dnia:

Wasz znak:

Nasz znak:

Data:

18.03.2007 r.

DA-II/235/2007

DK-V/15/72/2007

12.03.2007 r.

Sprawa: ……………… (wyróżnione kursywą, wytłuszczone, podkreślone, nie stawiamy na końcu kropki)

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16

m

ar

g

in

es

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Ssssssssssssssssssssssssssssssssssssss
sssssssssssssssssssss.
Uuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuu
uuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuuu
uuuuuuuuuuuuuuuuuuu.

m

ar

g

in

es

Rys. 5. Układ treści a‘linea [5, s. 79]

m

ar

g

in

es

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaa.

Bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb.

Ccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
ccccccccccc.

m

ar

g

in

es

Rys. 6. Układ treści blokowy [5, s. 79]

Jeżeli treść pisma nie mieści się na jednej stronie należy przenieść na drugą. Na drugiej

stronie powinno znaleźć się około 4 wierszy. Jeżeli przeniesiona treść miałaby być krótsza lub
miałyby się znaleźć na drugiej stronie tylko podpisy należy tak zredagować treść, aby
zmieściła się tylko na jednej stronie.

Na końcu treści umieszczamy formułę pożegnalną, np.: „Z poważaniem”, „Z wyrazami

szacunku”. Powinna się ona znaleźć z prawej strony, 2–3 odstępy po zakończonym tekście. Po
formule grzecznościowej pożegnalnej nie stawiamy kropki.

Podpis
Podpis składa własnoręcznie autor treści pisma lub osoba upoważniona. Umieszcza się go

z prawej strony 2–3 odstępy poniżej zakończenia tekstu. Podpis powinien być złożony
w układzie pionowym między stanowiskiem służbowym a imieniem i nazwiskiem osoby
podpisującej. Jeżeli pismo wymaga podpisu dwóch osób, podpisy składane są w jednej linii
obok siebie, z prawej strony osoba zajmująca wyższe stanowisko.

Jeżeli podpis składa osoba upoważniona należy umieścić oznaczenie, np.: „z up.”

(z upoważnienia), „wz” (w zastępstwie).

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17

Rys. 7. Układ elementów zwrotu pożegnalnego

i podpisu. [opracowanie własne]

Informacje dodatkowe
Podaje się z lewej strony pisma na wysokości podpisu. Zamieszcza się w nich informacje

o załącznikach, do czyjej wiadomości pismo wysłano i o rozdzielniku.

Załączniki można wymienić w treści pisma lub wyszczególnić w informacjach

dodatkowych. Jeżeli są wymienione z nazwy w treści pisma należy poinformować tylko
o liczbie dołączonych załączników, np.: „Załączniki: 4”. Wyszczególniając załączniki
z nazwy w informacjach dodatkowych obwiązuje zasada: jeżeli po liczbie porządkowej stawia
się kropkę – nazwę załącznika należy napisać wielką literą, jeżeli po liczbie porządkowej
stawia się nawias – nazwę załącznika należy napisać małą literą.

Rys. 8. Układ informacji o załącznikach [opracowanie własne]

Jeżeli z treścią pisma powinny zapoznać się także inne osoby, po lewej stronie pisma

w polu informacji dodatkowych wpisuje się zwrot „Do wiadomości:” a pod spodem podaje się
nazwę instytucji lub imię i nazwisko osoby. Jeżeli z pismem powinna zapoznać się większa
liczba osób lub instytucji ich listę zapisuje się alfabetycznie. Dla wszystkich osób
wymienionych na liście „Do wiadomości” powinna być sporządzona dodatkowa kopia. Na
kopiach skreśla się nazwę (imię i nazwisko) i adres głównego odbiorcy pisma oznaczonego
w polu adresowym, podkreśla się na liście „Do wiadomości” nazwę (imię i nazwisko) i adres
osoby, do której będzie wysłana kopia.

Jeżeli to samo pismo wysyłane jest do kilku osób lub podmiotów w polu adresowym

podaje się informację: „Według rozdzielnika”. Rozdzielnik umieszczony jest w polu
informacji dodatkowych. Wymienia się w nim osoby lub instytucje, do których pismo jest
wysyłane.

U nadawcy pisma pozostaje oryginał pisma, do odbiorców wymienionych w rozdzielniku

wysyła się kopie.

Rozdzielnik umieszcza się pod wyszczególnionymi załącznikami.

Z poważaniem


Dyrektor Departamentu Marketingu
(własnoręczny podpis)

mgr Marek Babicz

Załączniki:
1. Notarialnie potwierdzona kopia dyplomu.
2. Oświadczenie o niekaralności.

lub

Załączniki:
1) notarialnie potwierdzona kopia dyplomu,
2) oświadczenie o niekaralności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

18

Rys. 9. Przykład rozdzielnika [opracowanie własne]

Rozplanowanie elementów pisma w różnych typach blankietów przedstawiają Rys. 11–18.

Rys. 10. Wzór blankietu uproszczonego BU1 [2, s. 149]

Rozdzielnik:
1. Urząd Miasta Łodzi.
2. Straż Miejska w Łodzi.
3. Straż Pożarna w Łodzi.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19

Rys. 11. Wzór blankietu uproszczonego BU2 [2, s. 150]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20

Rys. 12. Wzór blankietu uproszczonego BU3 [2, s. 148]

Rys. 13. Wzór blankietu zwykłego BZ3 [2, s. 150]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

21

Rys. 14. Wzór blankietu zwykłego BZ2 [2, s. 157]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

22

Rys. 15. Wzór blankietu zwykłego BZ1 [2, s.151]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

23

Rys. 16. Wzór blankietu reklamowego BR1 [2, s. 152]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

24

Rys. 17. Wzór blankietu reklamowego BR2 [2, s. 153]

Na poszczególnych blankietach korespondencyjnych występują pola:

A – pole adresowe,
C – pole identyfikacyjne przeznaczone na cechę, symbol druku lub formularza,
D – pole informacji dodatkowych,
F – pole firmowe przeznaczone na znak, logo, nazwę firmową nadawcy,
G – pole nagłówkowe,
K – pole przeznaczone na treść korespondencji,
M – pole marginesowe przeznaczone na wpięcie pisma w uchwyt skoroszytu lub segregatora

szerokości 20 mm,

R – pole reklamowe przeznaczone na umieszczenie informacji o charakterze reklamowym

(informacja graficzna lub słowna),

W – pole wpływu.

Pismo w układzie amerykańskim zawiera te same elementy co pismo zredagowane

w układzie europejskim. Elementy te są rozmieszczone przy lewym marginesie w następujący
sposób:

−

pole nagłówkowe – w lewym górnym narożniku,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

25

−

miejsce i data sporządzenia pisma – 2–3 odstępy pod polem nagłówkowym (data często
zapisywana jest w sposób: miesiąc słownie, dzień, rok – marzec 24, 2007.),

−

pole adresata – 2–3 odstępy pod miejscem i datą sporządzenia pisma,

−

znaki powoławcze – 2–3 odstępy pod polem adresata,

−

określenie sprawy – 1–2 odstępy pod znakami powoławczymi (bywa, że określenie
sprawy jest pomijane),

−

treść korespondencji – 1–2 odstępy pod określeniem sprawy,

−

zwrot pożegnalny i podpisy – 2–3 odstępy pod treścią (po zwrocie pożegnalnym stawia
się przecinek, np.: „Z poważaniem,”),

−

informacje dodatkowe – 1 odstęp poniżej podpisu,

−

pole wpływu – w prawej części pisma na wysokości pola nagłówkowego i pola adresata.

Margines górny

Pole nagłówkowe

Miejsce i data sporządzenia pisma
Pole wpływu

Pole adresowe

Znak pisma
Określenie sprawy

Pole treści

Zwrot pożegnalny

Podpisy

Informacje dodatkowe

M

ar

g

in

es

l

ew

y

Margines dolny

M

ar

g

in

es

p

ra

w

y

Rys. 18. Wzór amerykańskiego układu pisma [opracowanie własne]

Adresowanie kopert

Wszystkie pisma wysyłane drogą przesyłki pocztowej muszą być chronione kopertą, która

zapewni nienaruszalność i zachowanie tajemnicy przesyłanej korespondencji. Dlatego bardzo
ważne jest prawidłowe adresowanie kopert – wskazanie adresata i nadawcy.

W korespondencji używa się kopert:

−

standardowych C6 (114 x162 mm),

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

26

−

aktowe C5 (162 x 229 mm),

−

aktowe C4 (229 x 324 mm),

−

gabinetowe – podłużne DL,

−

okienkowe.
Umieszcza się w nich blankiety zarówno formatu A4 jak i A5.

Powierzchnia koperty dzieli się na cztery pola: nadawcy, znaczkowe, symbolowe,

adresowe.

