Kryteria, zasady i metody oceny negocjacji

Analizę (ocena) efektywności negocjacji czyli z punktu widzenia ogólnych zasad sztuki ich

prowadzenia dokonuje się w odniesieniu do:

•

zakresu merytorycznego negocjacji,

•

ich przebiegu,

•

narzędzi ich prowadzenia,

•

wykorzystywanych zasobów i środków.

Celem tych działań jest dokonanie oceny (analizy) efektywności procesu negocjacji, a w

szczególności:

1. sprawdzenie, czy, w jakim zakresie i jakim kosztem zostały osiągnięte założone cele,

czyli wyprowadzenie ustaleń pokontrolnych,

2. wyciągnięcie z dotychczasowych doświadczeń wniosków odnoszących się do

przyszłych negocjacji, w tym:

−

ustalenie, w jakim zakresie i w jaki sposób można wykorzystywać pozytywne

efekty, tzn. je powtórzyć i niejako utrwalić,

−

wskazanie, jak unikać negatywnych efektów, tj. popełnionych błędów,

3. w ostatecznym efekcie – doskonalenie samego procesu negocjacji oraz umiejętności

ich prowadzenia w przyszłości

Oceny negocjacji należy dokonywać w czterech omówionych poniżej wymiarach:

1.

efekty (pozytywne i negatywne), czyli:

−

stopień realizacji celów (przez obu negocjatorów),

−

koszty ich osiągania,

w konfrontacji z przyjetymi założeniami, ustalonymi celami i wynikającymi z nich

żądaniami i wymaganiami stawianymi przez negocjatorów,

2.

proces (dynamika) negocjacji, w tym:

−

sekwencja kolejnych działań (posunięć),

−

racjonalne i emocjonalne zachowania negocjatorów,

−

ich komunikacja (a zwłaszcza prezentacja, przekonywanie, słuchanie, środki

werbalne i niewerbalne),

−

relacje między partnerami i wytworzony klimat negocjacji,

3. narzędzia negocjacji, czyli ocena:

1

−

przyjętych i realizowanych przez obie strony strategii negocjacji i stylów

negocjacyjnych,

−

narzędzi szczegółowych, konkretyzujących strategie, w tym wykorzystanych

taktyk i technik, przedkładanych ofert (propozycji) i kontrofert partnerów,

wzajemnych ustępstw, proponowanych wariantów rozwiązań,

wykorzystywanych argumentów i kontrargumentów, zadawanych pytań i

odpowiedzi na pytania,

4. zasoby i środowisko negocjacji, w tym:

−

stopień przygotowania i sprawności członków zespołu negocjacyjnego (ich

wiedzy, umiejętności, zachowań, postaw),

−

ich wkład w wynik końcowy, współdziałanie i kierowanie zespołem,

−

wykorzystanie zasobów rzeczowych i finansowych,

−

jakość zgromadzonych i wykorzystywanych informacji,

−

miejsce negocjacji i organizację przestrzeni,

−

wykorzystanie czasu

W ramach tej oceny następuje pozyskanie, porządkowanie i analiza wszelkich

informacji na temat zakończonych negocjacji w przedstawionym wcześniej

zakresie, z uwzględnieniem zwłaszcza ich efektów oraz wykorzystania zasobów i

możliwości zaangażowania stron, a także wpływu różnorodnych czynników i

uwarunkowań zewnętrznych.

Model systemu oceny efektywności negocjacji gospodarczych powinien obejmować

następujące etapy:

1. identyfikację sytuacji negocjacyjnej

2. dobór kryteriów oceny i technik szczegółowych analizy,

3. rozpoznanie i dobór źródeł informacji, w tym ocena ich jakości (a zwłaszcza

kompletności, wszechstronności i wiarygodności),

4. zbieranie i interpretacja danych źródłowych,

5. weryfikacja i porządkowanie informacji w odpowiednie zbiory,

6. opracowanie kompleksowej oceny sytuacji negocjacyjnej,

7. wyciągnięcie wniosków (wyprowadzenie ustaleń pokontrolnych).

Ponadto zakres analizy i oceny winien obejmować trzy istotne zbiory informacji:

- charakteryzujące daną (zakończoną) sytuację negocjacyjną tj. dotyczące transakcji

między dwoma konkretnymi negocjatorami,

2

- oceniające implikacje dla przyszłych wzajemnych relacji między partnerami,

Wskazujące możliwości realizacji celów w szerszym środowisku negocjacyjnym, tj. z

innymi parterami negocjacji w przyszłości

Zasady analizy efektywności negocjacji

Najważniejszym zaleceniem jest uzyskanie jak najbardziej pełnego, jednoznacznego ,

rzetelnego i dostatecznie precyzyjnego opisu danej sytuacji w celu efektywnej realizacji

kolejnych negocjacji. Analiza powinna mieć charakter kompleksowy, tzn. dotyczyć

wszystkich możliwych aspektów negocjacji.

Ponadto w odniesieniu do wszystkich wymiarów analizy niezbędne jest nie tylko dokonanie

identyfikacji ich efektów, ale także wyjaśnienie przyczyn zarówno pozytywnych jak i

negatywnych ustaleń pokontrolnych, jak również dokonanie ogólnej, syntetycznej oceny

odbytych negocjacji.

