Zintegrowany System Zarządzania
System zarządzania przedsiębiorstwem integruje wszystkie konieczne aspekty zarządzania.
ZSZ – Zintegrowany System Zarządzania – system, który swoim
zasięgiem obejmuje więcej niż jeden system zarządzania oparty na przyjętych wymaganiach standardowych.
Przykładem takich standardowych systemów sa np. ISO 9001,
ISO 14001 i PN-N-18001.
Jeżeli firma ze względu na specyfikę swojej działalności, i w dążeniu do poprawy funkcjonowania oraz pozyskiwania nowych klientów zamierza wdrożyć i stosować więcej niż jeden standardowy system to powstaje problem z narastającą liczba dokumentów, dotyczących często podobnych zagadnień.
W takiej sytuacji celowe staje się przeanalizowanie wymagań tych standardów i opracowanie dokumentów wspólnych dla
rozpatrywanych systemów, dzięki czemu ich ilość ulegnie znacznej redukcji i proces zarządzania staje się prostszy i skuteczniejszy.
Proces integracji jest łatwiejszy jeżeli wymagania rozpatrywanych norm i ich struktura są podobne.
Podobną strukturę, zbudowaną wg cyklu PDCA i podobne
zestawy wymagań mają normy ISO 9001, ISO 14001
i PN-N-18001.
Z tych względów systemy zarządzania oparte na tych
normach są najczęściej integrowane w przedsiębiorstwach.
Wspólne kluczowe aspekty zarządzania:
Odpowiedzialność kierownictwa za jakość, ochronę środowiska oraz bezpieczeństwo i higienę pracy załogi.
Zarządzanie zasobami w celu zapewnienie jakości, minimalizacji zużycia materiałów i energii oraz zapewnienia bezpieczeństwa
warunków pracy
Realizacja procesów w celu zapewnienia jakościowego wyrobu,
minimalizacji odpadów oraz eliminacji zagrożeń bezpieczeństwa pracy
Pomiary, analiza wszystkich w/w procesów
Problemy w budowie systemów zintegrowanych
-poszczególne normy zorientowane są na różne rodzaje wyrobów: wyroby sprzedawane, odpady przenikające do środowiska, niepożądane stany lub zdarzenia zagrażające bezpieczeństwu
-normy obejmują różne obszary zarządzania, zapewnienie powtarzalnych cech jakościowych wyrobów, minimalizacja aspektów środowiskowych, minimalizacja ryzyka zawodowego,
-norma ISO 9001 jest ukierunkowana na maksymalizację zysku, a pozostałe na minimalizacje strat – w konsekwencji również zwiększania zysku
-każda norma jest ukierunkowana na innego klienta: zewnętrznego, wewnętrznego i z otoczenia;
- różne czynnik mobilizujące do działania: konkurencja na rynku wyrobów, przepisy prawa w ochronie środowiska, bhp
Proponowany cykl działań przy projektowaniu ZSZ:
- Podjęcie decyzji o wdrożeniu ZSZ
- wyznaczenie pełnomocnika ds. ZSZ
- zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń
- zdefiniowanie i zadeklarowanie polityki dotyczącej ZSZ
- określenie celów i zobowiązań dotyczących kluczowych elementów ZSZ
- ustanowienie wewnętrznego systemu komunikacji (docierającego do pracowników wszystkich szczebli)
Proponowany cykl działań przy projektowaniu ZSZ (c.d.) :
- powołanie Rady ds. ZSZ (koordynacja, opiniowanie, doradztwo)
- wyznaczenie (stworzenie) jednostki wdrażającej
- przegląd i ocena stanu aktualnego
- określenie potrzebnych zasobów (rzeczowych, finansowych,
personalnych) i zapewnienie ich dostępności w trakcie opracowywania i wdrażania ZSZ
- opracowanie ramowego planu przedsięwzięcia (harmonogramu)
- opracowanie dokumentacji ZSZ
Szkolenie
Harmonogram wdrażania opracowanego systemu
Wdrażanie do stosowanie poszczególnych elementów systemu (zgodnie z harmonogramem)
Monitoring procesów i działań
Audity ZSZ
Przegląd systemu
Certyfikacja
Utrzymanie funkcjonowania systemu
Działania doskonalące funkcjonowanie systemu
-mniejsze koszty projektowania, wdrażania i utrzymywania ZSZ w porównaniu do systemów wdrażanych oddzielnie
-ujednolicenie dokumentacji i formularzy stosowanych w bieżących funkcjonowaniu firmy
-wzrost świadomości projakościowej, ekologicznej i z zakresu humanizacji pracy pracowników i kierownictwa
-ułatwienie zarządzania organizacją, w porównaniu z sytuacją gdy poszczególne systemu nie są zintegrowane
-poprawa jakości produktów i zmniejszenia liczby reklamacji
-zmniejszenie niezgodności wewnętrznych
- poprawa wizerunku firmy
Problemy z wdrożeniem i funkcjonowaniem ZSZ
-błędy popełnione w trakcie projektowania i wdrażania ZSZ, (np.
niepełna diagnoza stanu aktualnego, zła identyfikacja procesów, zła interpretacja norm, nadmierna dokumentacja)
-zbyt mały wysiłek włożony w uświadomienie załogi, słabe przeszkolenie i zaangażowanie załogi
- niedostosowanie projektowanego systemu pod względem objętości i szczegółowości dokumentów do poziomu wiedzy, kwalifikacji i
umiejętności pracowników, zespołów roboczych i komórek
organizacyjnych
Założenia:
W dniu 17.05.2010 Pani/Pan ………………………… został(a)
powołana na stanowisko
Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością*, Środowiskiem*, BHP*
w firmie …………………………. (nazwa firmy)
W związku z decyzją o przystąpieniu do wprowadzenia w firmie
Systemu Zarządzania Jakością*, Środowiskiem*, BHP* Pełnomocnik jest zobowiązany do przedstawienia raportu dotyczącego procesu wdrożenia w/w Systemu Zarządzania
(* - niepotrzebne skreślić)
Prezes Zarządu
/-/
1) Charakterystykę Firmy (podst. dane – zatrudnienie: min.40 osób, struktura: min. 3 działy)
2) Opis czynności przy projektowani systemu
3) Harmonogram projektowania i wdrażania systemu (z realnymi
terminami)
4) Kosztorys (realny)
5) Jeden dokument szczegółowy (np. zarządzenie, karta
stanowiskowa)
Minimalna objętość opracowanie 4 strony
Termin realizacji: 18.06.2010
Dokument należy podpisać i złożyć w Dziekanacie