Pole nadawcy N

(nazwa i adres nadawcy

w formie nadruku lub

pieczęci firmowej)

Pole znaczkowe Z

(do naklejania znaczków

lub ofrankowania)

Pole symbolowe S

(do oznakowania

korespondencji przez pocztę

(nalepki, adnotacje)

Pole adresowe A

(nazwa i adres odbiorcy)

Rys. 19. Układ pól na kopercie [opracowanie własne]

Adresy nadawcy i adresata powinny być napisane w układzie blokowym. Wskazane jest

używać kopert jasnego koloru.

Jeżeli nadawca chce wysłać przesyłkę, która może ulec zniszczeniu powinien zastosować

kopertę wykładaną specjalną ochronną folią.

Kopert nie należy zaklejać taśmą ani zszywkami.
Koperty mogą być adresowane odręcznie lub z zastosowaniem edytora tekstu. Przykład

zaadresowanej koperty pokazuje Rys. 20.

Przedszkole nr 5
im. Misia Uszatka

ul. Kolorowa 12
95-345 Łódź

POLECONY

Biuro Usług Turystycznych
INTER-TUR

ul. Przygodowa 23/78
97-567 ŁÓDŹ

Rys. 20. Przykład adresowania koperty standardowej [opracowanie własne]

Znaczek

pocztowy

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

27

Aby zaadresować kopertę z wykorzystaniem edytora tekstu, np.: Word 2003 należy

wykonać czynności:

−

wybrać z paska menu Narzędzia, następnie Listy i dokumenty, a w nim Koperty i etykiety,

−

po ukazaniu się okna dialogowego Koperty i etykiety, należy wybrać zakładkę Koperty,

−

w polu Adres odbiorcy należy wpisać nazwę i adres adresata,

−

w polu Adres zwrotny należy wpisać nazwę i adres nadawcy.

Rys. 21. Okno dialogowe adresowania kopert [program Microsoft Word]

Zaadresowana w edytorze tekstu koperta wymaga wydrukowania. W tym celu należy:

−

w oknie dialogowym Koperty i etykiety wybrać Opcje,

−

po wybraniu Opcji otworzy się okno dialogowe Opcje kopert (Rys. 22),

−

w oknie dialogowym Opcje kopert należy dokonać wyboru rozmiaru koperty, np.: C6
(114 x162 mm),

−

w tym samym Oknie dialogowym można ustawić rodzaj czcionki,

−

następnie należy wybrać zakładkę Opcje drukowania i ustawić sposób podawania koperty
do drukarki, kliknąć OK (Rys. 23),

−

kliknięcie OK przywraca okno dialogowe Koperty i etykiet, w którym należy kliknąć
Drukuj.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

28

Rys. 22. Okno dialogowe opcji kopert [program Microsoft Word]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

29

Rys. 23. Okno dialogowe opcji drukowania kopert [program Microsoft Word]

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Jakie rozróżnia się typy blankietów?

2.

Czym charakteryzuje się poszczególne typy blankietów?

3.

Jakie są podstawowe elementy składowe pisma?

4.

W jakich układach sporządza się pisma?

5.

Czym charakteryzuje się pola marginesowe?

6.

Czym charakteryzuje się pole nagłówkowe?

7.

Czym charakteryzuje się pole adresowe?

8.

Czym charakteryzuje się pole wpływu?

9.

Czym charakteryzuje się pole korespondencyjne?

10.

Co nazywamy znakami powoławczymi?

11.

W jakich układach może być napisana treść pisma?

12.

W jaki sposób należy umieścić podpis na piśmie?

13.

W jaki sposób podaje się informacje dodatkowe na piśmie?

14.

Na jakie pola dzieli się powierzchnię adresową koperty?

15.

W jaki sposób adresuje się kopertę z wykorzystaniem edytora tekstu?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

30

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij tabelę podając rozmieszczenie poszczególnych elementów składowych pisma

na blankiecie korespondencyjnym zwykłym i uproszczonym. Wskaż podobieństwa
i różnice.

Elementy składowe pisma

Blankiet zwykły BZ

Blankiet uproszczony BU

−

pole marginesowe

−

pole nagłówkowe

−

pole adresowe

−

pole wpływu

−

znaki powoławcze

−

zwrot grzecznościowy
rozpoczynający

−

treść pisma

−

zwrot grzecznościowy
kończący

−

podpis

−

informacje dodatkowe

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

uzupełnić tabelę,

3)

przeanalizować strukturę poszczególnych rodzajów blankietów,

4)

wskazać podobieństwa i różnice między blankietami korespondencyjnymi BZ i BU,

5)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

karta pracy zawierająca tabelę zgodnie z treścią ćwiczenia 1,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 2

Uzupełnij tabelę, podając rozmieszczenie poszczególnych elementów składowych pisma

w układzie europejskim i amerykańskim. Wskaż podobieństwa i różnice.

Elementy składowe pisma

w układzie europejskim

w układzie amerykańskim

−

pole marginesowe

−

pole nagłówkowe

−

pole adresowe

−

pole wpływu

−

znaki powoławcze

−

zwrot grzecznościowy

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

31

rozpoczynający

−

treść pisma

−

zwrot grzecznościowy
kończący

−

podpis

−

informacje dodatkowe

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

uzupełnić tabelę,

3)

przeanalizować strukturę poszczególnych układów blankietów,

4)

wskazać podobieństwa i różnice między układem europejskim a amerykańskim,

5)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

karta pracy zawierająca tabelę zgodnie z treścią ćwiczenia 2,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Sporządź pismo według niżej podanych danych i treści na blankiecie zwykłym BZ1 oraz

na blankiecie uproszczonym BU1, w układzie europejskim a’linea. Dokonaj porównania
sporządzonych pism korzystając z poniższej tabeli.

Występowanie elementu

składowego pisma

Blankiet zwykły BZ1

Blankiet uproszczony BU1

−

pole marginesowe

−

pole nagłówkowe

−

pole adresowe

−

pole wpływu

−

znaki powoławcze

−

zwrot grzecznościowy
rozpoczynający

−

treść pisma

−

zwrot grzecznościowy
kończący

−

podpis

−

informacje dodatkowe

Nadawca: PKO Bank Polski SA VII/O Łódź, ul. Iksińskiego 25, 32-654 Łodź, tel. (0-42) 666
66 66, fax [phone], www.pkobpsa.pl, numer pisma KR-VII/678/2007, data i miejsce

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

32

wystawienia Łódź, 21 marca 2007 r. Odbiorca: Firma Marketingowa Jakub Kot, ul. Kwiatowa
45/3, 67-876 Łódź. Sprawa: oferta kredytowa. Treść dotyczy odpowiedzi na pismo numer
DF-II/54/2007 z dnia 16.03.2007 r. Szanowny Panie, odpowiadając na Pana pismo
przygotowaliśmy propozycję kredytu gotówkowego bez zaświadczenia o dochodach. Jako
stałemu i solidnemu klientowi proponujemy kredyt w wysokości do 20 000 PLN na
maksymalny okres spłaty 36 miesięcy z oprocentowaniem stałym 18% bez prowizji lub
z oprocentowaniem zmiennym 17% w pierwszym roku oraz jednorazową prowizją 2% od
wartości udzielonego kredytu. Nasza propozycja obowiązuje do 30 kwietnia 2007 r.
W załączeniu przesyłamy symulację harmonogramu spłat z uwzględnieniem oprocentowania
stałego. Z poważaniem Dyrektor Departamentu Marketingu Michał Zając.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

przygotować blankiety korespondencyjne BZ1 i BU1,

3)

nanieść dane i treść pisma na blankiet BZ1 zgodnie ze wskazaniami w ćwiczeniu,

4)

nanieść dane i treść pisma na blankiet BU1 zgodnie ze wskazaniami w ćwiczeniu,

5)

wskazać różnice i podobieństwa rozmieszczenia elementów składowych pism
wykorzystując do tego celu wzór tabeli podanej w ćwiczeniu,

6)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko wyposażone w komputer z edytorem tekstu i drukarkę lub maszynę do
pisania,

−

blankiety korespondencyjne BZ1 i BU1,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 4

Na podstawie treści ćwiczenia 3 sporządź pismo w układzie amerykańskim. Dokonaj

porównania rozmieszczenia elementów pisma sporządzonego w układzie europejskim
(wykonane ćwiczenie 3) i w układzie amerykańskim. Wykorzystaj do tego celu tabelę.

