Marta Daroń

1

, Monika Górska

2

Politechnika Częstochowska,

1

Wydział Zarządzania, Instytut Logistyki i Zarządzania Międzynarodowego

2

Wydział Inżynierii Procesowej, Materiałowej i Fizyki Stosowanej, Katedra Zarządzania Produkcją i Logistyki

Wybrane problemy zarządzania zapasami

w przedsiębiorstwie produkcyjnym

Wstęp

Bieżąca analiza i ocena efektywności gospodarki zapasami

jest jednym

z ważniejszych elementów zarządzania przedsię-

bior

stwem. Utrzymanie zapasów powyżej ilości niezbędnej

do niezakłóconego przebiegu działalności powoduje zamra-

żanie środków, zwiększając tym samym koszty funkcjono-
wania

przedsiębiorstwa. Z kolei zbyt niski poziom zapasów

może powodować przestoje i zakłócenia pracy urządzeń

technologicznych. Ważne jest więc utrzymanie wielkości
zapasów magazynowych na optymalnym poziomie. Doko-

nywanie analizy wartości posiadanych zapasów i ich wyko-

rzystania w odniesieniu do przyjętego budżetu prowadzi się

najczęściej przy pomocy klasycznych metod. Jednak w du-

żych przedsiębiorstwach, w których realizuje się złożone
prace o charakterze modernizacyjno-rozwojowym, lepszym

rozwiązaniem wydaje się być metoda EV [Górska, Daroń
i in. 2010]. Przy

czym każde przedsiębiorstwo produkcyjne

na podstawie własnych doświadczeń, analizy kosztów, pro-

gnoz sprzedaży oraz możliwości produkcyjnych przy

uwzględnieniu czynników zewnętrznych opracowuje własny

schemat zarządzania zapasami. Jest on dopasowany do in-
dywidualnych potrzeb danego podmiotu oraz jego profilu

działalności, a także przyjętej filozofii zarządzania. Sposób

wykorzystania wybranych metod czy też technik zarządzania

procesami logistycznymi w dużej mierze zależy od we-

wnętrznych uwarunkowań każdego przedsiębiorstwa. Jed-

nakże w celu odpowiedniego zarządzania zapasami części
zamiennych przed

siębiorstwa wypracowują swoje własne

standardy, oparte na racjonalizacji i zdobytych w tym zakre-

sie doświadczeniach.

Zarządzanie zapasami

w wybranym przedsiębiorstwie

Wybrany do badań Zakład specjalizuje się w wykonaniu

kompleksowych usług w zakresie remontów i modernizacji

kotłów, maszyn i urządzeń pod względem mechanicznym,

elektrycznym i elektronicznym. Prowadzi również realizację

kompleksowych zadań w systemie generalnego wykonaw-

stwa w innych branżach, zapewniając pełną obsługę projek-

tową w zakresie realizacji robot i technologii. W związku

z charakterem prowadzonej działalności jej nierozłącznym

elementem są zapasy. W literaturze przedmiotu zapas jest
definiowany jako zgroma

dzona, większa niż wynikająca

z faktycznej potrzeby w danej chwili, ilość jakiegoś produk-
tu, tow

aru, materiału, która ma wystarczyć na dłuższy czas

[Kraw

czyk 2001]. Inna definicja podaje, że zapasy to zbiór

wszystkich materiałów i dóbr wykorzystywanych w przed-

siębiorstwie niezależnie od tego, czy zostały one zakupione

za zewnątrz, dostarczone z innego oddziału przedsiębiorstwa
czy wyprodukowane na miejscu [Lynson 2004]. Natomiast

z punktu widzenia działalności magazynu zapas to dobro

materialne przyjęte fizycznie i dokumentacyjnie do magazy-

nu, tam zaewidencjonowane i składowane w celu później-
szego wydania dla odpowiedniego ich wykorzystania [Niem-

czyk 2007]. W zarządzaniu zapasami rozróżnia się wiele ich

klas w zależności od przyjętego kryterium. Głównymi sto-
sowanymi w praktyce kryte

riami podziału są [Krzyżaniak,

Cyplik 2007]:

•

przeznaczenie zapasu, gd

zie wymienia się zapasy surow-

ców, robót w toku, produktów, towarów, materiałów po-
mocniczych i eksploatacyjnych,

•

powody i przyczyny tworzenia, gdzie wyróżnia się zapas

rotujący, zabezpieczający, sezonowy, spekulacyjny oraz
strategiczny,

•

szybkość obrotu, gdzie występują zapasy szybko rotują-

ce, wolno rotujące i zbędne.