Bardzo ważne jest także realizowanie omawianego procesu nie tylko po zakończeniu

negocjacji, czyli w formie kontroli końcowej, al. Także przed ich rozpoczęciem – w celu

upewnienia się co do prawidłowości przyjętych założeń (kontrola wstępna) oraz w trakcie

negocjacji, celem wprowadzenia niezbędnych modyfikacji przyjętych założeń, celów, technik

itp. W zależności od rozwoju sytuacji negocjacyjnej.

Ponadto ocena efektywności powinna być przeprowadzona również z odpowiedniego

dystansu, z odroczeniem jej w czasie w celu dokładnego przemyślania i analizy, bez

emocjonalnego nastawienia.

Istnieją więc trzy zasadnicze typy oceny negocjacji:

1. w trakcie rozmów, gdy należy:

−

ocenić postępy,

−

określić szanse i zagrożenia, które mogą pojawić się jeszcze w rokowaniach,

−

dostosować do sytuacji cele, strategie i taktykę,

2. zaraz po negocjacjach:

−

przemyśleć realizację porozumienia i uprzedzić wystąpienie określonych

problemów,

−

ocenić efektywność rozmów,

−

ustalić, co należy usprawnić.

3. W jakiś czas po zakończeniu negocjacji:

−

Ocenić wartość wstępnej oceny,

3

−

Skontrolować wdrażanie porozumienia,

−

Ocenić własną wartość jako negocjatora.

Źródło:

Casse P. Jak negocjować? Zostań negocjatorem w godzinę, Wydawnictwo Zysk i Sk-ka,

Poznań 1996, s.122

Ponadto należy zwrócić uwagę na kilka wskazówek:

1. Na sytuacje negocjacyjną należy patrzeć w sposób całościowy

2. Powinno przyjąć się szersza perspektywę

3. Istotne jest także wprowadzanie szerszych wniosków, dotyczących typowych,

powtarzalnych przypadków negocjacyjnych, uchwycenie różnic i podobieństw w

negocjacjach.

4. Konieczna jest rzetelność negocjacji

5. Należy zachować obiektywizm

Kryteria oceny efektywności negocjacji

Wymiary

Kryteria

1. Osiągnięte efekty (pozytywne i
negatywne):
- zrealizowane cele,
- koszty ich osiągnięcia

Skuteczność
Korzyści, ekonomiczność

2. Proces (dynamika) negocjacji:
- sekwencja kolejnych działań,
- Racjonalne i emocjonalne zachowania
negocjatorów,
- Komunikacja interpersonalna,
- Relacje między partnerami i klimat
negocjacji

Adekwatność do celów i strategii negocjacji,
kompletność, spójność, komplementarność,
samokontrola, opanowanie
Sprawność
Stopień i kierunek wpływu na przebieg i
efekty negocjacji

3. Narzędzia negocjacji:
Strategia i styl prowadzenia negocjacji,
Narzędzia szczegółowe (taktyki i techniki,
oferty, ustępstwa, warianty rozwiązań,
argumenty, pytania)

Adekwatność do celów i sytuacji
negocjacyjnej,
Skuteczność, elastyczność,
Adekwatność do strategii negocjacyjnej,
skuteczność, trafność, sugestywność,
kompletność, elastyczność, wszechstronność

4. Zasoby i fizyczne środowisko negocjacji:
- przygotowanie i działanie członków
zespołu negocjacyjnego,
- współdziałanie w trakcie negocjacji i
kierowanie zespołem,
- wykorzystanie zasobów rzeczowych i
finansowych,

Adekwatność doboru do sytuacji
negocjacyjnej,
Stopień przygotowania, wydajność,
sprawność,

Produktywność, oszczędność,

4

- jakość zgromadzonych i wykorzystanych
informacji,
- miejsce negocjacji i organizacji przestrzeni,
- wykorzystanie czasu

Jakość w tym: rzetelność, wiarygodność,
selektywność itp.
Funkcjonalność, użyteczność
Produktywność, oszczędność

Techniki oceny efektywności

Jako podstawowe narzędzia wykorzystuje się:

−

Specjalnie opracowane listy i arkusze kontrolne, zawierające szereg pytań

dotyczących kolejnych kwestii w zakresie analiz o oceny negocjacji,

−

Studiowanie dokumentacji z przebiegu negocjacji, analizę nagrań audio i wideo,

−

Dyskusję grupową, tj. wymianę opinii w zespole negocjacyjnym z ewentualnym

udziałem ekspertów.

W charakterze technik pomocniczych stosowane mogą być:

−

Analiza przyczynowo-skutkowa, porównawcza, historyczna,

−

Uzupełniające ankiety i wywiady,

−

Metody klasyfikacji i typologiczna,

−

Analiza ekonomiczna,

−

Opisy słowne i metody graficzne – schematy, macierze, grafy, wykresy i

diagramy.

Należy dodać, że użytecznym narzędziem pomocniczym jest protokół z przebiegu negocjacji.

Źródła:

Kozina A., System oceny efektywności negocjacji gospodarczych, Akademia Ekonomiczna w

Krakowie, ZN nr 652, 2004

Casse P. Jak negocjować? Zostań negocjatorem w godzinę, Wydawnictwo Zysk i Sk-ka,

Poznań 1996,

5