Występowanie elementu

składowego pisma

w układzie europejskim

w układzie amerykańskim

−

pole marginesowe

−

pole nagłówkowe

−

pole adresowe

−

pole wpływu

−

znaki powoławcze

−

zwrot grzecznościowy
rozpoczynający

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

33

−

treść pisma

−

zwrot grzecznościowy
kończący

−

podpis

−

informacje dodatkowe

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

przeczytać treść ćwiczenia 3,

3)

przygotować blankiety korespondencyjne formatu A4,

4)

nanieść dane i treść pisma na blankiet korespondencyjny zgodnie z treścią
w ćwiczeniu 3,

5)

dokonać analizy porównawczej pisma sporządzonego w układzie amerykańskim
z pismem sporządzonym w układzie europejskim (wykonane ćwiczenie 3),

6)

wskazać różnice i podobieństwa rozmieszczenia elementów składowych pism,

7)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

8)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko wyposażone w komputer z edytorem tekstu lub maszynę do pisania,

−

blankiety korespondencyjne formatu A4,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 5

Zaadresuj kopertę standardową odręcznie i z wykorzystaniem edytora tekstu korzystając

z danych zawartych w treści ćwiczenia 3. Wydrukuj zaadresowaną kopertę.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

wykorzystać odpowiednie dane z ćwiczenia 3,

3)

przygotować koperty standardowe,

4)

zaadresować odręcznie kopertę zgodnie z danymi w ćwiczeniu 3,

5)

zaadresować z wykorzystaniem edytora tekstu kopertę zgodnie z danymi w ćwiczeniu 3,

6)

wydrukować zaadresowaną kopertę,

7)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

8)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko wyposażone w komputer z edytorem tekstu i drukarkę lub maszynę do
pisania,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

34

−

koperty standardowe,

−

długopis lub pióro.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) rozróżnić typy blankietów?

□

□

2) scharakteryzować poszczególne typy blankietów?

□

□

3) wymienić podstawowe elementy składowe pisma?

□

□

4) rozróżnić układy graficzne pism?

□

□

5) scharakteryzować elementy składowe pisma?

□

□

6) prawidłowo napisać pismo?

□

□

7) zastosować układ europejski i amerykański?

□

□

8) prawidłowo zaadresować kopertę?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

35

4.3. Zasady redagowania pism w korespondencji handlowej

i wewnętrznej

4.3.1.

Materiał nauczania

Prawidłowo zredagowana treść pisma powinna być poprzedzona sporządzeniem planu

pisma, który składa się z czterech części (tych samych, z których będzie składać się treść
pisma):

−

wstępnej – wprowadzenie,

−

głównej – przedstawienie zagadnienia,

−

przekonującej – uzasadnienie,

−

końcowej – wnioski.

Część wstępna – wprowadzenie
Ma zorientować odbiorcę w sprawie, która jest omówiona w piśmie. Jeżeli sprawa jest

już w trakcie załatwiania i wymaga dodatkowej korespondencji wystarczy powołać się na
pisma wcześniejsze.

Wprowadzenia odbiorcy w zagadnienie omawiane w piśmie można dokonać zwrotem

rozpoczynającym treść pisma, np.: „W odpowiedzi na Wasze pismo z dnia …, znak …,
w sprawie …”, „W zawiązku ze zmianą warunków umowy dostaw informujemy, że …”,
„Zgodnie z założeniami przedstawionymi przez Was w kosztorysie …”.

Część główna – przedstawienie zagadnienia (osnowa)

Przedstawia problem będący zasadniczą treścią pisma. Problem powinien być omówiony

szczegółowo, w jednoznaczny, zwięzły i zrozumiały sposób.

Część przekonująca – uzasadnienie

Ma dowodzić słuszności stanowiska nadawcy. Skuteczne przekonanie odbiorcy powinno

opierać się o właściwe, rzeczowe argumenty przedstawiające stan faktyczny lub prawny
sprawy.

Uzasadnienie stanu faktycznego może być poparte załącznikiem, np.: kopią świadectwa,

dyplomu, certyfikatu, uprawnień, mapką geodezyjną, kosztorysem.

W uzasadnieniu prawnym podaje się podstawę prawną, np.: zgodnie z art. 10, ust. 2

ustawy …… z dnia …… (Dz. U. …) .

Część końcowa – wnioski

Stanowi podsumowanie treści pisma. Ma na celu wywołanie określonej postawy odbiorcy

oraz stworzenie pozytywnego wrażenia. Jest nieobowiązkową częścią pisma. Przykładem
zdania końcowego może być zwrot: „Prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszego wniosku.”.

Korespondencja handlowa

Korespondencja handlowa prowadzona jest pomiędzy podmiotami gospodarczymi

zawierającymi między sobą transakcje kupna-sprzedaży.

Do typowych pism handlowych zalicza się:

−

zapytanie o ofertę,

−

ofertę,

−

zamówienie,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

36

−

potwierdzenie przyjęcia zamówienia,

−

awizo,

−

specyfikacja,

−

dokumenty sprzedaży,

−

reklamacje.

Zapytanie o ofertę

Wysyłane jest przez potencjalnego odbiorcę, do dostawców w celu uzyskania informacji

o oferowanym asortymencie towarów lub usług, cenach, warunkach sprzedaży, warunkach
dostawy, aby na podstawie zebranych informacji podjąć właściwą decyzję o wyborze
przyszłych dostawców.

Zapytanie o ofertę jest prośbą o przysłanie aktualnej oferty sprzedaży towarów lub usług,

którymi zainteresowany jest odbiorca oraz warunków tej sprzedaży. Odbiorca
w zapytaniu może przedstawić warunki, jakie byłby w stanie zaakceptować, np.: informacje
o towarach, których zakupem odbiorca byłby zainteresowany, termin płatności, warunki
odstawy, aktualne promocje.

Zapytanie o ofertę najczęściej sporządzane jest na blankiecie korespondencyjnym.

Oferta

Jest propozycją sprzedaży towarów lub usług. Często stanowi odpowiedź na zapytanie

o ofertę lub jest samoistnym pismem adresowanym do konkretnego odbiorcy lub grupy
odbiorców.

Oferta powinna zawierać dokładny opis proponowanego towaru lub usługi, cenę

z wyraźnym oznaczeniem jej rodzaju, np.: netto lub brutto, warunki płatności, np.: gotówka,
przelew, weksel, raty, warunki dostawy, np.: własny transport, na koszt dostawcy, ważność
oferty i termin składania zamówień.

Oferta może być uzupełniona katalogiem produktów.
Rozróżnia się rodzaje ofert:

−

właściwa (wywołana) – złożona w odpowiedzi na zapytanie o ofertę, zawiera wiążące
oferującego propozycje sprzedaży w zakresie asortymentu, cen, warunków dostawy,
warunków płatności, terminu ważności oferty, sporządzana jest na blankiecie
korespondencyjnym do konkretnego odbiorcy,

−

list akwizycyjny (oferta niewiążąca) – wysyłany jest do grupy potencjalnych klientów
celem promocji, reklamy, zdobywania rynku odbiorców, oferta niewiążąca zawiera
ogólne informacje na temat oferowanych towarów i usług.

Zamówienie

Jest zobowiązaniem odbiorcy do zakupu towarów i usług na określonych i przyjętych

wcześniej warunkach. Zamówienia sporządza się często na specjalnie przeznaczonych do tego
celu drukach, które są opracowane przez dostawcę. Do sporządzania zamówień stosuje się
także blankiety korespondencyjne. Zamówienie powinno zawierać:

−

dokładne dane zamawiającego, które umożliwią wystawienie faktury sprzedaży,

−

dokładne określenie zamawianego towaru lub usługi (nazwę, jednostki miary, ilość, ceny
jednostkowe według oferty lub cennika),

−

wartość zamówienia, będącą kwotą do zapłaty, wyrażoną cyframi i słownie,

−

warunki płatności,

−

termin i warunki dostawy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

37

Potwierdzenie przyjęcia zamówienia

Jeżeli dostawca przyjmuje zamówienie do realizacji powinien dokonać potwierdzenia na

piśmie. Złożenie zamówienia i potwierdzenie przyjęcia zamówienia jest równoznaczne
z zawarciem transakcji kupna-sprzedaży miedzy dostawcą i odbiorcą.

Formą potwierdzenia przyjęcia zamówienia może być:

−

oddzielne pismo potwierdzające przyjęcie zamówienia wysłane przez dostawcę do
odbiorcy, np.: „Potwierdzamy przyjęcie Waszego zamówienia nr ……… z dnia …........
do realizacji w terminie i na warunkach określonych w zamówieniu.”,

−

złożenie adnotacji z datą, pieczątką i podpisem na kopii zamówienia, np.: „Zamówienie
przyjęto do realizacji, data …….., pieczątka i podpis ……..”.

Awizo

Jest krótkim zawiadomieniem od dostawcy informującym o terminie i miejscu dostawy.

Sporządza się je na specjalnym formularzu lub blankiecie korespondencyjnym.

Awizo powinno zawierać informacje:

−

datę nadania dostawy i dotarcia do odbiorcy,

−

miejsce nadania i miejsce przeznaczenia,

−

numery dokumentów przewozowych,

−

rodzaj środka transportu,

−

określenie sposobu dostawy.

Specyfikacja

Dołącza się ją w dwóch egzemplarzach do wysyłanej dostawy. Potwierdzenie odbioru

dostawy na kopii specyfikacji wraca do dostawcy i jest podstawą do wystawienia faktury
sprzedaży. Specyfikację sporządza się na specjalnych formularzach, które zawierają
informacje:

−

numer i datę,

−

dane dostawcy i odbiorcy,

−

oznaczenie zamówienia,

−

oznaczenie środka transportu,

−

oznaczenie dostawy (indeks i nazwa towaru, jednostka miary, ilość, cena, wartość, rodzaj
opakowania),

−

podpis osoby dokonującej wysyłki i odbioru dostawy.