Istotą tworzenia zapasów w wybranej do badań jednostce

jest zapewnienie

ciągłości procesu remontowo-moderniza-

cyjnego. Dlatego cz

ęść z analizowanych zapasów przyjmuje

charakter zabezpieczający, strategiczny (w przypadku pod-
stawowych cz

ęści zamiennych pozwalających na utrzymanie

ruchu maszyn i urządzeń procesu wytwarzania energii),

a w niektórych przypadkach zbędny. Podstawowym czynni-

kiem wpływającym na zapotrzebowanie na materiały czy to-
wary w

Zakładzie Remontowym jest wielkość planowanych

przedsięwzięć modernizacyjno-odtworzeniowych. Głównym

powodem tworzenia zapasów jest brak możliwości zsyn-

chronizowania przepływu strumieni materiałów z terminem

realizacji projektów. Praktyczne budżetowanie zapasów

w analizowanym Zakładzie opiera się o analizy wybranych

wskaźników zapasów. Wyniki analizy stanu zapasów w la-
tach 2010 do 2012 przedstawiono w tabeli 1.

W tabeli 1 przedstawiono także dynamikę zmian zapasów

magazynowych badanego Zakładu. Tabela zawiera wszystkie

grupy materiałowe wraz z ich materiałami modernizacyjnymi
i gwarancyjnymi. W trzech grupach zapasów, tj. rezerwa

awaryjna, materiały i części z demontażu oraz materiały

zbędne zanotowano spadki poziomu ich wartości w badanym
okresie. Natomia

st na uwagę zasługuje poziom zapasów na

potrzeby bieżące, który z roku na roku wzrastał odpowiednio
o 299% w roku 2011 w stosunku do 2010, o 171% w roku
2012 w stosunku do 2012 oraz o 504% w roku 2012 w sto-
sunku do 2010 r.

Celem uzupełnienia analizy poziomu wartości poszczegól-

nych zapasów prześledzono wyniki kwartalne ostatniego
roku. Wyniki przedstawiono na rys. 1a i 1b.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

26

Tab. 1.

Wartość zapasów w latach 2010–2012

Rodzaj zapasu

Stan na

31.12.2010

[PLN]

Stan na

31.12.2011

[PLN]

Stan na

31.12.2012

[PLN]

Dynamika

[%]

2011 do 2010

Dynamika

[%]

2011 do 2012

Dynamika

[%]

2012 do 2010

Rezerwa awaryjna

20 242 278

19 152 653

16 685 846

95

87

78

Materiały na potrzeby bieżące

41 642 761

124 646 388

213 523 193

299

171

504

Materiały i części z demontażu

327 960

362 076

324 264

97

90

74

Materiały zbędne dla przedsiębiorstwa

2 375 714

1 929 059

477 505

81

25

20

Źródło: opracowanie własne na podstawie danych z podmiotu badawczego.

0

50000000

10000000

15000000

20000000

25000000

W

ar

to

ść

z

ap

as

ów

w

P

LN

Rezerwa awaryjna

Materiały bieżące

pełnowartościowe

Rys. 1a. Stan rezerwy awaryjnej i materiałów bieżących w po-
szczególnych kw

artałach 2012 r.

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

W

ar

to

ść

zap

as

ów

w

P

LN

Materiały i części z

demontażu
Materialy zbędne

Rys. 1b. Stan materiałów i części z demontażu oraz materiałów

zbędnych w poszczególnych kwartałach 2012 r. Źródło: opraco-

wanie własne na podstawie danych z podmiotu badawczego.

Na podstawie uzyskanych danych o stanie zapasów maga-

zyn

owych można zauważyć pewne tendencje odnośnie po-

ziomu kształtowania się poszczególnych rodzajów zapasów.

Wzrost wartości zapasów z kategorii materiały bieżące peł-

nowartościowe jest sytuacją niekorzystną i budzi wątpliwo-

ści, co do racjonalności wielkości zamówień. Pewien wzrost

tych zapasów może wynikać ze specyfiki przygotowywanych
prac remontowych. Jednak tak wysoki poziom zapasów –
213 523

193 PLN na koniec IV kwartału 2012 r. – skłania do

przeanalizowania procesu związanego z zamówieniami tych

materiałów.

