Wykład do wyboru:

Zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi

Wykład 1 i 2

ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIAMI – wprowadzenie

Dr Radosław Cyran

ISTOTA I CELE ZARZĄDZANIA NIERUCHOMOŚCIAMI

Definicja zarządzania nieruchomościami oraz regulacje zawodu zarządcy nieruchomości zawarto w ustawie o gospodarce nieruchomościami.

W myśl ustawy zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu w szczególności:

zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno – finansowej nieruchomości

zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości

zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego

bieżące administrowanie nieruchomością

utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;

uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Zarządzanie nieruchomościami tym różni się od administrowania, że zarządca podejmuje decyzje w imieniu właściciela, podczas gdy administrator wykonuje jedynie czynności zlecone przez właściciela nieruchomości.

Zarządca nieruchomości może wykonywać opracowania i ekspertyzy oraz doradztwo w zakresie zarządzania nieruchomościami.

Zarządca nieruchomości wykonuje czynności osobiście lub przy pomocy innych osób wykonujących czynności pomocnicze i działających pod jego bezpośrednim nadzorem, ponosząc za ich czynności odpowiedzialność zawodową określoną w ustawie.

W przypadku zdarzeń lub zagrożeń życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, o których mowa w przepisach prawa budowlanego, zarządca nieruchomości podejmuje decyzje i dokonuje czynności wykraczające poza zakres czynności, o których mowa powyżej, mające na celu zapobieżenie tej szkodzie.

Zarządca nieruchomości lub przedsiębiorca, o którym mowa w art. 184 ust. 3, działa na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością, zawartej z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą lub jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie wskazuje się w szczególności zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie, numer jego licencji zawodowej oraz oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami.

Zakres uprawnień i obowiązków zarządcy wynika z przepisów ustawy, z przepisów odrębnych ustaw oraz z umowy o zarządzanie nieruchomością. Sposób ustalenia lub wysokość wynagrodzenia za zarządzanie nieruchomością określa umowa o zarządzanie nieruchomością. Zarządca nieruchomości lub przedsiębiorca, o którym mowa w art. 184 ust. 3, nie może czerpać korzyści z zarządzania nieruchomością oprócz pobierania wynagrodzenia, chyba że umowa o zarządzanie stanowi inaczej.

1

1. Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do wykonywania czynności, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi ze szczególną starannością właściwą dla zawodowego charakteru tych czynności oraz zasadami etyki zawodowej.

2. Jest zobowiązany do kierowania się zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności.

3. Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do stałego doskonalenia kwalifikacji zawodowych.

4. Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania, Jeżeli zarządca wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz wszystkich zdarzeń, których skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 50.000 euro.Kwota, o której mowa w ust. 1, ustalana jest przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Ubezpieczenie OC nie obejmuje szkód:

a. polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;

b. wyrządzonych przez ubezpieczonego po pozbawieniu go licencji zawodowej, a także w okresie

zawieszenia licencji zawodowej, chyba że szkoda jest następstwem wykonywania czynności zarządzania nieruchomością przed pozbawieniem lub zawieszeniem licencji;

c. polegających na zapłacie kar umownych;

d. powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

5. Przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, jeżeli czynności z tego zakresu będą wykonywane przez zarządców nieruchomości.

6. Z dniem wpisu do centralnego rejestru zarządców nieruchomości osoba, o której mowa w ust. 2, nabywa prawo wykonywania zawodu oraz używania tytułu zawodowego „zarządca nieruchomości”. Tytuł zawodowy „zarządca nieruchomości” podlega ochronie prawnej.

Standardy zawodowe ustalają organizacje zawodowe zarządców nieruchomości w uzgodnieniu z ministrem właściwym do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej. Komunikat o uzgodnieniu standardów zawodowych zamieszcza się w Dzienniku Urzędowym ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej.

Zarządca nieruchomości przekazuje organom wykonawczym gminy właściwej ze względu na miejsce położenia nieruchomości dane dotyczące czynszów najmu lokali mieszkalnych, w powiązaniu z lokalizacją, wiekiem budynku i jego stanem technicznym oraz powierzchnią użytkową lokalu i jego standardem, wynikające z umów najmu, położonych w zarządzanych przez niego budynkach, w terminach i według wzoru określonych w odrębnych przepisach.

ISTOTA ZARZĄDZANIA NIERUCHOMOŚCIAMI:

 ciągłe podnoszenie wartości nieruchomości poprzez twórcze wynajdywanie coraz to nowszych sposobów zwiększania przychodów i zmniejszania kosztów, przy jednoczesnym utrzymaniu nieruchomości w stanie pozwalającym przyciągnąć i utrzymać dobrych najemców;

 postępowanie, podejmowanie decyzji utrzymującej przedmiot zarządzania w otoczeniu rynkowym, przy nie maksymalizowaniu ryzyka,

 podejmowanie czynności zmierzających do zabezpieczenia wartości kapitałowej (rynkowej) nieruchomości oraz, gdy jest to możliwe do jej podwyższenia,

 zarządzanie stosunkami z otoczeniem.

 zarządzanie powinno skupiać się zarówno na nieruchomości, jak i potrzebach jej użytkowników.