Zamiast specyfikacji można zastosować dokument magazynowy WZ (wydanie na

zewnątrz). Zarówno specyfikacja jak i dokument WZ stanowią podstawę wydania towaru
z magazynu u dostawcy.

Dokumenty sprzedaży

Do dokumentów sprzedaży wystawianych przez dostawcę, będących jednocześnie

dokumentami potwierdzającymi zakup przez odbiorcę zaliczamy fakturę VAT, gdy dostawca
jest podatnikiem VAT i rachunek, gdy dostawca nie jest podatnikiem VAT. Zarówno fakturę
jak i rachunek wystawia się minimum w dwóch egzemplarzach wyraźnie oznaczonych
„oryginał” i „kopia”.

Faktura i rachunek stanowią podstawę do zapłaty za dostawę. Dokumenty te mogą być

sporządzone odręcznie lub na komputerze z wykorzystaniem programu Excel albo programu
finansowo-księgowego. Elementy jakie powinna zawierać faktura są ściśle określone
rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku
niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

38

przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od
podatku od towarów i usług.

Według powyższego rozporządzenia faktura powinna zawierać:

−

nazwę dokumentu,

−

numer,

−

datę i miejsce wystawienia,

−

datę sprzedaży,

−

nazwę i adres dostawcy i odbiorcy wraz z numerem NIP,

−

nazwę towaru lub usługi,

−

symbol PKWiU dla sprzedaży towarów ze stawką niższą niż 22% i zwolnioną,

−

jednostkę miary,

−

ilość,

−

cenę jednostkową bez podatku VAT,

−

wartość towaru bez podatku VAT,

−

stawkę podatku VAT,

−

kwotę podatku VAT,

−

wartość towaru z podatkiem VAT,

−

specyfikację według stawek podatku VAT,

−

wartość do zapłaty cyfrowo i słownie,

−

sposób i termin zapłaty,

−

nr rachunku bankowego dostawcy.
W przypadku, gdy odbiorca zagubił lub zniszczył otrzymaną fakturę dostawca może

wystawić ją ponownie na podstawie posiadanej u siebie kopii z adnotacją „Duplikat”.

W przypadku stwierdzonych błędów na fakturze sporządza się odpowiednio fakturę VAT

– korekta lub notę korygującą. W przypadku błędów podstawowych, np.: dotyczących
zastosowanej stawki podatku VAT, błędów rachunkowych, błędnie zastosowanej ceny
towaru lub usługi dostawca sporządza minimum w dwóch egzemplarzach fakturę korygującą,
która jest podstawą poprawy błędu u dostawcy i odbiorcy. Błędy dotyczące danych
identyfikacyjnych faktury oraz dostawcy i odbiorcy poprawiane są poprzez wystawienie noty
korygującej w minimum dwóch egzemplarzach. Notę korygującą wystawia odbiorca.
Dokumenty korygujące wymagają podpisu osób wystawiających i potwierdzających przyjęcie
dokumentu korygującego.

Reklamacje

Reklamacja ma miejsce wówczas, gdy dostawa towarów lub usług nie odpowiada

warunkom zamówienia pod względem jakościowym lub ilościowym. Jest pismem, w którym
odbiorca zawiadamia dostawcę o zastrzeżeniach wykonania zamówienia oraz przedstawia
swoją propozycję sposobu załatwienia reklamacji.

Reklamacja powinna zawierać:

−

zgłoszenie uwag (wady ilościowe i jakościowe),

−

zgłoszenie żądań co do załatwienia reklamacji, np.: usunięcie wady, zwrot zapłaty za
wadliwą dostawę, obniżenie ceny, wymiana reklamowanej całej lub części dostawy na
wolną od wad, dostarczenie brakującej dostawy,

−

uzasadnienie reklamacji, np.: poprzez dołączenie protokołu szkody, protokołu
sporządzonego przez policję, protokołu różnic, protokołu odbioru jakościowego oraz
umowy dostawy z warunkami reklamacji.
Dostawca ma obowiązek ustosunkować się do reklamacji w ciągu 14 dni, tj. reklamację

uznać lub odrzucić. Sporządza w tym celu odpowiedź na reklamację.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

39

Korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna w zakresie pism w sprawach osobowych

Korespondencję wewnętrzną stanowią pisma nie wychodzące poza firmę. Do

korespondencji tej zaliczymy: pisma w sprawach osobowych oraz pisma typowe (protokoły,
sprawozdania, notatki służbowe). Pisma typowe zostaną omówione w rozdziale 4 niniejszego
poradnika.

Pisma w sprawach osobowych są pismami zarówno o charakterze zewnętrznym jak

i wewnętrznym. Powstają podczas nawiązywania stosunku pracy, podczas okresu zatrudnienia
oraz w chwili rozwiązywania stosunku pracy.

Pisma w sprawach osobowych w fazie nawiązywania stosunku pracy:

−

list motywacyjny lub podanie o pracę,

−

kwestionariusz osobowy,

−

ż

yciorys lub curriculum vitae.

Oprócz wymienionych pism pracodawca może wymagać złożenia świadectw pracy

z poprzednich miejsc zatrudnienia, orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do
wykonywania pracy na określonym stanowisku, dokumentów potwierdzających kwalifikacje.

Wymienione pisma pracodawca przechowuje w części A akt osobowych.

Pisma w sprawach osobowych w fazie zatrudnienia:

−

umowa o pracę,

−

zakres obowiązków pracownika,

−

dokumentacja bhp,

−

dokumentacja dotycząca powierzenia mienia,

−

dokumentacja potwierdzająca podnoszenie kwalifikacji pracownika,

−

przeszeregowanie i zmiana warunków pracy,

−

wnioski o urlop i karty urlopowe,

−

zaświadczenie o pracy,

−

oświadczenia o zakazie konkurencji i zachowaniu tajemnicy,

−

w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy, porządku i ładu.

Powyższe pisma pracodawca prowadzi w części B akt osobowych.

Umowa o pracę

Jest zgodnym oświadczeniem woli pracownika i pracodawcy, na mocy którego pracownik

zobowiązuje się do świadczenia określonej pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy,
a pracodawca do wypłaty wynagrodzenia za tę pracę. Rodzaje umowy o pracę:

−

na czas nieokreślony – bez określenia daty zakończenia umowy, zakończenie umowy
musi być poprzedzone jej rozwiązaniem,

−

na czas określony – podpisana na oznaczony czas, upływ okresu umowy jest
równoznaczny z jej rozwiązaniem,

−

na czas wykonywania określonej pracy – na oznaczony czas, w umowie wskazana jest
praca, na czas wykonywania której umowę zawarto,

−

na okres próbny – zawarta maksymalnie na okres 3 miesięcy celem poznania przez
pracodawcę kwalifikacji pracownika,

−

o pracę w zastępstwie – na oznaczony czas, w zastępstwie pracownika, który jest
nieobecny z powodów uzasadnionych, umowa ulega rozwiązaniu, gdy zastępowany
pracownik powróci do pracy.
Umowy o pracę musi być zawarta w formie pisemnej. Wzór umowy o pracę zawarty jest

w załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

40

17 grudnia 2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 230, poz. 2293) i powinien zawierać:

−

rodzaj umowy,

−

datę zawarcia,

−

warunki pracy i płacy – rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, składniki

wynagrodzenia i ich wysokość, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.

Zakres obowiązków pracownika

Zawiera wyszczególnione czynności, które pracownik będzie wykonywał na danym

stanowisku pracy.

Dokumentacja bhp

Obejmuje zaświadczenia o ukończonych szkoleniach w zakresie bhp., plan szkoleń,

protokoły przeglądu stanowisk pracy, dokumentację chorób zawodowych, dokumentacje
wypadków przy pracy, karty przydziału obuwia i odzieży roboczej, ewidencja ekwiwalentów
wypłaconych za pranie i konserwację odzieży i obuwia. Problematyka została szczegółowo
omówiona w jednostce modułowej Z2.01 Stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny
pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska.

Dokumentacja dotycząca powierzenia mienia

Pracownik, za zgodą którego pracodawca powierza mienie podpisuje stosowne

oświadczenie, z którego wynika materialna odpowiedzialność za uszkodzenie i niedobór
mienia oraz obowiązek zwrotu mienia. Do oświadczenia dołączony jest protokół zdawczo-
odbiorczy powierzonych składników majątkowych.

Dokumentacja potwierdzająca podnoszenie kwalifikacji pracownika

Obejmuje zaświadczenia o ukończonych kursach, szkoleniach, studiach, studiach

podyplomowych, uczestnictwie w seminariach, warsztatach i innych formach doskonalenia
zawodowego.