W pozostałych rodzajach zapasów odnotowano malejącą

tendencję w kształtowaniu się ich poziomu. Duży spadek

wartości zapasów zbędnych w III kwartale 2012 r. w stosun-

ku do kwartału poprzedniego jest zmianą pożądaną i świad-

czy o przemyślanej polityce gospodarowania tymi zapasami.

Pomimo tego spadku (na poziomie 75%) wartość tych mate-

riałów jest znaczna (477 505 PLN), co m.in. generuje koszty

zamrożenia kapitału. Tak wysoki stan zapasów materiało-

wych jest następstwem błędów w przepływie informacji

o faktycznym wykorzystaniu zamówionych materiałów pod-

czas realizacji różnych projektów naprawczo-modernizacyj-

nych. Dlatego podjęto próbę opracowania algorytmu postę-
powania podczas zamawiania i wykorzys

tania materiałów

służących do realizacji przyjętych zleceń.

Algorytm postępowania przed procedurą

zamawiania materiałów niezbędnych

do realizacji projektów

Propozycja algorytmu

postępowania podczas zamawiania

i wykorzystania zapasów zawiera mo

żliwe do przewidzenia

sytuacje i jasno określa postępowanie w poszczególnych

przypadkach. W celu opracowania algorytmu należało okre-

ślić: centra generowania zapasów oraz w drugim etapie – za-

projektować odrębnie dla poszczególnych projektów budżet
zapasów, tj.:
• okre

ślić zapotrzebowanie na materiały zapewniające wy-

ko

nanie zadania zgodnie z obowiązującą technologią,

• p

rzydzielić każdemu projektowi koordynatora nadzorują-

cego odpowiedni dobór i ilość materiałów,

• u

stalić rząd wartości kwoty potrzebnej na realizację za-

mówienia,

• p

rowadzić na każdym etapie realizacji zadania monito-

ring wykorzystania zamówionych materiałów (dokony-

wanie porównań z planem przyjętego budżetu),

•

podczas tworzenia budżetu zlecenia należy wskazać oso-

by bezpośrednio odpowiedzialne za prawidłowy dobór

i ilość zamawianych materiałów.

Kolejnym etapem

postępowania, jeszcze w fazie poprze-

dzającej złożenie zmówienia na dane materiały, jest określe-

nie prawidłowej ilości potrzebnych materiałów przez osobę
za to odpowie

dzialną oraz dokonanie przez nią weryfikacji

czy dany materiał jest dostępny w bazie magazynowej przed-

siębiorstwa. W przypadku dostępności materiału w bazie
magazynowej osoba odpowiedzialna za tworzenie zamówie-

nia (koordynator) powinna dokonać rezerwacji danych mate-

riałów na wskazany projekt. Po upewnieniu się, że potrzebny

materiał nie widnieje na stanie magazynowym, osoba upo-

ważniona do tworzenia zamówienia przystępuje do procedu-
ry zamawiania. Poszczególne pozycje zamówionych materia-

łów powinny być porównywane z zaplanowanym budżetem.
W przypad

ku wystąpienia znaczących różnic pomiędzy pla-

nem, a jego wykonaniem, w celu ich wyjaśnienia powinna

nastąpić konfrontacja pomiędzy kierownikami jednostek pro-

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

27

dukcyjnych a koordynatorem.

Jednocześnie po zakończeniu

zlecenia powinna być dokonana analiza zakupionych, a wy-

korzystanych w budżecie materiałów.

Pożądanym efektem wdrożenia zaproponowanego algo-

rytmu (rys. 2)

powinien być spadek zapasów materiałowych

oraz obniżenie generowania zapasów zbędnych. W celu

weryfikacji przydatności nowego rozwiązania przedsiębior-

stwo powinno jednocześnie przyjąć formę i częstotliwość

kontroli stanu zapasów i dokonać porównania z przyjętym
stanem bazowym.

Potwierdzeniem słuszności wprowadzenia zmian w proce-

durach (lub ich doskonalenia)

jest spadek wskaźników kosz-

tów poszcz

ególnych rodzajów zapasów o określoną wartość,

np. o 20%. Nato

miast redukcja kosztów zapasów o wyższą

niż zakładano wartość świadczyć będzie o wysokiej skutecz-

ności wprowadzanych zmian.

Rys. 2.

Algorytm postępowania przed procedurą zamawiania materiałów niezbędnych do realizacji projektów. Źródło: opracowanie własne.