Wzajemne relacje pomiędzy właścicielem a zarządcą nieruchomości

Każdy właściciel wznosząc obiekt budowlany lub nabywając nieruchomość zabudowaną wiąże z jej posiadaniem określone oczekiwania. Ich realizacja wymaga zawsze podjęcia określonych czynności zarządczych.

Cele właściciela mogą być różne i zależeć od:

rodzaju nieruchomości,

sposobu wykorzystania nieruchomości,

sytuacji majątkowej właściciela.

Nieruchomość może być postrzegana przez właściciela jako:

obiekt zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych,

miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,

obiekt inwestowania – głównie w celu zabezpieczenia kapitału oraz uzyskiwania dochodów,

sposób zabezpieczenia kredytu,

sposób samorealizacji (osiągnięcie pewnego statusu społecznego).

2

Właściciel, który nie jest w stanie sam zrealizować określonych celów, bądź też podejmowane wcześniej działania nie przyniosły pożądanych efektów, zleca zarządzanie nieruchomością profesjonalnemu zarządcy. Wówczas oczekiwania właściciela staną się wytycznymi do działań zarządcy w zakresie zarządzania jego majątkiem. Ważnym jest, aby przed zawarciem umowy o zarządzanie nieruchomością zarządca trafnie rozpoznał cele i priorytety właściciela względem nieruchomości, bowiem od tego będzie zależeć przebieg dalszej ich współpracy. Należy pamiętać, że zarządca nie powinien godzić się na przyjęcie celów i warunków niemożliwych do realizacji przy dostępnych środkach oraz zakresie umocowania określonym przez właściciela, a także w przypadku, gdy ich realizacja naraziłaby go na naruszenie obowiązujących przepisów prawa lub byłaby sprzeczna z zasadami współżycia społecznego. Obligują go do tego przepisy prawa oraz standardy zawodowe zarządców nieruchomości.

Aby mówić o zarządzaniu jako o działalności zawodowej muszą być spełnione następujące przesłanki: zarządca działa i wykonuje czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami na rzecz osób trzecich zarządca działa i wykonuje czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami ze skutkiem dla osób trzecich zarządca pobiera wynagrodzenie za czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami.

Zarządca nieruchomości decyduje nie tylko o sprawności procesu użytkowania nieruchomości, zapewniając bieżącą jej obsługę, ale kształtuje również wartość nieruchomości. Kreuje on bowiem wizerunek nieruchomości na rynku, dba o maksymalny poziom jej wynajęcia, decyduje o jakości najemców, inicjuje remonty.

Celem działalności zarządcy jest zarządzanie majątkiem właściciela. Zarządca wypełnia cele wyznaczone przez właściciela nieruchomości (jeśli są one zgodne z przepisami).

Celem nadrzędnym winno być utrzymywanie i podnoszenie realnej wartości nieruchomości, ale również:

 utrzymywanie niepogorszonego stanu technicznego i funkcjonalnego nieruchomości

 zabezpieczenie zainwestowanego kapitału

 osiąganie stabilnych dochodów

 maksymalizacja dochodów

 zapewnienie właścicielom dogodnych warunków wykorzystywania nieruchomości na potrzeby własne

 zapewnienie właściwych warunków wykorzystania nieruchomości na określone potrzeby (np. szkoły, szpitale, nieruchomości przemysłowe)

 utrzymanie nieruchomości w stanie zapewniającym poczucie dumy z jej posiadania

 zmiana sposobu użytkowania nieruchomości

 przywrócenie zdekapitalizowanej nieruchomości do stanu pierwotnego w celu zwiększenia jej dochodowości

 zminimalizowanie w nieruchomości kosztów przy zachowaniu dbałości o stan techniczny i funkcjonalny (np.

spółdzielnie mieszkaniowe)

 przygotowanie nieruchomości do sprzedaży

 utrzymanie pełnej funkcjonalności nieruchomości w warunkach stałego rozwoju technologi ,

 dążenie do osiągania stabilnej przewagi nad nieruchomościami konkurencyjnymi,

Do czynności zarządzania nieruchomościami zalicza się:

1. analizowanie warunków rynku i rekomendacja lub zatwierdzanie stawek czynszowych w nieruchomości 2. przygotowanie, zatwierdzanie i wykonywanie planów marketingowych w celu przyciągnięcia najlepszych najemców lub nabywców

3. opracowanie, wdrażanie programu utrzymania najemców

4. analizowanie i kontrola wymagań finansowych nieruchomości oraz rekomendowanie właścicielowi potencjalnych źródeł funduszy