Przeszeregowanie i zmiana warunków pracy

Przeszeregowanie jest pismem informującym o decyzji podwyższenia wynagrodzenia lub

awansowania na wyższe stanowisko. Określa termin zmiany zaszeregowania, podstawę
prawną i wysokość nowej stawki, np.: „Z dniem 01.06.2007 r. na podstawie regulaminu
wynagradzania z dnia …….. przyznaję Panu(i) wynagrodzenie zasadnicze w wysokości …...”.

Zmiany warunków pracy dokonuje się na zasadzie porozumienia stron, w którym

pracownik i pracodawca wyrażają zgodę na zmianę lub wypowiedzenia warunków umowy
o pracę. Wzór wypowiedzenia warunków umowy o pracę stanowi załącznik do
rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 grudnia 2003 r.
zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika (Dz. U. nr 230, poz. 2293).

Wnioski o urlop i karty urlopowe

Pismo sporządza pracownik, który występuje o udzielenie urlopu wypoczynkowego,

okolicznościowego, bezpłatnego, szkoleniowego. We wniosku pracownik podaje wymiar
urlopu, rodzaj, termin, ewentualnie przyczynę, gdy pracownik prosi o inny urlop niż

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

41

wypoczynkowy, np.: „Proszę o udzielenie 14 dni urlopu wypoczynkowego za rok 2007
w dniach …………. .”.

Kartę urlopową sporządza się na podstawie wniosku o urlop zaakceptowanego przez

pracodawcę. Karta informuje w jakim wymiarze, okresie i jakiego rodzaju udzielono urlopu
pracownikowi, np.: „Udzielam Panu/Pani ………………. zatrudnionemu(nej) na stanowisku
……………...……. urlopu …………….…… od dnia …….….. do dnia …………. włącznie.”

Zaświadczenie o pracy

Jest potwierdzeniem zatrudnienia pracownika w jednostce wydającej zaświadczenie.

Często zawiera także informacje o wysokości wynagrodzenia. Wydawane jest na życzenia
pracownika w celu przedłożenia odpowiednim instytucjom, np.; bankom, zakładowi pracy
małżonka.

Oświadczenia o zakazie konkurencji i zachowaniu tajemnicy

Jeżeli pracodawca zawarł umowę o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku

pracy.

Pisma w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy, porządku i ładu

Sporządzane są w przypadku naruszenia przez pracownika przepisów dyscyplinarnych,

bhp, ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska. Pisma dotyczą nałożonych na
pracownika kar porządkowych wynikających z Kodeksu Pracy. Muszą zawierać: podstawę
prawną, rodzaj kary, wskazanie naruszonych obowiązków, datę naruszenia obowiązków,
informację o terminie wniesienia odwołania i wystąpienia do sądu pracy.

Pisma w sprawach osobowych w fazie rozwiązania stosunku pracy:

−

wniosek o rozwiązanie stosunku pracy,

−

rozwiązanie stosunku pracy,

−

ś

wiadectwo pracy.

Powyższe pisma pracodawca prowadzi w części C akt osobowych.

Wniosek o rozwiązanie stosunku pracy

Pismo wystawia pracownik lub pracodawca, w którym występują o rozwiązanie stosunku

pracy w określonym trybie, np.: na mocy porozumienia stron. Jeżeli z wnioskiem występuje
pracownik jego treść może brzmieć ”Proszę o rozwiązanie z dniem ……………. na mocy
porozumienia stron umowy o pracę zawartej w dniu ………..”. Jeżeli z wnioskiem występuje
pracodawca jego treść może brzmieć „Proponuję z dniem ……….. na mocy porozumienia
stron rozwiązanie umowy o pracę zawartej w dniu ………….. .”

Rozwiązanie stosunku pracy

Treść pism

informujących o rozwiązaniu umowy o pracę będzie uzależniona od sposobu

rozwiązania umowy. Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić:

−

na mocy porozumienia stron,

−

z zachowaniem okresu wypowiedzenia,

−

bez wypowiedzenia,

−

na podstawie wygaśnięcia.
Rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron może mieć treść: „Zgodnie

z wzajemnym porozumieniem w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy potwierdza się
niniejszym pismem, podpisanym przez zainteresowane strony, ze umowa o pracę zawarta

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

42

w dniu ………….. ulega rozwiązaniu z dniem ……………. na mocy porozumienia stron,
tj. w trybie przewidzianym w art. 30 § 1 pkt 1 kodeksu pracy.”

Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia może nastąpić zarówno

z inicjatywy pracownika jak i pracodawcy. Umowa musi wypowiedziana z zachowaniem
przez prawo okresu wypowiedzenia, którego długość jest uzależniona od rodzaju umowy
i czasu zatrudnienia. Treść rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia
wystosowana przez pracodawcę może brzmieć: „Rozwiązuję z Panem/Panią umowę zawartą
w dniu ………….. z zachowaniem ……………… okresu wypowiedzenia, który upłynie
w

dniu

……………

.

Przyczyną

wypowiedzenia

umowy

o

pracę

jest

……………………………………………......………..

.

Jednocześnie

informuję,

ż

e

w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu/Pani prawo
wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w …………….. . Przed upływem
tego terminu może Pan/Pani złożyć wniosek o wszczęcie postępowania pojednawczego przed
Komisją Pojednawczą w ……………………… .”.

Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia wystosowane przez

pracownika nie musi zawierać przyczyny ani możliwości odwołania od decyzji pracownika.

Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia następuje z winy

pracownika. Pismo wystosowane przez pracodawcę obligatoryjnie musi zawierać informacje
o:

−

dacie rozwiązania umowy,

−

dacie umowy, która ulega rozwiązaniu,

−

przyczynie rozwiązania umowy,

−

podstawę prawną rozwiązania umowy,

−

możliwości i terminie odwołania ze wskazaniem właściwego sądu i jego siedziby,

−

możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego przed komisją
pojednawczą ze wskazaniem jej siedziby.

Ś

wiadectwo pracy

Wzór znajduje się w rozporządzeniu MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej

treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. nr 60 poz.
282, ze zm. oraz Dz. U nr 230, poz. 2289) oraz w kodeksie pracy art. 97.

W świadectwie pracy powinny znaleźć się informacje na temat:

−

okresu i rodzaju wykonywanej pracy,

−

zajmowanego stanowiska,

−

trybu rozwiązania umowy o pracę,

−

składników i wysokości wynagrodzenia,

−

zajęcia wynagrodzenia,

−

wymiaru czasu pracy,

−

wykorzystania liczby dni urlopu wypoczynkowego w roku, w którym stosunek pracy
wygasł,

−

wykorzystanie dodatkowego urlopu lub uprawnienia,

−

należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę w trakcie
trwania stosunku pracy,

−

korzystania z urlopu bezpłatnego,

−

korzystania z urlopu wychowawczego,

−

okresu, za który przysługuje pracownikowi odszkodowanie a skrócenie okresu
wypowiedzenia,

−

odbytej zasadniczej służby wojskowej,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

43

−

okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego świadectwo
dotyczy.
Pracodawca ma obowiązek wystawić i doręczyć pracownikowi świadectwo pracy

niezwłocznie po

rozwiązaniu stosunku pracy bez wezwania przez pracownika.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Z jakich części składa się treść pisma?

2.

Czym charakteryzują się poszczególne części pisma?

3.

Jakie pisma zaliczamy do typowych pism handlowych?

4.

Czym charakteryzują się poszczególne pisma handlowe?

5.

Jakie pisma powstają podczas nawiązywania stosunku pracy?

6.

Jakie pisma powstają podczas trwania stosunku pracy?

7.

Czym charakteryzują się te pisma?

8.

Jakie pisma powstają podczas rozwiązywania stosunku pracy?

9.

Czym charakteryzują się te pisma?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na podstawie danych zredaguj zapytanie o ofertę, ofertę i zamówienie.

−

dostawca: Hurtownia Artykułów Chemicznych „Colmar”, 40-100 Tychy, ul. Towarowa
5, NIP: 646-200-10-00,

−

odbiorca: Sklep Chemiczny „Ewika”, 95-200 Pabianice, ul. Marynarska 26, NIP:
731-100-97-09,

−

towar:

szampon do dywanów 40 szt. po 4,80 netto,

pianka do czyszczenia tapicerki 20 szt. po 5,50 netto

płyn do czyszczenia kabin 10 szt. po 5,40 netto

odplamiacz 20 szt. po 6,55 netto

odświeżacz do lodówek 10 szt. po 8,40 netto

−

termin dostawy: 3 dni od daty zamówienia,

−

warunki dostawy: na koszt dostawcy,

−

warunki i termin zapłaty: gotówka lub przelew w terminie 7 dni,

−

datę sporządzenia pisma, znak pisma, numer zamówienia, nazwiska osób upoważnionych
do podpisania pism zarówno dla dostawcy jak i dla odbiorcy uczeń ustala sam.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

wybrać tylko te dane, które będą potrzebne do sporządzenia poszczególnych pism,

3)

ustalić niezbędne dane do sporządzenia poszczególnych pism, których nie podano
w poleceniu ćwiczenia,

4)

sporządzić zapytanie o ofertę w układzie typowym dla blankietu uproszczonego,

5)

sporządzić ofertę w układzie typowym dla blankietu uproszczonego,

6)

sporządzić zamówienie w układzie typowym dla blankietu uproszczonego,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

44

7)

wydrukować pisma,

8)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

9)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

komputer z edytorem tekstu lub maszyna do pisania,

−

papier do drukarki,

−

drukarka.

