Gazeta Podatkowa nr 32 • 19.04.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Porady eksperta

Z

arząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną jest obo-

wiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę

mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną

oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów

na rzecz nieruchomości wspólnej. Stanowi o tym art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca

1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).

Wspólnota mieszkaniowa aktualnie zwolniona jest z prowadzenia ksiąg rachunkowych

zgodnie z ustawą o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Nie mają także

do niej zastosowania uproszczone zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów

z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych

jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej

(Dz. U. nr 137, poz. 1539 ze zm.).

Wspólnota może wybrać pozaksięgowy sposób prowadzenia rachunkowości, do któ-

rego zobowiązuje ją ustawa o własności lokali albo może też ustalić, że ewidencja

będzie prowadzona w sposób uproszczony, określony w rozporządzeniu Ministra

Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. lub też może zdecydować, że księgi prowadzone

będą zgodnie z ustawą o rachunkowości. Decyzję w tej sprawie – w formie pisemnej

uchwały – powinien podjąć zarząd wspólnoty lub zebranie właścicieli lokali uwzględniając

wielkość wspólnoty mieszkaniowej (ilość budynków, lokali i liczbę właścicieli).

Należy zaznaczyć, że wspólnota mieszkaniowa, jako jednostka organizacyjna nie po-

siadająca osobowości prawnej, objęta jest przepisami ustawy o podatku dochodowym

od osób prawnych i zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie

z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),

podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (art. 9 ust. 1

ustawy o pdop – Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek w prowadzonej ewidencji uwzględnić wszystkie

przychody osiągnięte i koszty poniesione w roku podatkowym, którym jest rok kalenda-

rzowy. Ewidencja może być prowadzona w postaci rejestrów, w formie księgi wiązanej,

zwanej „amerykanką” lub też w inny sposób. Niezależnie od sposobu prowadzenia ewiden-

cji przez wspólnotę, ewidencja ta powinna być prowadzona odrębnie dla każdej wspólnoty

w sposób zapewniający uzyskanie niezbędnych danych do oceny prowadzonej przez nią

działalności.

Zgodnie z art. 30 ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu zarząd nie-

ruchomością wspólną powierzono, obowiązany jest składać właścicielom lokali roczne

sprawozdanie ze swojej działalności oraz zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej

raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Przedmiotem zebrania

powinno być m.in.:

- uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat

na pokrycie kosztów zarządu,

- ocena pracy zarządu lub zarządcy,

- sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absoluto-

rium.

Zatem na dzień kończący rok kalendarzowy księgi wspólnoty mieszkaniowej należy

zamknąć i sporządzić sprawozdanie finansowe. W sprawozdaniu tym należy wykazać

wielkość osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów, stan należności i zobowiązań

wspólnoty oraz stan środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym.

Przychody wspólnoty mieszkaniowej

Podstawowym źródłem przychodów wspólnoty mieszkaniowej są określone w art. 15

ust. 1 ustawy o własności lokali zaliczki w formie opłat bieżących wnoszone przez właś-

cicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomości wspólną. Zaliczki te płatne są

z góry do dnia 10. każdego miesiąca. Wielkość tych opłat powinna uwzględniać rzeczywi-

ste koszty za poprzedni rok kalendarzowy powiększone o przewidywany wzrost w roku,

na który są ustalane.

Wspólnoty mieszkaniowe bardzo często wyodrębniają – na podstawie uchwały pod-

jętej przez właścicieli lokali – fundusz remontowy. Wpłaty dokonywane na ten fundusz

zwiększają przychody wspólnoty mieszkaniowej – jest to drugie podstawowe źródło

przychodów wspólnoty mieszkaniowej. Do wpłat na fundusz remontowy może być

w ciągu roku stosowana zasada kasowa, jednak na koniec roku należy uwzględnić w pro-

wadzonej ewidencji wszystkie przychody wspólnoty z tego tytułu, czyli wykazać także

te należne kwoty, choćby nie były jeszcze zapłacone przez właścicieli lokali (zgodnie

z zasadą memoriału).