5. odpowiedzialność za zgodność funkcjonowania nieruchomości z przepisami prawa i ochrony środowiska 6. monitorowanie wartości nieruchomości i ocena wpływu zmian wartości na realizację celów właściciela 7. określanie i analizowanie alternatywnych sposobów wykorzystania nieruchomości, wdrażanie planu zmiany wykorzystania nieruchomości

8. określanie, analiza i wdrażanie programów znacznych nakładów kapitałowych

9. analizowanie źródeł finansowania nieruchomości

10. sporządzanie budżetów nieruchomości

11. przygotowywanie sprawozdań finansowych dla właściciela

12. prowadzenie księgowości

13. przeprowadzanie regularnych kontroli nieruchomości

14. zarządzanie stanem technicznym nieruchomości

15. utrzymanie czystości na nieruchomości

16. zawieranie umów na usługi

3

Zgodnie z prawem budowlanym właściciel bądź zarządca zobowiązany jest użytkować obiekt budowlany zgodnie z jego przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymywać go w należytym stanie technicznym.

Zarządca zobowiązany jest poddawać okresowej corocznej kontroli:

sprawność elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu,

instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,

instalacji gazowych oraz przewodów kominowych w tym dymowych, spalinowych i wentylacyjnych.

Co 5 lat należy sprawdzić stan techniczny całego obiektu budowlanego, jego estetyki, otoczenia, instalacji elektrycznej i piorunochronnej.

Zarządca jest zobowiązany do każdego budynku prowadzić książkę obiektu budowlanego, w której dokonuje się zapisów z przeprowadzonych badań, remontów, przebudowy, nadbudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego.

Zarząd zwykły a pełny

Określenie zakresu obowiązków zarządcy wynika z umowy z właścicielem nieruchomości (forma pisemna) . Rozróżnić można czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zwykły zarząd.

Zarząd zwykły (podejście węższe zarządzania) obejmuje czynności związane z administrowaniem. Administrowanie polega na wykonywaniu rutynowych czynności w zakresie obsługi nieruchomości i utrzymania jej w gotowości eksploatacyjnej. W tym przypadku zarządca nie zajmuje się konkretnie efektywnością nieruchomości jako inwestycji a interesuje go fizyczne utrzymywanie obiektu– nacisk położony na aspekty techniczne i prawne

Czynności przekraczające zwykły zarząd (podejście szersze zarządzania) – właściciel przekazuje zarządcy większe władztwo nad zarządzaną nieruchomością. Zarządzanie w tym podejściu wykracza poza zadania krótkoterminowe -

nacisk na aspekty ekonomiczne i finansowe

Zwyczajowe czynności zwykłego zarządu:

gospodarowanie środkami finansowymi

sporządzanie rozliczeń finansowych

bieżące kontrolowanie nieruchomości

prowadzenie ewidencji danych związanych z nieruchomością

pobieranie wpłat od najemców/ właścicieli lokali

podpisywanie umów na dostawę mediów;

zatrudnienie dozorcy, firmy sprzątającej itp.

ubezpieczenie nieruchomości

zapobieganie awariom poprzez bieżącą konserwację i naprawy;

utrzymywanie nieruchomości w odpowiednim stanie sanitarno-porządkowym;

egzekwowanie wykonywania obowiązków najemców określonych w umowie najmu lokalu;

pobieranie czynszów

Przykładowe czynności przekraczające zwykły zarząd:

ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,

przyjęcie rocznego planu gospodarczego,

ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,

zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,

udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej,na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego,

udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,

dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,

nabycie nieruchomości,

wytoczenie powództwa,

ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną,

4

udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych,

określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Funkcje zarządzania to :

planowanie - na podstawie założonych celów właściciela i ich hierarchii możliwe jest stworzenie odpowiedniej strategii zarządzania nieruchomościami.

organizowanie- stworzenie reguł postępowania zarządcy zapewniających sprawne realizowanie zadań na obszarze:

o technicznym (podukład technicznego zarządzania obiektem)

o budżetowania (podukład ekonomicznego zarządzania obiektem (sporządzanie budżetów i

sprawozdawczości)

o inwestowania (podukład nakładów inwestycyjnych)

o pozyskiwania najemców (podukład zarządzania powierzchnią najmu)

o marketingowym (podukład promocji obiektu, kontaktu z klientami)

o facility managment (udogodnienia)

o outsourcing (podukład organizacji usług zewnętrznych niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania obiektu)

o organizacji zatrudnienia (podukład zarządzania personelem zarządcy i obsługi obiektu)

o społecznym (podukład rozwiązywania problemów z zadłużeniem)

Kontrola – weryfikacja efektywności podjętych decyzji i działań zarządcy

Ze względu na cechy nieruchomości – kapitałochłonność i długi okres użytkowania- stan i wartość rynkowa nieruchomości zależy zarówno od sprawnego bieżącego zarządzania obiektem, jak również od efektywności działalności konserwatorskiej, remontowej, modernizacyjnej.

5