Ćwiczenie 2

Z wykorzystaniem danych ćwiczenia 1 sporządź awizo informujące o wysłaniu

zamówienia, specyfikację wysyłki (lub dokument magazynowy WZ) i fakturę sprzedaży.
Dodatkowe dane niezbędne do wykonania ćwiczenia:

−

Hurtownia Artykułów Chemicznych „Colmar” stosuje podstawową stawkę podatku VAT
22%,

−

nr konta bankowego dostawcy 56 1230 0000 1111 2222 3333 4444,

−

data sprzedaży i wystawienia faktury: bieżąca,

−

nr faktury 134/2008/MG

−

sposób dostawy: samochód ciężarowy nr rej. ST 01234,

−

numer listu przewozowego 159/3452/2008,

−

datę sporządzenia awiza i specyfikacji, datę dostarczenia towarów, znak pism, nazwiska
osób upoważnionych do podpisania pism zarówno dla dostawcy jak i dla odbiorcy uczeń
ustala sam.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

zapoznać się z danymi ćwiczenia 1,

3)

wybrać i uporządkować niezbędne dane do wykonania ćwiczenia,

4)

ustalić niezbędne dane do sporządzenia poszczególnych pism, których nie podano
w poleceniu ćwiczenia,

5)

sporządzić awizo w układzie typowym dla blankietu uproszczonego,

6)

sporządzić specyfikację (lub WZ) na gotowym druku lub z wykorzystaniem programu
finansowo-księgowego,

7)

sporządzić fakturę sprzedaży odręcznie na gotowym druku lub z wykorzystaniem
programu Excel bądź programu finansowo-księgowego,

8)

wydrukować pisma,

9)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

10)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

komputer z edytorem tekstu, programem Excel lub programem finansowo-księgowym,

−

papier do drukarki,

−

druki faktury i specyfikacji (lub WZ),

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

45

−

drukarka.

Ćwiczenie 3

Korzystając z danych ćwiczenia 1 i ćwiczenia 2 zredaguj reklamację i odpowiedź na

reklamację. Dodatkowe dane niezbędne do wykonania ćwiczenia:

−

reklamacja dotyczy różnic ilościowych w dostawie,

−

według protokołu różnic, który sporządził odbiorca dostawca dostarczył za mało o 5 szt.
szamponu do dywanów,

−

w zgłoszeniu żądań dostawca wyznaczył termin 7 dni na dostarczenie brakującej dostawy
od daty przyjęcia reklamacji,

−

dostawca reklamację uznaje,

−

datę sporządzenia reklamacji i odpowiedzi na reklamację uczeń ustala sam,

−

znak pism, nazwiska osób upoważnionych do podpisania pism zarówno dla dostawcy jak
i dla odbiorcy uczeń ustala sam.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

zapoznać się z danymi ćwiczenia 1 i 2,

3)

wybrać i uporządkować niezbędne dane do wykonania ćwiczenia,

4)

ustalić niezbędne dane do sporządzenia poszczególnych pism, których nie podano
w poleceniu ćwiczenia,

5)

sporządzić reklamację w układzie typowym dla blankietu uproszczonego,

6)

sporządzić odpowiedź na reklamację w układzie typowym dla blankietu uproszczonego,

7)

wydrukować pisma,

8)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

9)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

komputer z edytorem tekstu lub maszyna do pisania,

−

papier do drukowania,

−

drukarka.

Ćwiczenie 4

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku specjalisty do

spraw personalnych w Firmie Marketingowej w Warszawie, ul. Długa 44/56

wystąpił do

pracodawcy z wnioskiem o rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron
w trakcie trwania umowy z powodów osobistych. Wniosek został przyjęty przez pracodawcę.
Sporządź wniosek o rozwiązanie umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę, świadectwo
pracy dla pracownika, który rozwiązał umowę. Brakujące niezbędne dane ustal sam.

Sposób wykonania ćwiczenia

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

46

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić niezbędne brakujące dane,

3)

sporządzić wniosek o rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron w układzie

blankietu uproszczonego,

4)

sporządzić rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron,

5)

sporządzić świadectwo pracy,

6)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

komputer z edytorem tekstu lub maszyna do pisania, drukarka,

−

papier do drukowania,

−

druk świadectwa pracy.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyodrębnić części treści pisma?

□

□

2) rozmieścić poszczególne elementy pisma?

□

□

3) sporządzić pisma charakterystyczne dla korespondencji

handlowej?

□

□

4) sporządzić pisma spraw osobowych?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

47

4.4.

Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

4.4.1.

Materiał nauczania

Do typowych pism wewnętrznych zaliczamy między innymi:

−

protokoły,

−

sprawozdania,

−

notatki służbowe.

Protokoły

Protokół jest pismem informacyjnym, sporządzanym w formie aktu. Rejestruje przebieg

wydarzeń, stwierdza fakty i okoliczności, zawiera uchwały i wnioski. Jest sposobem
dokumentowania zdarzeń, np.: kontroli, obrad, posiedzeń, zebrań. Może mieć charakter
syntetyczny (treść ujęta jest w zwięzłe punkty) lub narracyjny (treść podana jest w formie
opowiadania).

Wymogi

stawiane

protokołowi

to:

szczegółowość,

przejrzystość,

rzetelność

w relacjonowaniu faktów oraz syntetyczność. Aby sprostać tym wymaganiom dobrze jest
prowadzić w trakcie spotkań notatki. Protokół pisze się „na gorąco”.

Do najczęściej stosowanych słów i wyrażeń w protokole zalicza się: „przewodniczyć

zebraniu, wystąpić z wnioskiem, zaproponować porządek obrad, przedłożyć wniosek, zabrać
głos, przegłosować propozycję, wniosek przyjęto/upadł większością głosów, prosić o głos,
zgłosić propozycję, nie wyrazić zgody”.

Każdy rodzaj protokołu ma podobną strukturę i składa się z:

−

tytułu zawierającego słowo „protokół”,

−

określenia rodzaju protokołu, np.: „zdawczo-odbiorczy”, „kontroli”,

−

określenia miejsca i daty sporządzenia protokołu (w zależności od potrzeby również
godziny),

−

listy osób obecnych lub nieobecnych,

−

porządku obrad,

−

części zasadniczej, w której opisuje się okoliczności, przebieg zdarzeń, streszczenie
wypowiedzi w chronologicznym przebiegu,

−

zakończenia, które zawiera formułę stwierdzającą zakończenie czynności rejestracji
zdarzeń, np.: „Na tym protokół zakończono i podpisano”,

−

podpisów odpowiednich osób.

Najczęściej sporządza się protokoły:

−

zdawczo-odbiorczy

–

przy

przekazaniu

rzeczy,

sprawy,

stanowiska,

w obecności zdającego i przejmującego a często także powołanej specjalnie komisji,

−

kontroli – po przeprowadzonej kontroli, stwierdza faktyczne okoliczności,
nieprawidłowości, może zawierać zalecenia pokontrolne, zaleca się, aby był parafowany
na każdej stronie w celu przeciwdziałania zamianie kartek lub dopisywaniu tekstu,

−

zebrań – w celu odtworzenia przebiegu zebrania,

−

zdarzeń – opisuje zdarzenie i towarzyszące mu okoliczności (np.: wypadek,
przeszukanie, włamanie).

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

48

Sprawozdania

Sprawozdanie jest tekstem relacjonującym rzeczywisty przebieg zdarzeń czy stan rzeczy.

Jeżeli odnosi się do oficjalnej działalności i przybiera charakter dokumentu, wówczas
sprawozdanie ma postać protokołu. Jeżeli odnosi się do wydarzenia z życia codziennego,
wówczas jest formą reportażu. Osoba pisząca sprawozdanie nie powinna zawierać
w sprawozdaniu własnych konkluzji i poglądów. Sprawozdanie powinno być precyzyjne,
rzeczowe oraz zawierać występujące chronologicznie, nieprzekłamane fakty. Dane, które
zawiera sprawozdanie powinny być możliwe do sprawdzenia, np.: sprawozdanie statystyczne.

Sprawozdania mogą być sporządzane na:

−

blankietach korespondencyjnych – w formie opowiadania lub streszczenia,

−

odpowiednich formularzach – w formie odpowiedzi na ustalone pytania.
W odniesieniu do ważnych lub skomplikowanych problemów stosuje się sprawozdania

właściwe, które mają rozbudowaną strukturę. Składają się z:

−

części wstępnej – tytułu, np.: „Sprawozdanie ze spotkania …”, spisu rzeczy, pisma
przewodniego, np.: „W załączeniu przesyłamy sprawozdanie z wykonania budżetu za II
kwartał br.”,

−

tekstu głównego – będącego opisem celów, metod, wyników badań, zawierającego
wnioski,

−

podpisów – przynajmniej osoby sporządzającej sprawozdanie,

−

załączników – bibliografia, skorowidze, dodatki.
Sztuka pisania sprawozdań wymaga umiejętności gromadzenia, selekcjonowania

i przedstawiania najistotniejszych informacji.