Kolejną grupę przychodów wspólnoty mieszkaniowej, wpływającą na wynik finansowy

wspólnoty, stanowią pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej, tj. w szczególno-

ści: czynsze z najmu części wspólnych, przychody ze sprzedaży nieruchomości wspólnej,

otrzymane odszkodowania z tytułu ubezpieczenia nieruchomości wspólnej za szkody spo-

wodowane zdarzeniami losowymi, otrzymane odsetki bankowe lub za zwłokę, przychody

ze sprzedaży składników majątku wspólnoty mieszkaniowej. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy

o własności lokali, pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu

wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają

właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów.

Koszty zarządu nieruchomością wspólną

W celu należytego utrzymania lokali, ich właściciele zobowiązani są do ponoszenia

wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Zalicza się do nich

– zgodnie z art. 14 ustawy o własności lokali w szczególności: wydatki na remonty i bie-

żącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części

dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia,

podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właści-

cieli poszczególnych lokali, wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie

członków zarządu lub zarządcy.

Niezależnie od rodzaju prowadzonej ewidencji (księgowej bądź pozaksięgowej) wskazane

jest odrębnie ewidencjonować następujące rodzaje kosztów:

1)

opłaty za wodę i energię dotyczące części wspólnych – są to przede wszystkim

koszty zużycia wody ciepłej i zimnej, energii elektrycznej, gazu,

2)

wydatki na remonty i bieżącą konserwację – wydatki te w szczególności obejmować

będą wydatki na utrzymanie i remont dźwigów, domofonów, urządzeń sygnalizacyj-

no-alarmowych, koszty związane z wykonaniem przez obcych wykonawców usług

remontowych, wydatki na bieżącą konserwację i remonty, także wartość zakupionych

przez wspólnotę i zużytych w tym celu materiałów,

3) podatki i inne opłaty publicznoprawne – składają się na nie głównie: podatek od

nieruchomości, opłaty skarbowe, podatek od czynności publicznoprawnych i inne

opłaty o charakterze publicznoprawnym, kary i grzywny orzeczone w trybie admi-

nistracyjnym i karnym skarbowym,

4)

utrzymanie porządku i czystości – w tym m.in. wydatki za sprzątanie, wywóz śmieci

i innych odpadów, usługi dezynsekcji i deratyzacji,

5)

wynagrodzenia członków zarządu i zarządcy oraz ewentualne składki na ubez-

pieczenia społeczne i inne narzuty na wynagrodzenia,

6)

pozostałe koszty – można do nich zaliczyć wydatki inne niż wymienionej wyżej,

tj. opłaty za dozór nieruchomości wspólnej, opłaty i odsetki bankowe, odsetki z ty-

tułu zwłoki w spłacaniu zobowiązań, opłaty za telewizję kablową oraz inne wydatki

poniesione w związku z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, np. równowartość

szkód spowodowanych zdarzeniami losowymi.

Ewidencja innych zdarzeń

Przedmiotem ewidencji – zarówno pozaksięgowej, jak i księgowej powinny być także:

1) operacje dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, którego prowadzenie

dla każdej wspólnoty jest obligatoryjne,

2) rozrachunki z właścicielami lokali tworzącymi wspólnotę mieszkaniową, umożliwia-

jące określenie stanu zadłużenia lub wielkość nadpłaty,

3) rozrachunki w tytułu świadczeń wykonanych na rzecz wspólnoty,

4) rozrachunki z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych tytułów

publicznoprawnych.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że do 31 grudnia 2006 r. dochód wspólnoty mieszka-

niowej był zwolniony od podatku w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem

zasobów mieszkaniowych oraz wydatkowanej na rzecz członków na podstawie art. 17 ust. 1

pkt 4m ustawy o pdop w zakresie i na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 2003 r. Przy

czym wolne od podatku dochodowego były dochody z wszelkich źródeł pod warunkiem

przeznaczenia ich i wydatkowania na cele wskazane w ww. przepisie.