Podsumowanie

Gospodarowanie zapasami części zamiennych jest niejed-

nokrotnie wielkim wyzwaniem dla przedsi

ębiorstw. Brak

możliwości dokładnego przewidzenia zdarzeń o charakterze

losowym, takich jak usterki czy awarie, powoduje, że przed-

siębiorstwa stoją przed dylematem: utrzymywać większy
po

ziom zapasów części zamiennych, a tym samym narażać

się na koszty zamrożenia kapitału, czy też nie utrzymywać
tego rodzaju

zapasów i jednocześnie podejmować ryzyko, że

w razie nieprzewidzianej sytuacji ruch maszyn zostanie
wstrzymany – co w efekcie spowoduje powstanie gigantycz-
nych kosztów przestoju.

Dodatkowo, im większa i bardziej

złożona struktura organizacyjna danego podmiotu (wiele

wydziałów i pionów), tym zarządzanie tego rodzaju zapasa-

mi staje się trudniejsze. W odpowiednim ustalaniu planów

dotyczących poziomu niezbędnych części zamiennych naj-

bardziej przydatna staje się, połączona z doświadczeniem,
wiedza pracowników z

zakresu remontów i napraw, a także –

w niektórych przypadkach – sku

tecznie i szybko działający

outsourcing serwisowy. Należy mieć na uwadze, że wpływ
czynnika ludzkiego na generowanie zapasów jest bardzo
istotny. W

ielkość i wykorzystanie zapasów zależy od tego

czynnika w niemal 90%. Dlatego tak ważną kwestią staje się

ciągłe podnoszenie świadomości o zagrożeniach, jakie wyni-

kają z następstw nieodpowiedniego dostosowania zamówień.

Wobec powyższego istnieje potrzeba ciągłego podnoszenia
kwalifikacji pracowni

ków, a także odpowiedni ich dobór na

tak odpowiedzialnych stanowiskach. Wprowadzenie proce-

dur mających za zadanie usprawnienie procesów zamawiania

części zamiennych i wyeliminowanie podstawowych błędów

w dokonywaniu zamówień jest ważnym etapem w dokony-
wani

u racjonalizacji gospodarowania zapasami części za-

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

28

miennych.

Oczywistym jest również, że znajomość procedur

jest

ważnym czynnikiem wpływającym na kształtowanie

poziomu

zapasów. Co więcej, dobrze dobrany system infor-

matyczny wraz z odpowiednimi aplikacjami u

możliwiający-

mi zarządzanie zapasami, powinien być na tyle elastyczny,

aby możliwe było dopasowanie go do wszelkich zmian

w procedurach związanych planowaniem i wykorzystaniem
posiadanych zapasów. Przedstawiony w artykule algorytm

postępowania przed procedurą zamawiania materiałów nie-

zbędnych do realizacji projektów jest jedną z propozycji,

które mogą zostać w tym celu wykorzystane. Pożądanym

efektem wdrożenia algorytmu byłby w pierwszej kolejności

spadek zapasów materiałowych oraz obniżenie generowania
zapa

sów zbędnych.

Streszczenie

W artykule przedstawiono główne problemy dotyczące za-

rządzania zapasami w Zakładzie Remontowym wchodzącym

w skład przedsiębiorstwa energetycznego. Uwagę skupiono

na częściach zamiennych i kształtowaniu poziomu ich wiel-

kości w badanej jednostce. Dokonano analizy wartości tych
zapasów w ostatnich latach oraz zdefiniowa

no przyczynę

powstawania nieuzasadnionych nadwyżek części zamien-

nych. Ponadto zaproponowano algorytm m

ający na celu

wyeliminowanie podsta

wowych błędów powstających już na

etapie planowania i zamawiania zapa

sów, a jednocześnie

usprawnienie procesu zamawiania.

Słowa kluczowe: zapasy, zarządzanie zapasami, algorytm,
procesy zamawiania.

L

ITERATURA

1.

Górska M., Daroń M., Budzik R., Wykorzystanie metody EV

w budżetowaniu materiałów, Logistyka 4/2010, pełny tekst na
CD.

2. Krawczyk S. (red.), Logistyka. Teoria i praktyka, cz. 1, Difin,

Warszawa 2011.

3. Krawczyk S.,

Zarządzanie procesami logistycznymi, PWE,

Warszawa 2001.

4.

Krzyżaniak S., Cyplik P. Zapasy i magazynowanie. Tom II
Zapasy

, ILiM, Poznań 2007.

5. Lynson K., Zakupy zaopatrzeniowe, PWE, Warszawa 2004.

6. Niemczyk A., Zapasy i magazynowanie, Tom II Magazynowa-

nie, ILiM

, Poznań 2007.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

29