Notatki służbowe

Jest pismem wewnętrznym, często sporządzanym odręcznie. Stanowi formę

przekazywania informacji między komórkami organizacyjnymi lub pracownikami w zwięzły,
często skrótowy, ale precyzyjny sposób.

Przedstawia fakt opisany prostym szykiem, bez komentarzy sporządzającego notatkę. Na

strukturę notatki składają się:

−

nagłówek – zawiera datę oraz oznaczenie, od kogo pochodzi notatka i dla kogo jest
przeznaczona,

−

wstęp – wskazuje czego dotyczy notatka,

−

treść zasadnicza – rzeczowo, krótko opisany przedmiot notatki,

−

wnioski, podsumowanie notatki – podsumowanie treści notatki.

Łódź, 18.04.2008 r.

Notatka służbowa dla kierownika działu BHP Pana Witolda Gosa

sporządzona przez referenta do spraw administracyjno-gospodarczych Annę Jasińską

w sprawie przekazania odzieży ochronnej pracownikom

W dniu 18.04.2008 r. przekazano pracownikom 30 szt. fartuchów ochronnych oraz 27 szt. obuwia
ochronnego. Pozostałe trzy pary obuwia zostaną dostarczone w dniu 19.04.2008 r.

Anna Jasińska

Rys. 24. Wzór notatki służbowej [opracowanie własne]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

49

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Jakie pisma zaliczamy do pism wewnętrznych?

2.

Czym charakteryzuje się protokół?

3.

Jakie elementy struktury zawiera protokół?

4.

Jakie są rodzaje protokołów?

5.

Czym charakteryzuje się sprawozdanie?

6.

Według jakiej struktury sporządza się sprawozdanie?

7.

Czym charakteryzuje się notatka służbowa?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź protokół z zebrania samorządu klasowego poświęconego zorganizowaniu

trzydniowej wycieczki do Gdańska. Niezbędne dane: data, klasa, nazwa szkoły, nazwiska
osób, które uczestniczyły w zebraniu, porządek zebrania i przebieg okoliczności uczniowie
ustalają samodzielnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić rodzaj protokołu,

3)

ustalić niezbędne dane do sporządzenia protokołu,

4)

ustalić domniemany przebieg zebrania,

5)

napisać protokół,

6)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

wzór protokołu zebrania,

−

arkusze papieru maszynowego A4 lub zeszyty przedmiotowe,

−

maszyna do pisania lub komputer z edytorem tekstu,

−

długopis lub pióro.

Ćwiczenie 2

Sporządź sprawozdanie z wycieczki szkolnej, w której uczestniczyła ostatnio Twoja

klasa. Jeżeli nie uczestniczyła, odnieś się do informacji z ćwiczenia 1.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić formę sporządzenia sprawozdania,

3)

zgromadzić niezbędne informacje, które zostaną objęte sprawozdaniem,

4)

napisać sprawozdanie,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

50

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

wzór sprawozdania,

−

arkusze papieru maszynowego A4 lub zeszyt przedmiotowy,

−

maszyna do pisania lub komputer z edytorem tekstu,

−

długopis lub pióro.

Ćwiczenie 3

Sporządź

notatkę

służbową

dotyczącą

zakończenia

prac

zagospodarowania

niewykorzystanych pomieszczeń na cele pomieszczeń socjalnych dla pracowników. Notatka
skierowana jest przez pracownika działu kadr do kierownika jednostki. Niezbędne dane: data,
nazwiska, uczniowie wymyślają samodzielnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić formę sporządzenia notatki służbowej,

3)

ustalić niezbędne dane do sporządzenia notatki służbowej,

4)

napisać notatkę służbową,

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

arkusze papieru maszynowego A4 lub zeszyt przedmiotowy,

−

maszyna do pisania lub komputer z edytorem tekstu,

−

długopis lub pióro.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) sporządzić protokół?

□

□

2) sporządzić sprawozdanie?

□

□

3) sporządzić notatkę służbową?

□

□

4) rozróżnić pisma wewnętrzne?

□

□

5) scharakteryzować strukturę protokołu?

□

□

6) scharakteryzować strukturę sprawozdania?

□

□

7) scharakteryzować strukturę notatki służbowej?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

51

4.5. Korespondencja seryjna i z zastosowaniem poczty

elektronicznej

4.5.1.

Materiał nauczania

Wysyłając pisma o tej samej treści do wielu adresatów można skorzystać z możliwości

funkcji seryjnej jaką posiada edytor tekstu MS Word. W tym celu należy napisać treść pisma
(dokument główny) oraz stworzyć listę adresatów (źródła danych), do których będzie
przesyłana korespondencja. W dokumencie głównym należy stworzyć pola korespondencyjne
przeznaczone na zmieniające się informacje (np.: nazwiska, adresy, numery kont). Po
połączeniu dokumentu głównego ze źródłami danych stworzony zostanie gotowy do wysłania
egzemplarz pisma.

Aby skorzystać z funkcji Korespondencji seryjnej należy rozwinąć z paska menu

Narzędzia, a następnie wybrać Listy i dokumenty wysyłkowe oraz Korespondencję seryjną. Po
wybraniu Korespondencji seryjnej otwiera się pomocnik Korespondencja seryjna, w którym
należy wykonać kolejne kroki:
1)

wybór typu dokumentu (list, wiadomość e-mail, koperty, etykiety, katalog),

2)

wybór dokumentu początkowego (korzystamy z szablonu lub napisanej treści pisma
w edytorze tekstów),

3)

wybór adresatów (z istniejącej listy w pliku, z Outlooka lub z utworzonej nowej listy),

4)

pisanie dokumentu głównego o ile nie zostało to jeszcze zrobione,

5)

przeglądanie dokumentu głównego, m. in. w celu ewentualnej zmiany treści,

6)

generowanie listu,

7)

drukowanie.

Wyposażenie biur w komputery umożliwia przesyłanie korespondencji drogą

elektroniczną. Korzystanie z poczty elektronicznej (e-mail) jest możliwe, gdy zapewniony jest
dostęp do Internetu zarówno przez nadawcę jak i adresata. Pocztą elektroniczną możliwe jest
przesyłanie zarówno krótkich informacji jak i obszernych dokumentów w formie
załączników do pism przewodnich.

Aby przesyłać korespondencję drogą elektroniczną należy założyć konto pocztowe na

wybranym portalu internetowym, np.: Wirtualna Polska, Onet, o2 (Tlen), Interia, Gazeta.
Portale oferują konta pocztowe bezpłatne i płatne. Konta bezpłatne posiadają mniejszą
pojemność i niestety nie są wolne od reklam. Są jednak wystarczające do obsługi niedużych
firm i dla celów prywatnych. Konta płatne posiadają dużą pojemność i wykorzystywane są
częściej przez duże firmy.

Otwarcie konta pocztowego wymaga postępowania zgodnie ze wskazówkami jakie

podaje dany portal. Jednym z istotniejszych elementów tworzenia konta pocztowego jest
wybór loginu, który będzie częścią adresu elektronicznego oraz hasła, które będzie
zabezpieczać dostęp do konta osobom nieupoważnionym. Zarówno login jak i hasło nie może
zawierać polskich znaków (ą, ę, ć, ś, ź, ż, ó, ł, ń) oraz wielkich liter. Adres elektroniczny
składa się z loginu oraz nazwy portalu, w którym zostało założone konto pocztowe, np.:
[e-mail].

Aby usprawnić posługiwanie się pocztą elektroniczną można skorzystać z programu

pocztowego, np.; Outlook Express.

Kolejne czynności, które należy wykonać, aby wysłać wiadomość:

−

kliknąć na pulpicie ikonę Outlook Express lub wybrać z listy programów – zostanie
otwarte okno Outlook Express,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

52

−

kliknąć Redaguj wiadomość – zostanie otwarte okno Nowa wiadomość,

−

wpisać w polu Do adres e-mailowy,

−

wpisać w pole Temat krótki opis (temat) wiadomości,

−

wpisać w panelu wiadomości (polu tekstowym) treść, która będzie przesyłana,

−

kliknąć Wyślij – wiadomość zostaje przeniesiona do folderu Skrzynka nadawcza,

−

w skrzynce nadawczej kliknąć Wyślij i pobierz – wiadomość zostaje wysłana
i przeniesiona do folderu Wysłane elementy.
Otrzymana wiadomość zachowana jest w Skrzynce odbiorczej. Podana cyfra obok nazwy

folderu Skrzynka odbiorcza wskazuje ile wiadomości nie zostało odczytane. Po kliknięciu
w folder Skrzynka odbiorcza pokazuje się lista wiadomości, która została przesłana
z wyświetleniem tematu. Według treści tematów możemy zdecydować, które wiadomości
chcemy otworzyć i przeczytać. Klikając w temat na Liście wiadomości otwiera się treść
wiadomości.