Inaczej jest natomiast od 1 stycznia 2007 r. Począwszy od tego dnia na mocy art. 17 ust. 1

pkt 44 ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są dochody uzyskane z gospodarki

zasobami mieszkaniowymi – w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem

tych zasobów, z wyłączeniem dochodów uzyskanych z innej działalności gospodarczej niż

gospodarka zasobami mieszkaniowymi. Obecnie opodatkowaniu podlegać więc będą do-

chody z działalności gospodarczej, w tym m.in. z tytułu wynajmowanych przez wspólnotę

lokali użytkowych, powierzchni reklamowych na budynkach, itp.

Dodać należy, że nie wystąpi w 2007 r. obowiązek składania miesięcznych deklaracji

podatkowych CIT-2. Natomiast nadal istnieje obowiązek wpłacania zaliczek na podatek

dochodowy. Zauważmy, że wspólnoty mieszkaniowe spełniające definicję małego podat-

nika i rozpoczynające działalność w 2007 r. nie muszą wpłacać zaliczek co miesiąc. Takie

wspólnoty mieszkaniowe mogą wpłacać zaliczki w okresach kwartalnych.

Ewa Gruchot

Umowa przedwstępna i wpłata zaliczki

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej zamierzamy nabyć

nieruchomość, tj. grunt wraz z budynkiem. Zawarliśmy w związku z tym

umowę przedwstępną. Jak należy ująć w księgach rachunkowych opłatę

notarialną poniesioną przez jednostkę w związku ze sporządzeniem tej

umowy oraz kwotę wpłaconej zaliczki?

Z pytania wynika, że jednostka zawarła notarialną umowę przedwstępną, zobowią-

zującą sprzedającego do przeniesienia własności nieruchomości. Umowa przedwstępna

stanowi swego rodzaju przyrzeczenie dokonania sprzedaży, która nastąpi dopiero

w momencie zawarcia umowy przenoszącej własność nieruchomości. W związku

z zawarciem umowy jednostka poniosła koszty, tj. opłatę notarialną. W tym miejscu

należy zaznaczyć, że opłata notarialna zwiększy wartość początkową nieruchomości

– jest bowiem elementem ceny nabycia zdefiniowanej w art. 28 ust. 2 ustawy o rachun-

kowości. Cena nabycia środka trwałego obejmuje ogół kosztów poniesionych przez

jednostkę za okres budowy, przystosowania i ulepszenia do dnia przyjęcia do uży-

wania, w tym m.in. koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania.

W księgach rachunkowych kupującego opłata notarialna powinna zostać ujęta jako

element ceny nabycia tego środka trwałego na koncie 08 „Środki trwałe w budowie”.

Zatem ujęcie opłaty notarialnej powinno przebiegać zapisem:

- Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,

- Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunek bieżący”.

Jednocześnie zawarta pomiędzy stronami umowa stała się podstawą do wpłaty przez

jednostkę zaliczki na poczet nieruchomości. Ewidencja w księgach rachunkowych

zapłaconej zaliczki z rachunku bieżącego jednostki może przebiegać zapisem:

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Konto imienne sprzedawcy),

- Ma konto 13 „Rachunek bieżący”.

Jednostka po otrzymaniu faktury VAT wystawionej przez sprzedającego na kwotę

wpłaconej zaliczki powinna ująć ją w księgach rachunkowych zapisem:

a) kwota brutto:

- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Konto imienne sprzedawcy).

b) VAT naliczony podlegający rozliczeniu z urzędem skarbowym (niezaliczony

do ceny nabycia środka trwałego):

-

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: VAT naliczony i jego rozliczenie),

- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” powstanie saldo po stronie Wn – do czasu nabycia

nieruchomości na własność – informujące o kwocie netto wpłaconej zaliczki.

A.B.

Prowadzenie ksiąg przez wspólnotę mieszkaniową