Na otrzymaną wiadomość można nadawcy odpowiedzieć. W panelu Lista wiadomości

należy kliknąć Odpowiedz autorowi. Otwiera się panel wiadomości z zachowaną pierwotną
treścią pisma, które przysłał do nas autor. Należy w panel wiadomości wpisać treść
odpowiedzi i kliknąć Wyślij. Odpowiedź zostaje przesłana do folderu Skrzynka nadawcza,
w

której

należy

kliknąć

Wyślij

i

pobierz.

Wiadomość

zostaje

wysłana

i przeniesiona do folderu Wysłane elementy.

Jeżeli odbiorca chce usunąć otrzymane wiadomości, przenosi wiadomość do folderu

Usunięte elementy. Folder ten przechowuje usunięte wiadomości do chwili opróżnienia.

Aby usunąć wiadomości należy:

−

w Skrzynce odbiorczej, w panelu Lista wiadomości kliknąć wiadomość, która będzie
usuwana,

−

kliknąć na pasku narzędzi Usuń – wiadomość zostaje przeniesiona do folderu Usunięte
elementy,

−

kliknąć w folderze Usunięte element i Opróżnij folder,

−

potwierdzić usunięcie klikając Tak – wiadomość zostaje całkowicie usunięta.

Zwyczajowo pisma przesyłane drogą elektroniczną są zredagowane w układzie

amerykańskim, tzn. wyrównując do lewego marginesu.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

W jaki sposób wysyła się korespondencję seryjną?

2.

W jaki sposób przesyła się korespondencję elektroniczną?

3.

Jakie warunki musi spełnić firma, aby mogła posługiwać się korespondencją
elektroniczną?

4.

W jaki sposób zbudowany jest adres mailowy?

5.

W jaki sposób wysyła się wiadomości drogą elektroniczną?

6.

W jaki sposób odczytuje się wiadomości?

7.

W jaki sposób odpowiada się na wiadomości elektroniczne?

8.

W jaki sposób usuwa się zbędne wiadomości?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

53

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Załóż konto pocztowe w wybranym przez siebie portalu.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić login i hasło,

3)

wykonać czynności zgodnie z poleceniami podczas zakładania konta,

4)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

komputer z dostępem do Internetu.

Ćwiczenie 2

Ułóż treść zawiadomienia o walnym zebraniu właścicieli lokali we Wspólnocie

Mieszkaniowej. Skorzystaj z opcji korespondencji seryjnej i wyślij zawiadomienie do kilku
uczniów Twojej klasy. Wykorzystaj adresy zakładanych kont w ćwiczeniu 1.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ułożyć treść zawiadomienia o zebraniu w oparciu o wymyślone dane,

3)

stworzyć listę adresatów,

4)

skorzystać z funkcji korespondencji seryjnej,

5)

wysłać zawiadomienie,

6)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

komputer z dostępem do Internetu wyposażony w program Outlook Express.

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) założyć konto pocztowe?

□

□

2) posługiwać się kontem pocztowym?

□

□

3) wysłać wiadomość pocztą elektroniczną?

□

□

4) odczytać wiadomość z poczty elektronicznej?

□

□

5) odpowiedzieć nadawcy wiadomości?

□

□

6) usunąć wiadomość?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

54

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1.

Przeczytaj uważnie instrukcję.

2.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

3.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

4.

Zestaw zawiera 20

zadań.

5.

Do każdego zadania przyporządkowane są 4 możliwości odpowiedzi, jedna odpowiedź
jest prawdziwa.

6.

Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak x . W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedź kółkiem i zaznacz x odpowiedź prawidłową.

7.

Za każdą prawidłową odpowiedź otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedź lub jej brak 0
punktów.

8.

Rozwiązuj zadania samodzielnie.

9.

Na rozwiązanie testu masz 40 min.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Pismo opisujące najpierw zdarzenia ogólne, a następnie szczegółowe jest zredagowane

z zastosowaniem:
a)

metody indukcji.

b)

metody dedukcji.

c)

metody analizy.

d)

metody syntezy.

2. Pismem o charakterze informacyjnym jest

a)

reklamacja.

b)

oferta.

c)

sprawozdanie.

d)

decyzja.

3. Pismem o charakterze przekonującym jest

a)

protokół.

b)

oferta.

c)

oświadczenie.

d)

zawiadomienie.

4. Pisma zawierające tajemnicę służbową są pismami

a)

poufnymi.

b)

zamkniętymi.

c)

tajnymi.

d)

specjalnymi.

5. Pismo opisujące sprawę w sposób ścisły i konkretny zredagowane jest zgodnie z zasadą

a)

czytelności.

b)

przejrzystości.

c)

poprawności.

d)

zwięzłości.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

55

6. Skrót dr oznacza

a)

dyrektor.

b)

doradca.

c)

doktor.

d)

dyrygent.

7. Dla wyrażenia słowa „dyrektorzy” w liczbie mnogiej używa się skrótu

a)

dyrzy.

b)

d-rzy.

c)

dyr-rzy.

d)

dyr. dyr.

8. Symbol BZ2 oznacza blankiet

a)

zwykły, format A5, układ pionowy.

b)

zwykły, format A4, układ poziomy.

c)

zwykły, format A5, układ poziomy.

d)

zwykły, format A4, układ pionowy.

9. Blankiet uproszczony

a)

nie zawiera znaków powoławczych.

b)

zawiera ograniczoną ilość znaków powoławczych.

c)

zawiera wszystkie znaki powoławcze.

d)

zawiera te znaki, które zapisze redagujący pismo.

10.

Pole nagłówkowe na blankiecie zwykłym znajduje się
a)

w lewym górnym rogu pisma.

b)

w górnej części pisma.

c)

w prawym górnym rogu pisma.

d)

w dolnej części pisma.

11. Elementy znajdujące się pod treścią pisma to

a)

infromacje dodatkowe.

b)

znaki powoławcze.

c)

pole wpływu.

d)

infromacje reklamowe.

12. Elementy pisma w układzie amerykańskim

a)

wyrównane są do prawej strony marginesu.

b)

są rozmieszczone w taki sam sposób jak w blankiecie zwykłym.

c)

rozmieszczone są od lewego marginesu.

d)

są rozmieszczone w taki sam sposób jak w blankiecie reklamowym.

13. Pole A na powierzchni koperty służy do

a)

napisania adresu nadawcy.

b)

naklejenia znaczka.

c)

oznakowania przez pocztę.

d)

napisania adresu odbiorcy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

56

14. Dokumentem sprzedaży jest

a)

specyfikacja.

b)

faktura VAT.

c)

oferta.

d)

awizo.

15. Doświadczenie zawodowe opisuje się w

a)

CV.

b)

liście motywacyjnym.

c)

podaniu o pracę.

d)

umowie o pracę.

16. Treść pisma w układzie a’linea

a)

jest wyrównana do lewego marginesu.

b)

jest wyrównana do prawego marginesu.

c)

zawiera akapity.

d)

jest wyśrodkowana.

17. W części A akt osobowych pracodawca przechowuje

a)

umowę o pracę.

b)

dokumentację bhp.

c)

ś

wiadectwo pracy.

d)

list motywacyjny.

18. Pismo informacyjne sporządzone w formie aktu to

a)

sprawozdanie.

b)

notatka służbowa.

c)

protokół.

d)

komunikat.

19. Funkcja korespondencji seryjnej służy

a)

wysyłaniu korespondencji tej samej treści wielu adresatom .

b)

szybkiemu odczytywaniu korespondencji.

c)

szybkiemu odpowiadaniu na korespondencję.

d)

przechowywaniu korespondencji.

20. Pisma przesyłane drogą elektroniczną

a)

muszą posiadać układ graficzny narzucony przez administratora.

b)

muszą posiadać układ graficzny taki sam jak na blankietach korespondencyjnych.

c)

zwyczajowo powinny posiadać amerykański układ graficzny.

d)

nie mogą posiadać układu graficznego europejskiego.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

57

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ..........................................................................................

Prowadzenie korespondencji

Zakreśl poprawną odpowiedź.

Nr

zadania

Odpowiedź

Punkty

1

a

b

c

d

2

a

b

c

d

3

a

b

c

d

4

a

b

c

d

5

a

b

c

d

6

a

b

c

d

7

a

b

c

d

8

a

b

c

d

9

a

b

c

d

10

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

13

a

b

c

d

14

a

b

c

d

15

a

b

c

d

16

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

19

a

b

c

d

20

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

58

6. LITERATURA

1.

Bogusławska T.: Praca biurowa cz. 2 – Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003

2.

Bryś J., Łyko A.: Technika biurowa i komputerowa. FORMAT-AB, Warszawa 2000

3.

Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 2003

4.

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej. WSiP, Warszawa 2003

5.

Witek E.: Technika biurowa. eMPi

². Poznań 2006